Импортозамещение в HR: как перейти на новый программный продукт?

Алексей Корольков для HR-портала

Сегодня многие компании в той или иной степени столкнулись с задачей импортозамещения. Импортозамещение, в первую очередь, означает, что появилась потребность заменить западные программные продукты и решения отечественными аналогами, теми продуктами, которые произведены в России, размещены в России, входят в реестры отечественного программного обеспечения. Необходимость такого перехода может быть связана не только с тем, что продукт перестал работать на территории РФ, но и с невозможностью провести оплату в условиях тех ограничений, в которых мы работаем. 

Задача импортозамещения касается и HR-функции, потому что исторически многие компании использовали или полностью западное программное обеспечение для HR-автоматизации, или какие-то части внутри процесса, какие-то отдельные продукты, которые теперь недоступны.

Первое, что нужно признать: задача импортозамещения, как бы про нее ни говорили вендоры, не простая. Импортозамещение — это не мгновенная замена одного продукта на другой нажатием одной кнопки, а достаточно серьезный проект. В ситуации, когда стало недоступно молоко западного производителя, нам достаточно прийти в магазин и выбрать другую пачку. Покупали молоко финское, стали покупать русское. А вот импортозамещение программного продукта — это не такая простая задача, это полноценный проект внедрения нового программного продукта. И он не произойдет в один день. Даже если поставщик какого-то продукта говорит, что вам помогут и обеспечат миграцию того, что у вас было, с одной системы на другую, это правда только отчасти. Не все можно будет перенести.

Необходимо принять, что мы вступаем в проект внедрения новой информационной системы и новой автоматизации того, что у вас, возможно, уже было автоматизировано. 

Преимущество такой ситуации в том, что у вас уже есть опыт. Вы знаете, что у вас есть, чем вы пользуетесь, как все должно работать, что вам нравится, что не нравится. На этот опыт очень важно опираться в процессе импортозамещения.

Шаги, которые важно сделать в проекте импортозамещения:

1. Анализ задач

Первая задача — правильно начать выбор альтернативного продукта. И этот выбор должен начаться не с выбора продукта, как бы парадоксально ни звучало, а с анализа реальных потребностей. Естественное желание любого бизнеса, любой компании в ситуации, когда значимый, активно используемый программный продукт находится под угрозой, — сразу побежать и начать искать, что есть на рынке, чем можно воспользоваться, сразу смотреть альтернативы. Вот этого как раз делать не надо. Нужно проанализировать свои текущие потребности. Какие задачи сейчас должны быть решены с точки зрения HR-функции, HR-автоматизации? Чем вы на самом деле пользуетесь? Какие есть недостатки у того, чем вы сейчас пользуетесь? Возможно, когда-то вы внедряли текущие инструменты, и вам казались какие-то функции нужными, а проверка временем показала, что они для вас неактуальны. Не надо пытаться копировать то, что у вас было сделано, нужно составить новый список требований. 

Одновременно с этим очень важно проанализировать планы развития. Анализ планов развития может показаться контринтуитивным: ну какие сейчас планы развития, надо быстрее что-то внедрить. Нет. Жизнь, после того как вы замените систему, тоже будет. И работать вам нужно будет с тем продуктом, который сейчас выберете. Важно, в попытке как можно скорее переехать, не обречь себя на ситуацию, в которой вы через полгода будете вынуждены искать какое-то новое решение. 

2. План проекта

Здесь важно исходить из установки, что вы начинаете новый полноценный новый проект. У этого проекта должен быть руководитель, у него должны быть определенные ресурсы, обязательно у этого проекта должно быть достаточно времени. Спешка в этой задаче может очень дорого стоить. 

3. Анализ данных 

• На этом шаге нужно определить: что нужно обязательно перенести из одной системы в другую, а что можно потенциально не переносить, чтобы не увеличивать объем работы. Здесь очень важно посмотреть на ситуацию максимально здраво. Полностью все данные из старой системы с большой вероятностью вам не нужны. Совершенно нормально, что есть часть массива данных, которые можно сохранить, но заниматься ее миграцией, оплачивать эту задачу, вкладываться в нее, скорее всего, не стоит. Это данные, которыми никто не пользуется, или данные, которые вот-вот устареют. 
• Нужно быть готовыми к тому, что перенести все, что вы хотите, не получится. Что бы ни заявляли поставщики, на деле каждая система имеет свою уникальную архитектуру, всегда есть много нюансов. Да, данные можно скачать и сохранить, но часто нельзя один в один перенести в другую систему как минимум потому, что у этой новой системы будет другая система организации данных. 

