Тема цифровой трансформации — востребованная, важная, опыт таких проектов достаточно объемный. Однако она вызывает также и множество вопросов.
Алексей Корольков, наш генеральный директор, выступил на одной из HR-конференций, и мы на основе его выступления сделали для вас статью.
Давайте попробуем разобраться, что такое цифровая трансформация и как к ней приступить.
Начнем с первого вопроса: что такое цифровая трансформация в HR? Это то же самое, что автоматизация или нет?
По нашему опыту нет. Безусловно, автоматизация является важной частью цифровой трансформации, но далеко не единственной.
Цифровая трансформация — это некий процесс, который переводит нас из точки А в точку Б. Точка А — это состояние HR-процессов, HR-инструментов и способов взаимодействия между компанией и сотрудниками, в котором мы находимся сейчас. Точка Б — некая идеальная система взаимодействия сотрудника и компании.
Как можно определить точку Б? Куда мы хотим попасть?
Мы предлагаем такое определение цели:
- У любого процесса взаимодействия сотрудника и компании есть цифровой вариант. Но не только. Внутри красивого и удобного интерфейса для сотрудника должна быть полноценная автоматизация, должна быть аналитика.
- Все процессы внутри HR максимально автоматизированы и увязаны с взаимодействием с сотрудниками. Если, например, заявка на отпуск подана, прошла удобное согласование и попала в систему, то дальше она должна быть автоматически включена в график отпусков всей компании, визуализирована на общей доске отпусков. Это все не должно делаться вручную и с помощью пересылки файлов по электронной почте.
- Все внутренние процессы HR взаимосвязаны и интегрированы. Если у нас есть процесс оценки компетенций и формирования индивидуальных планов развития, то они должны быть связаны с обучением. Если есть адаптация, она должна быть связана и с подбором, и с обучением и развитием. Если есть оценка эффективности, то она должна быть связана с процессами карьерного планирования, формирования планов преемственности. Если HR-процессы каждый по отдельности автоматизированы, но не связаны между собой, то мы точно не можем говорить о некоем идеальном результате.
- Все HR-процессы интегрированы с другими процессами компании. HR-данные должны быть интегрированы с данными бизнеса, бизнес-метриками. Невозможны, например, подбор и планирование численности без планирования бизнеса. В результате цифровой трансформации в одном месте должны сводиться результаты обучения, результаты оценки эффективности, результаты связанных бизнес-процессов, данные по подбору, планы развития компании.
- HR обеспечивает сотрудникам полноценный и прозрачный сервис с предсказуемыми качеством, сроками и результатами. Заявки, согласования, формирование рабочих графиков и учет рабочего времени, запросы документов, управление отпусками, получение льгот — у нас должен быть один инструмент, в котором мы можем предоставить сотруднику полный сервис.
Что можно включить в целевую модель HR-сервисов?
- Кадровый электронный документооборот
- Управление отпусками, отсутствиями, больничными
- Управление вознаграждением, льготы и бенефиты
- Планирование рабочего графика, учет рабочего времени
- HR Service Desk
- Внешний подбор
- Адаптация, наставничество
- Обязательное обучение, инструменты развития
- Оценка и развитие компетенций
- Оценка эффективности, премирование
- Карьерное планирование, кадровый резерв
- Планирование преемственности
Как спланировать путь из точки А в точку Б? Как реализовывать HR-трансформацию?
Давайте разберемся, с чего начать, какие этапы выделить и какие шаги наметить. Перед тем как это сделать, важное замечание:
необходимо, чтобы решение о старте принималось на уровне генерального директора и руководства. Если собственники не видят пользы и перспективы для всей компании, лучше вообще от идеи отказаться, чем стартовать, а потом не иметь ни поддержки, ни ресурсов.
Если решение принято, дальше можно планировать свой путь.
Все компании разные, и у всех своя степень готовности, но мы на основании нашего опыта можем выделить несколько необходимых этапов:
- Формирование команды. HR-трансформация не может реализовываться силами только HR. Нужна команда, в которой будут представлены интересы всей компании
- Оценка существующей ситуации (точка А). Здесь нужно сделать инвентаризацию и понять, что мы хотим оставить, что мы будем интегрировать, что мы поменяем или начнем с нуля. Об этом чуть подробнее ниже
- Определение целей (точка Б). Компании не внедряют процессы сразу все. На этом этапе нужно определиться со списком приоритетов
- Оценка доступных ресурсов
- Формирование плана
- Описание критериев выбора партнеров (платформы, вендоры, консультанты)
- Выбор партнеров и платформ
- Реализация
Что делать с существующими HR-процессами?
Для каждого нужно провести свой анализ и ответить на вопросы:
- Необходим ли процесс в существующем виде?
- Критерии эффективности процесса?
- Можно ли сделать проще в рамках существующего подхода?
- Можно ли полностью изменить подход с помощью digital и добиться результата не хуже?
- Есть ли готовые технологические решения для данного процесса?
Обычно процесс HR-трансформации занимает несколько лет. Из этого вытекает важное следствие.
Этот процесс должен быть по определению agile
Это значит, что мы не формируем план, от которого в течение следующих нескольких лет не отступаем, мы не пишем ТЗ на начальном этапе.
Самые успешные проекты по HR-трансформации в большей или меньшей степени agile: реализация идет по этапам. И на каждом этапе происходит корректировка, уточнение — это некий динамический процесс.
У процесса HR-трансформации есть свои подводные камни
Давайте теперь посмотрим, какие типовые ошибки бывают на пути цифровой трансформации. Мы можем выделить несколько основных:
- Отсутствие видения цели. В результате: «лоскутные», не интегрированные между собой решения, затыкающие текущие дыры
- Взгляд на задачу HR-трансформации только с позиции HR. В этом случае свалимся в автоматизацию HR-процессов
- Выбор платформ и вендоров раньше, чем сформирован план и сформулирована цель HR-трансформации
- Отсутствие плана поддержки / развития системы после внедрения
Какие критерии помогут сориентироваться и правильно выбрать инструменты?
Развилки, сокращающие пространство выбора:
- Облачное решение или на собственных серверах. Поговорите с вашими безопасниками. Мы сталикивались с ситуациями, когда СДО делали в облаке, а потом дело доходило до оценки персонала и нужно было все переносить на собственный сервер.
- Интегрированный подход (HCM) или автоматизация отдельных процессов. Интеграция вам все равно понадобится. И здесь вопрос: вы покупаете интегрированную систему из коробки или у вас отдельные системы, но вы их интегрируете? На рынке есть и такие возможности, и такие. Мы верим в HCM подход, но это выбор каждой компании.
- Открытое или закрытое решение. Открытое — платформа для разработки, закрытое — вы ничего не можете сделать самостоятельно, кроме замены доступных настроек. Мы верим в открытые платформы
- Готовые решения или разработка под задачи компании
- Российское или зарубежное ПО
При выборе платформ / систем / вендоров проанализируйте их с точки зрения наличия релевантного опыта, истории и планов развития, ресурсов, партнеров.
И еще важно. Ответьте на вопрос: «Как мы будем работать, если вендор прекратит развитие платформы?»
***
Обратите внимание на опыт компаний, учитывайте возможные подводные камни, и у вас все получится. HR-трансформация — это процесс, который в итоге приведет к сокращению затрат, ускорению процессов, снижению ошибок и тому сервису для сотрудников, который привычен для людей 21 века.
