Новый дизайн личного кабинета и автоматизированный трек адаптации: кейс компании «Комус»
Как сделать личный кабинет рабочим инструментом для сотрудника, как помочь руководителям влиять на развитие подчиненных, как максимально вовлечь адаптируемых в процесс при этом оптимизировать трудозатраты со стороны наставников и руководителей и как реализовать все это на базе системы WebSoft HCM — в кейсе от компании «Комус».
Посмотреть вебинар:
О компании: «Комус» занимает лидирующие позиции российского рынка как комплексный поставщик товаров для офиса и бизнеса: от снабжения канцелярией, компьютерной техникой, продуктами и мебелью до обеспечения производственных площадок. В ассортименте компании представлен большой спектр товаров для упаковки и маркировки, профессиональная химия, рабочая одежда, складская техника, оборудование.
Срок реализации: 8 месяцев.
Представитель компании: Елена Евстратова, начальник отдела разработки и внедрения диджитал инструментов Центра обучения и развития персонала.
Контекст
В компании работает Отдел обучения и развития персонала, который обучает в основном массовый персонал.
Внедрение личного кабинета и в целом работа учебного портала как единого инструмента развития большого количества сотрудников, которые имеют различные специализации и работают по разным технологиям, крайне важны.
К тому же, «Комус» объединяет в себе большое количество бизнесов: каналы продаж, включая E-commerce, сервисы и услуги, складские комплексы, логистику, IT, производство. Поэтому здесь применяется подход, который в компании назвали «мультисайтовым».
Что сделали?
В этом кейсе подробно рассмотрим:
- Сайты для разных целевых аудиторий
- Личный кабинет
- Развитие сотрудников
- Трек обучения новичков
Сайты для разных целевых аудиторий
На платформе WebSoft HCM для каждой целевой аудитории реализован свой сайт.
- Центральный сайт для сбытового персонала:
- Сайт для IT-команды:
- Сайт для кадрового резерва:
- Есть рубрики, которые представляют собой библиотеку по определенной специализации сотрудника.
- Внутри рубрик есть теги, при нажатии на любой из них создается подборка по определенной теме.
- Также можно отфильтровать контент по виду: электронные курсы, видео, документы. Каждому соответствует своя пиктограмма.
- Карточка электронного курса включает картинку, описание и кнопку «Пройти курс». Для руководителей также доступна возможность прямо с этой страницы, никуда не переходя, назначить курс сотруднику из выпадающего списка.
Личный кабинет
В компании настроены программы для возможности карьерного роста сотрудников. Любой сотрудник «Комус», например, сборщик заказов может дорасти до начальника склада и даже целого логистического центра, продавец до генерального директора дивизиона, торговый представитель до канального руководителя.
При создании личного кабинета нужен был такой подход, чтобы каждый сотрудник любого уровня должности имел возможность управлять своим развитием.
Другие требования к личному кабинету на старте:
- он должен быть адаптивным под любые устройства и выполнять функцию одного окна — предоставлять сотруднику информацию о треках обучения и карьере, статистику и вообще все, что поможет ему в работе.
В личном кабинете реализована панель управления, где есть меню с пунктами:
Трек обучения, Документы, Мое обучение, Календарь, Развитие сотрудников, Управление настройками.
Панель управления состоит из наборных модулей, которые формируются непосредственно под сотрудника.
В его профиле указаны подразделение, должность, время начала работы в компании, день рождения, e-mail, логин, назначенные курсы, текущая дата, календарь с мероприятиями, статистика по прохождению обучения.
Вкладка Ресурсы — это бесшовный переход на другие цифровые ресурсы компании: пользователю не нужно выходить с портала, достаточно нажать на ссылку и перейти на нужный ему ресурс. На этой же странице есть вкладки Статистика, Профиль, Руководителю.
Во вкладке Обучение сотруднику доступны Курсы, Тестирования, Мероприятия, Избранное со всеми статусами: Назначено, В процессе, Пройдено, Не пройдено, Просрочено. Реализован поисковик.
Также есть Календарь, где сотруднику доступны те мероприятия, в которых он участвует (общий открытый календарь доступен в другом разделе). Мероприятия можно отфильтровать по видам.
Развитие сотрудников
Руководителям доступен раздел «Развитие сотрудников» с подсказками, какое взаимодействие с ними нужно осуществить: заполнить чек-лист по стажеру, назначить ему наставника и т.д.
