Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

«Цифровое со-знание»: кейс Объединённой металлургической компании

 


В Объединённой металлургической компании для развития цифровой грамотности сотрудников запустили программу «Цифровое со-знание». Именно «со-знание», через дефис. Почему программа так называется, как ее смогли реализовать своими силами на базе системы Websoft HCM, а главное, как удалось вовлечь более трех тысяч сотрудников — в данном кейсе. 

Посмотреть вебинар

Компания-заказчик: Акционерное общество «Объединённая металлургическая компания» (АО «ОМК»).

Идея: внедрение digital-инструментов в компании диктует потребность в сотрудниках, которые нуждаются в соответствующем обучении. 

Срок реализации: основные работы — конец 2020 г. – начало 2021 г.

Представитель компании: Константин Мартынов, старший менеджер по информационным системам и дистанционному образованию. 

Цитата проекта: «Умение адаптироваться к новым условиям — преимущество для любого специалиста. Обучаясь, ты повышаешь свою ценность как профессионала. Хочешь сохранить ясность и оригинальность мышления — повышай цифровую грамотность». 

ОМК — одна из ведущих промышленных компаний России и комплексный поставщик металлопродукции и решений для экономики — энергетических, транспортных и др. компаний.

С чем столкнулись 

Переход на удалёнку — новый формат коммуникаций. В связи с пандемией и переводом ряда сотрудников на дистанционную работу в компании поняли, что уровень их цифровой грамотности не вполне соответствует актуальной ситуации. Появилась задача обучить сотрудников разных уровней: от рабочих до руководителей — цифровым технологиям, умению быстро адаптироваться и находить решение с помощью этих инструментов. При этом важно было реализовать эту задачу с минимальными затратами. 

Повышение требований к информационной безопасности. В связи с переходом на удаленную работу остро встали вопросы повышения информационной безопасности и внедрения новых соответствующих инструментов.  Для сотрудников важно понимать, что происходит в этом направлении, зачем и как, а значит, этому их тоже предстояло обучить. 

Внедрение цифровых процессов на производстве — новые требования к навыкам сотрудников. В компании тестируют и запускают новые цифровые решения для повышения эффективности своих производств, в их числе, например, дополненная реальность, машинное зрение и др. Необходимо, чтобы сотрудники, которые будут работать с этим оборудованием, понимали суть данных технологий и умели ими эффективно пользоваться. 

Автоматизация рутинных операций. В ОМК внедряют роботизированную автоматизацию процессов (RPA), избавляя тем самым компанию от рутинных операций и повышая ее общую эффективность. В ряде бизнес-процессов людей заменят программные роботы. Нужен определенный уровень понимания, что можно автоматизировать и к чему это приведет.

Для решения этих задач и развития сотрудников в компании было принято решение о внедрении специальной программы — «Цифровое со-знание». Написание слова «со-знание» через дефис связано с дополнительным смыслом — совместное знание: компания не просто обучает сотрудников, но и предлагает им инструменты для обмена данными, опытом и мнениями. Таким образом ОМК закладывает основу для развития в направлении самообучающейся организации. Это отражает и общий подход, который действует в компании: развитие – это взаимно. 

После объявления программы ее инициаторы столкнулись с еще одной глобальной задачей — преодолеть сопротивление сотрудников изменениям. 
Возражения были в основном трех типов:  

1. «Мне не надо учиться. Я и так всё знаю!» (что справедливо в отношении ряда сотрудников, например, IT-специалистов). А с другой стороны — «Я в этом не разбираюсь, поэтому ничего не пойму!». Для сотрудников, которые опасались осваивать новые технологии по этой причине, требовался особый подход. 

2. «Мне некогда учиться. Я работать не успеваю! Опять какие-то курсы!». Чтобы преодолеть это сопротивление, обучение нужно было сделать микромодульным, чтобы оно занимало минимум времени. 

