Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ В HR: КАК АВТОМАТИЗАЦИЯ ПОМОГАЕТ ДУМАТЬ О ГЛАВНОМ?

 


Конспект вебинара Алексея Королькова

Автоматизацию в последнее время незаслуженно обижают: мол, не об автоматизации нужно говорить, а о цифровизации – переводе инструментов в диджитал. Но диджитализация – это более общее понятие, это перевод всех процессов в цифровую форму. А без автоматизации хорошей диджитализации не получится. Поэтому встречается диджитал красивый, но нерабочий. Со стороны бывает сложно понять, подразумевает ли этот диджитал автоматизацию процессов или нет. А эффективных инструментов за красивым фасадом может и не быть.

Случай из жизни. У заказчиков был красивый и удобный дашборд для демонстрации сотрудникам KPI. Они отработали с ним целый год, но столкнулись с большими задержками, потому что данные в этом инструменте не рассчитываются автоматически, а загружаются вручную из обычного Excel-файла. Готовят эти файлы сотрудники HR – тоже в полуручном режиме. Получается, что диджитализация есть, а автоматизации нет: вместо того, чтобы упростить жизнь всем, новая функция ее усложнила и сделала взаимодействие с сотрудниками по персоналу более ненадежным (даже в сравнении с простой отправкой файлов, как это было раньше).
Получается, что диджитал-инструменты могут быть красивыми и удобными для сотрудников, но добавлять работы HR. Поэтому важно в погоне за диджитализацией важно не забывать об автоматизации, потому что именно она снижает трудозатраты HR-специалистов. 

Итак, резюмируя:
  • Диджитал-инструменты могут быть красивыми и удобными, но добавлять работы HR.
  • Трудозатраты HR-специалистов сокращает подлинная автоматизация процессов.
  • Не всегда за красивым фасадом скрываются эффективные инструменты.

Как понять, автоматизированы процессы в приложении или программе или нет?

Автоматизация – невидимый компонент, который сложно показать в презентации даже нам. Ну а компаниям, которые только приходят к автоматизации, бывает сложно понять, автоматизированы процессы или нет, потому что это на первый взгляд не видно. 
Представьте себе личный кабинет руководителя, в котором отображаются актуальные данные сотрудников. 

Возьмем короткий список: 
  • имя и должность, 
  • статус (работает/в отпуске/на больничном),
  • эффективность,
  • участие в процессах (адаптация, наставничество и т.д.).
Каждый элемент системы может скрывать автоматизацию. Для того, чтобы вывести на экран эту информацию – пара строчек, несколько цифр – нужны несколько автоматизированных процессов:
  1. Автоматизированный процесс оценки эффективности – чтобы рассчитать % эффективности. 
  2. Интеграция с системой кадрового и табельного учета – чтобы отобразить статус сотрудника.
  3. Автоматизированный процесс адаптации – чтобы фиксировать участников адаптации, их статусы, сроки прохождения адаптации.
Если все эти данные нужно вводить вручную, то такой диджитал ничего не экономит и никак не помогает.
Автоматизация бывает разной – частичной и всеобъемлющей. Ключевые возможности для полноценной автоматизации:
  • Готовая автоматизация «из коробки», с огромным количеством вариаций и тонких настроек. 
  • Возможность доработки и развития коробочного варианта для специфических запросов.
  • Мощный и гибкий интерфейс администратора.
Когда мы приходим к заказчику, то представляем ему очень простую модель:
  • Ваши бизнес-процессы (например, подбор персонала)
  • Значимый KPI этого процесса (% доходимости до оффера)
  • Какие факторы на него влияют (скорость проверки СБ, скорость согласования оффера и т.д.)
Автоматизировать все сразу невозможно. Поэтому мы предлагаем начинать автоматизацию с одного ключевого процесса. Это проще и для заказчика, и для нас как для вендора:
  • Проще продать
  • Проще обосновать
  • Проще описать экономический эффект

Что можно автоматизировать?

Автоматизация подбора:
  • Заявка на подбор
  • Публикация вакансий 
  • Автоматизированный поиск кандидатов
  • Роботизированный обзвон
  • Сбор откликов из внешних источников
  • Сбор документов кандидатов (анкеты, обработка персональных данных и т. д.)
  • Согласование кандидатов, офферов (с СБ, с руководителями)
  • Тестирование и обучение
  • Отправка типовых писем
Все это можно эффективно автоматизировать – без путаницы в заявках, без бесконечных согласований. Это снижает трудозатраты, сокращает количество потерь кандидатов и количество ошибок. Экономический эффект считается по-разному в зависимости от требуемого специалиста, но при массовом подборе он очевиден. Реализовать автоматизацию подбора можно при помощи E-Staff – это АТС-система в коробке, которая поставляется как модуль платформы Websoft HCM.

