3 шага для контроля очного обучения в регионах с помощью онлайн-инструмента. Кейс компании Спортмастер
По материалам конференции “Е-Практика 2017”
Компания: Спортмастер.
Год реализации проекта: 2016
Период функционирования проекта: 1 год +
Задача проекта: разработать универсальный инструмент, позволяющий создавать индивидуальные графики рабочих тренингов в сети магазинов с централизованным управлением этим процессом и доступом пользователей онлайн.
Реализация проекта: использование инструмента управления проектами в системе WebTutor.
Современный цифровой мир бросает нам вызов. Карьера человека, по данным исследования Deloitte, будет составлять не менее 65 лет, и при этом, каждые 5 лет мы будем менять профессию. Автоматизация возьмет на себя ручные действия, а человеку необходимо будет проявлять адаптивность и творческое мышление. Ценность корпоративных знаний будет заключаться не в самом их наличии, а в том, как они используются и трансформируются сотрудниками.
Учебный центр компании Спортмастер, отвечая на вызовы цифровой эпохи, пробует использовать стандартные инструменты для решения нестандартных задач. На конференции “Е-Практика” Алексей Максимчук, ведущий специалист отдела дистанционного обучения Спортмастер, поделился кейсом использования модуля управления проектами в LMS для организации и контроля очного обучения в регионах компании. Давайте посмотрим, что у них получилось.
Шаг 1. Анализ процессов очного обучения в региональных подразделениях компании
Сложно представить филиальную сеть магазинов без обучения на местах в формате тренингов, семинаров, наставничества или каких-то рабочих учебных совещаний. При этом учебному центру главного офиса необходимо понимать, что же происходит в каждом конкретном региональном подразделении: какая помощь им нужна, что у них получается хорошо, а что не очень, кто может поделиться лучшими практиками и где подрастают новые “звездочки”.
В компании Спортмастер возникла идея улучшить очное обучение в магазинах сети и для начали они проанализировали текущее состояние процесса. На момент разработки нового проекта в обучении на местах принимали участие три группы сотрудников компании:
- директор магазина, который планировал и контролировал рабочие тренинги,
- сотрудники (участники), каждый из которых мог выступать ведущим тренинга,
- учебный центр, отвечающий за все процессы обучения в компании.
Всем им нужен был удобный инструмент, который позволил бы:
- директорам - создавать индивидуальные графики учебных мероприятий,
- сотрудникам - иметь онлайн-доступ с любого рабочего места,
- учебному центру - централизованно управлять процессами обучения.
Нужно было спланировать рабочие тренинги - короткие ежедневные учебные мероприятия различной тематики: товары, качество обслуживания, рабочие процессы. Продолжительность такого тренинга - 15-20 минут. Ведущим может выступить любой сотрудник, назначенный директором магазина. Содержание мероприятия формируется на основании тем, которые определяет директор конкретного магазина. В каждом магазине свой уникальный график учебных мероприятий, составленный в Excel. Например, вот такой:
Учебному центру компании проконтролировать такие индивидуальные графики, которые ежемесячно формировались в каждом из 500 магазинов сети, было невозможно. Это приводило к тому, что процессы обучения в регионах были настроены по-разному, а кое-где и вовсе не проводились.
Шаг 2. Поиск удобного онлайн-инструмента для управления очными мероприятиями в региональных подразделениях компании
В ходе анализа стало ясно, что внутреннему обучению магазинов необходим толчок для развития и новый инструмент для удобного формирования графиков рабочих тренингов, а учебному центру - возможность управлять и контролировать эти процессы. Однозначно нужно было онлайн решение, позволяющее получать своевременный доступ к информации независимо от места расположения сотрудника, руководителя, представителя учебного центра или HR-службы.
Решение, которое в большинстве функционала отвечало требованиям нового проекта, находилось внутри корпоративного портала WebTutor, хотя не относилось напрямую к учебным инструментам и не использовалось до этого момента. Это был модуль “Управление проектами”, который после небольшой доработки и был внедрен в компании для планирования и контроля очного обучения в регионах.
Стоит отметить, что в компании для централизованных мероприятий, организуемых учебным центром используется и модуль “Учебный центр” с похожим функционалом. Но в данном случае необходимо было организовать именно региональное обучение с удобным предоставлением доступов к единому инструменту планирования и контроля.
Шаг 3. Настройка онлайн-инструмента управления очными мероприятиям для максимального соответствия поставленным задачам
На основе эталонного графика, разработанного учебным центром компании, были сделаны web-интерфейсы для пользователей.
График рабочих тренингов директор магазина составляет на основе анализа продаж, результатов работы сотрудников, текущих задач компании и новых технологий, внося необходимые коррективы в рекомендованные учебным центром шаблоны и предложенные темы. Каждое мероприятие формируется с помощью индивидуальной карточки с указанием темы, ответственного (ведущего тренинга), даты и формы проведения.
Итоговые графики рабочих тренингов магазина в веб-интерфейса выглядят таким образом:
Ведется, в том числе, и учет успешности проведенных мероприятий с помощью выставления статуса тренинга (планируется, завершен) и оценки ведущему по 5-ти бальной системе. Доступ к такой статистике имеют руководители и HR-менеджеры.
После формирования графика, специальный агент системы предоставляет доступ к этой информации всем сотрудникам, которым нужен доступ к этим тренингам (участники учебных мероприятий, их руководители, HR, отдел обучения).
В интерфейсе у руководителя или HR-менеджера рабочие графики отображаются таким образом:
Также существует универсальная печатная форма итогового графика, которую можно распечатать и разместить на доске в магазине.
Для контроля использования инструмента и сбора статистических данных были разработаны несколько отчетов, которые позволяют учебному центру анализировать эффективность очных мероприятий в регионах компании:
Статистика проведения рабочих тренингов используется при решении кадровых вопросов. К примеру, при подведении результатов ежегодного конкурса продавцов-консультантов на должность эксперта в магазине сети: при прочих равных условиях кандидат, который проводит внутреннее обучение, получает преимущество. Также при выдвижении в кадровый резерв на руководящую должность сотрудник обязательно должен иметь опыт проведения рабочих тренингов.
Что касается оценки обучения сотрудников, которые выступают участниками рабочих тренингов, она проводится администрацией магазина и выборочно HR-службой или учебным центром во время проведения мероприятий.
Итоги проекта:
- 95% магазинов розничной сети используют единый инструмент для формирования графиков обучения своих сотрудников,
- учебный портал интегрирован в бизнес-процессы магазинов розничной сети,
- руководителям и сотрудникам HR-службы предоставлен доступ к графикам обучения,
- организован централизованный контроль графиков обучения, сбор и анализ статистики.
