Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Электронная база знаний и современные e-learning-тренды на учебном портале для госслужащих

Сегодня мы хотим поделиться с вами кейсом про электронную базу знаний для госслужащих Санкт-Петербурга от Межрегионального ресурсного центра (МРЦ). Это проект, над которым специалисты МРЦ кропотливо работали более года. А созданная база знаний является элементом электронного учебного портала Администрации города. Основные пользователи портала - госслужащие, преподаватели, внутренние и внешние эксперты, а также сами сотрудники МРЦ.
Анна Долгих, начальник отдела дистанционного обучения МРЦ подробно рассказала нам о том, как появилась идея создания базы знаний и каким образом она была реализована. А также поделилась скриншотами учебного портала.
ОСНОВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ПРОЕКТЕ
В МРЦ, выполняющем функции «корпоративного университета» Администрации Санкт-Петербурга, внедрение системыWebTutor началось в июне 2014 года. На текущий момент используются два модуля: Дистанционное обучение и Управление знаниями.
На данный момент это крупный и перспективный проект, о котором в общих чертах можно рассказать вот что:
  • В Отделе дистанционного обучения работает 10 человек,
  • 40 % программ обучения проходят в смешанном формате,
  • при обучении применяется модель «перевернутого класса»,
  • ключевые принципы электронных курсов - максимальная простота и наглядность,
  • по результатам обучения проводится обязательное анкетирование (обратная связь) и тестирование,
  • в качестве авторов при разработке электронных курсов выступают действующие госслужащие,
  • внедрено электронное наставничество.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
Изначально целью внедрения СДО в организации было использование технологий дистанционного обучения в рамках реализации программ дополнительного профессионального образования для государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга.
На текущий момент СДО решает целый спектр задач, охватывая все уровни знаний для подготовки кадров во всех исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга — Администрации Санкт-Петербурга.

РАЗРАБОТКА БАЗЫ ЗНАНИЙ
Работа над системой управления знаниями началась в 2016 году. В марте 2017 был запущен ее первый этап — База знаний для госслужащих Санкт-Петербурга.
Проект станет неотъемлемой частью системы непрерывного образования в Администрации Санкт-Петербурга. База знаний, доступ к которой открыт любому обучающемуся, содержит информацию по ключевым знаниям госслужащих. Методом экспертных оценок для включения в базу были отобраны сотни лекций, презентаций, статей, интервью, официальных документов, электронных курсов, тестов и тренажеров, рекомендаций и пособий, которые были распределены по тематическим разделам и подразделам, в свою очередь разработанным на основе анализа приоритетных направлений подготовки специалистов органов власти. Каждый зарегистрированный пользователь учебного портала может выбрать подходящий и понятный ему способ поиска информации — через простой поиск, поиск по разделам базы знаний, через обращение к карте знаний или по облаку тегов. Найдя нужный материал, госслужащий может скачать его или работать с ним в онлайн-режиме с любого электронного устройства.



РАЗРАБОТКА УЧЕБНОГО КОНТЕНТА
Готовые курсы заказываются редко. В основном, это могут быть курсы по современным информационным технологиям и личностному развитию. Основную часть контента приходится разрабатывать самостоятельно.
И причин тому несколько:
  • достаточно специфический контингент экспертов, выступающих в роли авторов электронных курсов,
  • особое восприятие госслужащими представляемого контента и, конечно,
  • необходимость регулярно актуализировать и обновлять материалы.
Поэтомув качестве экспертов, авторов при разработке электронных курсов, подготовке контента выступают, как правило, действующие госслужащие. Они же «работают» в аудитории на очной части. Для нас важно, чтобы очная и дистанционная часть дополняли друг друга.


ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ КУРСОВ
Большинство курсов сделано в соответствии с основными требованиями к информационному дизайну. Ключевые принципы — максимальная простота и наглядность. Простота ускоряет процесс ознакомления с информацией, наглядность позволяет сделать курс более запоминаемым, что очень важно при обучении. При этом за простотой визуальной зачастую скрывается далеко не простота содержательная.
В курсах, как правило, отдается предпочтение пиктографике в противовес полноценной иллюстрации, во избежание отвлечения внимания от текстовой части. Полная концентрация на информации, поддержка и сопровождение ее только необходимой долей графики. Визуальный язык курса, помимо эстетических задач, должен помочь навести порядок, разъяснить, удержать внимание слушателя и снизить утомляемость глаз.
Также мы обязательно собираем от учеников отзывы по всем программам, курсам, мероприятиям.



ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ ГОССЛУЖАЩИХ
Порядка 40 % программ дополнительного профессионального образования госслужащих города проходят в смешанном формате, где очная часть дополняется электронным обучением.
Хорошо работает модель «перевернутого класса», когда на очную часть участники приходят подготовленными к обсуждению наиболее актуальных и острых вопросов. В этом им помогает электронная составляющая программы обучения, реализованная на учебном портале.

ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ОБУЧЕНИЯ
Все без исключения программы повышения квалификации госслужащих заканчиваются обязательным анкетированием и тестированием в системе дистанционного обучения. Таким образом идет централизованное накопление базы тестовых заданий, кейсов, по всем направлениям подготовки госслужащих, а также результатов освоения образовательных программ. Анкетирование позволяет по горячим следам проанализировать удовлетворенность слушателей, сделать соответствующие выводы, наметить пути совершенствования содержательной и организационной составляющих программ.
ОБУЧЕНИЕ НОВИЧКОВ И ЭЛЕКТРОННОЕ НАСТАВНИЧЕСТВО
С 2016 года Санкт-Петербург первым из субъектов РФ внедрил в практику процедуру электронного наставничества на госслужбе, позволяющую гражданину, только поступившему на госслужбу, пройти с использованием технологий электронного обучения ускоренную адаптацию и получить базовые профессиональные знания и умения.
Среди основных преимуществ «Электронного наставничества» — удобство, простота, экономичность, объективность контроля. Проект предусматривает создание для каждого отдельного органа власти электронной версии welcome-book, знакомящей «новичка» с деятельностью органа власти, и содержит десяток электронных обучающих курсов по базовым компетенциям госслужащего. Особо важно, что применение «Электронного наставничества» позволило процедуре наставничества перейти из формального в реально работающий, практико-ориентированный, эффективный процесс.



