Как интегрировать E-Staff с системой службы безопасности

Практически любой процесс подбора персонала включает в себя проверку кандидата службой безопасности. Многие компании задумываются об автоматизировать этой задачи, но не всегда доводят автоматизацию до конца. ПАО СК «Росгосстрах» стала первым заказчиком WebSoft, который полностью автоматизировал этот процесс.

О проекте

Заказчик: ПАО СК «Росгосстрах».

Идея: организовать процесс таким образом, чтобы анкета кандидата автоматически из ATS системы (E-Staff ) отправлялась в систему службы безопасности.

Срок реализации: 3 месяца. 

Представители компании: аналитик бизнес-процессов Денис Ногтев. 

Этот пост - продолжение кейса про автоматизацию массового подбора в компании

О компании

ПАО СК «Росгосстрах» — старейшая в России страховая компания, безусловный лидер и системообразующая основа рынка страхования Российской Федерации. Около 3500 сотрудников в более чем 800 населенных пунктах по всей стране подключены к системе E-Staff. 

«Росгосстрах» — крупный работодатель: в базе компании около 200 000 резюме, порядка 75-100 кандидатов в день проходят проверку службы безопасности.

С чем столкнулись 

Росгосстрах осуществляет массовый подбор страховых агентов по всей стране. E-Staff (Агентский) как раз служит единой рекрутинговой платформой для работы со всеми кандидатами на позицию страхового агента, а также для их учета в системе. Обработанные лиды кандидатов на страхового агента передаются рекрутерами через систему E-Staff в обособленные структурные подразделения (ОСП). 

Кандидаты должны проходить проверку службы безопасности компании, которая работает в единой Централизованной системе. До автоматизации, для того чтобы отправить кандидата на проверку, рекрутеру, работающему в E-Staff, приходилось переходить в другую систему, вводить свои учетные данные и прикладывать анкету кандидата. Результат проверки приходил рекрутеру на почту. Если какие-то данные или документы по кандидату были приложены некорректно, процедура повторялась. 

Требовалось решение, которое позволило бы рекрутеру выполнять все действия по взаимодействию со службой безопасности компании из одного интерфейса (E-Staff). Данные о кандидате должны автоматически отправляться в систему службы безопасности.  

Ожидаемые результаты: 

• Сделать единое окно для работы и подбора кандидатов на страховых агентов
• Увеличить эргономику труда и упростить работу для ОСП
• Сократить время проверки кандидатов
• Получать данные для ведения аналитики, статистики
• Видеть весь путь кандидатов, начиная от внесения в базу и проверки, заканчивая оформлением с ними договора ГПХ

Как это работает 

Компания заказала WebSoft разработку механизма интеграции между E-Staff и системой службы безопасности.

Работы начались в сентябре 2019 года в рамках проекта по «Автоматизации подбора, обучения и адаптации страховых агентов». В контур автоматизации входил, в том числе, WebTutor, через который осуществляется интеграция. WebTutor выступает промежуточной системой между интегрируемыми системами. 

Сотрудники заполняют Excel документ с данными о кандидате, после чего прикрепляют его к карточке кандидата в E-Staff и нажимают кнопку «Отправить на проверку в службу безопасности». Сигнал о том, что анкета пришла, уходит в WebTutor; он сообщает, что необходимо забрать новую анкету из системы E-Staff . Система служба безопасности забирает Excel анкету полностью на свой сервер, после чего происходит проверка кандидата. Все происходит автоматически.

После проверки в систему E-Staff  возвращается статус: кандидат прошел или не прошел проверку, или службе безопасности необходимы дополнительные сведения о кандидате.

Чтобы предотвратить ошибки при создании анкеты настроена проверка правильности заполнения полей. В случае ошибки система выдает оповещение, об отсутствии необходимых данных. например, года рождения или информации о предыдущих местах работы. Полнота данных особенно важна при массовом подборе, поскольку, в сравнении с точечным подбором, данных запрашивается гораздо больше.  

