Второе дыхание: как видоизменить Е-Staff для автоматизации массового подбора персонала
В компании DPD в России не понаслышке знают о проблемах массового подбора персонала.
Когда ответственные за реализацию проекта сотрудники столкнулись с этой задачей, встал вопрос о «реанимации» системы Е-Staff, которая на тот момент уже использовалась в компании, но не отвечала актуальным требованиям. На помощь специалистам DPD в России в реализации этой комплексной задачи пришли разработчики Е-Staff.
Идея: автоматизация массового персонала подбора путем доработки, внедрения и запуска дополнительных модулей в Е-Staff.
Срок внедрения: 3 месяца
Представитель компании: начальник отдела по подбору персонала Антон Тивас.
DPD в России является признанным лидером российского рынка экспресс-доставки посылок и грузов и предлагает сервис на уровне современных мировых стандартов. DPD в России оказывает тысячам клиентам полный комплекс транспортно-логистических услуг и доставляет по всей территории России, в Армению, Белоруссию, Казахстан, Кыргызстан, а также по всему миру.
DPD в России – это часть международной сети DPDgroup и одновременно провайдер, обладающий прекрасным знанием специфики российского рынка экспресс-доставки и грузоперевозок.
Е-Staff получил развитие в ходе создания ресерчингового центра – подразделения по массовому подбору персонала, которое входит в состав отдела по подбору персонала. Ключевая задача, с которой столкнулись сотрудники нового центра, – решить, каким образом осуществлять поиск и процессинг кандидатов на массовые позиции по всей стране. Так, за четвертый квартал 2018 года предстояло закрыть более 600 вакансий по стране.
Ресерчинговому центру необходимо было организовать массовый поиск и обеспечить прозрачность информации относительно поиска по всем кандидатам, которых удалось найти в рамках подбора. Кроме этого, стояла задача вовлечения руководящего состава, который дистанционно также должен был осуществлять процессинг всех кандидатов, и все это с учетом того, что сам ресечинговый центр дислоцируется в городе Смоленске.
Для реализации проекта предстояло внести в Е-Staff определенные изменения, что и было сделано при поддержке разработчиков.
DPD в России – одна из первых компаний, которой был поставлен модуль роботизированный поиск, позволяющий автоматически собирать резюме с работных сайтов, производить автоматический обзвон соискателей роботом, получать детальные результаты обзвона и многое другое. В компании отмечают, что роботизированный поиск существенно помогает при массовом подборе, хотя и имеет ограничение: на данный момент он ведет сбор резюме с четырех работных сайтов, тогда как ресурсов, на которых есть интересные кандидаты и релевантные резюме, гораздо больше. Расширение спектра карьерных сайтов может быть следующим этапом развития решения.
Относительно новым модулем для использования в компании стал интерфейс руководителя, реализованный в связке с модулем массового подбора для структуризации и организации процессинга всех кандидатов с соответствующей отчетностью. Теперь сотрудники имеют прозрачную информацию при работе над всеми вакансиями вне зависимости от географии их происхождения и локации команды-исполнителя и заказчика. Коммуникация при подборе персонала осуществляется полностью дистанционно: от момента нахождения и приглашения кандидатов на собеседование с проставлением соответствующих статусов до фиксации результатов прохождения интервью непосредственно руководителем. В дальнейшем в системе можно проследить карьерную историю каждого кандидата.
В целях автоматизации массового подбора и управления им Е-Staff был интегрирован с кадровой учетной системой компании, через которую, помимо прочего, осуществляется заявка на подбор. Заявка, которая предназначена для закрытия штатной массовой вакансии, после согласования начальником отдела по подбору персонала автоматически напрямую попадает в Е-Staff, и сотрудники ресечингового центра сразу видят новую вакансию, поступившую им в работу.
Рекрутеры активно используют смс-рассылки, автоматически настроенные через базу, и уведомления кандидатам: письма с напоминаниями о предстоящих встречах, месте собеседования либо сообщение об условиях коммуникации при утверждении кандидата.
Доработана и активно используется отчетность как по массовым, так и по точечным вакансиям в отношении каждого рекрутера и кандидата, что позволяет анализировать эффективность работы. Также в Е-Staff ведется отчетность по эффективности источников привлечения персонала, что положительным образом сказывается на экономической эффективности системы подбора в целом.
