Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Что такое цифровая трансформация, как ее реализовывать и какие есть подводные камни?

 


Тема цифровой трансформации — востребованная, важная, опыт таких проектов достаточно объемный. Однако она вызывает также и множество вопросов.

Алексей Корольков, наш генеральный директор, выступил на одной из HR-конференций, и мы на основе его выступления сделали для вас статью. 

Давайте попробуем разобраться, что такое цифровая трансформация и как к ней приступить.


Начнем с первого вопроса: что такое цифровая трансформация в HR? Это то же самое, что автоматизация или нет? 

По нашему опыту нет. Безусловно, автоматизация является важной частью цифровой трансформации, но далеко не единственной.

Цифровая трансформация — это некий процесс, который переводит нас из точки А в точку Б. Точка А — это состояние HR-процессов, HR-инструментов и способов взаимодействия между компанией и сотрудниками, в котором мы находимся сейчас. Точка Б — некая идеальная система взаимодействия сотрудника и компании. 


Как можно определить точку Б? Куда мы хотим попасть? 

Мы предлагаем такое определение цели:

- У любого процесса взаимодействия сотрудника и компании есть цифровой вариант. Но не только. Внутри красивого и удобного интерфейса для сотрудника должна быть полноценная автоматизация, должна быть аналитика. 

- Все процессы внутри HR максимально автоматизированы и увязаны с взаимодействием с сотрудниками. Если, например, заявка на отпуск подана, прошла удобное согласование и попала в систему, то дальше она должна быть автоматически включена в график отпусков всей компании, визуализирована на общей доске отпусков. Это все не должно делаться вручную и с помощью пересылки файлов по электронной почте.

- Все внутренние процессы HR взаимосвязаны и интегрированы. Если у нас есть процесс оценки компетенций и формирования индивидуальных планов развития, то они должны быть связаны с обучением. Если есть адаптация, она должна быть связана и с подбором, и с обучением и развитием. Если есть оценка эффективности, то она должна быть связана с процессами карьерного планирования, формирования планов преемственности. Если HR-процессы каждый по отдельности автоматизированы, но не связаны между собой, то мы точно не можем говорить о некоем идеальном результате. 

- Все HR-процессы  интегрированы с другими процессами компании. HR-данные должны быть интегрированы с данными бизнеса, бизнес-метриками. Невозможны, например, подбор и планирование численности без планирования бизнеса. В результате цифровой трансформации в одном месте должны сводиться результаты обучения, результаты оценки эффективности, результаты связанных бизнес-процессов, данные по подбору, планы развития компании.

- HR обеспечивает сотрудникам полноценный и прозрачный сервис с предсказуемыми качеством, сроками и результатами. Заявки, согласования, формирование рабочих графиков и учет рабочего времени, запросы документов, управление отпусками, получение льгот — у нас должен быть один инструмент, в котором мы можем предоставить сотруднику полный сервис.


Что можно включить в целевую модель HR-сервисов?

  • Кадровый электронный документооборот
  • Управление отпусками, отсутствиями, больничными
  • Управление вознаграждением, льготы и бенефиты
  • Планирование рабочего графика, учет рабочего времени
  • HR Service Desk
  • Внешний подбор
  • Адаптация, наставничество
  • Обязательное обучение, инструменты развития
  • Оценка и развитие компетенций
  • Оценка эффективности, премирование
  • Карьерное планирование, кадровый резерв
  • Планирование преемственности


Как спланировать путь из точки А в точку Б? Как реализовывать HR-трансформацию?

Давайте разберемся, с чего начать, какие этапы выделить и какие шаги наметить. Перед тем как это сделать, важное замечание: 

необходимо, чтобы решение о старте принималось на уровне генерального директора и руководства. Если собственники не видят пользы и перспективы для всей компании, лучше вообще от идеи отказаться, чем стартовать, а потом не иметь ни поддержки, ни ресурсов.

Если решение принято, дальше можно планировать свой путь. 

