Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Внедрение системы дистанционного обучения – как не выкинуть деньги на ветер

Некоторое время назад я написал статью "Внедрение системы дистанционного обучения – как не выкинуть деньги на ветер" в слабой надежде, что кто-то из заказчиков ее прочитает прежде чем придет к нам для обсуждения внедрения.

И вот это счастливый момент настал. На днях мы получили запрос на предложение по поставке СДО, к которому прилагалась моя статья, скопированная в MS Word, с комментариями заказчика. Конечно в идеале хочется получать от заказчика полноценное Техническое Задание или точно специфицированные функциональные требования, но в 70-80% случаев их нет, т.к. заказчих считает, что ему сложно такой документ создать.

Пример ниже показывает, что если нет возможности подготовить ТЗ, то вполне можно описывать свои потребности опираясь на доступные в сети материалы или на опросники, которые мы как вендоры всегда готовы предоставить.
Текст ниже публикуется с разрешения компании. Курсивом выделен оригинальные текст статьи. Красным - комментарии потенциального заказчика к нему:

Внедрение системы дистанционного обучения – как не выкинуть деньги на ветер



Очень часто, при внедрении систем дистанционного обучения в крупных компаниях в России и СНГ, приходится слышать от основных заказчиков (как правило, руководителей подразделений, отвечающих в компании за обучение и развитие) что-то вроде: «Пожалуйста, не нагружайте меня вашими ИТшными терминами, проблемами и вопросами – просто поставьте нам программку и сделайте, чтобы она работала». После этого мне приходится объяснять, почему для успеха проекта дистанционного обучения в компании недостаточно просто «поставить программку» и что, собственно, должны совместно предпринять заказчик и внедренец для того, чтобы результат не разочаровал.


Внедрение системы дистанционного обучения (далее СДО) в большинстве случаев не тождественно установке программного обеспечения на сервер. Собственно установка программного обеспечения - только один из этапов рабочего процесса, выполняемого членами ИТ-команды проекта. А эта команда состоит не только из ИТ-специалистов.


Наши персональщики недавно подписали акт ввода в эксплуаатцию 1С:ЗУП (2-х годичный проект признанный бест практис в компании). Про коробку возможно кто-то вспомнит, но скорее в шутку.


Внедрение СДО - это проект на стыке нескольких подразделений компании: HR как основных заказчиков, IT, обслуживающих оборудование и инфраструктуру, и бизнес-подразделений, потребности которых с помощью системы будет обсуживать HR.


Первое, что должен понять заказчик, что нужно разделять внедрение СДО как универсального программного решения и создание или приобретение учебных материалов (контента). Далее, я буду говорить именно о внедрении системы, хотя тема выбора или разработки контента, безусловно, также очень интересна.


Контент - это конечно более сложная часть для нас, чем ПО и инфраструктура. У нас специфичное производство. Производственные специалисты перегружены основной работой, вряд ли среди них мы найдем много технических писателей и дизайнеров в душе для разработки контента.


На этапе планирования очень важно понять, кто будет аудиторией проекта – сотрудники компании, работающие в корпоративной сети, или более широкая аудитория – партнеры, стажеры, клиенты и т.п. Понимание аудитории определяет, будет ли система доступна из сети Интернет, могут ли в ней размещаться закрытые материалы, будет ли система использоваться на принципах аренды или будет приобретена в собственность.


На первом этапе – внутренние сотрудники через Интранет.


Большинство крупных российских компаний разворачивают СДО для своих сотрудников в корпоративной сети. Доступ к таким системам из-вне невозможен. Такие системы, как правило, весьма тесно интегрируются с ИТ-инфраструктурой заказчика (системой кадрового учета, корпоративной почтовой системой, системой учета пользователей, системой электронного документооборота и т.п.).


Некоторые компании делают системы доступными из сети Интернет, что позволяет сотрудникам проходить обучения из дома, а также подключать удаленные филиалы, не имеющие доступа к корпоративной сети. В последнее время все больше проектов, в которых СДО используются для обучения партнеров и клиентов.


