Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Мобильные инструменты WebTutor для современной HR-автоматизации

Один из самых важных трендов в HR-автоматизации в последнее время – это мобильные решения. Как реализовать их на базе WebTutor, расскажем в нашей статье и заодно приведем несколько практических примеров. 

Все чаще возникает вопрос, как предоставить мобильный доступ к HR-сервису или к обучению не из корпоративной сети, а через интернет, причем разным категориям пользователей: сотрудникам, руководителям, партнерам, клиентам, стажерам, временному персоналу и т.д. Достижение этой задачи практически автоматически означает организацию такого доступа через те или иные мобильные устройства. Очевидно, что основной трафик в интернете сегодня – мобильный, и в дальнейшем его доля будет только увеличиваться. Поэтому отсутствие решений для мобильных устройств гарантированно означает большие неудобства для пользователей. Обеспечить мобильный доступ к HR-сервисам позволяют инструменты, доступные в WebTutor.

Варианты организации доступа к HR-сервису или обучению 

Есть несколько способов с технической точки зрения организовать доступ к HR-сервисам или сервисам обучения, построенным на платформе WebTutor.

Первый – это учебный портал. Надо отметить, что любой портал, реализованный на базе WebTutor начиная с версии 3.0, доступен с мобильного устройства. Но такая доступность еще не означает, что он будет эффективно работать и станет удобным для пользователей. Ведь если сайт представляет собой сложную конструкцию с громоздким меню, то вероятность того, что им можно пользоваться с мобильного телефона, пытаясь попасть в ссылку, практически нулевая. Поэтому мобильный портал – это не просто возможность подключиться к системе с мобильного устройства. Необходимо, чтобы он подстраивался под то устройство, с которого вошел пользователь: планшет, десктопный компьютер, телефон и т.д.

Второй вариант доступа – это мобильное приложение. Оно позволяет обеспечить доступ к сервисам и порталам на платформе WebTutor.

Третий вариант – чат-бот. Интерфейс можно оформить в виде канала или чат-бота в одном из мессенджер-сервисов. Работе с чат-ботами мы посвятим отдельный материал позднее, а в этой статье поговорим о мобильном портале и мобильном приложении.

Мобильный портал

Преимущество использования мобильного портала состоит в том, что в этом случае не требуется установка никаких мобильных приложений. Особенно это важно, когда мы говорим об «одноразовых» пользователях. Не секрет, что в большом количестве мобильных систем дистанционного обучения или HR-решений многие пользователи входят в систему лишь несколько раз в год, а то и вовсе единожды. Например, когда заполняют оценочные формы или открывают формы курсов или тестов. От таких пользователей сложно требовать, чтобы они устанавливали на свой смартфон мобильное приложение. Как показывают исследования, страсть людей к установке все большего количества мобильных приложений уменьшается по мере пользования гаджетом, тем более, если определенным приложением предстоит воспользоваться всего один-два раза в год. Для такого рода задач и для такой категории пользователей использование мобильного портала является оптимальным решением.
Начиная с версии WebTutor 3.4 большинство шаблонов, связанных с дистанционным обучением, тестированием, опросами, контентом портала, учебными мероприятиями и т.д. из коробочной версии мобильно адаптивны. Кроме этого, в обновленную версию 3.4 вошли новые плеер тестов третьей версии, плеер опроса и формы оценки, которые также автоматически адаптируются под работу мобильных устройств. Однако не стоит забывать, что при реализации дополнительных разработок поддержка мобильной адаптивности потребуется отдельно.

Стандартный интерфейс портала

Мобильный вариант портала


Мобильная адаптивность предполагает, что одна и та же страница выглядит по-разному на разных устройствах. Курс, открытый на десктопе или планшете с большим разрешением, выглядят вполне традиционно. А в курсе, открытом с мобильного устройства, автоматически перестраиваются интерфейс, меню, шапка портала, структура самого шаблона и т.д. Аналогичным образом адаптируются все основные коробочные шаблоны портала.
Для того чтобы настроить мобильный портал, нужно просто перейти на новую версию системы WebTutor при условии, что портал доступен с мобильного устройства. Кроме этого, возможность работы с порталом с мобильного устройства означает, что весь контент должен быть адаптирован под мобильные устройства.

Мобильное приложение

Использование мобильного приложения также имеет свои плюсы. Оно удобно для определенной категории пользователей, его наличие обеспечивает психологическое удовлетворение для некоторых компаний. Кроме этого, мобильное приложение дает возможность работать с офлайновым контентом, не подключаясь к сети и к серверу, а также позволяет отправлять пользователям push-уведомления. Например, сообщения, связанные с назначением курсов, тестов, оценочных процедур и т.д., формируются на сервере WebTutor и приходят пользователям не в формате стандартных сообщений по электронной почте, а в режиме push -уведомлений.

