Секреты успешной HR-автоматизации глазами партнера
Практичными советами поделился Сергей Сафонов — директор комплексных HR-решений компании GMCS — одного из партнеров Websoft. Свои рекомендации он представил для каждой стадии: выбор системы, внедрение и эксплуатация.
Типовые ошибки при выборе HR-системы
«Мы подготовили опросник на 150 строк»
Имеются в виду опросники с верхнеуровневыми разрозненными требованиями к функциональности выбираемых cистем, которые не содержат нюансов по реализуемым процессам, а собирают информацию по функциональному покрытию. Неверно выбирать cистему только на основе таких опросников и без подробного описания требований и процессов. Особенно если у компании сложные процессы, она исповедует индивидуальный подход и не готова адаптироваться под возможности системы.
«У нас все стандартно!»
Процессы управления персоналом очень индивидуальны, поэтому необходимо указывать свои требования детально, иначе вас могут понять по совершенно иному «стандарту», далекому от вашего.
«Очень красивые картинки или следование трендам»
Внешний вид и интерфейс безусловно важны, но не забывайте про возможности их адаптации под ваши требования. В первую очередь это касается компаний, у которых достаточно сложные и динамические процессы, интерфейсы для которых могут со временем меняться.
«Пойдем в облака!»
Учитывайте требования службы безопасности и свои желания по модификации системы. Как правило, не «облако» будет адаптироваться под процессы, а наоборот.
«Нам удастся сбить цену в 2 раза»
Внимательно читайте раздел ограничений и весь «мелкий текст». Иначе, значительно выиграв в цене, вы можете существенно потерять в функциональности системы и в объемах автоматизации ваших процессов, и это приведёт к бессмысленным тратам.
На что обратить внимание при выборе
– Количество внедренных проектов. Очень важно понимать, насколько платформа используется на рынке и как зарекомендовала себя. Можно и нужно изучить и негативные, и положительные отзывы, конечно, лучше, чтобы положительных было больше.
– Живое комьюнити. Это немаловажный фактор, особенно для компаний, которые планируют серьезную автоматизацию с глубокой кастомизацией. Комьюнити дает возможность видеть примеры других, советоваться.
– Наличие партнерской сети. Это снижает зависимость от вендора и позволяет выбирать разные пути для дальнейшего развития системы.
– Удовлетворение требованиям безопасности. Без этого не обойтись ни одной компании.
– Открытость, гибкость и масштабируемость системы для расширения функциональности. Во времена турбулентности и изменчивости внешних факторов нужно иметь возможность подстраивать или даже серьезно модифицировать процессы.
– Отечественный производитель. В последние годы этот фактор стал критичным.
Коробка или кастом
Коробочное решение подходит в следующих ситуациях:
1. Вы готовы адаптировать свои процессы. Процесс выбора коробки нужно проводить взвешенно. Кроме заполнения опросников просите подрядчиков провести воркшопы и подробно продемонстрировать все возможности коробки. Это, кстати, покажет и компетенции подрядчика, то, насколько он с бизнесом говорит на одном языке.
2. Нужно быстро, но нет описанных своих процессов. В этом случае коробка позволит достаточно быстро запустить базовые коробочные процессы. Возможно, не с максимальной автоматизацией и с некоторыми неудобствами, но с достаточно быстрым результатом. Кроме того, вы поймете плюсы и минусы коробки, изучите инструмент, будете более четко понимать его возможности и в развитии системы будете действовать уже более осознанно и точечно.
3. Вы провели анализ — и выбрали коробку. Возможности системы вам понятны и вам их достаточно.
Когда нужна кастомизация:
1. У вас сложные процессы и индивидуальные требования к ним, вы не готовы адаптироваться под систему
2. Индивидуальные требования к интерфейсу
3. Желание сразу автоматизировать каждое действие пользователя
После выбора системы нужно соблюдать ряд правил, чтобы не разорваться при её запуске.
– Есть слона по частям. Оптимально — сначала запустить один сложный процесс и вдогонку к нему менее сложный типовой процесс. Практика показывает, что многие сталкиваются с ситуацией, когда запустить надо все сразу и быстро. Это очень сложный путь. И в таких случаях особенно актуальны коробочные решения, особенно, если они такие многофункциональные, как у Websoft.
– Лучшее враг хорошего. Надо помнить, в чем состоит цель вашего проекта и базовые критерии ее достижения.
– Держите себя в руках, или Все в бэклог. Важно не поддаваться соблазну на этапе тестирования — внести изменения в первоначальные требования. Так можно заниматься постоянным улучшением или брать все больше задач в автоматизацию, не приближаясь к результату.
– Фиксируйте договоренности. Это критично не только со стороны договоренности подрядчик-заказчик, но и внутри компании-заказчика. Благодаря этому можно удерживать проект в соответствии с основным вектором и базовыми критериями его успешности, особенно, если сроки горят.
– Приоритизируйте изменения. Не нужно, к примеру, перед самым запуском менять оформление всего портала.
Общие правила внедрения
· Цели и задачи одинаково понимаются всеми участниками проекта
· Обязательно присутствие в проекте тех, кто вправе принимать решения. Иначе это будет бесконечная автоматизация с включением различных новых требований
· Руководитель проекта со стороны заказчика имеет право голоса
· Подготовка сотрудников к готовящимся изменениям, особенно при сжатых сроках внедрения системы: необходимо провести работу в плане коммуникации с персоналом, подготовить сотрудников к возможным сложностям в работе, правильным образом преподнести изменения
Запустили HR-систему. Что дальше?
По мере использования внедренной системы вам будет становиться понятно, что именно необходимо улучшить или дополнить. Вы сможете подходить к развитию системы более взвешенно, с учётом изучения поведения пользователей. В оптимизацию вы уже не будете вкладывать сразу много всего — денег, усилий, а по каждому процессу сможете подготовить более четкие требования.
