Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

В первый раз?! Как запустить обучающий портал

Мишина Алена, менеджер проектов elearning, рассказывает о том, как запускала порталы в разных компаниях, что ей помогало в этой работе, какие «грабли» встретились на этом пути и как их можно избежать.

Посмотреть запись вебинара

При запуске портала все фокусы внимания я разделила на 6 групп:

  1. Железо
  2. Люди
  3. Дизайн
  4. Контент
  5. Автоматизации
  6. Команда

Первые грабли: все эти фокусы внимания были в моей компетенции, не делайте так — лучше их сразу распределять между ответственными.

Железо. Что нужно решить и предусмотреть:

  • Как выбрать
  • Требования
  • Ограничения. ИБ

Грабли:

  • Не продумали название портала и доменное имя
  • Не сразу стала дружить с ИБ и ИТ
  • Не учла бережное отношение ИБ к своим базам знаний для пользователей

Советы: 

  • Перепроверяйте критерии
  • Анализируйте цифры

 Лайфхак. Я использовала собственный опыт «нового сотрудника»: представлялась и говорила о том, что запускаю портал. И делала паузу. И люди начинали высказывать свои предположения-ожидания о том, что там теперь появится.

  • Заведите wish-лист и стоп-лист

Люди. Кто и как попадает на портал

Первой нашей задачей было подружить две базы:

  1. HR-база (1С), где собраны управленка, данные, история должности и все, что мы должны знать про человека, про его место в компании. Но там нет доступов, нет почты, нет логина.
  2. База ИТ (AD), где как раз все это хранится: почты, доступы, логины.

У сотрудников склада нет учетки, поэтому решили сделать два входа. Один – авторизация по AD, второй —  по мобильному телефону и паролю. 

Грабли, с которыми здесь столкнулись:

  • Ошибки и разница в данных

        - Управленку надо править — интеграции не прощают ошибок

        - Разные данные в AD и в 1С

        - е-ё, Наталья-Наталия

Совет: найдите ключ для интеграции

Мы в качестве такого ключа выбрали код физлица.

Итак, у нас появился единый ключ, у нас появилась связка двух систем и появилась процедура, по которой сотрудник попадает на портал. Теперь все изменения мы ведем только в 1С. 

Дизайн. Как будет выглядеть портал, цвета, картинки и стиль

Что нужно решить?

  • Цвета. Лучше взять корпоративный стиль и под него все подстраивать.
  • Логотип – корпоративный или собственный?
  • Как будут выглядеть разные элементы: шаблоны карточек, категорий, кнопок?
  • Как будут выглядеть уведомления?

Грабли, с которыми здесь столкнулись:

  • Пока «ищешь себя» – получается зоопарк стилей
  • Шаблоны в Canva – сложно оплатить, через впн висит
  • Дизайнеры загружены, приоритет низкий, делаем свои картинки

Лайфхак. Я сделала в меру приемлемо, потом показала нашим дизайнерам. Как только они увидели результат, который их не очень устраивал и они поняли, что можно и нужно поправить, они пообещали помочь доделать или переделать.

Советы: 

  • Унифицируйте и структурируйте
  • Начните с названия и логотипа
  • Создайте единое место хранения. Пусть это будет единая папка со всеми прописанными доступами
  • Придумайте код названия: сделайте примерно одинаковые названия у картинок, чтобы было понятно, для чего они – тест, курс, новость
  • Шаблоны, шаблоны, шаблоны — создавайте и используйте шаблоны

Контент: за чем пойдут люди

Какие вопросы здесь возникают?

  • Курсы. Слайдовые или лонгриды, линейные или сложные? На чем?
  • Тесты – какие нужны? Проверки знаний, затравки к теме, обучающие с обратной связью? Откуда брать вопросы?
  • Книги и статьи. Дайджесты, обзоры, ссылки на «читать онлайн» – они полезны для сотрудников?
  • База знаний: актуальные статьи, инструкции. Кто будет за этим следить?

