Как правильно автоматизировать HR-процессы
Многие заказчики под HR-автоматизацией подразумевают лишь выбор платформы из нескольких вариантов и затем ее внедрение. Но это только один этап проекта, а все остальные шаги, сопутствующие автоматизации, регулярно выпадают. Какие же это шаги?
1. Проектирование HR-процессов
Очень важно учитывать, что, прежде чем приступить к автоматизации, нужно проделать массу предварительной работы и, в первую очередь, подготовить HR-процессы. Не стоит пытаться автоматизировать хаос, иначе получится просто автоматизированный хаос, от которого никому легче не станет.
Коробочные решения с преднастроенными процессами и лучшими практиками не панацея. Ни одна «коробка» не приживется, если заказчик точно не понимает на старте проекта, какие именно процессы автоматизировать и почему важны для его бизнеса.
2. Проработанное техническое задание и качественный анализ существующих на рынке решений
Большая часть заказчиков предполагают (сразу скажем — ошибочно), что в целом все решения примерно равносильны и выбирать между ними можно, ориентируясь главным образом на цену и визуальные характеристики.
Однако на самом деле, конечно, это не так. Под разные процессы и разных клиентов подходят разные системы. Один и тот же процесс (например, оценка по целям) может быть абсолютно по-разному реализован в разных системах. Ролевая модель, структура форм, маршруты согласования, формулы расчёта, аналитические возможности – это лишь некоторые составляющие процесса, которые значительно варьируются от системы к системе.
При этом, важно отметить, что одна единственная система не может быть одинаково хорошей для всех. Как правило, комплексная система, нацеленная на автоматизацию всех ключевых процессов, например, Websoft HCM, может закрыть большинство задач компании. Однако даже тут бывают исключительные ситуации, когда нужно дополнительно подбирать нишевые решения для отдельных специфических процессов.
Помочь ответственно подойти к выбору платформы и избежать разочарования в дальнейшем должно качественное техническое задание.
Сейчас многие заказчики подходят к проекту с непроработанным техническим заданием или вообще без него, предполагая, что часть требований необязательны, а часть сами прояснятся в ходе анализа рынка или даже уже в рамках проекта. Эти убеждения неверные. В ходе выбора решения возникает большое количество развилок, каждая из них влечет за собой массу рисков и нюансов, и именно ТЗ должно помочь пройти их наиболее безболезненно.
Примеры развилок при подготовке к проекту по HR-автоматизации, ответы на которые следует предусмотреть в ТЗ:
1. Зарубежные или российские решения?
До сих пор иногда для узкопрофильных потребностей без зарубежных решений не обойтись. Как быть в таком случае? Как минимизировать риски, связанные с безопасностью?
До сих пор иногда для узкопрофильных потребностей без зарубежных решений не обойтись. Как быть в таком случае? Как минимизировать риски, связанные с безопасностью?
2. Комплексные или нишевые?
Комплексные платформы – это прекрасно, однако, например, такие процессы, как КЭДО или управление рабочим временем чаще закрываются специализированными решениями.
3. SaaS или On-premise?
Что в приоритете – бесшовные обновления или безопасность данных?
4. Новые или зрелые?
«Много обещаний, приятные скидки и мало уверенности» или «стабильно, но без резких перемен».
5. С максимальной кастомизацией или стандартизированные?
Всегда ли готовность вендора вносить любые изменения в код решения – это хорошо? Как найти разумный баланс между коробкой и кастомизацией? Как это скажется на сроках и стоимости проекта? Не забываем про дальнейшую поддержку после проекта и возможности и легкость обновлений.
6. Внедрение самостоятельно, вендором или интегратором?
Некоторые заказчики выбирают внедрять решение самостоятельно или с помощью фрилансеров и снизить таким образом затраты. В этом есть свои риски. В то же время решение все поручить вендору тоже не является самым оптимальным способом — клиенты оказываются зависимы в дальнейшем от его политики, ресурсов, команды, обновлений. Есть также сценарий внедрения с помощью интегратора — не все клиенты о нем знают, но его нужно учесть, особенно при внедрении такой экосистемы, как у Websoft.
И, конечно, при выборе платформ не стоит ориентироваться только на низкую стоимость и короткие сроки внедрения. За экстремально быстрыми сроками внедрения может прятаться слабофункциональное и негибкое решение, а за небольшим бюджетом – неопытная команда.
Мы всегда рекомендуем нашим клиентам формулировать для себя более детализированные и продуманные критерии.
3. Комплексная HR-IT-стратегия
Следующие аспекты, на которые важно обратить внимание, – это синхронизация процессов, проектов и зон ответственности как внутри HR, так и между бизнес-подразделениями (например, HR и IТ). Для этой немаловажной задачи мы даже придумали отдельный термин «HR-IT стратегия».
Автоматизируя один процесс, держите в фокусе весь HR-ландшафт и постарайтесь на старте проекта понять, как автоматизированные процессы в дальнейшем будут друг с другом сочетаться и интегрироваться, чтобы избежать трудноподдерживаемого «зоопарка» из нескольких решений.
При проработке HR-IT-стратегии необходимо учитывать интересы всех сторон, поскольку для бизнеса, HR и IT одна и та же задача выглядит абсолютно по-разному.
Скажем так, HR-IT стратегия – это фундамент не для одного проекта по автоматизации, а для всех возможных проектов, которые были в прошлом и будущем. Полноценная проработка HR-IT-стратегии — это не быстрый процесс, он может занять от полутора до трех месяцев. И чем больше компания, тем больше сроки. Но этим этапом не стоит пренебрегать.
Результаты своевременно проработанной HR-IT-стратегии:
- Повышение качества готовности HR-процессов к автоматизации
- Повышение качества HR-IT ландшафта за счёт подбора наиболее подходящих решений
- Сокращение сроков, бюджета и сложности внедрения IT-платформ
- Оптимизация бюджета и трудозатрат на техподдержку после внедрения
- Минимизация «зоопарка решений» и повышение качества внедрённых платформ
