Цикл статей "Вопросы HR- автоматизации для новичков". Какие учебные процессы можно автоматизировать с помощью LMS?
Есть люди, понимающие и использующие функционал LMS, который помогает автоматизировать различные учебные процессы. Есть те, кто не знают или не используют это по различным причинам. Например, нет инструкций или нет желания переучиваться. Но сейчас невозможно эффективно управлять e-learning проектом, если вы не используете автоматизацию, потому что наверняка вы затрачиваете больше времени, чем хотелось бы, совершаете повторяющиеся действия или испытываете сложности с анализом больших объемов информации.
Возможно, для кого-то это станет открытием, но, имея LMS, многие ваши действия, как администратора системы или менеджера обучающих планов, можно упростить или отдать на выполнение программе. Нет необходимости вручную подключать набор курсов для каждого вновь пришедшего сотрудника, предоставлять доступы для входа на учебный портал или назначать тесты для повторного прохождения. Это, и многое другое, умеет LMS.
Если вы только планируете покупать LMS или используете имеющуюся систему не в полную силу, узнайте детально о функционале, который поможет вам автоматизировать обучение на различных этапах:
- анализ потребности в обучении (сбор заявок, анкетирование, самозапись),
- формирование программ обучения (подключение набора учебных мероприятий в соответствии с должностью, функционалом, компетенциями сотрудника),
- прохождение обучения (возможность самостоятельного повторного заказа курсов и тестов в случае технического сбоя или при желании поднять оценку, информирование о назначенном обучении и напоминание о нарушенных сроках тестирования, поздравление с успешным завершением курса, генерация сертификата),
- анализ результатов обучения (использование различных фильтров, визуализированных графиков и dashboards для быстрого анализа пройденных учебных материалов, предоставление доступов для просмотра статистики руководителями).
Помимо базового функционала, который автоматизирует основные этапы обучения, современная LMS также может:
- эффективно управлять контентом (загружать курсы и тесты из обменных файлов и специальных форматов типа SCORM, помогать в обновлении информации через информирование ответственных и календарь изменений),
- интегрироваться с различными системами (например, с HR-системой для обмена информацией о новых и уволенных сотрудниках, смене должностей, наступлении отпусков сотрудников или зачислении в кадровый резерв),
- рекомендовать сотруднику различные учебные материалы, исходя из его запросов и результатов пройденных курсов, тестов, вебинаров, тренингов и других мероприятий, а также проводить адаптивное тестирование,
- управлять очным обучением (собирать заявки, формировать группы, вести учет проведенных тренингов),
- предоставлять ограниченные доступы к определенным курсам, разделам библиотеки и даже к различным версиям учебного портала,
- собирать и анализировать обратную связь от пользователей LMS,
- автоматизировать планы развития, планы преемственности и программы для кадровых резервистов, связывая назначенные учебные мероприятия с оценкой, компетенциями и различными описанными HR-процедурами.
Как видите, с помощью автоматизации можно значительно облегчить свою работу в управлении e-learning проектом.
Но, как быть, если пока в компании нет LMS, если ее функционал на данный момент по каким-то причинам ограничен или же в отделе обучения нет четкого понимания того, что нужно автоматизировать в первую очередь. Тогда можно начать с шаблонов, которые помогут найти повторяющиеся действия, часто задаваемые вопросы, типичные отчеты и так далее. Такие действия нужно стандартизировать и оформить в удобном для использования виде:
- шаблоны курсов будут особенно полезны, если в компании есть свой штат внутренних разработчиков, не относящихся к отделу обучения (стандарт содержания курса, стандарт дизайна, шаблоны слайдов, примеры отдельных частей курса, рекомендуемые форматы для различных типов курсов),
- шаблоны анкет (обратная связь по курсу/вебинару/тренингу, сбор мнений портале, запрос на обучение),
- шаблоны отчетов (отчет о работе LMS за определенный период времени, отчеты по результатам обучения для различных целей),
- шаблоны ответов на типичные вопросы (FAQ),
- шаблоны для регулярных выпусков новостей, рассылок и прочих PR-кампаний,
- шаблоны документов (запросы на создание и размещение учебных материалов, приказы о назначении обучения, о подведении итогов, шаблоны планов обучения и отчетов по ним, шаблоны тех.заданий),
- шаблоны презентаций о возможностях обучения и развитии e-learning проекта (для совещаний и для новых пользователей)
Кстати, шаблоны не только стандартизируют учебные процессы, но и сохранят базу знаний для преемников в отделе обучения. Нередко можно встретить ситуации, когда человек внедрил e-learning и ушел из компании, а вместе с ним исчезло понимание того, как обучали, как настраивали и развивали e-learning. Когда процессы прописаны и автоматизированы, уменьшается риск того, что e-learning проект может быть приостановлен или закрыт из-за ухода менеджера внедрения.
Все эти шаблоны впоследствии можно будет описать в LMS и значительно упростить свою работу. Только представьте, что новостные рассылки можно будет отправлять не вручную, а нажатием на кнопку "отправить". Целевую аудиторию для обучения можно будет выбирать с помощью удобного дерева подразделений, отфильтровав сотрудников по названию должности, подразделению или стажу работы. А руководителям больше не нужно будет по индивидуальному запросу готовить выборку с результатами обучения их сотрудников, потому что для этой цели в LMS будут существовать dashboard - визуализированная статистика, обновляемая в онлайн-режиме. И это не фантастика, а полноценная реальность в управлении корпоративным обучением.
Посмотрите, какие процессы автоматизируют клиенты компании WebSoft с помощью системы WebTutor:
Также читайте:
