Электронная база знаний и современные e-learning-тренды на учебном портале для госслужащих

Сегодня мы хотим поделиться с вами кейсом про электронную базу знаний для госслужащих Санкт-Петербурга от Межрегионального ресурсного центра (МРЦ). Это проект, над которым специалисты МРЦ кропотливо работали более года. А созданная база знаний является элементом электронного учебного портала Администрации города. Основные пользователи портала - госслужащие, преподаватели, внутренние и внешние эксперты, а также сами сотрудники МРЦ.

Анна Долгих, начальник отдела дистанционного обучения МРЦ подробно рассказала нам о том, как появилась идея создания базы знаний и каким образом она была реализована. А также поделилась скриншотами учебного портала.

ОСНОВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ПРОЕКТЕ

В МРЦ, выполняющем функции «корпоративного университета» Администрации Санкт-Петербурга, внедрение системыWebTutor началось в июне 2014 года. На текущий момент используются два модуля: Дистанционное обучение и Управление знаниями.

На данный момент это крупный и перспективный проект, о котором в общих чертах можно рассказать вот что:

• В Отделе дистанционного обучения работает 10 человек,
• 40 % программ обучения проходят в смешанном формате,
• при обучении применяется модель «перевернутого класса»,
• ключевые принципы электронных курсов - максимальная простота и наглядность,
• по результатам обучения проводится обязательное анкетирование (обратная связь) и тестирование,
• в качестве авторов при разработке электронных курсов выступают действующие госслужащие,
• внедрено электронное наставничество.
• 
  
  

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

Изначально целью внедрения СДО в организации было использование технологий дистанционного обучения в рамках реализации программ дополнительного профессионального образования для государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга.

На текущий момент СДО решает целый спектр задач, охватывая все уровни знаний для подготовки кадров во всех исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга — Администрации Санкт-Петербурга.

РАЗРАБОТКА БАЗЫ ЗНАНИЙ

Работа над системой управления знаниями началась в 2016 году. В марте 2017 был запущен ее первый этап — База знаний для госслужащих Санкт-Петербурга.

Проект станет неотъемлемой частью системы непрерывного образования в Администрации Санкт-Петербурга. База знаний, доступ к которой открыт любому обучающемуся, содержит информацию по ключевым знаниям госслужащих. Методом экспертных оценок для включения в базу были отобраны сотни лекций, презентаций, статей, интервью, официальных документов, электронных курсов, тестов и тренажеров, рекомендаций и пособий, которые были распределены по тематическим разделам и подразделам, в свою очередь разработанным на основе анализа приоритетных направлений подготовки специалистов органов власти. Каждый зарегистрированный пользователь учебного портала может выбрать подходящий и понятный ему способ поиска информации — через простой поиск, поиск по разделам базы знаний, через обращение к карте знаний или по облаку тегов. Найдя нужный материал, госслужащий может скачать его или работать с ним в онлайн-режиме с любого электронного устройства.

РАЗРАБОТКА УЧЕБНОГО КОНТЕНТА

Готовые курсы заказываются редко. В основном, это могут быть курсы по современным информационным технологиям и личностному развитию. Основную часть контента приходится разрабатывать самостоятельно.

И причин тому несколько:

• достаточно специфический контингент экспертов, выступающих в роли авторов электронных курсов,
• особое восприятие госслужащими представляемого контента и, конечно,
• необходимость регулярно актуализировать и обновлять материалы.

Поэтомув качестве экспертов, авторов при разработке электронных курсов, подготовке контента выступают, как правило, действующие госслужащие. Они же «работают» в аудитории на очной части. Для нас важно, чтобы очная и дистанционная часть дополняли друг друга.

ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ КУРСОВ

Большинство курсов сделано в соответствии с основными требованиями к информационному дизайну. Ключевые принципы — максимальная простота и наглядность. Простота ускоряет процесс ознакомления с информацией, наглядность позволяет сделать курс более запоминаемым, что очень важно при обучении. При этом за простотой визуальной зачастую скрывается далеко не простота содержательная.

В курсах, как правило, отдается предпочтение пиктографике в противовес полноценной иллюстрации, во избежание отвлечения внимания от текстовой части. Полная концентрация на информации, поддержка и сопровождение ее только необходимой долей графики. Визуальный язык курса, помимо эстетических задач, должен помочь навести порядок, разъяснить, удержать внимание слушателя и снизить утомляемость глаз.

