Использование Websoft HCM для автоматизации обучения госслужащих в Центре современного образования Калужской области

 

Изображение: https://educationkaluga.ru

Государственным и муниципальным служащим необходимо постоянное повышение квалификации. В большинстве регионов для этого существуют специальные учреждения. Например, в Калужской области работает Центр современного образования, созданный Администрацией губернатора региона. Евгений Сенин, заместитель начальника управления информационных технологий Центра, рассказал, как организован автоматизированный процесс образования и отслеживания прогресса учащихся. Проект был реализован на базе Websoft HCM с помощью подрядчика М Про Системс.

Центр современного образования Калужской области занимается повышением квалификации государственных и муниципальных служащих в соответствии с задачами региона. Обучение проходит в очном, гибридном и заочном (электронном) формате. Также Центр проводит процедуры оценки 360 и ассесмент-центра, стратегические сессии, организует обучение в рамках Президентской программы подготовки управленческих кадров. Помимо обучения по государственному заданию в Центре проводятся и коммерческие занятия по запросу. 

Ежегодно обучение и оценку компетенций в Центре современного образования проходят несколько тысяч человек, поэтому автоматизация этих процессов – важная задача, стоящая перед организацией. Для обучения используется Websoft HCM — модули, связанные с электронными курсами, тестированием и опросами.

С чем столкнулись

1) Информация об обучающихся (работа, должность, контакты, сопроводительные документы и т.д.) поступала в бумажном формате. Это было не очень удобно, так как требовалось разобрать почерк, занести данные в Excel — возрастал риск ошибки. Сам процесс занимал время, и при увеличении количества обучающихся увеличивался риск сдвига начала обучения.

2) Данные об успешно закончивших программу сотрудниках необходимо отправлять в Федеральный реестр документов об образовании. Раньше они  собирались из разных источников — в зависимости от формы обучения и курса.

3) В Центре проводится оценка по методу 360 градусов. У организации есть ряд своих требований: каждому оцениваемому сотруднику необходимо отправлять индивидуальный отчет, отдельные навыки описывать более подробно, нужно добавлять графики и матрицы, чтобы сделать отчет более наглядным и детальным.  

Задачи

1) Автоматизировать сбор данных от участников обучения — планировалось сделать это в формате анкеты перед регистрацией пользователей на платформе. Дополнительную актуальность этой задаче придало то, что услугами Центра пользуются в основном сотрудники внешних организаций. 

2) Автоматизировать оценку 360 с учетом специфики требований Центра.

Разработка

Кастомизацию системы в организации проводят, как правило, самостоятельно, с помощью штатных IT-специалистов. Внешняя поддержка привлекается для масштабных изменений или срочных проектов. 

Эти две задачи решала внутренняя команда (программист и координатор) с привлечением экспертов М Про Системс. 

Задача 1. Автоматизация сбора данных об участниках обучения

Особенности задачи:

• Требования к данным отличались в зависимости от программы обучения и должности участника. Поэтому нужно было предусмотреть разные типы анкет. 
• В некоторых случаях могли понадобиться сопроводительные документы — соответственно, анкета должна была поддерживать прикрепление файлов. При этом, требовалось ограничение размера файла, чтобы слишком крупные документы не перегрузили систему. 

Анкеты были реализованы через группы пользователей, это позволило управлять набором полей для каждой категории обучающихся:

Анкета перед регистрацией

• С помощью специалистов М Про Системс в системе сразу был создан избыточный набор полей для всех сценариев — актуальных сейчас и возможных в будущем. 
• Результат легко корректировать самостоятельно или с помощью других подрядчиков — впоследствии было внесено несколько изменений, которые сделали работу эффективнее. При этом специалисты М Про Системс всегда оставались на связи, и можно было проконсультироваться с ними по поводу доработок системы.

После того как были разработаны анкеты, стало удобно составлять сводный отчет об успешно закончивших программу сотрудниках и отправлять его в Федеральный реестр документов об образовании. 

Задача 2. Автоматизировать оценку 360 с учетом специфики требований Центра

Основной доработкой коробочного модуля оценки 360 стали индивидуальные отчеты:

• Отчет теперь можно отправлять каждому сотруднику
• Более подробно описываются отдельные навыки
• Добавили необходимые графики и матрицы

Отчет по итогам оценки — часть 1

Отчет по итогам оценки — часть 2

Отчет по итогам оценки — часть 3

Отчет по итогам оценки — часть 4

Что необходимо учесть?

Несмотря на внешнюю простоту, задача по созданию анкет оказалась довольно трудоемкой. Например, в анкете Центра оказалось гораздо больше взаимосвязанных вопросов, чем изначально предполагалось. В ходе реализации и тестирования прототипа поля уточнялись, и это влекло за собой изменения других полей. 

Также ушло много времени на тестирование — сначала на эту задачу была отведена неделя, но процессы растянулись на месяц из-за нескольких итераций тестов. Поэтому компаниям, которые тоже хотят внедрить новые функции в систему, следует сразу ставить увеличенные дедлайны.

Результат

1) Автоматизация анкетирования значительно ускорила процессы работы учебного отдела и позволила снизить вероятность возникновения ошибок и неточностей.

2) С помощью Websoft HCM удалось быстро получать достоверные, актуальные и индивидуализированные данные. 

3) Автоматизация предотвратила выгорание сотрудников, которым не приходится выполнять множество рутинных и монотонных задач. А у руководства появляется больше времени на стратегические и тактические задачи. 

4) Появились дополнительные возможности для аналитики: можно быстро собирать наглядные детализированные отчеты и настраивать те параметры, которые наиболее важны.  

Источник: М Про Системс