Как создать клиентоориентированную СДО и увеличивать число пользователей ежемесячно: кейс ПАО ЧТПЗ

«Если бы не WebTutor, то во время пандемии у нас практически не было бы обучения», — говорит руководитель направления дистанционного обучения и автоматизации в ПАО ЧТПЗ Станислав Журавлев. Эпидемия коронавируса сделала невозможным проведение очных занятий для сотрудников огромной трубной металлургической компании. В сложившихся условиях как никогда оказалась востребованной система дистанционного обучения, реализованная на базе WebTutor. В итоге количество пользователей, обучающихся на портале, за время пандемии увеличилось в 3 раза. В ходе интервью Станислав рассказал, как внедрялась система, что она представляет собой сегодня и как позволила добиться весомых результатов в обучении сотрудников.

О КОМПАНИИ

Группа ЧТПЗ – промышленная группа металлургического комплекса России, является одной из крупнейших отечественных компаний-производителей трубной продукции для всех основных секторов экономики. Входит в топ-5 трубных компаний мира, осуществляет экспорт в 52 страны мира. Ежегодная выручка компании составляет 2 миллиарда рублей в год. Количество сотрудников – более 25 000. Компания реализует философию Белой металлургии — новый стандарт металлургического производства, согласно которому продукция, технологии, квалификация сотрудников предприятий соответствуют самым жестким современным стандартам, а часто и опережают требования рынка на несколько лет вперед.

ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ

- Каковы предпосылки внедрения СДО WebTutor?

География Группы ЧТПЗ очень обширна. Самые крупные наши заводы расположены в Челябинске и Первоуральске. Но география предприятия гораздо шире, например, у нас есть активы в Чехии, где работает компания MSA.Тем не менее, из любого удаленного пункта, в том числе из-за рубежа, сотрудники имеют доступ к курсам.

Дистанционное обучение мы внедряем с 2013 года. В течение всех лет работы мы стараемся создавать клиентоориентированную систему. Изначально WebTutor не имел даже выхода в интернет. Сейчас же сотрудникам доступны курсы и тесты, они могут принимать участие в вебинарах и смотреть их записи с абсолютно любого устройства: с рабочего и домашнего компьютера, планшета, смартфона.

Если раньше сотрудникам нужно было ходить на очное обучение и уделять этому достаточно много времени, то сейчас пройти обучение возможно на рабочем месте, вся информация есть в мобильном телефоне. К тому же сами материалы, используемые для обучения и способ их донесения, нуждались в обновлении: некоторые из них представляют собой запись лекций под диктовку. А сейчас сотрудникам доступны красочные презентации и интерактивные курсы, которые можно открыть на телефоне или компьютере и вернуться к этим знаниям в любое удобное время.

Каталог курсов

- Каковы масштабы охвата системы?

- Изначально, когда было запущено коробочное решениеWebTutor, мы обучали около 600 человек в год. Сейчас в системе обучаются около 1 000 человек в неделю.

Количество пользователей, регулярно использующих систему, ежегодно растет. В 2015 году было 1200-1500 человек, в 2017 году – 1700 человек, 2018 году – 2800, в 2019 году – 4 400. Планируем, что в 2020 году их будет около 10тысяч.

- Пользователи СДО WebTutor – кто они?

- Если говорить о возрастном разбросе, то категории пользователей очень разные. Средний возраст сотрудников на производстве – 35-40 лет. Но в целом мы обучаем людей от 16 до 70 лет. Например, предприятие реализует проект «Будущее Белой металлургии»: по соглашению с государством работает подшефный колледж, где студенты, в том числе, проходят наши дистанционные курсы. Одновременно с этим есть возрастные работники, которые обладают минимальными навыками владения компьютером, но и они учатся дистанционно. Мы стараемся создавать максимально эффективное обучение, поэтому адаптируем контент для разных поколений сотрудников.

Анкета обратной связи в системе

- Чему компания обучает сотрудников?

В основном в дистанционном формате мы обучаем «софтам» (около 70% от общего объема обучения), но в течение последнего года внедряем курсы по массовым профессиям: стропальщик, машинист крана, слесарь-ремонтник. Пройдя дистанционный курс и сдав экзамен, человек может получить соответствующую профессию.

В компании реализуется обучение новых сотрудников, в чем тоже очень помогает WebTutor. Как только человек трудоустраивается в компанию, ему на электронную почту или через СМС приходит ссылка на курсы для нового сотрудника, которые он должен их пройти. Результаты прохождения обучения отображаются в системе.

