Все под контролем!, или Как сделать процедуру оценки прозрачной. Кейс Райффайзенбанк

В Райффайзенбанке относительно недавно автоматизировали ежемесячную процедуру оценки сотрудников розничной сети. Проект автоматизации выполнен на базе системы WebTutor.

Новое автоматизированное решение охватило все подразделения сети и продолжает развиваться. Коллеги из банка любезно поделились с нами информацией о том, что уже сделано и перспективами развития.

Справка проекта

Компания: Райффайзенбанк.

Задача: автоматизировать ежемесячную процедуру оценки, оказавшись от использования бумажных форм.

Срок реализации: 5 месяцев.

Представитель компании: менеджер проектов Наталья Раксина.

О банке

Райффайзенбанк работает в России с 1996 года и является одним из самых надежных российских банков, который создает финансовые решения для частных и корпоративных клиентов, резидентов и нерезидентов Российской Федерации. Принадлежит к международной банковской Группе Райффайзенбанк Интернешнл, входит в список 11 системно значимых банков России, второй в списке самых надежных банков по версии Forbes.

С чем столкнулись 

Розничный бизнес банка проводит ежемесячную оценку сотрудников. Оценка заключается в фиксации результатов работы за прошедший месяц и составлением планов на следующий и определением ошибок сотрудников для формирования ИПР (индивидуальных планов развития).

До автоматизации, для предоставления обратной связи директорам приходилось «вручную» собирать всю необходимую информацию в файлах Word (четыре листа формата А4). Из-за размера сети банка, головной офис ощущал дефицит возможностей для тщательного контроля регулярности встреч директоров с сотрудниками. Приходилось либо выезжать на место, либо запрашивать заполненные чек-листы по электронной почте.

В банке пришли к выводу, что нужно сделать процесс автоматизированным и прозрачным, чтобы:

• экономить время директоров на заполнение чек-листов, 
• усилить контроль со стороны головного офиса над качеством из заполнения. 

Так как учебный портал банка работает на базе системы WebTutor, то сотрудничество с компанией WebSoft было решено продолжить и в новом проекте.

Как это работает 

Участник процесса видит в системе список доступных ему для редактирования оценочных форм и, выбрав форму, переходит к их ее заполнению. Форма состоит из нескольких разделов - оценка предыдущего месяца, план на следующий, ИПР. Автоматизирована процедура заполнения, согласования, контроля форм экспертом.

В систему загружена полная продуктовая линейка банка. Система позволяет директору ставить планы сотрудникам, выбирая продукты из выпадающего списка.

По просьбе директоров филиалов, система была доработана так, чтобы облегчить копирование планов и целей из одних оценочных форм в другие . Это позволяет директору, зайдя в одну процедуру, внести продукты, планы и цели и распространить их сразу на всю свою команду, что упрощает процесс и экономит время.

Руководитель видит список форм оценки своих подчиненных

Форма оценки позволяет вносить в нее изменения сотрудникам и директорам, а вышестоящим руководителям (экспертам) она доступна в режиме просмотра для контроля корректности заполнения.

Вышестоящим руководителям доступна ссылка, открыв которую они видят список директоров и формы их сотрудников. Инициаторы проекта отмечают удобство такой формы интерфейса для контроля и взаимодействия.

Форма оценки с результатами прошлого месяца

Этапы работы

Работа над решением стартовала в середине 2018 года. Стороны решили отказаться от многостраничного ТЗ и работать по методологии Agile. Работа над проектом ведется в ходе спринтов (этапов). Agile подход позволил ускорить ход работ над проектом и сделать коммуникацию более эффективной.

Пилотная версия системы была запущена в ноябре 2018 года. В процессе пилотирования были выявлены и устранены недочеты исправлены ошибки, существенно ускорена загрузка данных для проведения процедуры.

Решение продолжает дорабатываться, но с января 2019 года оно запущено в промышленную эксплуатацию на всю сеть банка.

Заполнение плана на текущий месяц

Масштаб охвата 

В системе работает около 800 сотрудников из 176 отделений в 43-х городах России.

Интересные решения 

В основе решения лежит "коробочная" версия WebTutor, которая потребовала определенной настройки и изменения дизайна в соответствии с брендбуком банка.

При заполнении форм активно используется калькулятор, который позволяет каждому сотруднику рассчитать, за счет каких продуктов он может получить бонус и в каком размере. Это рассчитываемое поле, где сумма автоматически пересчитывается после внесенных изменений.

Форма ИПР

Инициаторы проекта со стороны банка отмечают ряд преимуществ решения:

• удобный для руководителя интерфейс "дерева" подчиненных,
• прозрачность информации по каждому сотруднику,
• удобная визуализация процесса оценки (форма заполнена полностью – зеленая галочка, не полностью – красная), 
• понятный участнику и хорошо структурированный интерфейс оценочной формы стикеры и закладки. 

Результаты 

Автоматизированное решение позволило решить сразу несколько задач:

• уйти от бумажных форм и ручного труда по их заполнению и обработке.
• сделать данные из оценочных форм доступными и прозрачными для руководителей. Сотрудникам головного офиса не обязательно запрашивать данные или приезжать в подразделение лично – информация доступна в удобном формате и в любое время, Это позволяет оперативно дать обратную связь и скорректировать планы.
• усилить контроль за качеством постановки задач и добиться лучших показателей продаж в отделениях.

Планы и перспективы 

Разработка системы продолжается.  Ближайшие планы:

1. Улучшить процесс загрузки данных, сделать его еще более быстрым.

2. Изменить функционал по добавлению новых пользователей и передать эту возможность директорам филиалов.

3. Создать страницу для директоров филиалов. На этой странице они смогу переносить на портал формируемые на месяц по бюджетным показателям action планы и другие данные

4. Автоматизировать интеграцию с порталом для сотрудников, на котором пользователю доступны  результаты работы за день.

5. В сети Райффайзенбанка реализованы несколько бонусных схем оплаты труда. Пока к порталу подключена только одна. Интегрировать остальные схемы – задача ближайшего спринта доработок.