Воронка подбора персонала. Как автоматизация делает жизнь рекрутера проще

 

Александр Суровцев, эксперт по продукту Websoft и E-Staff

Посмотреть запись вебинара

Подбор – один из основных HR-процессов, с него все и начинается.

На рекрутерах — большая ответственность и одновременно большая нагрузка. В условиях кадрового дефицита, с которым сталкивается каждая компания, требования к качеству и скорости подбора только возрастают. Мы посмотрим в этой статье, как система автоматизации может упростить жизнь рекрутера, сэкономить такое ценное в процессе подбора время и какие действия может взять на себя. Мы остановимся на базовых вещах, которые легче внедрить, которыми можно быстро начать пользоваться и которые при этом будут иметь огромное влияние на решение конкретных задач.

ВАКАНСИИ

1. Отправная точка — вакансия, она должна появиться в системе. Есть несколько вариантов того, как это происходит:

• Рекрутер может сам создать вакансию и заполнить ее (это удобно только при небольшом количестве вакансий и нечастом их появлении)
• Вакансия может автоматически прилетать из любой кадровой системы, 1С например, когда у нас там освобождается какая-либо должность
• Вакансия может сразу появиться при наличии информации от нанимающего менеджера — из его интерфейса в E-Staff или из HCM-системы

2. Распределение вакансий. Вакансия попадает либо на конкретного рекрутера, либо на того, кто распределяет задачи рекрутеров.

3. Каталог вакансий. Его можно сортировать по статусу, посмотреть новые вакансии, посмотреть детальную информацию по каждой вакансии.

Уже на этом этапе — появления вакансии в системе, когда мы еще не приступили к поиску, а только узнали о вакансии, автоматизация уже экономит время рекрутера: не нужно руками создавать и заполнять вакансию.

ПУБЛИКАЦИЯ НА КАРЬЕРНЫХ САЙТАХ

Одним кликом мы можем нашу вакансию отправить на разные карьерные сайты — не выходя из E-Staff. Мы можем задать правила системе — на какие сайты какие вакансии отправлять, какие источники использовать. 

Это следующий шаг, на котором значительно экономится время рекрутера: ему не нужно выходить из системы, открывать нужные сайты, заполнять разные формы для одной и той же вакансии.

ОТКЛИКИ

На вакансии начинают откликаться наши кандидаты. Отклики со всех карьерных сайтов начинают поступать в E-Staff. Мы видим, с какого ресурса они пришли, видим, отработали ли мы их или нет. Если зайти в отклик, то увидим резюме кандидата.
Таким образом, и на этапе сбора откликов в базе автоматизация позволяет упростить и ускорить работу рекрутера.

АКТИВНЫЙ ПОИСК

Да, безусловно, мы следим за откликами, которые поступают на опубликованную вакансию, но еще и сами ищем кандидатов. С E-Staff рекрутер может выполнять поиск кандидатов на всех необходимых карьерных сайтах опять же из одного окна, не переходя отдельно на каждый из необходимых ресурсов. Мы может определить глубину поиска — отсечь устаревшую информацию и определить период, в котором искать резюме.

Автоматизация сокращает время, необходимое для активного поиска кандидатов.

БАЗА РЕЗЮМЕ

• В каталоге «Кандидаты» мы видим всю информацию, которая есть о кандидате: резюме, то, что было приложено к резюме — фотография, портфолио, сопроводительное письмо, анкеты.
• Не нужно заполнять руками все поля.  Если вам прислали резюме, вы можете легко импортировать его в базу, E-Staff сам расставит нужную информацию в соответствующие поля.
• Система проверяет наличие дублей. Если дубли есть, она сразу об этом сообщит. В базе всегда будет чистота и порядок. При этом у рекрутера будет выбор — обновить данные или занести новую карточку. 

Здесь автоматизация минимизирует количество ручных действий и помогает содержать базу в порядке.

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КАНДИДАТАМИ

Связаться с кандидатом мы можем из E-Staff, не выходя из системы: позвонить, отправить email, написать в мессенджере, можем определить какой-либо мессенджер как предпочтительный*. При этом общение будет исходить от имени конкретного рекрутера — будет использоваться его корпоративный телефон или его корпоративная электронная почта.

Мы можем использовать шаблоны, и с их помощью начать общаться с кандидатом.