3. «Мне негде учиться». Некоторые сотрудники противостояли изменениям из-за того, что у них нет постоянного рабочего места за компьютером. Инициаторам проекта предстояло реализовать решения, которые позволяют учиться не только в любое время, но и в любом месте, с любого устройства.

Цели проекта 

В компании решили, что цифровая грамотность — это очень широкое понятие, которое включает несколько уровней развития и требует постановки целей от базовых к глобальным:  

– Развитие цифровых знаний. Сотрудник знает возможности цифровых технологий, понимает, что такое дополненная реальность, машинное зрение, дашборды и так далее, может уверенно использовать эти и другие термины. Без этого базового уровня дальнейшее развитие невозможно. Эффект обучения будет достигнут, когда уровень знаний в этой области у всех сотрудников компании будет приблизительно равным.

– Развитие цифровых навыков. Сотрудник эффективно использует цифровые технологии. На этом уровне предлагается изучение тех инструментов, которые реально нужны для выполнения рабочих процессов. Например, использование дополненной реальности для воссоздания работы определенного станка. На этом уровне цель — развить у сотрудников практически применимых навыков для работы с технологиями.

– Развитие цифрового мышления. Сотрудник выступает с инициативами: как пересмотреть текущие или планируемые бизнес-процессы, чтобы сделать их современными и проектируемыми за счет использования современных цифровых подходов и технологий и таким образом дать определенное преимущество компании.



Как это работает

Новые знания в интересном формате 

Инициаторы проекта стараются максимально упростить учебный материал и транслируют его слушателям по принципу «от простого к сложному». В оформлении используется «мультяшный» стиль. По мере того как программа развивалась в течение года и продолжает развиваться сейчас, организаторы постоянно собирают обратную связь от участников и в том числе на основе их оценок проектируют новые модули. Эти меры помогают преодолеть предубеждение о том, что обучение новым технологиям — это слишком сложно. 

Что используется: 
  • Подход от простого к сложному
  • Открытая коммуникация на «ты»
  • Разработка курса итерациями
  • Сбор обратной связи от участников
  • Определение наиболее востребованных тем

Отдельного внимания заслуживает аватар, который ведет участников по модулям программы, является наставником, рассказывает про технологии и их возможности. Персонажа зовут Игорь, и он срисован с реального ИТ-директора компании, который согласился выступить в роли такой необычной модели. 

Специально для программы было записано яркое промо, которое рассказывает, как цифровизация влияет на работу (тайм-трекеры, программы управления временем, тренд на роботизацию), на сферу высоких технологий (нанодатчики, нейросети, цифровые двойники, большие данные, интернет вещей), на быт каждого человека (онлайн-покупки, автоматизация бытовых приборов, бронирование билетов, использование каршеринга).  Голос за кадром (озвучка) дублируется в ролике в виде текста, чтобы видео можно было без звука транслировать на LCD-панелях, которые размещены на производственных площадках. Посыл, который заложен в ролике, — это необходимость и важность повышения своей цифровой грамотности, потому что, с одной стороны, это позволяет более уверенно чувствовать себя в современном мире, а с другой стороны, это может оказать позитивное влияние на карьеру в любой сфере деятельности. 

Обучение в любое время 

Против предубеждения сотрудников о том, что им некогда учиться, боролись с помощью ряда мер. Сделали обучение микромодульным — освоение материала занимает всего до 20 минут в неделю. А учиться можно в любое время в любом месте, в том числе дома с семьей. Уровень материала доступен уже для детей среднего возраста. Программа абсолютно добровольная. Инициаторы проекта не назначают модули принудительно, но создают все возможности для обучения тем, кому это действительно интересно: 

  • Короткометражные микромодули (15-20 минут)
  • 1 микромодуль в неделю
  • Напоминания о выходе нового микромодуля
  • Запоминающееся оформление и нейминг 
  • Вовлекающий контент, геймификация
  • Можно изучать с личного ПК, приобщать семью
  • Дополнительные челленджи 
  • Публичные поощрения и подарки

Доступные форматы обучения 

Даже если у сотрудника нет своего рабочего места с компьютером, это не значит, что он не может получить соответствующие знания. Сейчас люди активно пользуются смартфонами, смарт-телевизорами и так далее. Все эти приборы требуют определенного понимания.

