Как оценить эффект от внедрения технологий в HR?
В HRTech есть секрет Полишинеля - большинство компаний не считает ROI и экономический эффект от внедрения ИТ-решений в HR.
Почему? Да потому, что это сложно и не всегда понятно, как подступиться к задаче.
Несмотря ни на что, в этой статье мы попробуем рассказать о методике подсчета ROI при внедрении ИТ-систем.
Начнём с главного - если вы ждёте от этой статьи «волшебной пули» - универсальной формулы для расчета экономического эффекта от внедрения ИТ-решений, в которую вы подставите размер вашей компании, вид бизнеса и тип системы и на выходе получите красивые цифры - вы будете разочарованы. Не читайте дальше ;)
Почему нет и не может быть универсальной формулы? Потому, что область автоматизации слишком обширна (см. Статью про классификацию HR-систем), вариантов продуктов огромное количество, а специфика бизнеса компаний усложняет и без того сложную задачу.
Если вы все еще с нами, то обсудим возможный вариант решения задачи. Опираясь на многолетний опыт, мы попробуем предложить алгоритм, который, при определенных размышлениях и усилиях, приведёт к нужному результату.
Алгоритм, который мы предлагаем
Как вы видите, все начинается с определения списка преимуществ (бенефитов) которые вы получите, внедрив информационную систему.
Важно, чтобы эти преимущества были попятными, измеримыми и однозначно трактуемыми.
Примеры «хороших» преимуществ:
- Сокращение затрат на командировочные расходы корпоративных тренеров
- Снижение количества кандидатов отсеивающихся на первых этапах воронки подбора
«Плохие» (трудно измеримые) преимущества:
- Снижение негатива в коммуникациях в рабочих группах
- Улучшение дизайна корпоративного портала
Как сформировать список бенефитов?
Соберите всех лиц, заинтересованных во внедрении системы. В обсуждении должны принимать участие не только функциональные заказчики, но и представители бизнеса и ИТ.
Преимущества должны быть сформулированы для всех групп - для бизнеса, для HR и для ИТ системы компании.
Пример набора бенефитов от внедрения ATS системы:
- Сокращение количества рекрутеров на массовых позициях
- Сокращение времени закрытия вакансии
- Сокращение затрат на привлечение кандидата на массовую позицию
- Увеличение количества кандидатов на входе воронки
- Снижение количества кандидатов отсеивающихся на первых этапах воронки подбора
Отсортируйте список преимуществ по убыванию возможной экономической отдачи по итогам внедрения.
Если измеримые бенефиты сформулировать не удаётся? Похоже вам не нужна эта система! Можно прекращать читать статью и возвращаться к работе ;)
Переходим к расчетам
Мы берём наиболее значимые бенефиты (те, которые оказались вверху списка самых перспективных) и пытаемся сформулировать экономическую модель.
Нам надо понять, какой показатель мы оптимизируем. И как изменение этого показателя в лучшую сторону пересчитывается в деньги.
Предположим, оптимизируемым показателем будет ФОТ команды подбора. Рассмотрим пример модели для расчета этого показателя. Экономический эффект в этой модели достигается за счет того, что благодаря автоматизации (например, внедрению инструментов ATS системы) рекрутер может обрабатывать больше откликов на вакансии. А это позволит сократить расход на ФОТ:
Пример 1. Расчет показателя «Сокращение количества рекрутеров на массовых позициях»
Изменение в результате внедрения - уменьшение ФОТ.
Основная метрика от которой зависит ФОТ - количество рекрутеров. Которое в свою очередь зависит от количества закрываемых позиций, количества кандидатов с которыми может взаимодействовать рекрутер и т.п.
Нам надо посчитать наш основной показатель до внедрения автоматизированной системы и прогноз после. Оптимально считать не менее чем на 3 года вперёд.
Разница между значением показателя до автоматизации и после будет нашей целевой величиной (сумма за 3 года).
Еще один пример - внедряем автоматизированную систему, которая снижает отсев кандидатов на различных этапах подбора (например, это может быть робот для автоматического обзвона или чат-бот в мессенджере, с помощью которых можно эффективнее взаимодействовать с кандидатами):
Пример 2. Расчет показателя «Увеличение конверсии воронки подбора»
Другой пример - за счет внедрения автоматизированной системы обучения, сокращается период адаптации, снижается количество ошибок сотрудников call-центра. Компания теряет меньше клиентов и увеличивает продажи:
Пример 3. Расчет показателя «Сокращение потерь клиентов из-за ошибок новых сотрудников»
Для наших экономических мини-моделей важны значения переменных (метрик), которые мы используем при расчете.
Например, в примере №2 на экономический эффект от внедрения зависит от метрики "Доходимость до интервью". Мы предполагаем, что если до автоматизации до этого этапа подбора добирались лишь 30% кандидатов, то после внедрения будет 40%.
Откуда нам взять значения этих метрик до внедрения?
Есть несколько вариантов:
- Спросить вендора - возможно у него есть аналитика
- Поехать на референс-визит к компаниям уже внедрившим технологию
- Бенчмаркинг - принять участие в формальном проекте
- Неформальный опрос «коллег по цеху». Например, в специализированных HR-группах в социальных сетях
Считаем ROI
После того, как мы составили модели для наиболее значимых преимуществ от внедрения, можно переходит к расчету ROI.
Суммируем весь экономический эффект, вычитаем затраты и считаем результат:
Нужно ли считать эффект для всех преимуществ? Совсем не обязательно. Если мы посчитали ROI для 1-2 наиболее перспективных из них и уже получили достаточно позитивный ROI, то на этом можно успокоиться. В любом случае, экономический эффект будет положительным.
После завершения расчетов сделайте поправку на риски и непредвиденные обстоятельства. А также на свои завышенные ожидания. Поправка должна составлять 10-20%.
Также не забудьте дисконтировать будущие затраты и экономический эффект. В расчетах нужно учитывать их NPV (Net Present Value), так как стоимость денег меняется на интервале 3 лет.
Учет затрат
При расчете возможных затрат для подсчета ROI не забудьте, что нужно учитывать не только прямые затраты на приобретение
Затраты на любое ИТ-решение могут складываться из нескольких составляющих:
- Лицензионные платежи (разовые или периодические)
- Стоимость инфраструктуры (сервера, канала связи)
- Стоимость эксплуатации (затраты на системных и функциональных администраторов системы)
- Стоимость технической поддержки (поддержка вендора, поддержка компании, внедряющей систему, внутренняя служба поддержки)
- Стоимость адаптации системы под ваши задачи (стоимость внедрения)
Все эти виды затрат необходимо учитывать.
После внедрения
Итак, мы посчитали ROI, восхитились перспективами и будущей отдачей и внедрили систему.
Что мы можем (или должны) сделать после внедрения? Нам нужно сравнить плановый и фактический ROI и понять, достигли ли мы целей внедрения.
Для этого мы:
- Актуализируем фактические затраты
- Измеряем фактические метрики по итогам периода
- Подставляем актуальные значения метрик в расчеты и пересчитываем фактический экономический эффект
- Cравниваем плановый и фактический ROI
Удачи с расчетами!