Также мы обязательно собираем от учеников отзывы по всем программам, курсам, мероприятиям.

ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ ГОССЛУЖАЩИХ

Порядка 40 % программ дополнительного профессионального образования госслужащих города проходят в смешанном формате, где очная часть дополняется электронным обучением.

Хорошо работает модель «перевернутого класса», когда на очную часть участники приходят подготовленными к обсуждению наиболее актуальных и острых вопросов. В этом им помогает электронная составляющая программы обучения, реализованная на учебном портале.

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ОБУЧЕНИЯ

Все без исключения программы повышения квалификации госслужащих заканчиваются обязательным анкетированием и тестированием в системе дистанционного обучения. Таким образом идет централизованное накопление базы тестовых заданий, кейсов, по всем направлениям подготовки госслужащих, а также результатов освоения образовательных программ. Анкетирование позволяет по горячим следам проанализировать удовлетворенность слушателей, сделать соответствующие выводы, наметить пути совершенствования содержательной и организационной составляющих программ.

ОБУЧЕНИЕ НОВИЧКОВ И ЭЛЕКТРОННОЕ НАСТАВНИЧЕСТВО

С 2016 года Санкт-Петербург первым из субъектов РФ внедрил в практику процедуру электронного наставничества на госслужбе, позволяющую гражданину, только поступившему на госслужбу, пройти с использованием технологий электронного обучения ускоренную адаптацию и получить базовые профессиональные знания и умения.

Среди основных преимуществ «Электронного наставничества» — удобство, простота, экономичность, объективность контроля. Проект предусматривает создание для каждого отдельного органа власти электронной версии welcome-book, знакомящей «новичка» с деятельностью органа власти, и содержит десяток электронных обучающих курсов по базовым компетенциям госслужащего. Особо важно, что применение «Электронного наставничества» позволило процедуре наставничества перейти из формального в реально работающий, практико-ориентированный, эффективный процесс.

РАБОТА С КАДРОВЫМ РЕЗЕРВОМ

Обучение Молодежного кадрового резерва Санкт-Петербурга — кадрового резерва для органов власти и основных государственных учреждений города, состоящего из студентов старших курсов и выпускников ВУЗов, также ведется в смешанном формате. Изучение электронных курсов чередуется с очными тренингами и мастер-классами, на которые приглашаются «живые» легенды госслужбы Санкт-Петербурга, готовые поделиться реальным опытом, раскрыть секреты преимуществ и подводных камней государственной службы. Потоковое укомплектование и подготовка данного резерва, являющегося самым результативным в РФ по назначениям из него, позволили существенно «омолодить» госслужбу Петербурга, обеспечив создание новой волны перспективных молодых госслужащих.

Сейчас все новые курсы и технологии традиционно апробируютна Молодежном кадровом резерве, наиболее активном и вовлеченном резерве. Будущие госслужащие активно делятся своими впечатлениями, что позволяет оперативно собирать конструктивную критику и вводить в широкое использование уже проверенный продукт.

ПРОГРАММЫ СТАЖИРОВОК

Электронное обучение входит в состав программ стажировок государственных гражданских служащих из других регионов Российской Федерации. В рамках обмена опытом, знакомства с лучшими практиками они узнают об особенностях и специфике госслужбы в Санкт-Петербурге.

В рамках работы с резервом управленческих кадров, предназначенном для отбора и подготовки руководителей и заместителей руководителей органов власти, на портале МРЦ создаются персональные страницы программ и мероприятий.

Цель создания страниц — обеспечение удобства и простоты поиска информации и использования учебных материалов за счет эффекта «одного окна». Информационный блок содержит цели и задачи программы, ее описание, приобретаемые компетенции, расписание, контакты тренеров. Учебный блок представлен курсами, тестами, ссылками на дополнительные и открытые ресурсы. Страницы дополнены инструментами коллаборации.

АДМИНИСТРИРОВАНИЕ СДО

В СДО WebTutor работают администраторы и менеджеры отдела дистанционного обучения. Менеджеры очных программы имеют возможность просмотреть результаты тестирования своих групп через личный кабинет на портале.

