Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Как обновить систему и выжить: кейс ВТБ

В ВТБ систему Websoft HCM используют больше 10 лет. В сентябре 2022 года в банке решились на очередное глобальное обновление платформы. В декабре 2022 года закончились основные работы. Переход на новую версию системы точно не был простым — утверждают в ВТБ. Но банк откровенно делится, с чем пришлось столкнуться в ходе проекта и что стоит учесть другим компаниям при обновлении, чтобы пережить его без стресса.

Посмотреть вебинар 

Компания-заказчик: Банк ВТБ — системообразующийуниверсальный российский банк, один из лидеров рынка финансовых услуг. Банк работает со всеми категориями клиентов — крупным, средним и малым бизнесом, индивидуальными предпринимателями, самозанятыми и физическими лицами.

Срок реализации: 3 месяца.

Представитель компании: Райнур Хамидуллин, начальник отдела развития инструментов цифрового обучения ВТБ.

Цитата проекта: «Обновляться точно стоит, и при этом не затягивать. Особенно, если в вашей компании Websoft HCM стоит больше пяти лет».

С чем столкнулись

Ряд предпосылок, в первую очередь импортозамещение, привели к тому, что откладывать обновление Websoft HCM в ВТБ стало невозможно:

  • Переход с Microsoft Office на пакет МойОфис, с которым оказалась несовместима версия Websoft HCM, используемая в банке на тот момент. Стандартные отчёты не открывались в МоемОфисе.

  • Последнее обновление было в 2020г. Дальше затягивать смысла не было.

  • Переход на Astra Linux. В банке более 100 сотрудников имеют доступ в той или иной роли в Websoft HCM, и только примерно 10 — с правом администратора. Последних оставили на текущем "толстом клиенте", а остальных перевели на веб-версию. Такое решение позволит не переводить разом всех на Astra Linux, когда произойдет его полноценное внедрение.

Общие сложности обновления

1. Открытый код. Плюс Websoft HCM — возможность писать программный код. Но минус в том, что это делают разные стороны: и сами разработчики, и программисты системы в других компаниях, и администраторы. Это может привести к тому, что через пять лет активной жизни Websoft HCM в компании будет так много написанного кода, что при попытке обновиться обнаружится огромное количество ошибок.

2. Множество версий. Система Websoft HCM имеет более 20 версий, и ряд компаний не успевает за их обновлением. Но «промедление смерти подобно». Чем старше используемая версия, тем больше будет проблем при попытке ее обновить.

3. Ежеквартальные релизы. Старые и новые (часто выходящие) версии накапливают ряд ошибок. Поэтому компания Websoft будет выпускать релизы Websoft HCM по мере их готовности, а не по кварталам, с наименьшим количеством багов.

4. Отсутствие документации на стороне клиентов. Из-за отсутствия документации можно забыть, как работает та или иная компонента, агент, шаблон документов. Это существенно усложнит обновление, поэтому нужно готовить всю документацию на этапах программы методики испытаний (ПМИ), приемо-сдаточных испытаний (ПСИ) и т.д.

5. Сжатые сроки внедрения. В условиях сжатых сроков внедрения нельзя просто так взять и обновить систему Websoft HCM — нужно планирование и подготовка работ.

6. Необходимы дополнительные коммуникации о появившихся изменениях в системе.

7. Необходимость поддерживать две админки: Websoft Administrator и web-админку. Начиная с определенной сборки корректную работу одного и того же решения нужно проверять и в Websoft Administrator, и web-админке.

8. Низкая вовлеченность IT. Во многих компаниях Websoft HCM не является главной или хотя бы бизнес-определяющей платформой, поэтому вовлечь IT в ее обновление достаточно непросто. Но делать это нужно, особенно если вы являетесь руководителем систем  дистанционного обучения или отвечаете за обновления.

Как внедряли в ВТБ

Перед обновлением запустили предпрод

1. Команда разработчиков ВТБ и Websoft разработали проект на стенде

2. Подготовили программу методики испытаний (ПМИ)

3. Описали роли всех причастных сотрудников, IT, специалистов информационной безопасности на приемо-сдаточных испытаниях (ПСИ)

4. Убедились, что все доработки разработчиков банка или разработчиков Websoft работают корректно

5. Выявили ошибки, которые исправили совместно с Websoft

6. Подготовили протокол ПСИ

7. Утвердили реализованные работы

8. Осуществили сам релиз

Реализовали обновление с учетом перехода на Linux и PostgreSQL. В ВТБ реализуется масштабный план по переходу на импортозамещенные и независимые продукты. На данный момент компания Websoft официально подтвердила способность системы Websoft HCM функционировать на базе Astra Linux в docker контейнере. Соответствующая инструкция доступна в Базе знаний или за ней можно обратиться в техподдержку.