* В этом разговоре мы оставляем за кадром истории с роботами, чат-ботами, видеовизитками — это все есть, и этим можно пользоваться, но наша задача сейчас — обратить внимание на базовые возможности автоматизации и посмотреть, как с помощью простых вещей оптимизировать свою работу.  

Пометки и напоминания. Если мы не сразу дозвонились до кандидата, нам нужно позвонить попозже или отправить email, то мы можем сделать соответствующее напоминание. Рекрутер может отслеживать последнее действие, которое было выполнено с кандидатом и ставить себе напоминания. 

Не надо все держать в голове, не надо пользоваться бесконечными листочками: и база кандидатов, и все события, и планировщик — все есть внутри. 

Мобильное приложение E-Staff Caller ID. Приложение связывается с базой кандидатов и позволяет рекрутеру понимать, кто из кандидатов звонит, от кого поступает входящий вызов.

ТЕСТИРОВАНИЕ

Зачем нужен этап тестирования? Чтобы оценить компетенции и потенциал кандидата, не тратя на это много времени и делая оценку по возможности объективной. Этот этап  позволяет автоматически назначить тот или иной тест. Тест улетит кандидату, кандидат получит уникальную ссылку и должен будет пройти его в браузере. Результаты автоматически появятся в системе. 

Благодаря возможности интеграции мы можем обратиться к ресурсам, которые предлагают нам внешние среды, внешние провайдеры тестирования.

ИНТЕРВЬЮ С ЗАКАЗЧИКОМ

Мы можем отправить нашему нанимающему менеджеру информацию о кандидате либо сразу запланировать интервью.

В E-Staff есть интерфейс, в котором руководители подразделений могут 

• создавать вакансии и их согласовывать
• видеть всех предлагаемых ему кандидатов, устанавливать определенные статусы 
• общаться с рекрутером: назначать собеседования, давать обратную связь, писать комментарии. Это будет дублироваться в электронной почте, и все необходимые события будут отображаться в календарях руководителей и всех причастных

Автоматизация позволяет всю коммуникацию по кандидатам проводить внутри системы, все будет ясно, наглядно и быстро.

ВАЖНЫЕ ФОРМАЛЬНОСТИ

Когда кандидат прошел интервью с заказчиком и утвержден руководителем, рекрутер начинает выполнять формальные, но важные шаги. 

• Нам требуется участие других коллег, например в службе безопасности. Для них мы можем сделать свой интерфейс, в котором они могут согласовать кандидата.
• Мы запрашиваем согласие на обработку персональных данных — это тоже можно сделать с помощью E-Staff, и согласие будет храниться в системе.
• После соблюдения всех формальностей вы можете автоматически сформировать оффер по вашему шаблону.

НЕСКОЛЬКО СЛОВ О МАССОВОМ ПОДБОРЕ

Часто на одну вакансию постоянно ищутся кандидаты или нужно принять сразу большое количество людей. Похожую воронку можно организовать и для массового подбора. 

Скорее всего, в нашей воронке появится колл-центр:

– Сотрудник колл-центра принимает входящий звонок,

– выбирает нужный скрипт разговора, 

– проводит нашего звонящего по этому скрипту.

Если человек подходит, то мы можем поместить его в базу в качестве кандидата или сразу записать на групповое интервью. 

ОТЧЕТЫ

Насколько хорошо мы закрываем вакансии? Как работают рекрутеры? По каким направлениям лучше история? Какие источники эффективнее? Как у нас с текучкой? Какая у нее динамика? Какая доля сотрудников уходит после испытательного срока? Какие причины увольнений? Это все позволяет увидеть статистика. В E-Staff есть масса отчетов, которые можно использовать из коробки.

Мы с вами увидели, как на каждом этапе воронки подбора можно сократить время и усилия. Автоматизация делает процесс рекрутинга более удобным — и для рекрутера, и для руководителя, и для кандидата, и в итоге значительно влияет на скорость и результаты. 

В зависимости от ваших задач вы можете пользоваться E-Staff в разных вариантах:

– Локальная версия. E-Staff как программное обеспечение может разворачиваться на локальном компьютере.

– Серверная версия. Большинство из нас работает в команде. E-Staff — инструмент, который помогает организовать работу команды рекрутеров, работающих по разным направлениям. Здесь интерфейс доступен в браузере, и рекрутер может к своим задачам подключиться из любой точки мира.

Подробнее о системе