4. Анализ нового программного продукта

• При выборе программного продукта для импортозамещения нужно обязательно убедиться, что этот продукт действительно подходит. Очень много программных продуктов для HR выполнены не целиком на отечественных технологиях. Внутри могут быть использованы западные технологии, например, Microsoft, и непонятно, будут ли они доступны. Если мы хотим гарантию стабильности при импортозамещении, ориентироваться нужно на продукт, который сделан на технологиях либо полностью собственных, либо открытых. Обязательно подключите ваших IT-специалистов, чтобы проверить реальную независимость нового продукта. Достаточно много прецедентов, когда софт российский, но сильно зависимый, и безопасности мы при переходе на него не получим. 
• Не выбирайте из слишком большого количества продуктов. Чем больше опций, тем сложнее выбрать какую-то одну. Большое количество претендентов приведет к тому, что вам придется проводить сложный анализ всего, что есть на рынке. Посмотрите 3-4 системы, которые максимально близки (на основании информации на сайта или по данным опроса коллег) к тому, что вам нужно. С ними работайте и выбирайте из них. 
• Сейчас очень важно не выбрать какое-то инновационное, но при этом недоделанное решение. Вам нужно перейти к рабочей версии. Важно не попасть в ситуацию, когда вы выберете некое решение, которое на самом деле будет еще очень сырым. Смотрите системы, которые максимально близки к вашим задачам и которые на момент установки будут иметь хороший опыт внедрения и работы на российском рынке.
• Старайтесь в процессе замены не создать себе «лоскутное одеяло». Лучше всего выбрать меньше программных продуктов, а еще лучше, если есть такая возможность, выбрать один — тот, который покроет все ваши задачи. Если у вас раньше уже была конструкция из нескольких продуктов, и уже «лоскутное одеяло» HR-автоматизации было, в этом нет ничего страшного: так исторически сложилось, вы строили систему, появлялись разные возможности. Но важно в момент перехода на новый продукт постараться количество систем сократить. В идеале сделать так, чтобы система была одна, хорошо интегрируемая с другими российскими поставщиками, с кадровыми системами, бухгалтерскими системами. Когда разных элементов много — это проблема управления, проблема обновления, проблема развития. Иногда бывает, что какой-то один элемент в этой всей связке обновляется так, что перестает работать со всеми остальными.

5. Обучение пользователей

Любая система, которую мы внедрим, — это новая система. Она новая для всех пользователей, которые с ней будут работать. Ни в коем случае нельзя исходить из предположения, что если наши сотрудники нормально успешно использовали ту HR-систему, которая была до этого, то без какого-либо обучения, без какой-либо поддержки они начнут использовать новый продукт. Так не будет. Любая новая система будет по-другому организована, будет иметь другой интерфейс, другую функциональную логику. От пользователя потребуется некоторое усилие. Всех пользователей всех уровней нужно обязательно учить. Если вы проведете обучение, процесс перехода будет минимально болезненным. Если нет — люди разберутся, но это будет намного дольше. Людям нужно максимально помогать, потому что для них новая система может быть достаточно большим стрессом. Например, они привыкли проходить оценочную процедуру в одной системе, и использование новой может нести в себе угрозу: вдруг я куда-то не туда нажму, вдруг оценка не примется. Эти страхи нормальные. Очень важно уделить достаточно внимания обучению, связанному с переездом.

Весь переезд надо делать открыто. О том, что одна система меняется на другую, людям надо вовремя сообщить. В зависимости от функциональности вашей прежней системы, у пользователей в ней могла быть «личная жизнь». Они могли что-то помечать, сохранять, делать закладки и так далее. Если мы переезжаем, пользователям обязательно нужно дать возможность узнать об этом заранее и забрать что-то из их материалов, если они хотят. 

6. Коммуникация с IT 

Нужно войти в плотную коммуникацию с IT-департаментом, с теми, кто будет отвечать за установку системы, за ее поддержку, отладку. Очень много зависит от того, насколько эта коммуникация и координация будет настроена. Ваши IT-специалисты должны принять эту систему, должны понимать, как она администрируется, что они могут сделать, что не нет. Их к выбору обязательно подключать, в противном случае может быть ситуация, в которой вы выберете систему, а они ей заниматься не смогут. 

Проводить импортозамещение в HR нужно не по функциям, а по решаемым задачам: по тем задачам, которые сейчас реально стоят перед вашей компанией, не пытаясь копировать один в один то, что было раньше. Замену системы, раз возникла такая необходимость, нужно использовать как возможность:

• возможность сделать апгрейд каких-то инструментов, которые на данный момент работают, 
• возможность сделать то, что вы не могли сделать на тех инструментах, которые у вас были до этого, 
• возможность отказаться от ненужного. 

Не пытайтесь перетащить все из одной системы в другую, это далеко не всегда рациональное решение. Нужно детально исследовать функции, которые есть. И это исследование во многом дает возможность аудита бизнес-процессов в HR и их более глубокого понимания: как они работают, как они сейчас устроены, как их сделать более эффективными.