Знания транслируются через следующие доступные каналы: 
  • Анонсы программы на бумажных плакатах и корпоративном ТВ
  • Новости на корпоративном портале
  • Возможность проходить курсы со смартфона или личного компьютера
  • «Метроролики» на корпоративном ТВ — короткие видео, сделанные по образцу роликов, которые транслируются в московском метро, когда у смотрящих есть время подумать и дать правильный ответ на поставленный вопрос. В компании создали несколько десятков таких роликов, которые доступны всем сотрудникам на мониторах в общественных местах. 

Как выбрали платформы и каналы

Программу «Цифровое со-знание» в компании широко освещают с помощью нескольких каналов и информационных платформ:

– Websoft HCM — основная платформа, на которой размещаются электронные курсы и проводятся опросы. Также рассылают уведомления по всем участникам программы, которые прошли хотя бы один модуль, о выходе новых курсов с рекомендацией ознакомиться с ними (новость с адресной доставкой).

– Корпоративный портал — страница программы, ролики, новости. На корпоративном портале, который реализован на другой платформе, также есть страница «Цифрового со-знания». Здесь публикуются ссылки на курсы, которые ведут на Websoft HCM, «метроролики», новости, интересные факты. Страница доступна в два клика после открытия корпоративного портала и достаточно популярна.

– Корпоративное ТВ — ролики. С помощью мониторов, которые размещены в общественных местах, сотрудникам транслируют ролики по программе. 

– Доски объявлений — плакаты с анонсами новых модулей программы. Плакаты распечатывают, размещают в местах с высокой проходимостью и таким образом информируют о важных событиях в рамках программы, например, о старте обучения по новым темам. На плакатах есть ссылки в виде QR кодов, и сотрудники сразу могут перейти на модуль. 

Таким образом для трансляции программы и ее изменений в компании задействуют все имеющиеся каналы. 

Как внедряли на Websoft HCM

В компании использовали базовый функционал системы Websoft HCM и реализовали определенные доработки под свои нужды. 

– Страница программы со статусом и кнопкой запуска курсов. В компании использовали страницу с таблицей курсов. Но решение доработали: реализовали возможность запуска плеера сразу из страницы со списком курсов, без перехода на карточку, то есть одним кликом. 


– Доработанное уведомление о назначении курсов программы. Глобально решение не меняли, но доработали его визуально. 


– Обратная связь из курсов приходит на почту куратору. Сотрудникам, которые закончили тот или иной курс, предлагают поделиться впечатлениями и пожеланиями, что еще они хотели бы узнать, что из пройденного понравилось больше всего, какие изученные инструменты они предпочли бы использовать. Сотрудник может дать обратную связь прямо внутри курса. Соответствующее текстовое уведомление приходит куратору на электронную почту в формате: сотрудник (ФИО) прошёл курс (название) и оставил комментарий (текст комментария). Данное уведомление является кастомным решением.  

– Отчет по участникам программы. Отчет позволяет увидеть, если пользователь хотя бы раз запустил определенный курс. Также по отчету можно сделать аналитику в соответствии с данными по сотруднику: мужчина это или женщина, к какой категории относится пользователь, на какой площадке он работает и так далее. Данная аналитика активно используется в компании. 

Интересные решения

У каждого модуля свой отличительный цвет, а у аватара Игоря новый костюм. Дизайнерское решение позволяет визуально отличать модули друг от друга и позитивно работает на вовлечение сотрудников. Игорь предстает в новом образе в каждом модуле курсов: С технологиями на «ты», Твоя цифровая защита, Цифровые коммуникации, Территория цифровых сервисов. 


