Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Как интегрировать E-Staff с системой службы безопасности

Практически любой процесс подбора персонала включает в себя проверку кандидата службой безопасности. Многие компании задумываются об автоматизировать этой задачи, но не всегда доводят автоматизацию до конца. ПАО СК «Росгосстрах» стала первым заказчиком WebSoft, который полностью автоматизировал этот процесс.

О проекте

Заказчик: ПАО СК «Росгосстрах».
Идея: организовать процесс таким образом, чтобы анкета кандидата автоматически из ATS системы (E-Staff ) отправлялась в систему службы безопасности.
Срок реализации: 3 месяца. 
Представители компании: аналитик бизнес-процессов Денис Ногтев. 


О компании

ПАО СК «Росгосстрах» — старейшая в России страховая компания, безусловный лидер и системообразующая основа рынка страхования Российской Федерации. Около 3500 сотрудников в более чем 800 населенных пунктах по всей стране подключены к системе E-Staff. 

«Росгосстрах» — крупный работодатель: в базе компании около 200 000 резюме, порядка 75-100 кандидатов в день проходят проверку службы безопасности.

С чем столкнулись 

Росгосстрах осуществляет массовый подбор страховых агентов по всей стране. E-Staff (Агентский) как раз служит единой рекрутинговой платформой для работы со всеми кандидатами на позицию страхового агента, а также для их учета в системе. Обработанные лиды кандидатов на страхового агента передаются рекрутерами через систему E-Staff в обособленные структурные подразделения (ОСП). 

Кандидаты должны проходить проверку службы безопасности компании, которая работает в единой Централизованной системе. До автоматизации, для того чтобы отправить кандидата на проверку, рекрутеру, работающему в E-Staff, приходилось переходить в другую систему, вводить свои учетные данные и прикладывать анкету кандидата. Результат проверки приходил рекрутеру на почту. Если какие-то данные или документы по кандидату были приложены некорректно, процедура повторялась. 

Требовалось решение, которое позволило бы рекрутеру выполнять все действия по взаимодействию со службой безопасности компании из одного интерфейса (E-Staff). Данные о кандидате должны автоматически отправляться в систему службы безопасности.  

Ожидаемые результаты: 
  • Сделать единое окно для работы и подбора кандидатов на страховых агентов
  • Увеличить эргономику труда и упростить работу для ОСП
  • Сократить время проверки кандидатов
  • Получать данные для ведения аналитики, статистики
  • Видеть весь путь кандидатов, начиная от внесения в базу и проверки, заканчивая оформлением с ними договора ГПХ

Как это работает 

Компания заказала WebSoft разработку механизма интеграции между E-Staff и системой службы безопасности.

Работы начались в сентябре 2019 года в рамках проекта по «Автоматизации подбора, обучения и адаптации страховых агентов». В контур автоматизации входил, в том числе, WebTutor, через который осуществляется интеграция. WebTutor выступает промежуточной системой между интегрируемыми системами. 

Сотрудники заполняют Excel документ с данными о кандидате, после чего прикрепляют его к карточке кандидата в E-Staff и нажимают кнопку «Отправить на проверку в службу безопасности». Сигнал о том, что анкета пришла, уходит в WebTutor; он сообщает, что необходимо забрать новую анкету из системы E-Staff . Система служба безопасности забирает Excel анкету полностью на свой сервер, после чего происходит проверка кандидата. Все происходит автоматически.

После проверки в систему E-Staff  возвращается статус: кандидат прошел или не прошел проверку, или службе безопасности необходимы дополнительные сведения о кандидате.

Чтобы предотвратить ошибки при создании анкеты настроена проверка правильности заполнения полей. В случае ошибки система выдает оповещение, об отсутствии необходимых данных. например, года рождения или информации о предыдущих местах работы. Полнота данных особенно важна при массовом подборе, поскольку, в сравнении с точечным подбором, данных запрашивается гораздо больше.  

Система также позволила предотвращать неверный выбор типа анкеты кандидата (для массового подбора или для точечного), а также  контролировать размер вложения. Если бланк превышает допустимый размер, то система выдает сообщение о необходимости уменьшить размер файла.