На финальных стадиях доработки и реализации находятся два решения: голосовой робот и чат-бот.
Голосовой робот Юля ранее использовался в контактном центре при осуществлении коммуникации с клиентами компании. После определенных доработок со стороны разработчиков Е-Staff он будет применяться при совершении исходящих звонков по найденным резюме. В программе автоматически формируются очередность обзвона кандидатов, результаты обзвона, очередность задач для обзвона, информация по его результатам и т.д.
Чат-бот будет коммуницировать с кандидатами по конкретным вакансиям, а анкеты, полученные по итогам общения, будут автоматически формироваться и попадать в Е-Staff.
Системой пользуются порядка 70 человек: рекрутеры отдела подбора персонала, сотрудники ресечингового центра, руководители, то есть заказчики, оставляющие заявки на подбор. Количество резюме, которые содержит база, неустанно растет и исчисляется десятками тысяч.
2. Доступна информация по всему процессингу кандидатов, а также об эффективности процесса по результатам отчетности.
3. Реализована возможность в режиме 24/7 обратиться к результатам текущего и предыдущего подбора.
4. Минимизирован ручной труд сотрудников, увеличена эффективность рекрутмента при сохранении штатной численности сотрудников (без системы ее необходимо было бы увеличить в 2 раза для закрытия сотен вакансий за квартал).
Планы и перспективы
Специалисты DPD в России регулярно отслеживают современные тенденции рекрутмента, чтобы эффективно и своевременно отвечать вызовам рынка. Они уверены, что реализованные доработки – это не последний проект в деле автоматизации массового подбора персонала. Остается только следить за тенденциями рынка и быть готовыми оперативно программировать соответствующие доработки и внедрять их на базе Е-Staff. Уже осуществленный проект продемонстрировал: в компании умеют слаженно и оперативно решать поставленные задачи, а разработчики Е-Staff всегда готовы оказать поддержку для реализации коробочных и индивидуальных решений.
Когда ответственные за реализацию проекта сотрудники столкнулись с этой задачей, встал вопрос о «реанимации» системы Е-Staff, которая на тот момент уже использовалась в компании, но не отвечала актуальным требованиям. На помощь специалистам DPD в России в реализации этой комплексной задачи пришли разработчики Е-Staff.
Справка проекта
Компания: DPD в России.Идея: автоматизация массового персонала подбора путем доработки, внедрения и запуска дополнительных модулей в Е-Staff.
Срок внедрения: 3 месяца
Представитель компании: начальник отдела по подбору персонала Антон Тивас.
О компании DPD
DPD в России – это часть международной сети DPDgroup и одновременно провайдер, обладающий прекрасным знанием специфики российского рынка экспресс-доставки и грузоперевозок.
С чем столкнулись
Е-Staff используется в компании DPD в России с 2014 года. Проблема состояла в том, что система позволяла автоматизировать только точечный подбор персонала, тогда как компания нуждалась и в массовом. Также в доработке нуждалась отчетность по рекрутменту.Е-Staff получил развитие в ходе создания ресерчингового центра – подразделения по массовому подбору персонала, которое входит в состав отдела по подбору персонала. Ключевая задача, с которой столкнулись сотрудники нового центра, – решить, каким образом осуществлять поиск и процессинг кандидатов на массовые позиции по всей стране. Так, за четвертый квартал 2018 года предстояло закрыть более 600 вакансий по стране.
Ресерчинговому центру необходимо было организовать массовый поиск и обеспечить прозрачность информации относительно поиска по всем кандидатам, которых удалось найти в рамках подбора. Кроме этого, стояла задача вовлечения руководящего состава, который дистанционно также должен был осуществлять процессинг всех кандидатов, и все это с учетом того, что сам ресечинговый центр дислоцируется в городе Смоленске.
Для реализации проекта предстояло внести в Е-Staff определенные изменения, что и было сделано при поддержке разработчиков.