РАБОТА С КАДРОВЫМ РЕЗЕРВОМ
Обучение Молодежного кадрового резерва Санкт-Петербурга — кадрового резерва для органов власти и основных государственных учреждений города, состоящего из студентов старших курсов и выпускников ВУЗов, также ведется в смешанном формате. Изучение электронных курсов чередуется с очными тренингами и мастер-классами, на которые приглашаются «живые» легенды госслужбы Санкт-Петербурга, готовые поделиться реальным опытом, раскрыть секреты преимуществ и подводных камней государственной службы. Потоковое укомплектование и подготовка данного резерва, являющегося самым результативным в РФ по назначениям из него, позволили существенно «омолодить» госслужбу Петербурга, обеспечив создание новой волны перспективных молодых госслужащих.
Сейчас все новые курсы и технологии традиционно апробируютна Молодежном кадровом резерве, наиболее активном и вовлеченном резерве. Будущие госслужащие активно делятся своими впечатлениями, что позволяет оперативно собирать конструктивную критику и вводить в широкое использование уже проверенный продукт.
ПРОГРАММЫ СТАЖИРОВОК
Электронное обучение входит в состав программ стажировок государственных гражданских служащих из других регионов Российской Федерации. В рамках обмена опытом, знакомства с лучшими практиками они узнают об особенностях и специфике госслужбы в Санкт-Петербурге.
В рамках работы с резервом управленческих кадров, предназначенном для отбора и подготовки руководителей и заместителей руководителей органов власти, на портале МРЦ создаются персональные страницы программ и мероприятий.
Цель создания страниц — обеспечение удобства и простоты поиска информации и использования учебных материалов за счет эффекта «одного окна». Информационный блок содержит цели и задачи программы, ее описание, приобретаемые компетенции, расписание, контакты тренеров. Учебный блок представлен курсами, тестами, ссылками на дополнительные и открытые ресурсы. Страницы дополнены инструментами коллаборации.
АДМИНИСТРИРОВАНИЕ СДО
В СДО WebTutor работают администраторы и менеджеры отдела дистанционного обучения. Менеджеры очных программы имеют возможность просмотреть результаты тестирования своих групп через личный кабинет на портале.
В ближайшее время планируем доработать на портале личный кабинет экспертов и преподавателей для более удобной и оперативной работы с базой знаний.
ПРЕИМУЩЕСТВА СДО В КАЧЕСТВЕ ПЛАТФОРМЫ ДЛЯ БАЗЫ ЗНАНИЙ
Основным преимуществом СДО в качестве платформы для построения базы знаний, на наш взгляд, является ее гибкость и модульность. Удобно, когда в коробочное решение входит большое количество готовых шаблонов, отчетов, форм, когда система представляет собой конструктор: выбирай готовые элементы, изменяй параметры, настраивай и используй! Такая идеология позволяет без наличия глубоких знаний в области программирования, реализовать самые смелые идеи и решить самые сложные задачи, в т. ч. сформировать уникальную архитектуру и логику портала, реализовать стильный юзабилити-дизайн.
Пользователю СДО также должно быть удобно и комфортно работать, навигация должна быть интуитивно понятной и однозначной. Никакие лишние ненужные элементы, кнопочки, поля не должны отвлекать от главного — от контента и способов работы с ним.
Правильно, когда программное обеспечение работает на решение задач, а не задачи подстраиваются под имеющееся программное обеспечение.
ПРЕГРАДЫ И МИФЫ ДИСТАНЦИОННОГО ОБУЧЕНИЯ
На старте внедрения проекта не обошлось без преград. Команде пришлось столкнуться с распространенным мнением: «Дистанционное обучение — это не для госслужащих. Они не будут учиться на учебном портале».
Двигались медленно, но уверенно. Первый курс был для руководителей на злободневную тему с большим количеством хороших примеров и реальных кейсов. Далее была программа, рассчитанная на очень большое количество очных часов, которые мы смогли с помощью скринкастов быстро и успешно реализовать в СДО. Потом тотальная проверка знаний по русскому языку с предварительным изучением электронного курса и т. д.
В части внедрения дистанционного обучения всегда мешают стереотипы. Приходится бороться с мифами о дистанционном обучении. В работе помогает понимание клиента (пользователя): а что ему даст наше дистанционное обучение? Если мы это четко понимаем, то мы сможем это использовать и донести до людей. Они поверят, попробуют, пойдут за нами сами и поведут за собой своих коллег!
УСПЕХИ ПРОЕКТА
В 2016 году по сравнению с 2015 годом в 2,5 раза увеличилось количество слушателей программ дополнительного профессионального образования, в 1,5 раза увеличилось количество реализуемых программ обучения. Все новые госслужащие проходят через процедуры электронного наставничества. Ежемесячно новые группы Молодежного кадрового резерва проходят обязательное электронное обучение как часть подготовки.
С 2016 года в СДО реализована 100%-я автоматизация сбора и анализа анкет удовлетворенностислушателей программами повышения квалификации и итоговое тестирование.
ПЛАНЫ РАЗВИТИЯ ПРОЕКТА
База знаний будет расширяться, актуализироваться и технически совершенствоваться. Ресурсный центр работает над геймификацией процессов обучения и обмена знаниями, созданием форумов, блогов и чатов для госслужащих, которые позволят им самостоятельно формировать свои профессиональные сообщества.
Накапливая знания и разрабатывая условия для горизонтальной и вертикальной передачи этих знаний, трансформации их в новые знания, специалисты центра создают среду не только для непрерывного образования госслужащих Санкт-Петербурга, но и закладывают фундамент для перехода к социальному обучению, постепенно сокращая долю традиционного формального обучения. Необходимо отметить, что это является трендом в образовании госслужащих, значимость которого подчеркивается недавними инициативами Правительства Российской Федерации и Минтруда России о внесении изменений в федеральное законодательство о госслужбе, а также «дорожной картой» развития госслужбы.
СОВЕТЫ: С ЧЕГО НАЧАТЬ ВНЕДРЕНИЕ СДО
Ключевыми обязательными элементами внедрения электронного обучения являются:
  • Поддержка высшего руководства: понимание важности, сложности процесса и готовность инвестировать в направление;
  • Наличие стратегии внедрения и развития системы дистанционного обучения;
  • Понимание специфики целевой группы, ее потребностей, нацеленность на решение задач организации и людей, которые в ней работают за счет новых средств и возможностей электронного обучения.

Популярные сообщения из этого блога

Кто владеет информацией тот владеет миром, или как создать быстро работающую базу знаний с «умным» поиском

Сказка о непотерянном времени, или Как учесть трудозатраты сотрудников на обучение

Как подсчитать стоимость подбора персонала, опираясь на показатели воронки подбора?

Как выбрать систему автоматизации рекрутмента (ATS)?

Мобильные инструменты WebTutor для современной HR-автоматизации