Система также позволила предотвращать неверный выбор типа анкеты кандидата (для массового подбора или для точечного), а также  контролировать размер вложения. Если бланк превышает допустимый размер, то система выдает сообщение о необходимости уменьшить размер файла.

Подводные камни в ходе реализации 

Несколько полезных советов по итогам проекта:

1. Человеческий фактор. Необходимо тщательно объяснять и показывать рекрутерам и другим линейным руководителям, принимающих участие в процессе подбора кандидатов на страхового агента, как работает система: ушла анкета на проверку или нет, как трактовать сообщение, что анкета не соответствует согласованному формату файла и необходимо заполнить другой бланк и т.д. Инициаторы проекта приняли решение прибегнуть к онлайн обучению, выбрав форму коротких (по 4-5 минут) видеокурсов (скринкастов). В условиях постоянных изменений в E-Staff —это наиболее оптимальный инструмент для обновления учебного контента. Короткие видео посвящены тому, как правильно заполнять анкету, какие ошибки могут быть, как их решать и т.д. 
2. Интеграция критически важных систем. Если раньше неполное или неправильное заполнение карточки кандидата не было критичным, то теперь это критическая проблема. Если сотрудник не умеет отправлять анкету на проверку – то он просто не может подбирать кандидатов на страхового агента.
3. Трудности в коммуникациях, которые возникли при разработке и тестировании. В запуске участвовало значительное количество людей: разработчик и менеджер проекта со стороны WebSoft, два специалиста службы безопасности и тестировщик со стороны заказчика.  Они находились в разных городах и взаимодействовали удалённо, что потребовало немало времени на тестирование и отладку процесса. С учетом большого количества людей, участвующих в проекте, важно закладывать на тестирование достаточно времени (даже больше, чем на саму разработку). 

Результаты

• Единый доступ. Рекрутеры и другие линейные руководители, принимающие участие в процессе подбора кандидатов на страхового агента, теперь работают в единой интегрированной системе и получают стандартизованное оповещение, что данные о кандидатах оформлены верно.
• Успешно решена задача по формированию статистики по кандидатам на позицию страхового агента, направленных на проверку. Большинство данных сейчас приходят из системы E-Staff . В этой части была проблема, связанная с большим количеством статусов. Сотрудник мог поставить несколько статусов одновременно, отправить одну и ту же анкету на проверку несколько раз, и нужно было находить именно тот статус, на который пришел ответ со стороны службы безопасности. Проблема на данный момент решена.  
• Ускорение работы со службой безопасности. Некоторое время назад служба безопасности ПАО СК «Росгосстрах» перешла на новый стандарт работы. Интеграция с E-Staff  способствовала тому, что срок проверки кандидата на страхового агента сократился с 5 рабочих дней до 1 дня в в 90% случаев. 
• Просматривать кандидатов на страхового агента теперь можно по всей структуре компании. Когда линейный руководитель, принимающий участие в процессе подбора кандидатов на страхового агента, отправляет данные по кандидатам на проверку в службу безопасности, то информацию по проверке кандидатов может видеть в режиме real-time его непосредственный руководитель соответствующего территориального подразделения, и даже вышестоящий руководитель филиала.
• Стандартизация данных.  В компании не было единого наименования должностей для кандидатов, направляемых на проверку в службу безопасности: страховой консультант, агент ГПХ, агент ИП. Во многом по причине отсутствия единого стандарта проверки кандидатов, в службе безопасности не всегда могли разобраться в том, на какую из должностей проверяют кандидата.
• Внедренное централизованное решение помогло решить ещё одну проблему – стандартизация наименования должностей проверяемых кандидатов. 

Перспективы 

В планах компании — переход на функционал веб-версии E-Staff, что позволит не устанавливать систему для каждого рекрутера, а также переход на аутентификацию по доменному логину, чтобы не выдавать сотрудникам логин и пароль для системы рекрутмента.