Все компании разные, и у всех своя степень готовности, но мы на основании нашего опыта можем выделить несколько необходимых этапов:

- Формирование команды. HR-трансформация не может реализовываться силами только HR. Нужна команда, в которой будут представлены интересы всей компании

- Оценка существующей ситуации (точка А). Здесь нужно сделать инвентаризацию и понять, что мы хотим оставить, что мы будем интегрировать, что мы поменяем или начнем с нуля. Об этом чуть подробнее ниже

- Определение целей (точка Б). Компании не внедряют процессы сразу все. На этом этапе нужно определиться со списком приоритетов

- Оценка доступных ресурсов
- Формирование плана
- Описание критериев выбора партнеров (платформы, вендоры, консультанты)
- Выбор партнеров и платформ
- Реализация

Что делать с существующими HR-процессами? 

Для каждого нужно провести свой анализ и ответить на вопросы:

- Необходим ли процесс в существующем виде?
- Критерии эффективности процесса?
- Можно ли сделать проще в рамках существующего подхода?
- Можно ли полностью изменить подход с помощью digital и добиться результата не хуже?
- Есть ли готовые технологические решения для данного процесса?

Обычно процесс HR-трансформации занимает несколько лет. Из этого вытекает важное следствие. 

Этот процесс должен быть по определению agile 

Это значит, что мы не формируем план, от которого в течение следующих нескольких лет не отступаем, мы не пишем ТЗ на начальном этапе. 
Самые успешные проекты по HR-трансформации в большей или меньшей степени agile: реализация идет по этапам. И на каждом этапе происходит корректировка, уточнение — это некий динамический процесс. 

У процесса HR-трансформации есть свои подводные камни

Давайте теперь посмотрим, какие типовые ошибки бывают на пути цифровой трансформации. Мы можем выделить несколько основных:

- Отсутствие видения цели. В результате: «лоскутные», не интегрированные между собой решения, затыкающие текущие дыры

- Взгляд на задачу HR-трансформации только с позиции HR. В этом случае свалимся в автоматизацию HR-процессов

- Выбор платформ и вендоров раньше, чем сформирован план и сформулирована цель HR-трансформации

- Отсутствие плана поддержки / развития системы после внедрения


Какие критерии помогут сориентироваться и правильно выбрать инструменты?

Развилки, сокращающие пространство выбора:

- Облачное решение или на собственных серверах. Поговорите с вашими безопасниками. Мы сталикивались с ситуациями, когда СДО делали в облаке, а потом дело доходило до оценки персонала и нужно было все переносить на собственный сервер.

- Интегрированный подход (HCM) или автоматизация отдельных процессов. Интеграция вам все равно понадобится. И здесь вопрос: вы покупаете интегрированную систему из коробки или у вас отдельные системы, но вы их интегрируете? На рынке есть и такие возможности, и такие. Мы верим в HCM подход, но это выбор каждой компании.

- Открытое или закрытое решение. Открытое — платформа для разработки, закрытое — вы ничего не можете сделать самостоятельно, кроме замены доступных настроек. Мы верим в открытые платформы

- Готовые решения или разработка под задачи компании

- Российское или зарубежное ПО

При выборе платформ / систем / вендоров проанализируйте их с точки зрения наличия релевантного опыта, истории и планов развития, ресурсов, партнеров. 

И еще важно. Ответьте на вопрос: «Как мы будем работать, если вендор прекратит развитие платформы?»

***
Обратите внимание на опыт компаний, учитывайте возможные подводные камни, и у вас все получится. HR-трансформация — это процесс, который в итоге приведет к сокращению затрат, ускорению процессов, снижению ошибок и тому сервису для сотрудников, который привычен для людей 21 века.


Хотите познакомиться с современными инструментами автоматизации HR-процессов? Узнать как автоматизировать подбор, адаптацию, обучение и оценку ваших сотрудников с помощью современной HCM системы?


Популярные сообщения из этого блога

Репликация и сквозная авторизация: как это работает на примере Академии Ростеха

Подборка кейсов за полгода

Автоматизация модульных программ обязательного обучения сотрудников страховой компании «Согласие»

Типовые процессы существуют

Мультисайтовость корпоративного портала. Сайт базы знаний как основной источник информации