Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Хранение почтовой переписки с кандидатами в E-Staff

В очередной статье о функциях E-Staff расскажем о возможностях системы получать и сохранять в базе переписку пользователей с кандидатами и контактными лицами.

Возможности системы:

  • Загрузка сообщений из почтовой системы
  • Просмотр сообщений
  • Хранение сообщений
  • Поиск по архиву сообщений

Эта возможность, несложная по настройкам, открывает рекрутерам интересные новые возможности для автоматизации взаимодействия с кандидатами.

Зачем эта возможность?

Очень часто рекрутеру необходимо просматривать переписку с соискателем, которая велась по электронной почте.

Без автоматизации, требуется несколько действий:

  • скопировать из карточки кандидата его e-mail, 
  • открыть почтовую программу, 
  • запустить поиск 
  • найти все соответствующие письма. 


Для этого рекрутеру придется переключиться на другое приложение. Поиск может занять достаточно ощутимое время при больших объемах почтовой базы.

Чтобы этого избежать, в E-Staff реализован функционал хранения переписки, причем не только с кандидатами, но и с другими контактными лицами (например, внешними контрагентами).

Сканирование почтовых ящиков 

После настройки на основании указанных учетных данных пользователя программа сканирует его почтовый ящик и сверяет электронные адреса всех кандидатов и контактных лиц, которые есть в базе, на предмет наличия писем. Если письма будут обнаружены, то они автоматически подгружаются системой в базу E-Staff и закрепляются за соответствующей карточкой.

Сканирование происходит в соответствии с расписанием, заданным администратором. Например, каждые полчаса.



Просмотр загруженных писем 

Рекрутер может просмотреть переписку прямо в карточке кандидата в разделе «Переписка по E-mail». Никакого дополнительного поиска производить не нужно –  достаточно просто в этой же карточке перейти в соответствующий подраздел. Он содержит список загруженных писем в хронологическом порядке, относящихся к определенному человеку, с пометкой «Входящее/Исходящее».

Аналогичным образом отображается переписка с другими контактными лицами, внешними контрагентами. Просмотреть общий список загруженных почтовых сообщений можно в главном окне программы, в разделе «E-mail-переписка».



Использование функционала позволяет:

  • Экономить время на рутинных операциях. 
  • Повысить качество взаимодействия с кандидатами и контактными лицами.
  • Сохранить всю историю переписки и иметь к ней удобный доступ 24/7.




Популярные сообщения из этого блога

Только без рук, или Как в системе обучения автоматизировать все, что делалось вручную

Кто владеет информацией тот владеет миром, или как создать быстро работающую базу знаний с «умным» поиском

Опыт внедрения WebTutor в ПАО «Транснефть»

Классификация HR-систем

Многоканальный подход к подбору персонала