Отображается статистика по выполнению сотрудниками задач. Каждый блок кликабельный, можно перейти в профиль сотрудника.
Также реализована Библиотека наставника, где руководителю доступен портфель с документами и гайдами, которые подсказывают, как развивать сотрудников.
Создан список сотрудников, и есть поисковик, в котором их можно фильтровать по подразделениям. Выбранным сотрудникам (отмеченным галочкой) прямо с этой страницы можно назначить курс или тест.
ФИО сотрудников в списке кликабельны: нажав на них, можно перейти в профиль каждого сотрудника, получить по нему всю информацию и статистику, какие он проходил курсы, тесты, мероприятия, опросы. Можно выгрузить карту тестов и выяснить, где сотрудник ошибся. Все данные можно выгрузить в Excel таблицу.
Для анализа развития персонала в личном кабинете руководителя в разделе «Трек обучения» есть чек-лист, который заполняется по компетенции, профилю поведенческих индикаторов в соответствии с требованиями к сотруднику. По итогам выводится статистика — шкалы соответствия.
Руководитель на подответственной ему территории проводит, например, оценку переговоров торговых представителей с клиентами. Ему достаточно в мобильном телефоне отметить поведенческие индикаторы, которые выполняются во время переговоров, а чек-лист будет заполняться автоматически и отображать соответствие сотрудников нужным компетенциям.
Также доступна вкладка «Треки сотрудников»: не только адаптационные, но и треки в соответствии с категорией.
Здесь есть функция «Поставить на паузу», которой можно воспользоваться, если сотрудник уходит в отпуск или на больничный. Система позволяет выставить дату, до которой сотрудник не может учиться.
Если руководитель считает, что учебных активностей, рекомендованных в треке, сотруднику недостаточно, он может назначить дополнительные курсы, вебинары, любые другие активности.
В итоге удалось воплотить в жизнь главные принципы создания личного кабинета — простота и модульность.
Код для каждого модуля пишется отдельно, что позволяет быстро и просто делать необходимые доработки и встраивать модули обратно в личный кабинет.
Трек обучения новичков
При создании трека обучения перед инициаторами проекта стояло несколько задач:
- Минимизировать нагрузку на линейных руководителей, на которых ложится обязанность развивать своих сотрудников в роли играющего тренера, помимо его основной профессиональной деятельности.
- Сделать адаптацию не зависящей не только от занятости, но и от квалификации руководителя. Среди них тоже есть новички, но наличие/отсутствие опыта не должны влиять на качество адаптации сотрудников.
- Нужно сразу сделать новичка самостоятельным, при этом не брошенным.
Решение, к которому пришли разработчики, — умный автомат адаптационного трека. Он должен указывать, что делать, когда делать и как делать всем участникам процесса адаптации, а это сам новичок, его наставник, руководитель, менеджер по обучению из отдела обучения.
Логика процесса:
- Система отслеживает новичка, назначает ему трек.
- Одновременно с этим его руководителю приходит уведомление о появлении у него нового сотрудника и необходимости назначить ему наставника.
- Наставнику также приходит уведомление, что он назначен таковым, и гайд, что нужно делать с новичком.
- Новичку приходит уведомление о том, что ему назначен наставник.
- Менеджеру по обучению приходит уведомление, что добавился новичок и необходимо запланировать следующее мероприятие для него.
Адаптация длится 3 месяца, в течение которых новичку необходимо пройти 56 активностей. 70% времени он учится самостоятельно. На руководителя и наставника возложена только практическая отработка по итогам прохождения обучения. Но при этом все участники процесса адаптации находятся в едином информационном поле.
Как это работает:
Новичок, получивший уведомление о назначении ему адаптационного трека, заходит на учебный портал и видит приветственный блок о том, что он стал частью команды.
Также есть блок «Мой путь» — дорожная карта адаптационного трека, благодаря которой пользователь может отслеживать успешность своего обучения.
В информационном модуле пользователь видит задачу и сколько времени потребуется для ее выполнения. Синий индикатор сигнализирует о том, что человек сейчас внутри трека. Зелёный означает, что новичок успешно выполнил задачи на день. Красный — он отстаёт.
Сотрудник двигается по разным типам задач: посмотреть видео, почитать материал, при необходимости задать вопросы своему наставнику, посетить экскурсию по офису, побеседовать с руководителем на тему мотивации.
Задачи можно выполнять в любом порядке, а не только так, как рекомендует система. Важно, чтобы все они на текущий день были выполнены.
