Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Цикл статей про управление талантами: адаптация персонала

В прошлом месяце Алексей Корольков подробно описал автоматизацию процессов адаптации в рамках комплексного подхода к управлению талантами. Ниже сделаем полный репост материала для того, чтобы вам было удобно отслеживать этот цикл статей. И, если нужно, вы сможете легко вернуться к определенной теме.


Хотелось бы напомнить, что адаптация подразумевает работу не только с новыми сотрудниками, пришедшими извне, но и с теми, кто переместился внутри компании в другое подразделение, на новую должность или готовится к этому, находясь в резерве.


В случае адаптации талантов, большое значение приобретает наставничество. Руководитель сотрудника выступает его коучем, ментором: помогает новичку привыкнуть к новым условиям работы и корпоративной атмосфере, подключает к интересным проектам, демонстрирует перспективы развития в компании.


Многие современные компании пересматривают свое отношение к адаптационному периоду. Если ранее новый сотрудник ознакамливался со своими функциями в течение первых 1-3 месяцев, то сейчас работодатели не видят смысла тратить время и бюджет на этот тест-драйв. Поэтому еще на этапе подбора они стараются максимально точно оценить кандидата и дать ему возможность попробовать себя в тех функциях, которые он будет выполнять на работе. А на адаптационный период возлагаются другие функции: привыкание новичка к корпоративной и социальной среде компании; знакомство с проектами, коллегами и возможностями; постановка индивидуальных целей и контроль их исполнения, обучение и оценка полученных знаний.


Про автоматизацию адаптации персонала от Алексея Королькова

В начале проекта по внедрению автоматизированной системы управления талантами заказчик, как правило, выбирает наиболее приоритетные бизнес-процессы для первого этапа автоматизации. Набор приоритетных процессов существенно различается: кто-то начинает с оценки эффективности и планирования обучения, а для кого-то наиболее востребованы подбор и управление компетенциями. Несмотря на различия, в каждый период развития HR в России появляются свои "лидеры" (наиболее востребованные процессы). В последнее время одним из лидеров стал бизнес-процесс адаптации персонала (onboarding).

В этой статье я попробую рассмотреть наиболее распространенные подходы к автоматизации процедуры адаптации и "подводные камни" этого процесса, то есть на что нужно обратить внимание, чтобы избежать типовых ошибок. Статья основывается на нашем многолетнем опыте автоматизации HR-процессов с помощью системы WebTutor.

Адаптация - что нужно автоматизировать?

В процессе адаптации решается множество задач:
-      проинформировать сотрудника об особенностях работы в компании,
-      обучить продуктам, технологиям и процедурам,
-      познакомить с коллегами и руководителями,
-      поставить цели на период испытательного срока,
-      обеспечить взаимодействие сотрудника с наставником.

У каждой компании, в зависимости от приоритетов, образуется индивидуальный набор задач и собственный подход к адаптации. Следовательно, индивидуально будут настраиваться и процессы автоматизации.

Поговорим о том, как можно решать наиболее распространенные задачи с помощью автоматизированной системы управления талантами (TMS - Talent Management System).

1. Информирование

В процессе адаптации новый сотрудник должен познакомиться с большим массивом информации: внутренними процедурами, нормативными документами, описаниями бизнес-процессов, организационной структурой.

Самый распространенный способ автоматизации этой задачи - создание на HR-портале вашей TMS системы раздела, посвященного адаптации. Этот раздел может содержать общие для всех новых сотрудников документы, а также подразделы со специфическими материалами для определенных подразделений и должностей. Оптимально, если ваша система позволяет разграничить права доступа к порталу таким образом, чтобы сотрудник видел только свои документы (относящиеся к его подразделению или должности).

Очень полезной может стать автоматизированная рассылка, которая отправляет уведомление новому сотруднику со ссылкой на адаптационный раздел портала. Некоторые компании настраивают в своей TMS системецепочку уведомлений со ссылкой на различные документы. Например, на первой неделе адаптации - документы по политикам (дресс-код, информационная безопасность), на второй неделе - материалы по продуктам, стандартам и т.п.

Часто настраиваются не только автоматизированные уведомления для нового сотрудника, но и напоминания руководителю:
-      о дате выхода на работу нового сотрудника,
-      о необходимости провести встречу с сотрудником, назначить наставника, поставить цели.