Структура компании следующая:
1. АУП в г. Когалым
2. Несколько производственных подразделения в г.Когалым, Покачи, Урай
3. Производство работ на месторождениях (буровые бригады), всего порядка 70 буровых бригад
4. До каждой буровой бригады есть спутниковый канал передачи данных VSAT, ПК в буровых бригадах имеют доступ в Интранет.
5. Общая численность предприятия – порядка 6000 …7000 человек
6. В г.Когалым есть собственный УКК (Учебно-курсовой комбинат), занимающийся очным обучением различных специалистов в лабораториях и дисплейных классах, ЛВС УКК интеграрована в СПД.
7. Специфическая особенность – большинстро основных производственных специалистов в бурении работают вахтовым методом – месяц через месяц. Работники АУП – как правило работают по пятидневной рабочей неделе.
8. Инфраструктура передачи данных в общем пригодна для проекта СДО, на 2011 год запланировано расширение каналов и прочих узких мест.


Не менее важен масштаб проекта – кто будет работать в системе: все сотрудники компании или отдельные ее подразделения.


Приоритеты не ясны, это сфера HR и УКК, но основной вектор, видимо, должен быть на производственных, узких специалистах. Базовые курсы, видимо, тоже могут быть нормально восприняты. Еще одна возможная сфера применения СДО – разбор и обучение на примерах инцидентов (аварий) в производстве.
Возможно, производственники предложат на первом этапе сделать учебный курс из какого-то своего регламента.


От масштаба проекта будет существенно зависеть:


- стоимость оборудования и базового системного программного обеспечения – при крупных внедрениях HR-специалистам придется выучить такие слова, как «кластер», «сервера приложений и СУБД» и другие технологические решения, позволяющие обрабатывать одновременные запросы тысяч пользователей.


Количество пользователей On-line в нас будет в пределах 100, максимум 200.


- стоимость лицензий (если выбрано программное обеспечение с лицензированием по количеству пользователей). Здесь стоит отметить, что у большинства российских разработчиков, в том числе и у нашей компании, стоимость программного продукта от количества пользователей не зависит. А вот для западных продуктов это как правило не так


- стоимость интеграции с ИТ-инфраструктурой – у крупных, территориально распределенных компаний, зачастую, существует множество систем учета кадров и пользователей, различаются подходы к информационной безопасности в разных филиалах


Кадровый учет реализован на 1С:ЗУП во всех подразделениях. Почтовая система – только Lotus. СЭД – БОСС-Референт, проект в процессе, внедряет наш ЦАУ, плановый срок окончания – 2011.


- затраты на коммуникации - позволят ли каналы филиала на Чукотке просматривать учебный видео-фильм? Смогут ли одновременно 20 пользователей одного офиса принять участие в вебинаре по существующим каналам связи?


Зависит от конктерной площадки компании. Нужно оценивать исходя из требований со стороны СДО.


Для того, чтобы подготовить план реализации проекта, крайне важно ответить на вопрос о том, чего мы хотим добиться с помощью системы дистанционного обучения – систему какого масштаба, с точки зрения набора автоматизируемых бизнес-процессов мы хотим построить.


Вот мой типичный диалог с заказчиком:


Уровень компетентности наших сотрудников в сфере СДО не высокий.


- Вы хотите только СДО?


- А что еще что-то бывает?


- Возможно вы также хотите построить учебный портал, автоматизировать деятельность учебного центра в части сбора и анализа потребностей в обучении, формирования бюджета и плана учебных мероприятий, информирования сотрудников, сбора обратной связи, анализа эффективности?


Учебный центр есть , на вряд ли они заинтересуются возможностью автоматизации своей рутины, у них в штате порядка 4 человек администрации, им проще руками


- А это возможно? Ну, тогда именно это мы и имели в виду!


- А индивидуальные учебные планы у Вас, случайно, формируются не в ходе процедуры периодической оценки персонала по компетенциям? Они должны учитываться в системе?


Не слышал, что у нас оценивают персонал по компетенциям,


- Ну конечно, и они нам очень важны!