При этом есть определенные типы задач, которые как выполненные из своего личного кабинета подтверждает сам руководитель: поговорить с сотрудником про устройство мотивации, провести для него экскурсию.
После каждого курса и любой активности сотрудника ждет небольшое тестирование из 5-7 вопросов. Тесты составлены не на проверку, а на закрепление знаний.
Система собирает результаты тестов в единый сводный отчет, по итогам которого принимается решение об успешности адаптации новичка.
В конце прохождения трека у сотрудника есть возможность исправить результаты обучения: система предлагает ему пройти курсы или тесты, в которых он был неуспешен. Это именно возможность, а не жесткое требование. В первую очередь для компании важно, как человек работает и выполняет свои финансовые показатели.
Еще один вид активности в треке — это оценка самой системы процесса адаптации. Сотрудникам предлагается анкета: насколько им понятны система оплаты труда, структура компании, их должностные обязанности и так далее. Непосредственный руководитель может оценить итоги опроса и разъяснить сотруднику непонятые им вещи.
Логическое продолжение адаптации — треки развития в разрезе специализации: специалист, профессионал, эксперт. Для каждой категории есть своя матрица развития: сотрудник может сдать экзамен, перейти в другую категорию, и это повлияет на его финансовый достаток.
Как внедряли
Благодаря открытому коду WebSoft HCM платформа позволяет делать доработки под любые потребности бизнеса. В «Комус» эти доработки были реализованы силами самой компании.
Масштаб проекта
В системе могут обучаться одновременно все сотрудники компании. Трек адаптации тоже не имеет ограничений по пользователям. На базе личного кабинета и трека адаптации, разработанных для сбытового персонала, созданы основные механики и принципы управления знаниями для сотрудников всех специализаций компании. Далее компания держит курс на цифровую экосистему Комус на базе WebSoft HCM, в которой объединит все ресурсы, необходимые сотрудникам для эффективной работы и успешного развития.
Итоги и результаты
- Реализовали удобный и понятный интерфейс, что подтверждает положительная обратная связь от пользователей.
- Избавились от большого объема кода, который приходилось писать для переделок и доработок в системе.
- Облегчили нагрузку на администратора системы. Ряд функций бизнес-заказчики могут осуществлять самостоятельно в личном кабинете: завести опрос, мероприятие, выгрузить отчет, дашборд и другие. Ручных операций для администратора стало меньше, избыточная нагрузка с него снята.
Планы и перспективы
Поработать над адаптивностью электронных курсов. В компании нет необходимости использовать мобильное приложение, так как дизайн портала подстраивается под мобильные устройства. Но предстоит поработать над настройкой самих электронных курсов для их лучшей адаптации.
Создать электронную универсальную модель компетенций, которыми должен обладать любой сотрудник компании. Самооценка по данной модели будет доступна в личном кабинете или на главной странице портала. Каждый пользователь при желании сможет проверить соответствие своего уровня универсальной модели компетенций. Система даст рекомендации по их развитию: в личном кабинете появятся материалы, что изучить по определенной тематике.
Доработать элемент управления со стороны непосредственного руководителя. В системе останется welcome-блок, обязательный для всех. Дальше у руководителя будет возможность назначать в трек специализированные активности, рекомендованные под ту территорию, на которой находится сотрудник.
Реализовать третью версию кабинета. Концепция личного кабинета не изменится и останется модульной, но будут добавляться функции по настраиваемым отчетам, по выдаче контента под специализацию, по внесению мероприятий и т.д.
Реализовать блок оценки, то есть отразить на портале все необходимые процедуры, которые связаны с повышением категории сотрудника.
Создать дашборды. Информация о влиянии обучения на финансовые показатели компании пока выгружается вручную с помощью Excel. Статистика отображает такие пункты, как количество мероприятий, количество участников, темы мероприятий, какие финансовые KPI были поставлены на период, отклонение от финансового KPI, категория и специализация сотрудника, его активность. Вся статистика доступна в ручном режиме, но потенциально она будет реализована и в дашбордах.
Отказаться от жестких правил, закрепленных системой, и предоставить руководителю возможность больше манипулировать рекомендуемыми учебными активностями. В планах — поработать над гибкими настройками, чтобы руководитель из рекомендуемых активностей, как конструктор, мог настраивать блоки, которые нужны непосредственно под его территорию, под компетенции конкретного сотрудника.