Для решения задачи информирования в процессе адаптации полезными будут следующие функции вашей TMS (если она их поддерживает):
- визуализация организационной структуры,
- возможность виртуального знакомства со своей командой (коллеги, подчиненные для руководителя),
- возможность работы с корпоративной электронной библиотекой (в идеале, с автоматическим подбором рекомендованной литературы по должности).

2. Сбор данных (заполнение форм)

Многие компании ожидают, что на этапе адаптации новый сотрудник заполнит ряд форм для различных департаментов: HR, IT, юристы. Если внутренние нормативные акты и законодательство не требует заполнения этих форм в бумажной форме, то ваша TMS система может предоставить возможность заполнения этих форм в электронном виде.

Причем, для некоторых форм необходима только функция заполнения (сами формы должны легко и гибко конструироваться администраторами системы). В то время как для других форм необходима еще и функция согласования заполненных документов с различными категориями пользователей. В последнем случае система должна позволять гибко настраивать маршруты согласования и автоматизировать этот процесс.

3. Обучение

Наиболее востребованной функцией, подлежащей автоматизации, как правило является обучение. В последнее время компании стараются перевести существенную часть этого обучения в электронную форму и проводить его с помощью электронных курсов или в форме вебинаров.

Распространены следующие способы автоматизации обучения:

1. Автоматическое назначение набора электронных учебных курсов новому сотруднику.

TMS должна позволять гибко настраивать правила автоматического назначения:
- одинаковые курсы всем сотрудникам,
- курсы по должности,
- курсы по подразделению,
- курсы по произвольным атрибутам сотрудника (по грейду или уровню должности).

2. Автоматическое формирование группы участников вебинара или очного тренинга.

Как правило, подобная задача решается в такой последовательности:
-      специалист учебного центра компании формирует расписание занятий (вебинаров, тренингов) для новых сотрудников,
-      система автоматически определяет, какие виды обучения необходимы сотруднику на основе гибких правил (по должности, региону, подразделению, грейду),
-      далее система либо записывает сотрудника на это мероприятие либо информирует руководителя о необходимости это сделать.

Важно, чтобы TMS система позволяла:
-      максимально гибко описывать и обрабатывать правила, 
-      работать с листами ожиданий и квотами,
-      рассылать уведомления и напоминания в ходе процесса,
-      предоставлять удобные интерфейсы для сотрудника, руководителя, менеджера по обучению, тренера.

3. Контроль знаний

Процесс по сути аналогичен задаче дистанционного обучения. Тесты, которые должен сдать сотрудник для того, чтобы быть допущенным к полноценной работе, могут быть включены в состав электронных курсов или назначаться отдельно.

В ряде случаев разделяют промежуточное тестирование, которое проводится в процессе обучения и итоговое тестирование. В этом случае, TMS система настраивается таким образом, чтобы тестирование было назначено сотруднику автоматически через N дней после успешного изучения адаптационных курсов или через какое-то время после начала работы в компании.

Иногда, для экономии времени опытных сотрудников, которые могут обладать некоторым багажом знаний на момент начала работы в новой компании, настраивается адаптивный механизм. Если ваша TMS система поддерживает подобную адаптивность, может быть настроена процедура входного тестирования, по итогам которой определяется уровень тестируемого. Если он достаточный, то сотрудник и руководитель информируются об этом, в противном случае назначается обучение (электронные курсы, тренинги или вебинары).

4. Постановка целей

Многие компании требуют от руководителей поставить цели на период испытательного срока и проконтролировать их выполнение. Этот процесс может проходить на словах, на бумаге, в Excel или в вашей TMS системе.

В последнем случае, информация о поставленных целях хранится в системе, может быть проанализирована и проконтролирована. Система может напомнить руководителю о необходимости поставить цели, оценить их, когда придет время, и проконтролировать полноту заполнения формы (например, нужно поставить не менее, чем N целей, заполнить набор необходимых полей и т.п.).

Как правило, для решения этой задачи используется тот же механизм вашей TMS системы, что и для автоматизации процедуры оценки эффективности (performance management). Различие здесь в том, что периодическая процедура оценки эффективности, как правило, запускается HR-специалистом вручную (например, каждый год), а процедура постановки и оценки целей при адаптации требует автоматизации. То есть система сама должна определить перечень сотрудников, которым необходимо поставить цели, назначить им оценивающего руководителя и отследить дату оценки (завершения испытательного срока и т.п.).

5. Комплексный план

Задачу адаптации можно решать по частям или комплексно. При “лоскутном” решении могут присутствовать все описанные выше элементы (очные и электронные курсы, тесты, материалы, цели, опросы), но не связанные единым процессом. Первый подход прост в реализации и позволяет "есть слона по частям", автоматизируя задачи шаг за шагом.

Но, возможно и комплексное решение. Оно заключается в том, что в TMS системе описываетсяструктурированная, модульная программа адаптации, состоящая из различных компонентов: курсов, электронных книг, задач, очных тренингов, опросов, оценочных форм. Программа определяет последовательность, сроки и ответственных.

При использовании комплексной программы, настраивается следующая автоматизированная процедура:
- при появлении нового сотрудника по описанным в системе правилам для него выбирается комплексная программа адаптации (таких программ может быть множество для различных позиций и подразделений),
- система определяет наставника или куратора программы адаптации (например, непосредственного руководителя или наставника по позиции, закрепленного за подразделением),
- система формирует план адаптации, пересчитывая относительные сроки, указанные в модульной программе, в абсолютные сроки, соответствующие периоду испытательного срока,
- система автоматически рассылает напоминания сотруднику, его руководителю и наставнику, назначает курсы и тесты, формирует формы оценки и т.п.
- пользователи системы работают с планом адаптации на портале, а  HR-служба контролирует и анализирует данные по процессу.


Что необходимо от системы TMS для того, чтобы автоматизированная процедура адаптации заработала?

  1. Способность решать описанные выше задачи с возможностью гибкой адаптации готовых решений под особенности организации.
  2. Способность автоматизировать как отдельные задачи, так и комплексные программы адаптации.
  3. Использование корректных и оперативных данных о сотрудниках. Автоматизация адаптации не заработает, если сотрудники кадровой службы регистрируют новых сотрудников в системе кадрового учета с задержкой в неделю, а сотрудники ИТ выделяют корпоративную почту только через 10 дней. Если для нового сотрудника не будут корректно заведены необходимые атрибуты (типовая должность, регион, грейд), то нельзя будет автоматически построить программу адаптации и сформировать план обучения.
  4. Система должна позволить, а администратор системы должен настроить процесс, вовлекающий в программу адаптации руководителя сотрудника. Этот процесс должен включать набор уведомлений и набор интерфейсов (постановка целей, просмотр плана адаптации) .
  5. Система должна не просто предоставлять набор инструментов, но и автоматизировать процессы. Наличие в системе механизма вебинаров и электронных курсов может сократить затраты, но не обязательно облегчит жизнь HR-специалисту. Особенно, если назначение курсов и планирование вебинаров придется делать вручную. Зачастую, в компании с численностью 5000 сотрудников и текучкой в районе 50%, со стороны HR за адаптацию отвечает один сотрудник. Без автоматизации создать и проконтролировать планы адаптации 2500 сотрудников крайне затруднительно.

Эффективная автоматизация процесса адаптации, как правило, быстро окупается и начинает приносить плоды. По данным Society for Human Resource Management (SHRM) вероятность того, что сотрудник останется в компании на 69% выше для тех, кто прошел хорошо структурированную программу адаптации. Есть над чем задуматься!

Примеры интерфейсов автоматизированных системы адаптации, построенных на платформе WebTutor:




Более детально познакомиться с автоматизацией процессов адаптации можно в записи вебинара компании WebSoft для клиентов и в ранее опубликованном кейсе компании «Четыре лапы».



Популярные сообщения из этого блога

Кто владеет информацией тот владеет миром, или как создать быстро работающую базу знаний с «умным» поиском

Сказка о непотерянном времени, или Как учесть трудозатраты сотрудников на обучение

Как подсчитать стоимость подбора персонала, опираясь на показатели воронки подбора?

Как выбрать систему автоматизации рекрутмента (ATS)?

Мобильные инструменты WebTutor для современной HR-автоматизации