Далее по мере карьерного развития сотрудника, если он перемещается между должностями, система тоже это отслеживает. Например, человек занимал должность стропальщика и стал мастером, у него расширился круг обязанностей, ему нужно профессионально вырасти над собой. Чтобы помочь ему это сделать, мы создали курс «Как составить индивидуальный план развития». Он пошагово в режиме диалога помогает сотруднику составить этот план и придерживаться его. Система автоматически проверяет людей, у которых изменились должности, и направляет им ссылки на соответствующие курсы. Они необязательны, но многие ими пользуются.

Уведомление сотруднику о назначенной задаче

- Группа ЧТПЗ активно развивает философию Белой металлургии как нового стандарта металлургического производства. Сотрудники обучаются этому?

- У нас есть курсы по философии, по производственной системе Белой металлургии. Реализуется программа развития кадрового резерва «Сила Белой металлургии», в рамках которой сотрудники проходят очное обучение. Чтобы закрепить полученные во время него навыки, также используется WebTutor. Например, если сотрудник прошел обучение технологии постановки задач, то он автоматически получает уведомление на корпоративную электронную почту о назначении данного упражнения, включающее в себя конкретную формулировку и срок его реализации. В данном случае для выполнения задания необходимо поставить пять задач своим подчиненным. Выполненное задание отправляется на проверку руководителю, который затем предоставляет обратную связь. После этого сотрудник получает письмо с информацией о том, что руководитель оценил результат его работы, и со ссылкой для ознакомления с комментариями. Данная форма работы очень востребована и имеет много положительной обратной связи от сотрудников.

- Есть мнение, что производственные предприятия довольно консервативны для внедрения новых технологий, в том числе образовательных. Как вы мотивировали сотрудников использовать СДО?

- Действительно, было тяжело заводить сотрудников в СДО. Мы стараемся действовать с нескольких сторон. Повторюсь, что мы делаем систему максимально удобной, чтобы нашему пользователю было комфортно обучаться, чтобы он хотел возвращаться на портал снова и снова. Второе – у нас есть элементы геймификации. Когда мы разрабатываем курсы для молодежи, то используем игровые элементы. Для возрастных сотрудников создаем более линейные курсы. Таким образом, наш образовательный контенториентирован на разные поколения людей. 

Сотрудник заполняет отчет о выполнении поставленной задачи

О ПРОЦЕССЕ ВНЕДРЕНИЯ

- Каких ресурсов: человеческих и технических – потребовал процесс внедрения с вашей стороны? Как сейчас развивается система?

Дистанционным обучением в компании занимаются два человека: я и Валерий Ляпустин, именно он занимается всеми доработками системы, программированием новых инструментов, а также развитием и продвижением портала обучения.

В начале года мы переехали на новые, более производительные сервера, что позволило избежать проблем с производительностью во время возросшего спроса на дистанционное обучения в период пандемии. В мае 2020 года перешли на самую последнюю версию WebTutor. Пока привыкаем, но уже можем отметить много плюсов. Например, то, что система начала работать быстрее и стабильнее, исчезли проблемы с перезагрузкой серверной части WebTutor в период повышенной нагрузки, а также отличные плеер курсов и плеер тестов.

Не так давно мы реализовали возможность доступа к обучению по СМС. Если раньше сотрудники должны были знать и вводить свой логин и пароль для входа на портал, то сейчас они могут просто авторизоваться с помощью мобильного телефона.

Год назад мы купили модуль Учебный центр. Мы ушли от хранения данных в файлах Excel, и теперь вся информация содержится в WebTutor. Это позволило создать единый «цифровой след» по обучению сотрудника. Сотрудники получают расписание очных мероприятий, напоминание о необходимости участия в них, возможность регистрации, автоматически собирается обратная связь.

Сегодня пользователи имеют доступ к расписанию очных мероприятий с возможностью регистрации в них. Нами была разработана система по уведомлению сотрудников: при создании мероприятия, если была установлена галочка «отправить уведомления», то всем участникам с электронной почтой будет отправлено красивое, автоматически созданное на основе данных о мероприятии приглашение в Outlook. Если сотрудник отклонил приглашение в почте или на портале обучения, то данная информация автоматически отправится в СДО. За 3 дня до проведения обучения ответственному сотруднику – тому, кто готовит аудиторию для проведения занятия, приходит письмо и СМС с напоминанием о предстоящем занятии. За 1 день и 1 час до старта занятия участникам, которые не отклонили свое участие, приходит уведомление о предстоящем обучении. Данное решение позволило повысить явку на мероприятия на 30-40%. 