– Анонсы учебных модулей увязали с известными фильмами и мультфильмами. На баннерах изображены персонажи, напоминающие героев известных фильмов и мультфильмов.  Это также дополнительно привлекает внимание пользователей, вызывает клики и переход на курсы. 

– После каждого модуля у учащегося остается памятка. В конце каждого курса сотруднику доступна памятка в формате PDF, которая включает основные тезисы пройденного обучения. Документ можно сохранить и возвращаться к нему при необходимости. 

Кто внедрял

Программа реализована с нуля и в основном собственными силами ОМК, для чего была собрана кросс-функциональная команда: по одному представителю от IT&Digital, Корпоративного университета, HRBP от блока IT. Для реализации проекта в компании купили несколько готовых курсов, но большую часть сделали в сотрудничестве с внешними разработчиками. Внутренние «метроролики» также создаются внутри компании — видеорежиссером в подразделении корпоративных коммуникаций. 


Масштаб проекта

Более 3000 сотрудников-добровольцев, которые заинтересованы в обучении. Из них 62% мужчин и 38% женщин. 
42% участников находятся в возрасте от 30 до 40 лет. 31% пользователей — в возрасте от 40 до 50 лет. Молодые люди до 30 лет в меньшей степени принимают участие в проекте по объективным причинам: они априори владеют технологиями «на кончиках пальцев». 
Участники представляют четыре уровня: топ-менеджмент, средний менеджмент, специалисты и служащие, рабочие. 66% — это специалисты и служащие. 22% — рабочие. Остальные — средний и топ-менеджмент.

Итоги и результаты

– Реализованы эффективные каналы коммуникации с сотрудниками. Для запуска программы развития цифровой грамотности использованы понятные, простые и привлекающие внимание маркетинговые коммуникации. В итоге удалось успешно транслировать идеи проекта сотрудникам.  

– Сотрудники вовлечены в обучение. Курсы не назначают принудительно, сотрудники мотивированы проходить их добровольно. Меры инициаторов проекта дали результат в части количества участников, которое продолжает расти. 

– Реализован «гигиенический» уровень цифровой грамотности у сотрудников по всем уровням. Сотрудники ОМК уже уверенно используют цифровые инструменты, необходимые для работы, а достигнутые результаты являются ступенью для дальнейшего движения вперед. Инициаторы проекта готовят всю компанию и сотрудников для освоения новых технологий. 

Планы и перспективы

– Сейчас компания сосредоточена на развитии у сотрудников цифровых знаний и цифровых навыков по освоению конкретных инструментов среди определенной целевой аудитории. Потенциально в планах переход на третий уровень — развитие в массовом порядке цифрового мышления с помощью лидеров и амбассадоров. 

– Также в планах — дальнейшее развитие сотрудников, которые проявили активность. На корпоративном портале есть карточки, где вывешиваются стикеры в зависимости от степени достижений пользователя: если он подал идеи, поучаствовал в волонтерстве и так далее. Здесь же отображаются стикеры по прохождению курсов  «Цифрового со-знания». В том числе и этот фактор принимается во внимание при рассмотрении внутренних кандидатов на замещение вакантных позиций. Это дает возможность руководителю увидеть, сколько курсов по цифровой грамотности успешно завершил каждый из кандидатов и какие именно. Таким образом сознательный и мотивированный сотрудник может сам влиять на свою карьеру. 


Хотите познакомиться с современными инструментами автоматизации HR-процессов? Узнать как автоматизировать подбор, адаптацию, обучение и оценку ваших сотрудников с помощью современной HCM системы?


Популярные сообщения из этого блога

Быстрое обучение, без регламентов и стандартов — это возможно? Кейс Магнита

Гид по компетенциям. Кейс ОМК

Какие инструменты необходимы для организации дистанционного обучения

Мобильное обучение с помощью iPod - реальность?

Вы перестали пить коньяк по утрам, отвечайте ― да или нет?