3 шага для автоматизации и визуализации планов обучения

12.2.18

Во время конференции «Е-Практика 2017» Андрей Фисенко, начальник сектора дистанционного обучения в ОТП Банкеподелился своим опытом автоматизации планов обучения новичка. Данная задача будет всегда актуальна, особенно для компаний с высокой численностью персонала (1000+). Каждый новый сотрудник, приходя в компанию, изучает некие материалы, проходит курсы, тесты, тренинги, которые помогут ему лучше выполнять возложенные функции. И когда таких сотрудников достаточно много, перед отделом обучения стоят задачи автоматизации сразу в нескольких направлениях: назначения курсов (тестов, вебинаров, тренингов) в соответствии с должностью, контроль прохождения обучения, контроль полученных результатов, передача информации руководителям. Помимо удобства настройки этих функций со стороны отдела обучения, необходимо и самим новичкам помочь сориентироваться в назначенном обучении и продемонстрировать их достижения. В кейсе ОТП Банка мы будем акцентироваться на визуализации планов обучения для новичков и отображении информации о пройденных учебных мероприятиях для руководителей.

Компания: ОТП Банк
Год реализации проекта: 2017
Период функционирования проекта: 1 год.
Задача проекта: визуализация и автоматизация планов обучения новичка для создания наглядной и ясной траектории обучения
Реализация проекта:

В коробочном решении системы WebTutor учебные планы формируются с помощью так называемой матрицы назначений обучения, что помогает автоматизировать учебные процессы или же настроить их дальнейшую синхронизацию с другими ПК (например, с программами кадрового учета и делопроизводства). И, в тоже время, в ОТП Банке хотелось дать своим сотрудникам не просто список назначенных мероприятий, но и визуализировать последовательность их прохождения и продемонстрировать успехи сотрудника с помощью элементов геймификации. Эта задача стала особенно актуальной в связи с тем, что в планы обучения входят не только дистанционные, но и очные мероприятия (тренинги).

Рассмотрим основные шаги для автоматизации планов обучения новичка на примере кейса ОТП Банка.

Шаг. 1. Настройка и автоматизация бизнес-процесса обучения новичков

Первый шаг, с которого начинается любой проект визуализации или геймификации, включает настройку (либо же анализ) имеющихся бизнес-процессов. То есть необходимо понять, как работает, в данном случае, план обучения:

где и каким образом прописаны и настроены типовые планы обучения,
корректно ли заполнены карточки типового обучения,
каким образом анализируются назначенные планы обучения,
как отображаются результаты обучения, куда они передаются и с какой скоростью «выгружаются» и обновляются.

Согласитесь, нет смысла визуализировать или геймифицировать то, что на уровне бизнес-процесса еще не отлажено. Возможно, некоторые этапы окажутся не настроенными или же требующими дополнительной автоматизации: если каждому новичку план подключается вручную, список учебных мероприятий не отображается некорректно, результаты обучения выгружаются долго, а статистика не дает ясной картины успеваемости сотрудников, то сначала нужно наладить автоматизацию. И только после этого рассматривать варианты визуализации. В ОТП Банке проанализировали все необходимые этапы процесса обучения новичка. Убедились в корректности настройки и удобной автоматизации всех этапов, после чего перешли к улучшению интерфейса для самого новичка и его руководителя.

Как процесс обучения новичков видит отдел обучения:

Типовые планы обучения

Карточка типового плана обучения

Назначенные истории обучения

Карточка истории обучения

Шаг 2. Визуализация планов обучения новичков

Главной целью визуализации планов было предоставить ясную картину последовательности назначенного обучения. Так, чтобы новому сотруднику было наглядно понятно, что и когда нужно изучать и какие результаты зафиксированы на данный момент. Следует отметить, что одна из наиболее часто возникающих проблем в дистанционных или смешанных программах обучения — это неясные траектории обучения. То есть когда сотрудник не может разобраться сам в последовательности прохождения учебных мероприятий и не всегда имеет возможность уточнить данную информацию. Как следствие — потеря мотивации к обучению и формирование негативного отношения к дистанционному формату и учебном порталу компании.

В ОТП Банке для визуализации плана обучения новичка выбрали стиль схемы метро, который помогает сотруднику понять, где он находится сейчас и куда ему необходимо попасть. Электронные курсы в данном случае — это станции метро, возле которых обозначается цифрой количество попыток прохождения курсов и статус: «зеленый» — курс пройден, «красный» — не пройден. Также есть специальные значки, которые обозначают тип мероприятия: курс, тест, тренинг. После успешного завершения плана сотрудник получает значок — медаль о прохождении базового обучения. Также сотрудник видит динамику прохождения обучения: через сколько дней ему будет назначен следующий учебный материал и как будет звучать тема.

Следует отметить, что так как это обучение для новичков, все данные курсы сотрудники проходят один раз на старте работы. На каждый курс отведено 14 дней. Если новичок не успел пройти курс за 14 дней, он может самостоятельно назначить его себе для повторного изучения и таким образом выполнить свой личный план.

При переходе на другую должность сотрудник также проходит стартовое обучения новичка, при этом курсы, которые ранее были успешно пройдены в его личном плане, будут зачтены и для новой должности.

Как процесс обучения видит сам новичок:

Пример базового плана обучения (в процессе)

Пример плана обучения для руководителя (успешно завершен)

Пример базового и профессионального плана обучения (в процессе)

Пример завершенного плана обучения

Шаг 3. Визуализация планов обучения новичков для их руководителей

В качественном обучении новых сотрудников обычно заинтересованы две категории персонала: 1) HR, в том числе отдел обучения, и 2) руководитель самого сотрудника. Если у HR и отдела обучения ситуация с контролем результатов пройденных учебных мероприятий более оптимистична, так как по сути это их функционал, то с руководителями все сложнее. Когда на учебном портале нет удобных инструментов для анализа результатов прохождения курсов и тестов, руководитель не будет ими пользоваться. Поэтому всегда актуальна задача предоставить не просто статистику обучения сотрудников, но и мотивировать руководителей самостоятельно «выгружать» и анализировать эти данные.

В ОТП Банке доработали стандартную панель руководителя возможностью перейти в статистику по учебным планом своих новичков. Результаты обучения визуализированы, что дает наглядную информацию по каждому сотруднику в определенный момент времени. Помимо общей оценки, есть возможность увидеть личный план обучения каждого из подчиненных сотрудников и выгрузить отчеты с различными фильтрами (по должностям, стажу работу, успеваемости и т. д.). Отчеты можно просмотреть непосредственно на учебном портале или же выгрузить в Excel. По отзывам руководителей ОТП Банка, статистика стала намного более удобной для анализа результатов обучения своих сотрудников.

Как процесс обучения новичка видит его руководитель: