Супрунов Роман
Компания ООО «Электрорешения», представитель бренда EKF в России, занимается разработкой, производством и продажей электрооборудования и решений на его основе. Компания быстро растет, за два года производство и продажи выросли в два раза. Количество сотрудников за последний год выросло с 1300 до 2000 человек. Поэтому и процесс адаптации в рамках обучения является ключевым. Адаптация важна не только как процесс обучения, но в целом как условие комфортного трудоустройства и погружения в работу.
С чем столкнулись?
У адаптации несколько составляющих:
- Очные обучения
- Задачи, например ознакомление с документами, беседа с руководителем, постановка целей
- Курсы
- Тесты
- Обратная связь
Все эти процессы были и до переезда в Websoft HCM, но они были разрознены и существовали в разных системах: на очные мероприятия мы приглашали через Outlook, задачи сотрудник должен был контролировать самостоятельно – с помощью своего плана вхождения в должность, обратную связь собирали в гугл-формах.
Главное неудобство для новичков – отсутствие единой структуры адаптации с активностями, собранными в одном месте. Ответственным за адаптацию тоже было неудобно и сложно назначать обучение и контролировать его прохождение. прохождения обучения.
Решение
В 2023 году мы внедрили Websoft HCM. В течение трех месяцев:
- развернули серверы
- синхронизировали с 1C
- сделали сквозную авторизацию
- настроили доступ из интернета
- загрузили курсы/тесты
- настроили страницы
- настроили процесс адаптации
Типовая программа адаптации — что автоматизировано?
У нас два варианта типовой программы – общая для всех и дистанционная (для тех сотрудников, которые работают в регионе и не могут физически к нам приехать).
1. Из 1С получаем основные данные. Есть поле «Текущее состояние сотрудника» – испытательный срок. По нему система понимает, что сотруднику нужно назначить адаптацию.
2. Мы прописываем сотруднику регион, и по каждому городу определяется часовой пояс — для этого специально написали код. Система ставит мероприятия в часовом поясе сотрудника.
3. Функциональный руководитель по умолчанию ставится в адаптацию наставником, но HR может зайти и изменить наставника.
4. При назначении адаптации агентом система не только назначает курсы, тесты и задания, но и записывает сотрудника на мероприятия, добавив его как участника, и прописывает мероприятия в календаре. Сотрудник сразу видит забронированные слоты, темы, ведущих, место проведения.
Лайфхак — от агентов к обработчикам
Можно взять код из агента, адаптировать его, и он будет срабатывать не раз в сутки, а сразу после какого-либо события. Когда это удобно? Например ведущий хочет сдвинуть свое мероприятие на полчаса или перенести его в другую аудиторию. Система на это реагирует, и сотруднику приходит обновление в мероприятие. Websoft HCM позволяет это сделать: вы можете проконсультироваться со службой расширенной поддержки или написать код самостоятельно, взяв за основу доступные лучшие практики.
5. Автоматически в системе назначаются основные активности. Но можно дополнять адаптацию в зависимости от того, какую должность занимает сотрудник. Этот процесс мы уже автоматизировали на 80%: к типовым должностям прикрепили набор функциональных обязанностей. Для оставшихся 20% мы тоже стараемся процесс максимально упростить для руководителя: ему достаточно указать определенный функционал в excel-таблице, и система с помощью агента встроит необходимые дополнения в план адаптации.
Наставники
По умолчанию прописывается руководитель. Но это может быть и более опытный коллега или эксперт из кросс-функционального направления.
Наставники проходят свое обучение. Обученный наставник при назначении ему новичков получит простое письмо-уведомление. Необученный наставник получит уведомление вместе с приглашением пройти модульную программу наставничества. Для этого мы написали такого обработчика, который проверяет, проходил ли наставник обучение.
Что видит сотрудник?
— На странице адаптации есть описание процесса адаптации и контакты людей, к которым можно обратиться за помощью.
— Когда человек прошел курс или тест, сразу, в момент завершения, обработчик обращается к этапу адаптации и завершает его как успешный (для этого написали специальные обработчики).
— Сотрудник видит свою лучшую попытку, сколько у него попыток осталось, информацию по активной попытке: человек понимает, сейчас он превышает тот результат, который у него уже был до этого, или нет.
— Если курс входит в адаптацию или в план обучения, то из него можно вернуться в исходную структуру адаптации.
— Курсы, которые человек выбрал для себя сам, можно отменить.
— Чтобы оставить обратную связь о мероприятии, сотрудник переходит по куар-коду.
— Именно в момент оставления обратной связи система отмечает присутствие сотрудника на мероприятии и закрывает этот этап адаптации.
Рекомендуем: по максимуму использовать коробочные страницы. Во-первых, есть необходимый минимум. Во-вторых, с каждым новым релизом страницы обновляются. Кроме того, все вопросы и проблемы можно решить с помощью гарантийной поддержки.
Подводные камни:
1. Часть сессий ведут топы компании. Выловить в их календаре свободное время тяжело, поэтому мы сначала руками бронируем их время — то, которое в данный момент свободно, а затем уже в системе создаем мероприятие.
2. При выходе сотрудника его данных может еще не быть в 1С или Active Directory. Тогда адаптация назначается вручную, но все-таки это исключительные случаи.
3. Руководители иногда могут задействовать сотрудников в рабочих процессах в дни очных обучений. Да, адаптация в приоритете, но такое случается. В таких ситуациях активности по адаптации переносятся вручную.
В результате
Сейчас все процессы находятся в одной системе — Websoft HCM, используются по максимуму коробочные решения.
У новичков есть сайт со всей структурой адаптации и всеми ее активностям, у ответственных есть понятный инструмент управления.
Нам удалось автоматизировать три четверти всего процесса. То, что осталось неавтоматизированным, — требует ручного контроля и принятия решений людьми. Например, руководитель может сам выбрать наставника или назначить дополнительные активности.
