Автоматизация индивидуальных планов развития сотрудников
Внедряя e-learning, компании часто акцентируются на процессах, которые можно будет автоматизировать с помощью LMS (системы управления обучением) или, как ее еще называют, СДО (системы дистанционного обучения). И действительно, современные LMS позволяют быстро организовать обучение с помощью вебинаров, изучение электронных курсов и тестирование, провести быстрый наглядный анализ результатов и многое другое. Появляется возможность реализовать такие проекты, как комплексные программы стажировки и дальнейшие индивидуальные программы профессионального развития, которые назначаются автоматически в зависимости от должности сотрудника. И также появляется возможность управлять очным обучением сотрудников с помощью инструментов LMS.
В 2013 году в компании «Четыре лапы» было внедрено дистанционное обучение для 1500 сотрудников. На сегодняшний день активно используются 3 модуля:
- СДО (система дистанционного обучения),
- Учебный центр,
- Вебинары.
Основной целью внедрения данного проекта была автоматизация процессов обучения: комплексное прохождение электронных курсов и тестов сотрудниками компании, организация очного обучения (формирование групп и учет тренингов), а также возможность проведения вебинаров. Для всех этих целей использовали систему WebTutor. Помимо основных внедренных модулей были реализованы и нестандартные проекты:
- Индивидуальный план развития сотрудников (ИПР) и
- Электронный план стажировки сотрудников (ЭПС).
Именно эти проекты мы и рассмотрим более детально.
Внешний вид системы дистанционного обучения
Проект «Индивидуальный план развития сотрудников».
Индивидуальный план развития (ИПР) сотрудника состоит из двух периодов: стажировка и адаптация. Такой план на этапе стажировки включает элементы обучения только в дистанционном формате, а на этапе адаптации для некоторых категорий сотрудников добавляются и очные мероприятия в виде тренингов. ИПР создан для 6 должностей розничных сотрудников и для управленцев.
Первый период ИПР, период стажировки, длится от 7 до 10 дней в зависимости от должности сотрудника. Обучение можно проходить сразу после оформления стажера в отделе персонала (технически, после того, как сотрудники отдела персонала заносят стажера в 1С, он выгружается на корпоративный портал компании, откуда попадает в СДО).
В первый день стажировки, в СДО стажеру автоматически создается ИПР в соответствии с должностью, на которую он претендует. Сотрудник ежедневно проходит определенное количество курсов и на финише сдает итоговый тест.
Пример ИПР на должность «Стажер. Продавец-консультант»
Согласно концепции ИПР стажеру назначены электронные курсы на каждый день. Курсы нового дня будут назначены тогда, когда будут пройдены предыдущие. Назначение происходит по статусу курса «Пройден».Некоторые из них назначаются одновременно в один день, некоторые можно проходить в удобное время на протяжении всей стажировки, то есть они не влияют на последующие назначения, но без их прохождения не будет доступно итоговое тестирование.
Примеры элементов обучения в ИПР стажера
Если Стажер забывает пройти электронный курс, то на почту магазина, менеджерам отдела персонала и отдела обучения, приходит уведомление об этом.
После изучения всех назначенных курсов стажер проходит итоговый тест, после чего принимается решение о прохождении/непрохождении стажировки.
Что касается управленческого персонала, то у них более сложный ИПР в связи с тем, что необходимо проходить курсы по бизнес процессам (SAP).
Второй период ИПР, период адаптации, начинается тогда, когда заканчивается стажировка сотрудника, и он вступает в должность, а именно на 8—11 день (в зависимости от должности). Длится период адаптации до окончания испытательного срока сотрудника — 3 месяца на каждую должность. Как это выглядит?
Пример ИПР (адаптация) на должность «Продавец-консультант»
Механизм назначения курсов периода адаптации точно такой же, как и в стажировке. Отличие лишь в том, что их прохождение не ежедневное, а растянуто на три месяца.
В период адаптации назначаются и тренинги. Отдел обучения контролирует процесс прохождения тренингов с помощью отчетов, в которых отображаются даты прохождения мероприятий и непройденные мероприятия. В дальнейших планах организации очного обучения — уведомлять сотрудников о наличии свободных мест на запланированные тренинги.
В конце периода адаптации, после успешного завершения всех курсов, сотруднику назначается квалификационный тест. И по результатам тестирования принимается решение о прохождении/непрохождении испытательного срока.
Пример электронного курса в ИПР
В планах развития данного проекта — организация дальнейшего профессионального развития сотрудника с помощью курсов по специфике своей должности и курсов от поставщиков компании. Новый ИПР будет начинаться с 4-го месяца работы сотрудника, то есть сразу после окончания испытательного срока.
Электронный план стажировки.
Электронный план стажировки является органайзером (планировщиком) для Наставника и Стажера, а также инструментом контроля процесса стажировки в магазине для Управляющего.
Вот так план стажировки выглядел раньше в Word-овском документе:
Из этого плана стажировки видно, что на каждый день стажировки запланирован ряд задач, участниками процесса которых являются Наставник и Стажер. Управляющий контролирует процесс стажировки.
Данный процесс удалось автоматизировать с помощью платформы Webtutor. В веб-интерфейсе стажера это выглядит так:
В ЭПС есть электронные курсы, практические задания и различные учебные материалы (например, файлы с корпоративного портала). Тексты заданий для Стажера и для Наставника различаются. В связи с этим, каждому из участников процесса стажировки в СДО создан специальный интерфейс для работы с Электронным планом стажировки.
Интерфейс ЭПС для наставника
Интерфейс ЭПС для стажера
Также, к ЭПС привязан ИПР сотрудника, а это значит, что сотрудник сразу может пройти курс, который назначен ему в этот день в соответствии с ИПР. Когда он будет пройден, это будет отображаться в ЭПС:
После каждого дня стажировки, Наставник и Стажер напротив каждой задачи отмечает ее прохождение. Когда все задачи пройдены, поле дней становится зеленым, а значит, задачи дня изучены:
У Управляющего магазином более расширенный доступ в ЭПС. Он может редактировать наставников, если у стажера их несколько. А на день стажировки сотрудника Управляющему необходимо оценить «Профпригодность» сотрудника, выбрав статус «Пригоден» или «Не пригоден». Если Управляющий ставит сотруднику статус «Не пригоден», необходимо обязательно написать комментарий с причиной, по которой сотрудник не пригоден. Данную информацию со статусом и комментарием получит менеджер отдела персонала. После прохождения стажировки Управляющему и Наставнику необходимо оценить и сотрудника. Далее сотрудника согласовывает отдел персонала и отдел обучения.
В дальнейших планах этого проекта - разработка ЭПС для сотрудников при перемещении с должности на должность.