Сейчас в ВТБ запускают скрипт, который будет в полном масштабе переносить данные из предпрода в PostgreSQL.

Советы при обновлении

1. Сделайте бэкап базы данных перед обновлением. Новая версия «затирает» изменения шаблонов документов. Чтобы этого не произошло, используйте специальный агент в системе и выставьте соответствующий флажок.

2. Устанавливайте систему либо на тест, либо на предпрод. Вроде бы очевидно, но не стоит запускать обновления сразу в боевой версии.

3. Проверьте ролевую модель. Обязательно много времени надо уделить проверке ролевой модели после обновления. В частности для того, чтобы администраторы от бизнеса не могли бесконтрольно удалять тесты, мероприятия.

4. Учтите роль админа. В новых версиях самим заказчикам нужно принимать решение о роли администратора. Так компания Websoft обеспечивает безопасность, но одновременно возлагает дополнительные задачи на пользователей.

6. Учитывайте браузер. В банке, основываясь на своем опыте, советуют увеличить время тестирования с учётом корректности работы системы на Internet Explorer 11-й версии.

7. Корректно ведите документацию. Фиксируйте доработки и нюансы системы.

8. Не стремитесь переходить на самую последнюю сборку. Лучше обновиться на версию «минус один», где меньше багов, чем на самую последнюю.

9. Изучите всю доступную информацию о текущей версии и не стесняйтесь прямо задавать вопросы. На клиентском портале компании Websoft есть отдельные рекомендации, как правильно вносить изменения, чтобы не потерять наработки в следующее обновление.Для решения дополнительных вопросов пообщайтесь со своим менеджером от компании Websoft и с коллегами. 

10. Предупредите всех лиц, принимающих решения об обновлении, и заручитесь поддержкой со стороны IT. Это позволит избежать неприятных сюрпризов, что доработка работает не совсем корректно или частично временно не работает.

11. Заложите дополнительное время на исправление ошибок. Есть ряд багов, которые несут в себе определенные риски даже без кастомизации при обновлении, так как версии меняются. Это нужно учитывать при планировании времени проекта.

Кто внедрял

В ВТБ обновлением Websoft HCM занималась распределенная команда. В ее числе лидер команды, трое разработчиков со стороны ВТБ и двое разработчиков со стороны «Иннотеха» — ИТ-блока банка, выведенного в отдельную компанию. Также в процесс обновления и тестирования участвовали администраторы Websoft HCM в банке.

В обновлении значимую роль играли представители Websoft: правили ошибки и сопровождали часть работ. В последнее время компания в значительной мере нарастила кадровые мощности для проверки и минимизации багов: тестировщиков, Frontend и Backend-разработчиков.

В целом в команду по обновлению вошли более 10 человек.

Срок внедрения

Обновление Websoft HCM заняло три месяца: с сентября 2022 года по декабрь 2022.

И ещё три месяца ушло на исправление оставшихся багов — по март 2023 года.

Параллельно в банке проходит переход на новый технологический стек — Linux и PostgreSQL, который, по внутренним прогнозам, займет около полутора лет.

Масштаб проекта

Больше 30 000 сотрудников — пользователей системы.

Итоги и результаты

  • Осуществлен переход на новую стабильную версию.

  • Без проблем реализована кастомизация при переходе на новую версию.

В ВТБ признаются: регулярные обновления требуют сил, энергии и ресурсов. Но настаивают — без них не обойтись, особенно с учетом перехода на новый технологический стек.

Хотите познакомиться с современными инструментами автоматизации HR-процессов? Узнать как автоматизировать подбор, адаптацию, обучение и оценку ваших сотрудников с помощью современной HCM системы?


Популярные сообщения из этого блога

Редизайн учебного портала: зачем это делать, как это делать и как остановиться

Вы перестали пить коньяк по утрам, отвечайте ― да или нет?

Мобильное обучение с помощью iPod - реальность?

Закон 7 рукопожатий и мгновенный обмен сообщениями

Новые возможности с Websoft HCM