Что сделали в первую очередь
  1. Реестр – какие курсы есть. Поставила им галочку – «живые» они или нет.
  2. На складе очень серьезные требования: есть обязательные обучения, есть аттестации на должность. Но — вся настроенная система обучения была «на бумажке». Поэтому мы разделили сферы: курсы оставили для офиса, а для склада делаем тесты и базу знаний. За последний год мы сделали достаточно много – больше трех тысяч тестовых вопросов, на все возможные виды деятельности и на все программное обеспечение.
Грабли здесь:
  • Даже если есть пакет курсов, его надо постоянно пересматривать и обновлять.
  • Давайте переведем все в видео! Нет.
  • Каждый может создавать курсы – нет.
Совет: решить, кто будет делать курсы и как. 
Лучше, чтобы это был постоянный сотрудник внутри компании.
  • Эксперты
  • Тренеры
  • Руководители
  • Подрядчики-фрилансеры
  • Внутренний специалист
Автоматизации
Не нужно автоматизировать то, что не прописано и не пройдено в ручном режиме. 
  • Сначала лучше пересмотреть весь процесс. 
  • Проверить все необходимые документы и подписи на предмет актуальности и целесообразности. 
  • Посмотреть, что в процессе важно и нельзя потерять, а что можно улучшить. 
  • Только после того как вычистили весь процесс (пусть это адаптация, или прием человека на работу, или получение какого-то доступа), можно делать автоматизацию.
Грабли:
  • Половинчатая автоматизация – «на время» (это останется надолго или навсегда)
  • Автоматизировать бардак
  • «Мы же купили программу, теперь все заработает само»
Совет: действовать пошагово и не торопиться, не стремиться запустить процессы, которые еще не готовы, не определены, не прописаны. 


По этой ссылке все места, где человек может споткнуться на портале, когда заходит в первый раз: что ему будет непонятно, где возникнут сложности или вопросы.







Идеальная команда и пожелания к каждой роли

Босс-инициатор
  • Влияние
  • Время
  • Вовлеченность
ИТ-специалист
  • Желание
  • Время
  • Компетентность
Контент-мейкер
  • Полное погружение
  • Навыки разработчика-универсала
HR и тренеры
  • Цифровые навыки
  • Готовность к изменениям
Грабли:
  • Рассчитывать на людей, которых выделяют помочь (они не в команде)
  • Не проверить цифровые компетенции команды
  • Концепция HR-zero нравится не всем и не всегда
Совет: приготовьтесь искать, дружить и разбираться

Как привлечь людей на портал
В нашем случае не было большой рассылки. Мы намеренно ее не делали, а открывали доступ поэтапно: сначала для HR, потом для нескольких подразделений и затем уже для все большего количества сотрудников. Теперь, когда разобрались с основными вопросами, обращениями и багами, уже есть задача приглашать больше людей.

Лайфхаки:
  • Использовать внутренний канал коммуникации
  • Встроиться в те процессы, к которым люди уже обращаются
  • Сделать ссылку в подписи
  • Рекламировать внутри компании (например, тв-экраны)
  • Искать подходящие поводы для упоминаний
  • Отправлять руководству ежемесячные отчеты с благодарностью
Что в результате

  • Разворот: июль – ноябрь 2023
  • Чистая коробка
  • Выверена управленка (1С)
  • Мероприятия, начальное обучение, тесты, новости
  • Закрыт устаревший портал
  • Интеграция с 1С, доступ через AD
  • Обучены админы
  • 14 обновленных/новых курсов

Хотите познакомиться с современными инструментами автоматизации HR-процессов? Узнать как автоматизировать подбор, адаптацию, обучение и оценку ваших сотрудников с помощью современной HCM системы?


Популярные сообщения из этого блога

Жизнь после внедрения. Подводные камни при эксплуатации кастомизированной системы

Изображение
  Михаил Протасов, М Про Системс Посмотреть видеозапись Как легче поддерживать и развивать систему Как обеспечить стабильность работы Как проводить обновление без лишних усилий Что значит прозрачность и почему она важна Какие подходы ценят бизнес-заказчики Как легче поддерживать и развивать систему Кейс Одна компания (сеть магазинов) пригласила меня помочь им с такой задачей. Когда новый человек приходил в компанию, ему назначался трек обучения. Человек видел, какое обучение ему нужно пройти в первый день работы в магазине, во второй и так далее, когда тестирование сдать, когда с руководителем встретиться. Все было наглядно и прозрачно. Треки адаптации были разными для разных должностей: в торговом зале одно обучение, у кассира – другое. Функционально все было отлично.  Была проблема, которая в тот момент казалась небольшой: небольшие изменения занимали достаточно много времени. Например, нужно один курс поменять на другой или добавить еще один день обучения, и такие правки требовали н
Далее...

