Автоматизация процедур адаптации сотрудников с помощью системы WebTutor (по материалам вебинара)
Для тех, кто не успел принять участие в вебинаре по автоматизации процедур адаптации, можно посмотреть мероприятие в записи или почитать основные тезисы ниже.
- Ссылка на просмотр записи в режиме он-лайн:
- Ссылка на скачивание записи:
Во время вебинара мы выяснили, что процесс адаптации может быть специфическим для каждой конкретной компании. Часто он начинается еще с этапа подбора кандидатов на должность и может касаться не только новых сотрудников, но и уже работающих. Не смотря на то, что этот процесс по-своему настраивается в каждой компании, существуют универсальные инструменты, с помощью которых можно автоматизировать адаптацию сотрудников. Предлагаем рассмотреть, как это реализовано в системе WebTutor.
Следует отметить, что как так называемого модуля адаптации в системе WebTutor нет. Для автоматизации этого процесса используются модулей управления знаниями, оценки, развития карьеры и управления кадровым резервом.
Давайте проясним, что под адаптацией мы понимаем:
- адаптацию нового сотрудника компании,
- введение ранее работающего сотрудника в новую должность,
- подготовка перспективного сотрудника (резервиста) к работе в будущей должности.
Во время адаптационного периода зачастую решается четыре основные задачи:
- ознакомление с различной информацией,
- обучение (очное, онлайн, смешанное),
- контроль знаний (имеющихся и полученных в процессе адаптации),
- постановка целей на период адаптации и проверка их выполнения.
В разных отраслях и для разных категорий сотрудников могут быть различные адаптационные задачи. Где-то это будет только ознакомление и обучение, а где-то все четыре задачи.
ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ИНФОРМАЦИЕЙ
Наиболее часто в процессе адаптации сотрудник ознакамливается с разнообразной информацией, которая представлена на корпоративном или учебном портале компании в виде специального “Раздела для новых сотрудников”.
Ознакомительный материал может быть просто выложен на портал в виде файлов или ссылок на внутренние или внешние ресурсы. А может быть предоставлен определенным типовым должностям сотрудников по определенным описанным в системе правилам. Например, для каждого нового кассира назначаются некие специфические для него инструкции, книги, нормативные документы и так далее. При этом возможно настроить так, чтобы в зависимости от должности (уровня доступа) на учебном портале отображались те или иные материалы. Например, инструкцию для наставников видят только те сотрудники, которые прошли соответствующую сертификацию. Или, например, новым руководителям доступны 3 ознакомительных раздела портала, а всем остальным новым сотрудникам - 2.
С помощью инструментов WebTutor можно автоматизировать такие процессы, как:
- отправка приветственного сообщения новому сотруднику,
- напоминание руководителю о новом сотруднике в системе,
- контроль ознакомления (через модуль “Управление знаниями” или через статистику просмотра страниц книги, слайдов курса),
- управление списками рекомендованной литературы.
Примеры информационных страниц для новых сотрудников, реализованных в системе WebTutor
Пример виджета рекомендованной литературы в системе WebTutor
Помимо информирования о различных процессах, правилах и моментах, касающихся обучения, можно рассказать сотруднику о его коллегах и возможностях карьерного роста.
Пример виджета для знакомства с коллегами, реализованного в системе WebTutor 3.4
Пример карьерного дерева, реализованного в системе WebTutor
ОБУЧЕНИЕ
Наиболее часто в период адаптации используются инструменты для организации дистанционного обучения с автоматическим назначением электронных курсов. В системе WebTutor существуют два инструмента реализации этого процесса:
- назначение курса для определенных пользователей (должностей, групп, стажа работы),
- описание обязательного обучения (дистанционных, очных форматов, а также тестов) для типовых должностей, групп должностей, групп подразделений и так далее, в зависимости от поставленных целей, и последующее автоматическое назначение курсов по описанным критериям.
Также с помощью панели руководителя можно делать назначения вручную. Например, найти всех необученных сотрудников определенной должности за определенный период, и назначить им курс.
Пример назначения электронных курсов вручную
Система WebTutor позволяет автоматизировать и очное обучение, хотя тут задача посложнее.
С целью организации тренингов, семинаров можно использовать те же самые инструменты для описания обязательного обучения с помощью типовых должностей, групп, семейств должностей, групп подразделений.
С помощью инструментов WebTutor можно автоматизировать такие процессы в организации очного обучения, как:
- генерация заявок по обязательному обучению,
- генерация индивидуальных учебных планов по обязательному обучению,
- уведомления о назначенных очных мероприятиях,
- автоматическая запись на мероприятия (важно продумать формирование календаря мероприятий в зависимости от расположения тренинговых центров и рабочих мест сотрудников).
Пример виджета рекомендуемого очного обучения по описанным правилам (модуль “Персонал” в карточках типовой должности или группы)
Пример виджета рекомендуемого обучения для информирования руководителя и формирования заявок на обучение
Пример визуализации адаптационной программы обучения с применением очных и дистанционных мероприятий
КОНТРОЛЬ ЗНАНИЙ
Проверка знаний в период адаптации может быть автоматизирована с помощью таких инструментов системы WebTutor:
- автоматическое назначение тестов с помощью назначения для пользователей,
- описание обязательного тестирования с помощью типовых должностей, групп должностей, групп подразделений,
- назначение тестов по итогам курсов с помощью системных событий,
- возможность организации адаптивного тестирования с привязкой отдельных вопросов по определенным компетенциям
ПОСТАНОВКА И ОЦЕНКА ЦЕЛЕЙ
Для того, чтобы поставить цели на период адаптации и проконтролировать их выполнение, в системе WebTutor можно использовать такие инструменты, как:
- автоматическое добавление пользователей в эталонную процедуру,
- ручное добавление пользователей.
Эти процессы осуществляются по принципу оценки компетенций или ежегодной оценки в модуле “Оценка персонала”.
Пример внешнего вида оценочной формы в модуле “Оценка персонала”
Пример добавления сотрудников в процедуру оценки вручную
Описанные выше инструменты могут применяться как по отдельности, так и для реализации комплексной системы адаптации, в рамках которой решаются все четыре задачи: информирование, обучение, контроль знаний и постановка целей. То есть в системе WebTutor можно описать типовые программы адаптации с определенными задачами и последовательностью их выполнения. Делается это в модуле “Развитие карьеры”. При этом к описанной типовой программе адаптации могут подключаться наставники (автоматически или вручную).
Пример реализации комплексного плана адаптации
Пример информационного пространства для наставников
Обратите внимание, что на клиентском портале WebSoft можно найти готовые компоненты софта (агенты), которые помогут в автоматизации процедур адаптации:
- уведомление руководителей о новых сотрудниках (с рекомендациями)
- уведомление новых сотрудниках о возможностях и процедурах учебного портала,
- автоматическое назначение курсов, тестов и подача заявок по плану деятельности (адаптации),
- автоматическое назначение курсов, тестов, подача заявок и запись на мероприятия по типовой должности.
КЕЙС: посмотрите, как в компании “Четыре лапы” реализовали индивидуальные планы развития.
