Как пробудить «спящую» СДО? Стратегия развития существующей системы обучения.

Рассматривая различные кейсы по внедрению систем дистанционного обучения, конечно же, мы чаще обращаем внимание на успешные проекты. Ведь основная цель любого внедрения — сделать его эффективным. Поэтому новички ищут советов у экспертов, а компании, где стартует электронное обучение, смотрят на успешно внедренные проекты.

Но сегодня мы хотим познакомить вас с проектом, который получил заряд новой энергии. И это отличный пример того, как можно пробудить «спящую» СДО и как в этом поможет стратегия внедрения и развитияe-learning.

Олеся Литвиненко, ведущий специалист отдела обучения и оценки Департамента по работе с персоналом компании ДЦ Украина (сеть магазинов Watsons) поделилась с нами секретом. И заключается он в том, как сделать СДО частью культуры обучения в компании.

На данный момент в компании установлены два модуля системы WebTutor: СДО (система дистанционного обучения) и Оценка. Также используется CourseLab Team Work — версия конструктора для совместной разработки курсов.

Внедряя систему, в компании преследовали сразу несколько целей:

• Обеспечить сотрудников своевременным обучением на каждом этапе жизни в компании,
• Эффективно управлять процессом обучения,
• Охватить большую аудиторию учеников (сотрудников) при проведении обучения и аттестации (тестирования).

И сейчас уже успешно решены такие задачи, как:

• Организация дистанционного обучения сотрудников,
• Адаптация новых сотрудников на должности (продавцы, управляющие)
• Аттестация сотрудников розницы.

О том, насколько крупным для компании является проект СДО, во многом говорит то, что за новой информацией сотрудники сразу идут на учебный портал. Именно там можно найти назначенные курсы, учебный материал по новым продуктам, электронные книги и форумы, где можно задать вопрос и получить быстрый ответ.

 Стартовая страница учебного портала и пример использования баннеров, где размещаются ссылки для перехода к рекомендованному курсу или активному опросу

КОМАНДА ПРОЕКТА

Сам проект сопровождают 3 сотрудника: два сотрудника занимаются администрированием СДО и разработкой учебного контента и один сотрудник отвечает за аттестацию персонала. IT-служба компании подключается к проекты при необходимости проведения технических работ для поддержки портала. Например, перезагрузка сервера, обеспечение доступа для техподдержки от провайдера, помощь при установке новых компонентов, консультирование.

Интересный момент в том, что внедрение и адаптация системы не были реализованы в запланированные сроки. Для этого был ряд объективных причин. Во-первых, сотрудникам компании, которые сопровождали этот проект на этапе ввода в эксплуатацию, не хватало знаний и времени для того, чтобы в сжатые сроки наполнить систему контентом и обеспечить бесперебойное использование СДО. Во-вторых, на момент внедрения в компании не было видения того, какую роль будет играть СДО, как она будет развиваться и каким образом способствовать решению задач бизнеса. И новый руководитель СДО, придя в компанию и захватив свой опыт в e-learning, а также заручившись поддержкой руководства, смог возродить систему. Как видите, стратегия развития e-learning — неотъемлемая составляющая успешного внедрения и волшебная палочка, которая может дать заряд энергии уже существующему проекту.

В компании Watsons восстановление доверия к забытой СДО было постепенным. Сначала сотрудникам предложили красивые интерактивные курсы собственной разработки. Потом подключили аттестацию. Далее — предложили форумы как способ общения и получения обратной связи.

КУРСЫ

Разработка курсов осуществляется внутренними ресурсами. Над этим трудятся 2 разработчика контента и привлеченные внутренние эксперты. Разработчики самостоятельно определяют потребности в обучении, осуществляют формирование оперативных планов разработки, создают учебный контент, размещают его в СДО, назначают пользователям и контролируют прохождение обучения. Эксперты формируют учебные материалы и передают разработчикам, а также выступают консультантами при возникновении у пользователей вопросов по учебным материалам.

Готовый курс использовали один раз. Он был разработан специально под заказ компании внешними поставщиками. В будущем в компании планируют закупать готовые курсы, тематика которых мало подвержена изменениям.

За 2016 год в компании было запущено 43 учебных курса. Все курсы сразу становятся активными в Базе знаний. То есть любой пользователь может самостоятельно назначить себе для изучения электронные курсы, пробные аттестационные тесты и ознакомиться с материалами в Базе. Вся информация разбита на категории.

База знаний компании

В компании делают большой упор на стимулирование сотрудников к самостоятельному обучению. За последний год, когда СДО активно «вплетали» в жизнь компании, сотрудники привыкли к тому, что самую актуальную информацию по продуктам можно найти в Базе знаний.

Скриншоты курсов компании

Кстати,по курсам, которые сотрудники выбирают для изучения самостоятельно, процент успешного завершения составляет 98%. А по тем материалам, которые были назначены в обязательном порядке — максимальный процент — 77%. И это не единственные показатели, которые анализирует отдел обучения. В компании обращают внимание и на показатели продаж до и после проведения обучения. И, например, замечено, что из тех сотрудников, которые не прошли назначенные курсы, 10% увольняются в первый же месяц после обучения. Интересная информация, правда?

АТТЕСТАЦИЯ

Аттестация сотрудников проводится с помощью модуля «Оценка».