- А автоматизация заполнения оценочных форм и индивидуальных планов обучения Вам нужна?


Не слышал про индивидуальные планы обучения в компании, мне кажется это может касаться только «целевые группы» по нашей практике.


- Надо подумать, очень может быть…


- Кстати, вы понимаете, что СДО это инструмент для создения и управления электронными учебными курсами, которые сотрудник проходит в индивидуальном режиме. А для обучения в режиме реального времени нужны другие инструменты, такие, например, как вебинары.


Безусловно, нужно пояснить, какие формы СДО существуют и что из себя представляют. Думаю, в наших условиях можно получить отдачу от всех форм СДО (в случае успешного проекта).

- Да, разумеется вебинары нам очень помогут для наших филиалов!


Так, всего за 4-5 вопросов, выясняется, что говоря о внедрении СДО, заказчик может иметь в виду существенно более комплексный проект, включающий в себя и автоматизацию деятельности корпоративного учебного центра и автоматизацию процедур оценки персонала и подбор и адаптацию новых сотрудников и управление кадровым резервом и.т.п.


Безусловно, и HR служба и производственные службы может многим заинтересоваться.


Заказчику нужно определить цели проекта – четкие и достижимые и на их основе, совместно с внедренцем системы определить этапность проекта. Слишком большие, с точки зрения автоматизируемой функциональности, проекты, имеет смысл разбивать на этапы с четко прописанными измеримыми результатами.


Если мы дойдем до проекта, цели безусловно будут изложены в проектных документах.


Например:


Этап 1 – установка системы, интеграция системы с системой кадровгого учета компании, организация доступа к учебному порталу для всех сотрудников в корпоративной сети. Открытие доступа на учебном портале к адаптационному курсу для новых сотрудников (создаем его сами) и 3 «коробочным» курсам по ИТ. Срок реализации – 2.5 месяца от начала проекта


Этап 2 – автоматизация процедуры сбора заявок на обучение, создание 10 курсов по продуктам и стандартам компании, создание 20 профессиоанльных тестов, проведение аттесатции. Срок реализации – 6 месяцев от начала проекта


Этап 3 – автоматизация процедуры ежегодной оценки. Срок реализации – 10 месяцев от начала проекта


Нечего добавить .…


Разбиение проекта на этапы с понятным результатом, полезность которого для компании очевидна, позволяет продемонстрировать успешность работы HR-подразделения, привлечь внимание к постоянно развиваемому ресурсу (учебному порталу), возможности которого возрастают от этапа к этапу. В противном случае, в погоне за реализацией в комплексном проекте всего и сразу, можно потратить месяцы и годы и утратить доверие менеджмента.


Как и в любом проекте, на успех реализации при внедрении СДО влияют сроки, бюджет и ресурсы.


Основываясь на своем опыте внедрения СДО в более чем 200 компаниях, я могу сказать, что в среднем от старта проект до открытия учебного портала, в который может зайти любой сотрудник компании и который при этом не пуст – т.е. содержит какой-то полезный контент, проходит 3-4 месяца. Этот срок может больше, если компания ориентируется исключительно на учебный контент, разработанный собственными силами или несколько меньше, если речь идет в основном о «коробочных» курсах. Проекты комплексной автоматизации HR-функций (подбор и адаптация, очное и дистанционное обучение, оценка, кадровый резерв) продолжаются не менее 9 месяцев. Сравните это с 3-4 часами, которые требуются на «установку программки».


Всегда очень сложно говорить о сроках в общем. Реально удачные крупные (для нас) ИТ проекты на все наши подразделения (6000 чел) длились в среднем по 2 года (имеются в виду проекты по автоматизации бизнеса, а не по автоматизации инфраструктуры).


При внедрении СДО в компании как правило используются уже существующие ресурсы (каналы связи, компьютеры обучаемых, ранее внедренные программные продукты, такие как система кадрового учета), поэтому ключевой для успеха проекта ресурс - команда проекта.