Как это работает
На текущий момент в Е-Staff, который использует компания, включены базовый модуль (классический подбор), массовый подбор, интернет-модуль для интеграции с карьерными сайтами, интерфейс руководителя, роботизированный поиск.DPD в России – одна из первых компаний, которой был поставлен модуль роботизированный поиск, позволяющий автоматически собирать резюме с работных сайтов, производить автоматический обзвон соискателей роботом, получать детальные результаты обзвона и многое другое. В компании отмечают, что роботизированный поиск существенно помогает при массовом подборе, хотя и имеет ограничение: на данный момент он ведет сбор резюме с четырех работных сайтов, тогда как ресурсов, на которых есть интересные кандидаты и релевантные резюме, гораздо больше. Расширение спектра карьерных сайтов может быть следующим этапом развития решения.
Относительно новым модулем для использования в компании стал интерфейс руководителя, реализованный в связке с модулем массового подбора для структуризации и организации процессинга всех кандидатов с соответствующей отчетностью. Теперь сотрудники имеют прозрачную информацию при работе над всеми вакансиями вне зависимости от географии их происхождения и локации команды-исполнителя и заказчика. Коммуникация при подборе персонала осуществляется полностью дистанционно: от момента нахождения и приглашения кандидатов на собеседование с проставлением соответствующих статусов до фиксации результатов прохождения интервью непосредственно руководителем. В дальнейшем в системе можно проследить карьерную историю каждого кандидата.
История событий по кандидату
В целях автоматизации массового подбора и управления им Е-Staff был интегрирован с кадровой учетной системой компании, через которую, помимо прочего, осуществляется заявка на подбор. Заявка, которая предназначена для закрытия штатной массовой вакансии, после согласования начальником отдела по подбору персонала автоматически напрямую попадает в Е-Staff, и сотрудники ресечингового центра сразу видят новую вакансию, поступившую им в работу.
Рекрутеры активно используют смс-рассылки, автоматически настроенные через базу, и уведомления кандидатам: письма с напоминаниями о предстоящих встречах, месте собеседования либо сообщение об условиях коммуникации при утверждении кандидата.
Доработана и активно используется отчетность как по массовым, так и по точечным вакансиям в отношении каждого рекрутера и кандидата, что позволяет анализировать эффективность работы. Также в Е-Staff ведется отчетность по эффективности источников привлечения персонала, что положительным образом сказывается на экономической эффективности системы подбора в целом.
Фрагмент отчета по вакансиям
Интересные решения
На финальных стадиях доработки и реализации находятся два решения: голосовой робот и чат-бот.
Голосовой робот Юля ранее использовался в контактном центре при осуществлении коммуникации с клиентами компании. После определенных доработок со стороны разработчиков Е-Staff он будет применяться при совершении исходящих звонков по найденным резюме. В программе автоматически формируются очередность обзвона кандидатов, результаты обзвона, очередность задач для обзвона, информация по его результатам и т.д.
Чат-бот будет коммуницировать с кандидатами по конкретным вакансиям, а анкеты, полученные по итогам общения, будут автоматически формироваться и попадать в Е-Staff.
Масштаб проекта
Системой пользуются порядка 70 человек: рекрутеры отдела подбора персонала, сотрудники ресечингового центра, руководители, то есть заказчики, оставляющие заявки на подбор. Количество резюме, которые содержит база, неустанно растет и исчисляется десятками тысяч.
Список групповых интервью
Результаты проекта
1. Получена полностью прозрачная картина по массовому подбору персонала от момента поиска кандидатов до закрытия вакансии.2. Доступна информация по всему процессингу кандидатов, а также об эффективности процесса по результатам отчетности.
3. Реализована возможность в режиме 24/7 обратиться к результатам текущего и предыдущего подбора.
4. Минимизирован ручной труд сотрудников, увеличена эффективность рекрутмента при сохранении штатной численности сотрудников (без системы ее необходимо было бы увеличить в 2 раза для закрытия сотен вакансий за квартал).
Планы и перспективы
Специалисты DPD в России регулярно отслеживают современные тенденции рекрутмента, чтобы эффективно и своевременно отвечать вызовам рынка. Они уверены, что реализованные доработки – это не последний проект в деле автоматизации массового подбора персонала. Остается только следить за тенденциями рынка и быть готовыми оперативно программировать соответствующие доработки и внедрять их на базе Е-Staff. Уже осуществленный проект продемонстрировал: в компании умеют слаженно и оперативно решать поставленные задачи, а разработчики Е-Staff всегда готовы оказать поддержку для реализации коробочных и индивидуальных решений.
