СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ В HR: КАК АВТОМАТИЗАЦИЯ ПОМОГАЕТ ДУМАТЬ О ГЛАВНОМ?
Конспект вебинара Алексея Королькова
Автоматизацию в последнее время незаслуженно обижают: мол, не об автоматизации нужно говорить, а о цифровизации – переводе инструментов в диджитал. Но диджитализация – это более общее понятие, это перевод всех процессов в цифровую форму. А без автоматизации хорошей диджитализации не получится. Поэтому встречается диджитал красивый, но нерабочий. Со стороны бывает сложно понять, подразумевает ли этот диджитал автоматизацию процессов или нет. А эффективных инструментов за красивым фасадом может и не быть.
Случай из жизни. У заказчиков был красивый и удобный дашборд для демонстрации сотрудникам KPI. Они отработали с ним целый год, но столкнулись с большими задержками, потому что данные в этом инструменте не рассчитываются автоматически, а загружаются вручную из обычного Excel-файла. Готовят эти файлы сотрудники HR – тоже в полуручном режиме. Получается, что диджитализация есть, а автоматизации нет: вместо того, чтобы упростить жизнь всем, новая функция ее усложнила и сделала взаимодействие с сотрудниками по персоналу более ненадежным (даже в сравнении с простой отправкой файлов, как это было раньше).
Получается, что диджитал-инструменты могут быть красивыми и удобными для сотрудников, но добавлять работы HR. Поэтому важно в погоне за диджитализацией важно не забывать об автоматизации, потому что именно она снижает трудозатраты HR-специалистов.
Итак, резюмируя:
- Диджитал-инструменты могут быть красивыми и удобными, но добавлять работы HR.
- Трудозатраты HR-специалистов сокращает подлинная автоматизация процессов.
- Не всегда за красивым фасадом скрываются эффективные инструменты.
Как понять, автоматизированы процессы в приложении или программе или нет?
Автоматизация – невидимый компонент, который сложно показать в презентации даже нам. Ну а компаниям, которые только приходят к автоматизации, бывает сложно понять, автоматизированы процессы или нет, потому что это на первый взгляд не видно.
Представьте себе личный кабинет руководителя, в котором отображаются актуальные данные сотрудников.
Возьмем короткий список:
- имя и должность,
- статус (работает/в отпуске/на больничном),
- эффективность,
- участие в процессах (адаптация, наставничество и т.д.).
Каждый элемент системы может скрывать автоматизацию. Для того, чтобы вывести на экран эту информацию – пара строчек, несколько цифр – нужны несколько автоматизированных процессов:
- Автоматизированный процесс оценки эффективности – чтобы рассчитать % эффективности.
- Интеграция с системой кадрового и табельного учета – чтобы отобразить статус сотрудника.
- Автоматизированный процесс адаптации – чтобы фиксировать участников адаптации, их статусы, сроки прохождения адаптации.
Если все эти данные нужно вводить вручную, то такой диджитал ничего не экономит и никак не помогает.
Автоматизация бывает разной – частичной и всеобъемлющей. Ключевые возможности для полноценной автоматизации:
- Готовая автоматизация «из коробки», с огромным количеством вариаций и тонких настроек.
- Возможность доработки и развития коробочного варианта для специфических запросов.
- Мощный и гибкий интерфейс администратора.
Когда мы приходим к заказчику, то представляем ему очень простую модель:
- Ваши бизнес-процессы (например, подбор персонала)
- Значимый KPI этого процесса (% доходимости до оффера)
- Какие факторы на него влияют (скорость проверки СБ, скорость согласования оффера и т.д.)
Автоматизировать все сразу невозможно. Поэтому мы предлагаем начинать автоматизацию с одного ключевого процесса. Это проще и для заказчика, и для нас как для вендора:
- Проще продать
- Проще обосновать
- Проще описать экономический эффект
Что можно автоматизировать?
Автоматизация подбора:
- Заявка на подбор
- Публикация вакансий
- Автоматизированный поиск кандидатов
- Роботизированный обзвон
- Сбор откликов из внешних источников
- Сбор документов кандидатов (анкеты, обработка персональных данных и т. д.)