Оценкасотрудников розницы происходит на постоянной основе в асинхронном порядке. На данный момент нет единого периода проведения оценки: для каждого сотрудника после установленного срока оценка назначается автоматически. Сотрудник проходит тестирование по темам, которые он должен изучить на протяжении 3 месяцев после начала работы. Руководитель оценивает его компетенции. По результатам оценки сотрудник может быть рекомендован в кадровый резерв и ему назначается прохождение по программе развития. Если он завершает ее успешно, его переводят на должность, для которой он был рекомендован.

Процесс оценки сопровождает сотрудник, который формирует содержание процедуры оценки, контролирует назначение и консультирует сотрудников по всем вопросам, связанным с оценкой. По ее результатам он формирует отчеты, с которыми дальше работают бизнес-партнёры подразделений.

ФОРУМЫ

Для поддержки пользователей и быстрого получения обратной связи используем несколько каналов: форумы и специальный адрес службы поддержки в каждом оповещении от портала (оперативная связь) и опросы для более глубокого изучения опыта взаимодействия пользователей с порталом и их ожиданий

В компании не забывают о необходимости получения обратной связи от сотрудников, которые проходят обучение в СДО. Существует опрос про учебный портал и постоянно открытые форумы по вопросам аттестации и курсам. В них каждый сотрудник может задать вопрос и получить быстрый ответ в течение часа. Еще одним каналом коммуникаций являются блоги.

Опрос – обратная связь по порталу обучения

Внешний вид блога на учебном портале

АВТОМАТИЗАЦИЯ ОБУЧЕНИЯ

Олеся Литвиненкоподелилась с нами советами, благодаря которым удалось настроить эффективное управление процессами обучения:

1. Автоматические назначения курсов и оценки сотрудникам: формирование назначений для пользователей снижает возможность ошибок (забыли назначить, не внесли в списки)
2. Самостоятельное назначение курсов: на стартовой странице размещаем баннер с курсом, который является для нас приоритетным на данный момент времени. Сотруднику достаточно нажать на ссылку, чтобы приступить к изучению курса. Так мы получаем высокую долю самостоятельных назначений и пользователь СДО всегда знает, где он может найти информацию, необходимую ему для работы.
3. Формирование групп персонала по заданным условиям для организации обучения.
4. Синхронизация учебного портала с кадровой базой (отдельная HR-система)
5. Возможность разрабатывать курсы с помощью встроенного редактора. Это позволяет быстро вносить изменения в курс и совместно работать нескольким авторам над одним курсом. Версия немного укороченная (по сравнению с «десктоповской»), но имеет свои преимущества.

Конечно, в процессе внедрения СДО, возникали и ошибки. Наиболее существенными были проблемы технического характера: «задвоенные» записи курсов, дублирование карточек сотрудников, проблемы с синхронизацией отдельных пользователей. Эти вопросы были решены через службу технической поддержки провайдеры. Особенность СДО в том, что для ее эффективной эксплуатации обязательно нужен сотрудник ІТ-профиля. А для таких специалистов не очень интересен сегмент работы в дистанционном обучении.

СЕКРЕТЫ УСПЕШНОГО УЧЕБНОГО ПОРТАЛА

Пройдя через ошибки и достигнув успеха в реализации проекта, в компании Watsons теперь есть свой список секретов эффективного учебного портала:

1. На начальном этапе внедрения важно сформировать план развития системы, наполнения системы функциями и контентом. Необходимо выделить «проблемные» зоны бизнеса, которые можно решить с помощью дистанционного обучения.
2. Обязательно нужно обеспечить поддержку проекта со стороны топ-менеджмента.
3. Развитие СДО должно быть поэтапным. Подключать новый компонент лучше после того, как пользователи будут хорошо знать и ориентироваться в имеющихся элементах. Можно начинать с внедрения компонента Обучения, потом добавить Оценку, Геймификацию, Вебинары или Библиотеку книг. Так можно снизить сопротивление изменениям и избежать ситуации покупки компонента, который будет невостребованным.
4. Учебный контент должен появляться регулярно. Доступ к нему должен быть быстрым и удобным: чем меньше препятствий к нему, тем больше вероятность, что пользователь его пройдет.
5. Нужна быстрая и всесторонняя поддержка пользователей для решения их технических проблем. Реализуйте несколько каналов для коммуникаций: форум, ЧАВо, электронный адрес администратора и службы поддержки, телефон. Мы добавили адрес службы поддержки во все оповещения о назначении курсов или оценки и создали форум для решения технических проблем.
6. Необходимо регулярно проводить аналитику обучения. И демонстрировать результаты обучения и работы учебного портала: должны быть не только отчеты, но аналитические справки и понятная визуализация данных
7. Постоянная PR поддержка курсов и системы — это важный элемент! Можно использовать целевые рассылки на почту, смс-сообщения о новых курсах и возможностях системы, подведение годовых и полугодовых результатов работы, определение рейтингов по подразделениям (если они в равных условиях), размещение рекламных баннеров на главной странице портала, конкурсы с призами по результатам прохождения курсов и так далее.

Компания Watsons не останавливается на достигнутом.В ближайших планах — создание блогов топ-менеджеров, открытие входа на учебный портал вне корпоративной сети и создание списков рекомендованных курсов на основе истории обучения сотрудника.