Подводные камни в ходе реализации 

Несколько полезных советов по итогам проекта:
  1. Человеческий фактор. Необходимо тщательно объяснять и показывать рекрутерам и другим линейным руководителям, принимающих участие в процессе подбора кандидатов на страхового агента, как работает система: ушла анкета на проверку или нет, как трактовать сообщение, что анкета не соответствует согласованному формату файла и необходимо заполнить другой бланк и т.д. Инициаторы проекта приняли решение прибегнуть к онлайн обучению, выбрав форму коротких (по 4-5 минут) видеокурсов (скринкастов). В условиях постоянных изменений в E-Staff —это наиболее оптимальный инструмент для обновления учебного контента. Короткие видео посвящены тому, как правильно заполнять анкету, какие ошибки могут быть, как их решать и т.д. 
  2. Интеграция критически важных систем. Если раньше неполное или неправильное заполнение карточки кандидата не было критичным, то теперь это критическая проблема. Если сотрудник не умеет отправлять анкету на проверку – то он просто не может подбирать кандидатов на страхового агента.
  3. Трудности в коммуникациях, которые возникли при разработке и тестировании. В запуске участвовало значительное количество людей: разработчик и менеджер проекта со стороны WebSoft, два специалиста службы безопасности и тестировщик со стороны заказчика.  Они находились в разных городах и взаимодействовали удалённо, что потребовало немало времени на тестирование и отладку процесса. С учетом большого количества людей, участвующих в проекте, важно закладывать на тестирование достаточно времени (даже больше, чем на саму разработку). 

Результаты

  • Единый доступ. Рекрутеры и другие линейные руководители, принимающие участие в процессе подбора кандидатов на страхового агента, теперь работают в единой интегрированной системе и получают стандартизованное оповещение, что данные о кандидатах оформлены верно.
  • Успешно решена задача по формированию статистики по кандидатам на позицию страхового агента, направленных на проверку. Большинство данных сейчас приходят из системы E-Staff . В этой части была проблема, связанная с большим количеством статусов. Сотрудник мог поставить несколько статусов одновременно, отправить одну и ту же анкету на проверку несколько раз, и нужно было находить именно тот статус, на который пришел ответ со стороны службы безопасности. Проблема на данный момент решена.  
  • Ускорение работы со службой безопасности. Некоторое время назад служба безопасности ПАО СК «Росгосстрах» перешла на новый стандарт работы. Интеграция с E-Staff  способствовала тому, что срок проверки кандидата на страхового агента сократился с 5 рабочих дней до 1 дня в в 90% случаев. 
  • Просматривать кандидатов на страхового агента теперь можно по всей структуре компании. Когда линейный руководитель, принимающий участие в процессе подбора кандидатов на страхового агента, отправляет данные по кандидатам на проверку в службу безопасности, то информацию по проверке кандидатов может видеть в режиме real-time его непосредственный руководитель соответствующего территориального подразделения, и даже вышестоящий руководитель филиала.
  • Стандартизация данных.  В компании не было единого наименования должностей для кандидатов, направляемых на проверку в службу безопасности: страховой консультант, агент ГПХ, агент ИП. Во многом по причине отсутствия единого стандарта проверки кандидатов, в службе безопасности не всегда могли разобраться в том, на какую из должностей проверяют кандидата.
  • Внедренное централизованное решение помогло решить ещё одну проблему – стандартизация наименования должностей проверяемых кандидатов. 

Перспективы 

В планах компании — переход на функционал веб-версии E-Staff, что позволит не устанавливать систему для каждого рекрутера, а также переход на аутентификацию по доменному логину, чтобы не выдавать сотрудникам логин и пароль для системы рекрутмента. 
Хотите познакомиться с современными инструментами автоматизации HR-процессов? Узнать как автоматизировать подбор, адаптацию, обучение и оценку ваших сотрудников с помощью современной HCM системы?


Популярные сообщения из этого блога

Как и зачем организовывать доработки информационных систем HR-автоматизации под свои потребности

Изображение
Стоит ли использовать систему, в которой уже есть все необходимые функции, или дорабатывать под свои потребности? Михаил Протасов,  М Про Системс (партнер Websoft) Посмотреть запись Кейс. В одной организации необходимо было автоматизировать HR-процесс. До этого были автоматизированы только расчет зарплаты и кадровый учет — больше ничего. Нашли подрядчика, который заявлял, что у него все есть в коробке. Собрали обратную связь от других пользователей и стартовали проект по запуску этой платформы в компании. И потом, примерно в течение года, поняли, что категорически не хватает функциональности. А доработать все, что требуется компании, — долго, дорого и сложно. Пришлось весь проект свернуть и запускать все заново уже на другой IT-платформе.  Еще одна, совсем недавняя, история. В компании автоматизируют управление персоналом, уже есть автоматизированное обучение, дистанционное, очное и самое разное. И понадобилась отчетность, которую должны видеть как администраторы системы, так и пользо
Далее...