Карточка самого мероприятия также претерпела изменения. Теперь у преподавателя есть возможность сгенерировать QR со ссылкой на специальную страницу и оперативно собрать обратную связь. На данной странице сотрудник выбирает себя и оставляет обратную связь по мероприятию. После проведения занятия тренер может с мобильного телефона за пару минут проставить явку и тем, кто был, отправится письмо с просьбой заполнить обратную связь по занятию. Данное уведомление приходит сотруднику в течение 5 дней, пока он не предоставит обратную связь. Реализация подобного механизма позволила собрать живую обратную связь и более качественно формировать последующие тренинги.

- Кто и как разрабатывает дистанционные курсы?

До конца года мы полностью отказались от закупки сторонних курсов и сами создаем их в CourseLab. В компании выстроена система внутреннего тренерства, участниками которой являются эксперты от бизнеса, прошедшие академию тренерского мастерства. Они обучены составлять программы обучения и готовить материалы, которые мы впоследствии обрабатываем и включаем в курсы.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ

- Вы упомянули об использовании в обучении элементов геймификации. Как они реализуются на практике?

- Да, у нас есть курсы с элементами геймификации. Например, есть welcome-курс, в котором сотрудник может путешествовать по нашим различным предприятиям, смотреть, как там производится продукция. Есть даже виртуальные трехмерные экскурсии по производственным региональным площадкам, которые особенно востребованы сотрудниками, работающими в Москве.

Также геймификация реализована в системе присвоения бейджиков на портале. Если сотрудник проходит вводный курс, курс на знание философии Белой металлургии, то ему автоматически присваивается бейдж «Белый металлург». Такое достижение отображается на портале, его видят все пользователи, что считается очень почетным. В том числе и это подвигает людей проходить курсы.

- Какие еще важные задачи бизнеса помог реализовать WebTutor?

Мы полностью переделали модуль оценки персонала 360 градусов. В базовом функционале осуществляется оценка каждого индикатора и каждой компетенции. Мы реализовали иной подход, опираясь на ипсативную оценку. Сотрудник заходит в систему, видит перечень компетенций, распределяет их между зонами развития, отмечает индикаторы только у тех компетенций, которые он определил как зону развития и сильную сторону, и пишет комментарии. Это очень сильно улучшило результат оценки.

Ежегодно оценку 360 градусов проходят примерно 500 человек. Если раньше только у 6% респондентов были зоны развития, то сейчас в среднем по 2 зоны развития есть у каждого сотрудника. Если раньше только 5 % комментариев респондентов говорили о зонах развития, то сейчас на каждого человека приходится по 30 комментариев в среднем. Скорость заполнения отчета выросла с 15 до около 4 минут. В целом качество отчетов также очень сильно возросло.

- Вы упомянули о мобильной доступности обучения. В чем она заключается?

- Все курсы работают с мобильного телефона. Используя его, можно, например, виртуально посетить четыре наших площадки: «Железный Озон 32», цех «ЭТЕРНО», «Финишный центр» и «Высоту 239», это флагманы белой металлургии.

Внедрять мобильное приложение планов пока нет, так как наша загрузка по производству курсов расписана на два года вперед.

ПЛАНЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ

Ольга Полынская (начальник управления оценки и развития персонала):

«Одна из наших главных задач – предоставить возможность руководителям самостоятельно управлять обучением и развитием своих сотрудников. Также планируем создать интерактивный навигатор, который позволит каждому сотруднику в интерактивном формате получить услугу в нашем направлении.

Основной задачей автоматизации для нас является создание лучшего опыта клиента (под клиентом мы понимаем сотрудника, руководителя, заказчика от бизнеса) с минимумом вовлечения HR. Что-то уже реализовано на WebTutor: получение объективной информации по приросту знаний для руководителя, «обучение на протяжении жизненного пути сотрудника», «смешанное обучение» для сотрудника. Предстоит выстроить бесшовные процессы, создать уникальный сервис. Очень рассчитываем, что данный путь мы сможем пройти вместе».

- После многолетнего опыта использования WebTutorкак можете оценить систему?

WebTutor как решение для организации процессов обучения сотрудников нам нравится тем, что оно очень гибкое, и его легко адаптировать под собственный бизнес-процесс. Хотя и есть определенные рамки, но всегда можно реализовать собственное кастомное решение. Это очень удобно для нас как для компании.

Сейчас у нас есть удобная клиентоориентированная система, в которой количество пользователей растет ежемесячно. Мы совершенно точно сократили время на перелет внутренних тренеров. С помощью WebTutor мы доставляем знания быстрее, для пользователей это удобнее, а для компании дешевле.