С чего начать автоматизацию HR-процессов? 5 шагов, которые нельзя пропустить

 

Костенчук Григорий, старший руководитель проектов Websoft, делится советами, которые основаны на собственном многолетнем опыте работы в командах внедрения автоматизации HR-процессов.

Первое, о чем нужно договориться: оптимизация и автоматизация – это разные вещи. Нужно сразу развести эти два понятия. Оптимизация – это упрощение процесса. Автоматизация – выведение человека из процесса. И сначала лучше оптимизировать, а затем уже автоматизировать. Если ваш процесс представляет собой нечто неупорядоченное, то автоматизировать его будет проблематично. 

Все описанные в статье советы прекрасно подходят для автоматизации HR-процессов, на которой мы, собственно, и специализируемся.

С чего же начать автоматизацию?

Может быть, сесть и нарисовать макеты, эскизы? Или броситься к написанию технического задания? 

1. Наличие упорядоченных, документированных, формализованных процессов — фундамент для автоматизации. 

С этого мы и рекомендуем начать. Иначе дальше мы будем постоянно сталкиваться с «белыми пятнами» в процессах. И это будет означать срывы сроков, дополнительные расходы и еще — быстрые и непродуманные решения (потому что заказчики, в том числе внутренние, вынуждены будут быстро что-то придумывать, быстро находить какие-то ответы — не всегда взвешенные и согласованные внутри компании). 

2. Дальше рекомендуем работать с MVP. 

Что это такое? Версия услуги или сервиса с минимальным набором функций, которые несут ценность для конечного пользователя. 

Хороший пример MVP — коробочные решения Websoft. Вы можете быстро внедрить нужный процесс, и какие-то из потребностей закроются сразу. А дальше «коробку» можно настраивать и дорабатывать под ваши задачи. 

3. Следующий шаг – выбрать подход к разработке продукта: классический Waterfall или Agile. 

От этого выбора зависят принципы, по которым будет строиться работа проектной команды.  

Waterfall, или классический подход — идем по пути написания классического технического задания. Этапы проекта будут следовать четко друг за другом:

• Проектирование
• Дизайн
• Кодирование
• Тестирование
• Поддержка

Agile как один из примеров гибкой методологии — весь процесс разработки от начала до готового продукта происходит отдельными итерациями (спринтами), и на каждой из итераций свой цикл от планирования до внедрения:

Если у вас прописаны регламенты, вы уверены в работе ваших процессов — они отлажены, прописаны, утверждены и стабильны, то вы можете выбрать любой из этих вариантов разработки.  

Если у вас есть выстроенные работающие процессы, но они недостаточно регламентированы или часто меняются, то Agile больше подойдет: на каждой итерации вы смотрите, туда ли идете, и включаете необходимые корректировки. 

4. Документирование вашей работы: о чем точно стоит позаботиться? 

Наши сложившиеся с опытом рекомендации такие:

• подготовить схемы процессов
• договориться о структуре документов (техническое задание в классической модели или пользовательские истории в гибком подходе). Мы в нашей внутренней команде договорились о включении в описание требований не только функциональных требований, но и технических требований к компонентам. Вот пример структуры описания агентов, которые мы разрабатываем

• включить иллюстрации. Рисуйте иллюстрации к интерфейсам, которые предполагаются в вашем решении. Это может быть набросок или макет вплоть до прототипа. Важно наличие иллюстраций. К ним делайте обязательно описание, как пользователь будет вести себя в интерфейсе.

5. Согласуйте в команде:

• План-график. Рекомендуем делать его всегда, даже если автоматизация кажется небольшой. Когда есть план-график, вы сразу видите сроки, трудозатраты, необходимые ресурсы. Если какая-то задача сдвигается, вы сразу понимаете, как это повлияет на другие задачи и весь проект в целом. 
• Единое пространство. Пусть будет одно, понятное для всех место, в котором будет храниться вся информация по проекту, которое позволит любому участнику не запутаться и в каждый момент времени обратиться к актуальной (не промежуточной) информации.  
• Участники и их доступность. В команде может быть кто-то, кто работает в режиме частичной занятости и у кого есть определенные ограничения по времени / степени вовлеченности в проект. Договоритесь заранее о доле участия и внимания каждого – чтобы не случилось, что в какой-то момент нужный вам человек недоступен.

В заключение — коротко вредные советы:

Если вы только начинаете процесс HR-автоматизации, вам помогут также эти рекомендации и подсказки:

• Секреты успешной HR-автоматизации глазами партнера (GMCS)
• Как правильно автоматизировать HR-процессы. Рекомендации от ЭКОПСИ
• HR-автоматизация — истории успехов и неуспехов (опыт эксперта по Websoft HCM Михаила Протасова)
• Что можно автоматизировать в ключевых процессах обучения? Обзор основных процессов от Алексея Королькова, CEO Websoft
• Снижение затрат в HR. Как автоматизация помогает думать о главном?
• Автоматизация мечты, или Что делать, чтобы HR-автоматизация прошла успешно