Как выбрать систему автоматизации рекрутмента (ATS)?

На рынке представлено множество систем автоматизации рекрутмента (ATS - Applicant Tracking Systems). Если в России выбирать можно из десятка вариантов, то в мире речь идет о сотнях, если не тысячах систем. Попробуем в них разобраться и понять, как сделать выбор.

ATS системы могут различаться по нескольким измерениям:

• способ размещения/использования - облачные или устанавливаемые на собственные сервера;
• комплексность - отдельный продукт или часть большой системы (ERP, HCM, TMS);
• настраиваемость - возможная глубина кастомизации под задачи заказчика;
• охват автоматизации - все участники процесса подбора (включая заказчиков, СБ, ...) или только рекрутеры;
• функционал системы.

Поговорим о функциях ATS систем. Их много и не все из них реализуются. Зачастую две системы носят гордое название ATS, при том, что их функционал различается на 50% и более.

Сомнительно, что на рынке сейчас есть продукт который поддерживает на 100% все описанные ниже функции, но на этот список можно ориентироваться при выборе системы.

Базовые функции - точно должны быть в любой системе, называющей себя ATS

• ведение базы кандидатов. Разбор и хранение резюме. Поиск по базе
• ведение базы вакансий
• обработка и учет откликов кандидатов
• учет взаимоотношений с кандидатами, управление расписанием встреч и интервью
• автоматизация взаимодействия с кандидатом (отправка писем, СМС)
• базовая отчетность 

Маркетинг вакансий

• создание и настройка лендингов для вакансий
• интеграция с работными сайтами и социальными сетями - размещение информации о вакансиях
• интеграция карьерным сайтом - размещение информации о вакансиях на карьерном сайте компании
• интеграция с корпоративными/HR порталами - для внутреннего подбора
• создание карьерных сайтов - встроенный инструмент ATS, позволяющий сделать полноценный сайт

Поиск кандидатов

• поиск кандидатов в социальных сетях
• автоматический и полу-автоматический поиск кандидатов на работных сайтах
• обработка откликов с работных сайтов
• информирование кандидатов - массовая рассылка (почта, СМС), обзвон роботом

Отбор кандидатов (оценка соответствия позиции или подбор позиции)

• отбор кандидатов на вакансию по из базы кандидатов - продвинутый поиск по базе кандидатов
• проведение тестирования или других форм оценки - встроенные средства ATS или интеграция с внешними сервисами
• проведение интервью по компетенциям - инструменты для заполнения оценочных форм экспертами, отчетность
• оценка автоматизированными алгоритмами - например, инструменты машинного обучения
• сбор дополнительных данных кандидатов в социальных сетях 

Дополнительный функционал

• видеоинтервью
• заполнение кандидатами форм и анкет (согласие на обработку персональных данных, анкета для СБ, ...)
• управление обучением кандидатов - для массового подбора
• управление адаптацией - тема для отдельного разговора, в некоторых ATS самостоятельный функционал или интеграция с другими компонентами HR-системы
• настройка маршрутов (этапов) работы с кандидатами - воронка подбора
• настройка автоматизированных процессов (периодические напоминания, перевод кандидатов с этапа на этап...)
• сервисные модули для рекрутеров - плагины для браузеров, мобильные приложения для обработки звонков кандидатов

Аналитика

• расчет показателей и метрик подбора
• визуализация метрик - отчеты, dashboard
• предиктивная аналитика по кандидатам

Финансы

• бюджетирование подбора
• учет затрат на подбор

Вовлечение других участников

• интерфейс заказчика (руководителя) - просмотр хода подбора
• согласование кандидатов - с заказчиком, со службой безопасности, ...
• согласование дополнительных документов - job offer, ...
• информирование ответственных за подготовку к выходу кандидата - закупка оборудования, подготовка рабочего места, предоставление доступа...
• сбор обратной связи о работе рекрутера от заказчиков
• инструменты "порекомендуй друга"

Интеграции - какие возможности интеграции может поддерживать ATS

• системы оценки кандидатов
• телефония - прием звонков кандидатов прямо из ATS, запись звонков, обзвон кандидатов
• HCM-системы - после подбора данные передаются в систему для автоматизации адаптации, оценки, обучения
• почтовые системы - в том числе хранение переписки с кандидатами или переписка прямо из ATS
• корпоративные порталы
• карьерные страницы
• работные сайты
• социальные сети
• корпоративные хранилища данных и аналитические системы

---

Выводы

• функциональность ATS систем может быть очень широка и может пересекаться с функциональностью других систем заказчика (порталы, HCM/TMS системы, внешние сервисы)
• ATS не будет работать в безвоздушном пространстве - нужно определиться какие задачи будет решать ATS, а какие - другие системы. Поймите, с какими системами нужно будет интегрироваться
• ATS может быть самостоятельным продуктом, а может - частью интегрированной HR системы. Нельзя начинать выбирать ATS не определившись по какому из этих путей вы пойдете.
• прежде чем начинать процесс выбора - составьте карту необходимых функций. Ориентируйтесь на них, а не только на маркетинговые материалы и красивые картинки интерфейсов
• не забывайте о других характеристиках (ценовая политика, облако или on premises, возможность кастомизации)