- Согласование кандидатов, офферов (с СБ, с руководителями)
- Тестирование и обучение
- Отправка типовых писем
Все это можно эффективно автоматизировать – без путаницы в заявках, без бесконечных согласований. Это снижает трудозатраты, сокращает количество потерь кандидатов и количество ошибок. Экономический эффект считается по-разному в зависимости от требуемого специалиста, но при массовом подборе он очевиден. Реализовать автоматизацию подбора можно при помощи E-Staff – это АТС-система в коробке, которая поставляется как модуль платформы Websoft HCM.
Рекрутер получает готовую заявку, может составить вакансию и опубликовать ее на нескольких сайтах. При массовом подборе персонала удобно автоматически собирать резюме по нескольким критериям со всех сайтов, не оплачивая показ контактов. Не менее полезен обзвон с напоминанием о времени собеседования или выхода на обучение (робота можно настроить в зависимости от потребности компании) и автоматическая отправка писем на разных этапах воронки рекрутинга.
Стоит обратить внимание на автоматизацию пребординга: еще будучи формально кандидатом, человек особенно мотивирован на обучение, хочет узнать больше о компании.
Адаптация новых сотрудников
- Создание планов адаптации по шаблонам
- Планирование и проведение вводного обучения
- Напоминания наставникам и руководителям
- Информационная поддержка новичков
- Постановка целей на испытательный срок и оценка результатов
Автоматизация повышает вовлеченность в первые дни работы и сокращает текучку там, где больше всего трудозатрат и людей, и где сбои несут экономический ущерб.
Если процесс не автоматизирован, то на новичка сразу сваливается огромный пласт информации, и к концу испытательного срока он испытывает большой стресс. Если процесс описан структурирован, то можно автоматически дозировать обучение и контролировать процесс адаптации, отправляя напоминания наставнику, руководителю и сотруднику, поддерживать новичка и эффективно обмениваться обратной связью.
Обучение
- Планирование и проведение обязательного обучения
- Сбор обратной связи
- Формирование рекомендаций по развитию
- Сбор заявок на обучение, формирование планов обучения
- Оценка эффективности обучения
- Контроль сроков обучения, напоминание участникам
- Формирование групп на учебные мероприятия
Автоматизация позволяет сконцентрироваться на процессе обучения, а не тратить время на его рутинное сопровождение. Тут нужно понимать, что elearning – не равно автоматизация обучения. Мало иметь электронные курсы – автоматизация должна ими управлять, уметь планировать и назначать обучение, а также генерировать отчеты о прохождении обучения.
Компетенции и ИПР
- Формирование планов оценки, уведомление участников
- Учет замещений и делегирований
- Сбор и согласование оценочных форм
- Контроль сроков заполнения форм, напоминания участникам
- Формирование отчетов по итогам оценки
- Формирование планов обучения на основе ИПР
- Контроль выполнения ИПР
Тестирование профессионально-технических компетенций
Автоматизация этого пласта процессов исключает рутину из оценки, к которой вовлечено огромное количество сотрудников с обеих сторон: планирование и назначение оценки, сбор оценочных форм и их анализ.
Чему уделять внимание в освободившееся время?
Сосредоточиться на ключевых задачах современного HR. На наш взгляд, цель HR – сделать так, чтобы сотрудники не увольнялись и хорошо работали, а бизнес приносил прибыль. Отсюда следуют задачи:
1. Проектирование опыта сотрудников
Как они на самом деле работают в компании, с чем сталкиваются, как сделать этот опыт комфортным и предотвратить текучку.
2. Персонализация
Создание траекторий, учебных программ, планов развития, карьерных маршрутов, позволяющих наилучшим образом учитывать опыт сотрудника и его будущие задачи.
3.Внимание к бизнес-задачам
Максимально гибкое и оперативное реагирование на потребности компании.
Автоматизация и цифровые инструменты – это основа, те ресурсы, которые позволяют бизнесу сосредоточиться на по-настоящему важных задачах.
Посмотреть запись вебинара