WebTutor Mobile 

С системой WebTutor интегрировано приложение WebTutor Mobile. Его предыдущая версия iWebTutor позволяла только проходить электронные курсы. Возможности WebTutor Mobile намного шире. Приложение доступно в App Store и Google Play. Им могут воспользоваться все, у кого есть логин и пароль для входа на клиентский портал news.websoft.ru.
Как WebTutor является системой, настраиваемой под нужды каждой компании, так и WebTutor Mobile – это приложение, которое может столь же гибко изменяться. Чтобы использовать мобильное приложение, необходим модуль Персональный WebTutor. Никаких других ограничений в количестве пользователей, инсталляций, мобильных приложений, которых в WebTutor может быть несколько, нет. При первом обращении к серверу в мобильное приложение загружается его структура, дизайн, офлайновый контент.

Приведем несколько примеров использования мобильного приложения.

Библиотека развития. Благодаря мобильному приложению можно создать так называемую библиотеку или ленту развития, в которую ответственные специалисты будут выкладывать различного рода материалы: электронные курсы, тесты, опросы, книги, видео и т.д. При этом приложение может быть специально настроено под заказчика, а пользователи будут получать специфические push-уведомления об обновлениях.

Элементы геймификации. В мобильное приложение могут быть встроены элементы геймификации: награды за активное участие в меропряитиях, рейтинги, блоги, личный кабинет и прочее. Управление всем контентом и в целом системой осуществляется из панели администратора WebTutor, а статистика о том, как люди проходят обучение и тестирование, просматривают материалы, какой уровень получают, фиксируется в базе данных. Кроме этого, можно совмещать работу с контентом и системой из мобильного приложения с работой на традиционном портале.



Непрерывная обратная связь. Сontinuous feedback, или непрерывная обратная связь – это сегодня одна из самых актуальных тем в сфере технологий HR, в частности, в подходе к оценке. Благодаря мобильным решениям мы можем давать сотрудникам обратную связь не раз в полгода-год, а обеспечить непрерывное взаимодействие и обратную связь с ними. Человек будет получать push-уведомление в ходе рабочего взаимодействия и сможет оперативно реагировать. Непрерывная обратная связь и взаимодействие между людьми может практически мгновенно отражаться в информационной системе, причём уведомления могут быть как персонализированными, так и анонимными. Мгновенная обратная связь строится именно на мобильных приложениях и используется как оценочный инструмент, когда сообщения так или иначе связаны с определенными ценностям компаниями.


Интерфейс руководителя. Еще один пример, как можно использовать мобильное приложение, – дать руководителю инструмент, с помощью которого он мог бы получать информацию о сотрудниках в части их обучения, развития, оценки и т.д. При этом приложение настраивается гибко, структура разделов загружается с сервера, и для каждого из них можно описать права доступа. Так, войдя в одно и то же мобильное приложение, руководитель может получить доступ к нескольким мобильным сервисам, а сотрудник только к нескольким из них или к совершенно другим. Конструирование мобильного приложения в данном случае – гибкий процесс, и систему можно настроить и адаптировать под себя.



Офлайн доступ 

Часть контента и разделы в мобильном приложении должны быть настроены в режиме онлайн. Например, для осуществления непрерывной обратной связи приложение связывается с сервером, получает страницу с данными и отображает ее внутри приложения.
Но иногда нужен офлайновый доступ, когда часть контента загружена на телефон или планшет. Например, это актуально на встречах с клиентами, когда под рукой нужна определенная презентация, или при работе гаджета в авиарежиме. Подключившись к клиентскому порталу news.websoft.ru, можно попасть в офлайновый раздел и получить доступ к контенту: текстам, файлам, PDF-документам, картинкам, специфическим данным (например, адресной книжке) и т.д. Конечно, все это будет занимать место на диске, поэтому в качестве офлайнового нужно использовать только тот контент, который нужен оперативно и в ситуациях, когда нет подключения к серверу.



При предоставлении пользователям доступа к офлайновому контенту есть риск возникновения ситуаций, когда гаджет может быть утерян или сотрудник уволится, унеся с собой корпоративную информацию. В связи с этим компаниям самим необходимо решать, к какому контенту они предоставляют онлайновый или офлайновый доступ – соответствующие настройки в системе есть. Кроме этого, если контент офлайновый, то есть возможность выставить для него обязательное время жизни: благодаря установленным в настройках ограничениям через определенный промежуток времени будут проверяться права доступа к контенту для человека. Например, если он неделю не заходил в систему, то она попросить его повторно автоматически подключиться к серверу и, соответственно, обновить данные. Если к этому времени сотрудник уже уволен и этот факт зафиксирован в системе, то доступа к контенту он больше не получит.

Сочетание решений 

Важно понимать, что мобильное приложение и мобильный портал не являются панацеей для решения абсолютно всех задач. Под разные процессы подходят разные инструменты. Если есть задача, которую необходимо решить один раз (например, провести опрос мнения сотрудников), не стоит специально для этого делать настройки внутри мобильного приложения. А вот для осуществления удобной и быстрой обратной связи или реализации инструмента развития с использованием push-уведомлений эффективно использование как раз мобильного приложения. Обычно в крупных компаниях задачи бывают разного характера, таким образом, приходится прибегать к разным решениям. WebTutor предоставляет оба инструмента, и их можно комбинировать. Так, можно настройки мобильного приложения и мобильного портала «привязать» к определенному виртуальному сайту WebTutor, а их может быть несколько (виртуальный сайт для руководителей, для обычных сотрудников, для партнеров и т.д.).