В ближайшее время планируем доработать на портале личный кабинет экспертов и преподавателей для более удобной и оперативной работы с базой знаний.

ПРЕИМУЩЕСТВА СДО В КАЧЕСТВЕ ПЛАТФОРМЫ ДЛЯ БАЗЫ ЗНАНИЙ

Основным преимуществом СДО в качестве платформы для построения базы знаний, на наш взгляд, является ее гибкость и модульность. Удобно, когда в коробочное решение входит большое количество готовых шаблонов, отчетов, форм, когда система представляет собой конструктор: выбирай готовые элементы, изменяй параметры, настраивай и используй! Такая идеология позволяет без наличия глубоких знаний в области программирования, реализовать самые смелые идеи и решить самые сложные задачи, в т. ч. сформировать уникальную архитектуру и логику портала, реализовать стильный юзабилити-дизайн.

Пользователю СДО также должно быть удобно и комфортно работать, навигация должна быть интуитивно понятной и однозначной. Никакие лишние ненужные элементы, кнопочки, поля не должны отвлекать от главного — от контента и способов работы с ним.

Правильно, когда программное обеспечение работает на решение задач, а не задачи подстраиваются под имеющееся программное обеспечение.

ПРЕГРАДЫ И МИФЫ ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ

На старте внедрения проекта не обошлось без преград. Команде пришлось столкнуться с распространенным мнением: «Дистанционное обучение — это не для госслужащих. Они не будут учиться на учебном портале».

Двигались медленно, но уверенно. Первый курс был для руководителей на злободневную тему с большим количеством хороших примеров и реальных кейсов. Далее была программа, рассчитанная на очень большое количество очных часов, которые мы смогли с помощью скринкастов быстро и успешно реализовать в СДО. Потом тотальная проверка знаний по русскому языку с предварительным изучением электронного курса и т. д.

В части внедрения дистанционного обучения всегда мешают стереотипы. Приходится бороться с мифами о дистанционном обучении. В работе помогает понимание клиента (пользователя): а что ему даст наше дистанционное обучение? Если мы это четко понимаем, то мы сможем это использовать и донести до людей. Они поверят, попробуют, пойдут за нами сами и поведут за собой своих коллег!

УСПЕХИ ПРОЕКТА

В 2016 году по сравнению с 2015 годом в 2,5 раза увеличилось количество слушателей программ дополнительного профессионального образования, в 1,5 раза увеличилось количество реализуемых программ обучения. Все новые госслужащие проходят через процедуры электронного наставничества. Ежемесячно новые группы Молодежного кадрового резерва проходят обязательное электронное обучение как часть подготовки.

С 2016 года в СДО реализована 100%-я автоматизация сбора и анализа анкет удовлетворенностислушателей программами повышения квалификации и итоговое тестирование.

ПЛАНЫ РАЗВИТИЯ ПРОЕКТА

База знаний будет расширяться, актуализироваться и технически совершенствоваться. Ресурсный центр работает над геймификацией процессов обучения и обмена знаниями, созданием форумов, блогов и чатов для госслужащих, которые позволят им самостоятельно формировать свои профессиональные сообщества.

Накапливая знания и разрабатывая условия для горизонтальной и вертикальной передачи этих знаний, трансформации их в новые знания, специалисты центра создают среду не только для непрерывного образования госслужащих Санкт-Петербурга, но и закладывают фундамент для перехода к социальному обучению, постепенно сокращая долю традиционного формального обучения. Необходимо отметить, что это является трендом в образовании госслужащих, значимость которого подчеркивается недавними инициативами Правительства Российской Федерации и Минтруда России о внесении изменений в федеральное законодательство о госслужбе, а также «дорожной картой» развития госслужбы.

СОВЕТЫ: С ЧЕГО НАЧАТЬ ВНЕДРЕНИЕ СДО

Ключевыми обязательными элементами внедрения электронного обучения являются:

• Поддержка высшего руководства: понимание важности, сложности процесса и готовность инвестировать в направление;
• Наличие стратегии внедрения и развития системы дистанционного обучения;
• Понимание специфики целевой группы, ее потребностей, нацеленность на решение задач организации и людей, которые в ней работают за счет новых средств и возможностей электронного обучения.