Рекрутер получает готовую заявку, может составить вакансию и опубликовать ее на нескольких сайтах. При массовом подборе персонала удобно автоматически собирать резюме по нескольким критериям со всех сайтов, не оплачивая показ контактов. Не менее полезен обзвон с напоминанием о времени собеседования или выхода на обучение (робота можно настроить в зависимости от потребности компании) и автоматическая отправка писем на разных этапах воронки рекрутинга. 

Стоит обратить внимание на автоматизацию пребординга: еще будучи формально кандидатом, человек особенно мотивирован на обучение, хочет узнать больше о компании. 

Адаптация новых сотрудников
  • Создание планов адаптации по шаблонам
  • Планирование и проведение вводного обучения
  • Напоминания наставникам и руководителям
  • Информационная поддержка новичков
  • Постановка целей на испытательный срок и оценка результатов
Автоматизация повышает вовлеченность в первые дни работы и сокращает текучку там, где больше всего трудозатрат и людей, и где сбои несут экономический ущерб.
Если процесс не автоматизирован, то на новичка сразу сваливается огромный пласт информации, и к концу испытательного срока он испытывает большой стресс. Если процесс описан структурирован, то можно автоматически дозировать обучение и контролировать процесс адаптации, отправляя напоминания наставнику, руководителю и сотруднику, поддерживать новичка и эффективно обмениваться обратной связью.

Обучение
  • Планирование и проведение обязательного обучения
  • Сбор обратной связи
  • Формирование рекомендаций по развитию
  • Сбор заявок на обучение, формирование планов обучения
  • Оценка эффективности обучения
  • Контроль сроков обучения, напоминание участникам
  • Формирование групп на учебные мероприятия
Автоматизация позволяет сконцентрироваться на процессе обучения, а не тратить время на его рутинное сопровождение. Тут нужно понимать, что elearning – не равно автоматизация обучения. Мало иметь электронные курсы – автоматизация должна ими управлять, уметь планировать и назначать обучение, а также генерировать отчеты о прохождении обучения.

Компетенции и ИПР
  • Формирование планов оценки, уведомление участников
  • Учет замещений и делегирований
  • Сбор и согласование оценочных форм
  • Контроль сроков заполнения форм, напоминания участникам
  • Формирование отчетов по итогам оценки
  • Формирование планов обучения на основе ИПР
  • Контроль выполнения ИПР
Тестирование профессионально-технических компетенций
Автоматизация этого пласта процессов исключает рутину из оценки, к которой вовлечено огромное количество сотрудников с обеих сторон: планирование и назначение оценки, сбор оценочных форм и их анализ.

Чему уделять внимание в освободившееся время?

Сосредоточиться на ключевых задачах современного HR. На наш взгляд, цель HR – сделать так, чтобы сотрудники не увольнялись и хорошо работали, а бизнес приносил прибыль. Отсюда следуют задачи:

1. Проектирование опыта сотрудников
Как они на самом деле работают в компании, с чем сталкиваются, как сделать этот опыт комфортным и предотвратить текучку.

2. Персонализация
Создание траекторий, учебных программ, планов развития, карьерных маршрутов, позволяющих наилучшим образом учитывать опыт сотрудника и его будущие задачи.

3.Внимание к бизнес-задачам
Максимально гибкое и оперативное реагирование на потребности компании.

Автоматизация и цифровые инструменты – это основа, те ресурсы, которые позволяют бизнесу сосредоточиться на по-настоящему важных задачах.

Посмотреть запись вебинара
Хотите познакомиться с современными инструментами автоматизации HR-процессов? Узнать как автоматизировать подбор, адаптацию, обучение и оценку ваших сотрудников с помощью современной HCM системы?


Популярные сообщения из этого блога

Репликация и сквозная авторизация: как это работает на примере Академии Ростеха

Подборка кейсов за полгода

Закон 7 рукопожатий и мгновенный обмен сообщениями

Вы перестали пить коньяк по утрам, отвечайте ― да или нет?

Типовые процессы существуют