Дашборд для руководителей. Кейс банка «Открытие»

Изображение
  Смотреть вебинар Руководитель группы дистанционного обучения Корпоративного Университета банка «Открытие» Надежда Грибкова и Репина Александра, заместитель начальника управления обучения и развития персонала и руководитель службы разработки и сопровождения функционального обучения, поделились кейсом по разработке и внедрению дашборда для руководителей по обучению и адаптации сотрудников. Предпосылки 1. Огромный поток запросов на отчётность по различным учебным активностям обязательного и общего обучения. 2. Неудобства группы дистанционного обучения. Подготовка обязательной отчётности по обучению занимала много времени — до 24 часов в неделю, до 50 отчётов разного формата. 3. Неудобства заказчиков. Для получения отчета требовалось направить запрос администраторам учебного портала и ждать исполнения до 3х рабочих дней. Не было возможности получать аналитику в реальном времени. Задачи ● Оптимизировать ресурсы HR на подготовку отчётов ● Сделать для заказчиков универсальный и удобный инст
Далее...

Быстрое обучение, без регламентов и стандартов — это возможно? Кейс Магнита

Изображение
Организация обучения для всей линейки должностей магазинов нового формата розницы Березин Артем, р уководитель управления цифровых технологий обучения, Магнит Посмотреть запись Компания «Магнит» — одна из лидирующих розничных сетей в России по количеству магазинов и их географии.  Магнит является еще и крупным логистическим оператором — 45 распределительных центров, 41 автотранспортное предприятие, более 5000 собственных грузовых автомобилей в автопарке.  В Магните около 20 собственных производств.   В компании работают около 360 000 сотрудников. Магнит не стоит на месте, постоянно экспериментирует, запускает новые форматы. Есть киоски, есть небольшие магазины с акцентом на зону кафе, есть магазины «софт дискаунтеры» — с ограниченным количеством представленных товаров. В 2023 году компания вышла на новый для себя рынок — запустила так называемый «хард дискаунтер»: В1 или Первый выбор. Что это означает: Базовая корзина на каждый день Всего 1000 позиций ассортимента (для сравнения в обыч
Далее...

Какие инструменты необходимы для организации дистанционного обучения

Изображение
Когда в компании начинают внедрять e-learning, то первый вопрос, который возникает: какие для этой цели нужны инструменты? Если детализировать, то нужны ответы на целый ряд вопросов: где именно будет проходить обучение и с помощью чего будет разрабатываться учебный контент, достаточно ли платформы и средства для разработки, каким функционалом должны обладать эти инструменты, что лучше, внедрять все сразу или постепенно, как правильно организовать проект, какие нужны ресурсы и каких специалистов потребуется привлечь, как развивать систему обучения, как правильно формулировать технические задания провайдеру при внедрении СДО? ИНСТРУМЕНТЫ (ФУНКЦИОНАЛ СДО, LMS, TMS) Для организации дистанционного обучения применяют ряд инструментов, среди которых: электронные курсы (интерактивные, слайдовые, презентации, документы, тренажеры, симуляции диалогов и т.д.), электронные тесты (как самостоятельные, так и “вшитые в курсы”, учебные и оценочные), разнообра
Далее...

Вы перестали пить коньяк по утрам, отвечайте ― да или нет?

Малыш постарался ответить как можно более уклончиво, но дружелюбно: ― Во всяком случае, мама считает... что Карлсон... ― Отвечай, да или нет, ― прервала его фрекен Бок. ― Твоя мама сказала, что Карлсон должен у нас обедать? ― Во всяком случае, она хотела... ― снова попытался уйти от прямого ответа Малыш, но фрекен Бок прервала его жестким окриком: ― Я сказала, отвечай ― да или нет! На простой вопрос всегда можно ответить «да» или «нет», по-моему, это не трудно. ― Представь себе, трудно, ― вмешался Карлсон. ― Я сейчас задам тебе простой вопрос, и ты сама в этом убедишься. Вот, слушай! Ты перестала пить коньяк по утрам, отвечай ― да или нет? У фрекен Бок перехватило дыхание, казалось, она вот-вот упадет без чувств. Она хотела что-то сказать, но не могла вымолвить ни слова. ― Ну вот вам, ― сказал Карлсон с торжеством. ― Повторяю свой вопрос: ты перестала пить коньяк по утрам? ― Да, да, конечно, ― убежденно заверил Малыш, которому так хотелось помочь фрекен Бок. Но тут она совсем озверела.
Далее...