Это достаточно гибкая конструкция, в которой структура приложения, параметры, стили, функции, способы представления без труда настраиваются пользователем, имеющим права администратора. Продвинутые пользователи могут даже настраивать шаблоны портала и разрабатывать и встраивать в мобильное приложение самостоятельные инструменты.
Таким образом, все возможности для организации мобильного обучения и мобильного HR в WebTutor есть. Если стоит задача реализовать мобильное приложение, то, прежде чем разрабатывать отдельно стоящее решение, что в компаниях часто пытаются делать, стоит обратить внимание на уже существующие разработки. Это избавит от необходимости внедрять отдельное мобильное приложение для решения каждой задачи.

Что думает ваша служба безопасности? 

Чтобы мобильное обучение или мобильный HR работали, портал должен быть доступен из интернета. В основном же сотрудники не имеют доступа к порталу вне корпоративной сети, например, из дома. Чаще всего это связано с требованиями корпоративной службы безопасности. Что в связи с этим можно предпринять? Можно попробовать  убедить службу безопасности открыть доступ к учебному порталу из интернета, продемонстрировав техническую сторону вопроса, и многим компаниям это удается.

Но есть еще одно решение, о котором не все знают, – это использование двухконтурной архитектуры. WebTutor поддерживает механизм, когда могут быть реализованы две системы: одна находится внутри корпоративной сети, во внутреннем контуре. Здесь, например, могут быть интегрированы системы кадрового учета, содержащие персональные данные.



Другой контур может быть внешним. Две системы будут автоматически взаимодействовать между собой (технология называется «репликация»), при этом данные могут обезличиваться.
В случае их обезличивания внешний контур можно не защищать, а процесс репликации позволит консолидировать все данные на внутреннем контуре. Получается, что во внешнем контуре, по сути, уже отсутствуют персональные данные, которые нужно защищать, но при этом вся статистика консолидируется с данными на внутреннем сервере, поэтому вся информация сохраняется.



Благодаря этому решению можно обойти ограничения, связанные с персональными данными. Как показывает практика, корпоративные службы безопасности в большинстве случаев соглашаются с таким подходом.

Контент для мобильного обучения 

Подход к созданию и использованию контента в мобильном обучении должен быть другим. Трудно рассчитывать, что человек с мобильного телефона будет изучать многочасовой электронный курс. Как правило, эффективнее использовать более короткие в методическом плане материалы. При этом контент должен быть мобильно адаптивным. В связи с этим речь идет уже даже не про обучение на рабочем месте, а скорее о поддержке в принятии решений.
Традиционные средства не очень подходят для верстки контента для мобильного обучения. Курсы, конечно, будут работать с гаджета, но скорее всего будут выглядеть иначе, чем на экране компьютера, доставляя пользователю неудобства.

Интерфейс редактора курсов Courselab Online


Вариантов развития событий здесь два. Первый – верстать две версии курса: под традиционное устройство и под телефон. Второй – воспользоваться другим механизмом разработки, а именно новой версией решения Courselab online. Это специализированный инструмент, работающий из браузера и предлагающий иной подход к разработке курса. Суть разработки в том, что плеер курса автоматически адаптирует его под устройство, с которого он работает. То есть курс создается один, его можно посмотреть на экране компьютера, планшета, смартфона, при этом под каждое из этих устройств в зависимости от размера экрана контент будет автоматически перестраиваться.

Курс, открытый в desktop варианте



Мобильная версия курса


Решение является модулем WebTutor и доступно в "облачном" режиме или может быть установлено на сервере заказчика. Инструмент разработки прост в применении и может быть использован, в том числе, внутренними экспертами компаний. Даже после непродолжительного ознакомления с функционалом они без труда смогут самостоятельно создавать мобильно адаптивные курсы.

Основная проблема корпоративного дистанционного обучения в настоящее время состоит в том, что оно бывает далеко от жизни. Содержание курсов не соответствует реальной работе, их сложно найти, в том числе, для того чтобы быстро и легко вернуться к обучению в случае необходимости. Поэтому использование мобильных технологий – это главный подход, который может сделать обучение более приближенным к реальной жизни и нуждам пользователей.

По сути, необходимо контент и сервисы положить человеку в карман или, как сказал известный американский эксперт Elliot Masie: «мы должны привести обучение к людям, а не людей к обучению». 


Популярные сообщения из этого блога

Только без рук, или Как в системе обучения автоматизировать все, что делалось вручную

Кто владеет информацией тот владеет миром, или как создать быстро работающую базу знаний с «умным» поиском

Опыт внедрения WebTutor в ПАО «Транснефть»

Классификация HR-систем

Многоканальный подход к подбору персонала