Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Почему срываются проекты внедрений HR-автоматизации?


В кейсах люди чаще всего рассказывают про успешные проекты: как мы выбрали платформу, какими были цели внедрения, как делали техническое задание, как запускали пилот, какие результаты получили. Иногда говорят об ошибках, которые, в большинстве, удалось преодолеть.

На конференциях по темам HR и e-learning спикеры могут поделиться факапами. Но подаются они чаще всего под “соусом” фана. То есть это провалы и неудачи, вызывающие недоумение или восхищение. Реально мало кто готов выйти на сцену и рассказать горькую правду.

В этом посте сделана подборка реальных причин неудачных проектов по HR-автоматизации из различных дискуссий экспертов: как со стороны заказчиков, так и со стороны поставщиков ИТ-решений.


Семь причин, почему срываются проекты внедрений HR-автоматизации


1. В больших компаниях слишком много лиц, которые принимают решение о проекте.

В одном проекте у этих людей могут быть разные зоны ответственности и конфликты интересов. Причем о некоторых дополнительных участниках можно узнать уже после составления технического задания, подписания договора, на этапе пилота или даже на этапе запуска. Иногда даже самому заказчику не очевидно, что в какой-то момент может появиться дополнительный ЛПР. Поэтому так важно задавать много открытых вопросов о том, кто заинтересован в проекте. А еще? Может еще кто-то?

2. Техническое задание на покупку HR-системы или LMS составляет ИТ-специалист, который не понимает задачи.

Это может показаться странным, но для многих компаний есть очевидная связь в том, что про ИТ-систему лучше всего расскажет ИТ-специалист. Однако этот человек не знает о том, как построены HR-процессы, не понимает методологии обучения. В итоге техническое задание никак не сможет отразить реальную проблему, которую хочет решить компания с помощью HR-автоматизации. Поэтому начинать нужно с описания процессов теми людьми, которые за эти процессы отвечают как проектные менеджеры и могут пояснить что и как работает. И только потом ИТ-специалист сможет перенести эти идеи на язык автоматизации. Иногда лучше обратиться за помощью к провайдерам, так как через них проходит большое количество технических заданий и различных проектов. Им будет проще сопоставить текущую задачу и функционал своего решения.

3. Компании покупают HR-систему или LMS без понимания того, для какой конкретно задачи понадобится этот функционал.

Сейчас действительно технологии меняются быстро и за всем уследить сложно. Может показаться, что вариант купить что-то инновационное и трендовое избавит вас от необходимости вникать в функционал системы. Но реально это не так. Вначале должна стоять задача, а потом уже выбор инструментов для ее реализации. Вероятность того, что универсальный коробочный функционал подойдет именно вашей компании под ваши цели: 50/50. Или подойдет, или нет. Попытки купить, то что в трендах, и добиться WOW-эффект, могут быть плачевными. Поэтому разобраться в инструментарии системы важно до принятия решения о покупке. Если нет возможность сделать это самостоятельно, можно обратиться к тем же провайдерам, которые помогут определить: подходит ли под вашу задачу функционал данной системы.

4. В техническое задание на покупку HR-системы или LMS добавляют новые задачи уже на этапе тендера.

Такая ситуация одинаково нежелательна и для заказчика, и для поставщика системы. Когда ТЗ продумано и предварительно согласовано, у обеих сторон есть понимание задачи и правил сотрудничества. Изменения на этапе тендера сбивают договоренности, не дают возможности спокойно переосмыслить проект с учетом изменений и становятся источником потенциальных рисков. Новые задания это потенциально появление других ЛПР или бизнес-процессов, с которыми нужно будет “подружить” новую систему. Поэтому лучше обо всем договориться на берегу.

5. У проекта нет бюджета для дальнейшего развития.

Как человек, который семь лет проработал в HR-подразделениях, я понимаю в этой сфере как сложно с бюджетом. Ведь это направление, у которого цель - сэкономить ФОТ, затраты на обучение, расходы на неэффективных сотрудников и в том же духе. Поэтому обоснование покупки системы HR-автоматизации ли LMS сложная задача. И порой радостной новостью становится уже то, что выделены средства хотя бы на покупку. Но любая ИТ-система, проект требуют ресурсов для развития. Иначе сэкономленные деньги станут напрасными затратами на то, что не получится использовать в дальнейшем. Поэтому в стратегии внедрения и развития предусматривают не только план по задачам, которые будет решать система в ближайший год, два, три, пять. НО и по тому, какие ресурсы (денежные, человеческие, информационные, временные) понадобятся в дальнейшем. Это могут быть расходы на лицензию или подписка оплаты на количество пользователей, техническая поддержка, приобретение дополнительных модулей, доработки.

6. У проекта меняется руководитель или команда, и все начинается с нуля.

Риск того, что проект будет перезапущен, существует на разных этапах. Если придется только переписать техническое задание, это практически рядовой случай. А вот если желание обнулиться возникает сразу после старта или после нескольких лет сотрудничества, становится неприятно. Вопрос “Какую LMS платформу выбрать” постоянно конкурирует с вопросом “Менять ли LMS платформу?”. И чем больше предложений появляется на рынке, тем чаще появляется возможность выбора. Новый менеджер проекта может раскритиковать подходы своего ушедшего из компании коллеги и решит сменить HR-систему. Топ-менеджер может усомниться в эффективности онлайн-обучения и распорядится о тендере на покупку новой системы. Руководитель ИТ-направления скажет, что новая система не была с ними согласована, иначе он бы сразу предупредил о сложностях в интеграции данных. А руководитель отдела безопасности посмотрит на результаты успешного пилота и вынесет вердикт: система не подходит, так как большие риски утечки информации.
Конечно, такие обстоятельства, как смена менеджера проекта, сложно предусмотреть. Но можно постараться учесть риски со стороны интересов ЛПР и максимально прояснить задачу компании, которая будет реализована с помощью ИТ-системы.

7. Система, которая одновременно развивается изнутри и снаружи, приводит к конфликту сторон.

Когда нет четкого понимания зон ответственности и когда команда не согласует свои действия, могут возникать конфликты в дальнейшем развитии системы. Например, когда провайдер что-то изменяет в системе со своей стороны (на основе ТЗ или  обращения заказчика в службу поддержки). А заказчик силами своих ИТ-специалистов параллельно настраивает, ну, скажем, интеграцию с CRM системой или системой учета рабочего времени. Результаты такой несогласованной работы будут непредсказуемыми. Поэтому так важно, чтобы у проекта HR-автоматизации или LMS системы был один менеджер проекта, который синхронизирует действия всех других участников.


Еще один важный момент связан с тем, что до начала автоматизации бизнес-процессов, нужно их хорошо настроить. Нельзя написать качественное техническое задание на автоматизацию того, что работает со сбоями и не имеет четкой структуры. Об этом подробнее в посте “С чего начать автоматизацию HR-процессов?”


Поэтому тщательно анализируйте каждый проект на этапе старта, чтобы вовремя рассмотреть возможные риски. В стратегии внедрения и развития стоит прописать не только запланированный ход внедрения, но и варианты действий на случай различных форс-мажоров. Тогда есть больше вероятности, что проект взлетит!

Популярные сообщения из этого блога

Кто владеет информацией тот владеет миром, или как создать быстро работающую базу знаний с «умным» поиском

Сказка о непотерянном времени, или Как учесть трудозатраты сотрудников на обучение

Как подсчитать стоимость подбора персонала, опираясь на показатели воронки подбора?

Как выбрать систему автоматизации рекрутмента (ATS)?

Мобильные инструменты WebTutor для современной HR-автоматизации