Цикл статей “Управление знаниями”. 1. Что такое knowledge management?
Автор: Марина Литвинова
Понятие управления знаниями (knowledge management) появилось относительно недавно, а сама эта тема неразрывно связана с мотивацией к обучению, созданием культуры саморазвития и обмена опытом в компании. Если подключить к этому и современный тренд на получение информации через смартфоны, то появляется еще и тема мобильного обучения. Поэтому понятие knowledge management достаточно обширное и включает в себя целый ряд знаний и навыков, которыми должен обладать менеджер e-learning-проекта, для того, чтобы внедрить в компании базу знаний. Примером базы знаний может служить “Википедия”, принципы которой применимы и в корпоративной среде обучения.
Следует отметить, что управление знаниями это целая система мероприятий, направленных на сбор, систематизацию, распространение и обмен знаниями в компании. То есть мы говорим не только о том, что нужно организовать все имеющиеся электронные курсы и документы в едином информационном пространстве. Все гораздо глубже.
Иногда создание базы знаний в компании становится логическим развитием ранее работающей системы дистанционного обучения. На мой взгляд, такой вариант возможен, если СДО была внедрена достаточно давно, когда еще не говорили про knowledge management и/или у команды внедрения не было необходимых навыков формирования базы знаний.
Если вы будете внедрять e-learning прямо сейчас, то концепция управления знаниями должна занять свое законное место в общей стратегии e-learning-проекта. Обратите внимание на то, что компания Deloitte назвала управление знаниями ключевым трендом в обучении на 2016 год. И в настоящее время невозможно представить современную эффективную систему обучения без базы знаний, особенно если мы говорим о крупной компании с большой численностью сотрудников и с регулярным обновлением состава новичков.
Как и любой проект, внедрение базы знаний должно начинаться с предварительного анализа потребности в таком инструменте (опроса сотрудников, анкетирования руководителей) и представления стратегии управления знаниями в виде “живого” хорошо визуализированного доклада для топ-менеджмента.
Стратегия базы знаний, которая описывает внедрение и реализацию данного проекта, должна включать ответы на основные вопросы:
- по каким причинам было принято решение о внедрении и какие цели преследует проект,
- какие преимущества дает внедрение базы знаний в компании,
- каким образом будет осуществляться внедрение и что будет включать каждый из этапов,
- кто будет входить в команду проекта, какими будут зоны ответственности (методология, техническая поддержка, маркетинговое сопровождение, размещение учебных материалов, администрирование базы знаний и т.д.),
- какая информация и по каким принципам будет размещаться и генерироваться на ресурсе базы знаний,
- какие доступы и по каким принципам будут предоставлены пользователям базы знаний,
- какими ресурсами будет поддерживаться функционирование базы знаний после внедрения.
Важный момент: вы не сможете централизованно управлять знаниями, если при наличии единой базы знаний в компании будут существовать другие ресурсы. Например, отдельный сайт для юридического департамента или гугл-папка с инструкциями для кассиров. Поэтому во время разработки стратегии предусмотрите тот факт, что база знаний станет единой точкой входа для всех информационных ресурсов. Если тот же юридический департамент по-прежнему пожелает иметь свой собственный ресурс, тогда можно будет предложить доступ к персональному разделу базы (возможно, даже ограниченный, если в этом есть необходимость).
При переходе к концепции управления знаниями компаниям, у которых уже есть большое количество обучающих материалов, придется пересмотреть их формат. То, что было допустимо для изучения в формате электронного курса, может не подойти для базы знаний. Это, в первую очередь, коснется больших по объему учебных материалов, которые будет сложно использовать как отдельные элементы, если не разбить их на модули и подтемы. В целом, переход к базе знаний означает и переход к микрообучению: теперь практически каждый учебный элемент должен представлять собой пазл, который легко использовать множество раз, присоединить к нужным программам обучения и при этом быстро обновить в одном месте.
К тому же, база знаний по своей концепции это тот самый инструмент, который может понадобиться в любое время в любом месте и на любом устройстве, а значит, он должен отвечать мобильности пользователя. Поэтому следует проанализировать, как часто сотрудники пользуются мобильными устройствами именно с целью профессионального обучения и насколько нуждаются в подобном инструменте. Несомненно, при наличии потребности и удобного мобильного сайта или приложения, использование базы знаний будет весьма востребованным именно в таком мини-формате.
КЕЙС: Переходим от классической СДО к системе управления знаниями (Спортмастер)