Важные моменты при формировании команды:


- ИТ-служба должна предоставить координатора проекта. Если его не будет, то внешний внедренец системы может разбить себе лоб о противоречия между системными администраторами, сетевиками, информационными безопасниками и администраторами прикладных систем


У нас есть достаточный опыт реализации организационно сложных ИТ проектов.


- у проекта должен быть владелец – я наблюдал десятки проектов, на запуск которых ушло в 2-3 раза больше времени чем планировалось, из-за того, что со стороны основного заказчика (HR) не было выделено руководителя проекта, обладавшего достаточным ресурсом времени и полномочиями


Как и в большинстве проектов – это вопрос весьма творческий и применительно к сфере СДО для компании ясности нет. Могут быть проблемы, возможно удастся построить работающую команду проекта, возможно она будет не очень эффективна.


- нужно не забыть включить в команду проекта всех, кто в нем заинтересован или будет принимать участие в согласовании работ на различных этапах. Например, дизайн учебного портала как правило согласует служба внутренних коммуникаций или маркетинг


Мы главным образом производственное подразделение, упомянутых служб у нас просто нет.


- внешние внедренцы СДО (зачастую разработчики системы) должны обладать реальным опытом внедрения системы в организациях похожих на вашу бизнесом, масштабом, территориальной распределенностью. Причем 3-5 проектов как правило недостаточно. Реальный опыт приходит после реализации многих десятков проектов


Ниже перечислен ряд задач, которые как правило решаются в рамках внедрения СДО. Во второй колонке указаны участники команды проекта, задействованные на этих этапах:
 Обратите внимание на последний этап - продвижение ДО в компании. Не всегда формальное открытие учебного портала приводит к массовому интересу к нему со стороны сотрудников. Важно заинтересовать в системе как конечных пользователей (обучаемых), для чего компании используют рассылки, плакаты, публикации в корпоративной прессе, так и внутренних заказчиков. Для последних необходимо проводить семинары, готовить материалы, объясняющие им как использование новых технологий (электронных курсов, вебинаров) поможет решить их задачи по запуску новых продуктов, оптимизации бизнес-процессов и т.п.



Безусловно, любую новую технологию управления нужно вживить в бизнеспроцессы организации, обеспечить режим поддержки (в широком смысле) до момента, пока все в организации не решат, что именно так и должно быть


И последнее – завершение проекта по внедрению СДО в компании одновременно является началом реальной жизни СДО в компании. А в реальной жизни все течет и изменяется , либо умирает. Поэтому не стоит забывать о том, что внедренную систему необходимо поддерживать и развивать.


Поддержка системы весьма многопланова:


- техническая поддержка каналов и оборудования со стороны ИТ


- техническая поддержка программного обеспечения со стороны поставщика решения, обновление версий системы


- поддержка интеграции СДО с постоянно изменяющейся ИТ-инфраструктурой компании (новые версии операционных систем, систем учета пользователей, внедряемые ERP, новые каналы связи т .п.)


- поддержка пользователей СДО (как техническая со стороны ИТ, так и содержательная со стороны владельцев Портала)


- наполнение системы контентом, поддержание контента в актуальном состоянии, обновление версий


Один из ключевых моментов проекта.


- экспертная поддержка учебных материалов со стороны бизнес-подразделений


Один из ключевых моментов проекта.


- обучение новых пользователей системы


Подводя итоги я бы хотел еще раз подчеркнуть свою основную мысль, что внедрение системы дистанционного обучения в компании это серьезный многоплановый проект, а не просто «установка программки». Это проект будет успешен только в случае если основной заказчик выделит , будет готов выделить на него достатотчно количество ресурсов, сформулировать четкие и измеримые цели проекта.


Популярные сообщения из этого блога

Какие инструменты необходимы для организации дистанционного обучения

Как создать курс для мобильного устройства без специальных знаний?

Обновленная версия Courselab Online

Упрощаем администрирование дистанционного обучения - динамические группы

Как создать клиентоориентированную СДО и увеличивать число пользователей ежемесячно: кейс ПАО ЧТПЗ