Формирование программы поддерживающего обучения персонала на базе Карты знаний

Изображение
  По материалам конференции Websoft.Практика 2024 Рассказывает Савицкая Виктория, ООО «ЛУКОЙЛ-Интер-Кард».  Обучение у нашего персонала состоит из двух больших частей.  Первая — это целевое обучение под конкретную задачу от бизнеса.  Вторая — Единая система  подготовки персонала. Что это такое? Это обучение, которое базируется на профиле компетенций. Для каждой должности у нас есть профиль компетенций, на основании которого создается программа обучения, включающая в себя три этапа:  Стартовое адаптационное обучение. Здесь мы максимально погружаем в профессию: используем различные курсы, полевое сопровождение, обучение на рабочем месте.  Поддерживающее обучение. Люди уже работают, но при этом некоторые  функции выполняют редко. Для актуализации необходимых знаний существует программа поддерживающего обучения.  Развивающее обучение — обучение кадрового резерва. .  В этом кейсе поговорим  о том, как у нас организовано поддерживающее обучение менеджеров АЗС.  Было: с чем столкнулись?  Мен
Далее...

Редизайн учебного портала: зачем это делать, как это делать и как остановиться

Изображение
Булавкин Иван, Корпоративный университет РЖД Контекст Основная задача нашего корпоративного университета — учить руководителей холдинга. У нас есть образовательная программа, мы выдаем удостоверения, то есть по сути мы образовательное учреждение. Это значит, что мы должны выполнять все формальные требования, получать лицензии, проходить проверки, вести ведомости и формировать учебные планы. И при этом должны быть гибкими, современными и интересными.  Немного цифр: у нас  порядка 160 000 слушателей, в год у нас назначается около 68 000 курсов, в базе больше 1400 единиц контента.  Команда центра дистанционных образовательных технологий: 10 человек, которые занимаются созданием курсов и учебным порталом.  Мы используем множество инструментов, но главное ядро нашей образовательной системы — Websoft HCM, мы стараемся, чтобы все образовательные активности были на учебном портале Вебсофта.  С чем столкнулись? Существовали одновременно три разных портала, не было целостной системы с понятным
Далее...

С чего начать автоматизацию HR-процессов? 5 шагов, которые нельзя пропустить

Изображение
  Костенчук Григорий , старший руководитель проектов Websoft, делится советами, которые основаны на собственном многолетнем опыте работы в командах внедрения автоматизации HR-процессов. Первое, о чем нужно договориться: оптимизация и автоматизация – это разные вещи. Нужно сразу развести эти два понятия. Оптимизация – это упрощение процесса. Автоматизация – выведение человека из процесса. И сначала лучше оптимизировать, а затем уже автоматизировать. Если ваш процесс представляет собой нечто неупорядоченное, то автоматизировать его будет проблематично.  Все описанные в статье советы прекрасно подходят для автоматизации HR-процессов, на которой мы, собственно, и специализируемся. С чего же начать автоматизацию? Может быть, сесть и нарисовать макеты, эскизы? Или броситься к написанию технического задания?  1. Наличие упорядоченных, документированных, формализованных процессов — фундамент для автоматизации.  С этого мы и рекомендуем начать. Иначе дальше мы будем постоянно сталкиваться с «бе
Далее...

Вы перестали пить коньяк по утрам, отвечайте ― да или нет?

Малыш постарался ответить как можно более уклончиво, но дружелюбно: ― Во всяком случае, мама считает... что Карлсон... ― Отвечай, да или нет, ― прервала его фрекен Бок. ― Твоя мама сказала, что Карлсон должен у нас обедать? ― Во всяком случае, она хотела... ― снова попытался уйти от прямого ответа Малыш, но фрекен Бок прервала его жестким окриком: ― Я сказала, отвечай ― да или нет! На простой вопрос всегда можно ответить «да» или «нет», по-моему, это не трудно. ― Представь себе, трудно, ― вмешался Карлсон. ― Я сейчас задам тебе простой вопрос, и ты сама в этом убедишься. Вот, слушай! Ты перестала пить коньяк по утрам, отвечай ― да или нет? У фрекен Бок перехватило дыхание, казалось, она вот-вот упадет без чувств. Она хотела что-то сказать, но не могла вымолвить ни слова. ― Ну вот вам, ― сказал Карлсон с торжеством. ― Повторяю свой вопрос: ты перестала пить коньяк по утрам? ― Да, да, конечно, ― убежденно заверил Малыш, которому так хотелось помочь фрекен Бок. Но тут она совсем озверела.
Далее...