В первый раз?! Как запустить обучающий портал

Мишина Алена, менеджер проектов elearning, рассказывает о том, как запускала порталы в разных компаниях, что ей помогало в этой работе, какие «грабли» встретились на этом пути и как их можно избежать.

Посмотреть запись вебинара

При запуске портала все фокусы внимания я разделила на 6 групп:

1. Железо
2. Люди
3. Дизайн
4. Контент
5. Автоматизации
6. Команда

Первые грабли: все эти фокусы внимания были в моей компетенции, не делайте так — лучше их сразу распределять между ответственными.

Железо. Что нужно решить и предусмотреть:

• Как выбрать
• Требования
• Ограничения. ИБ

Грабли:

• Не продумали название портала и доменное имя
• Не сразу стала дружить с ИБ и ИТ
• Не учла бережное отношение ИБ к своим базам знаний для пользователей

Советы: 

• Перепроверяйте критерии
• Анализируйте цифры

 Лайфхак. Я использовала собственный опыт «нового сотрудника»: представлялась и говорила о том, что запускаю портал. И делала паузу. И люди начинали высказывать свои предположения-ожидания о том, что там теперь появится.

• Заведите wish-лист и стоп-лист

Люди. Кто и как попадает на портал

Первой нашей задачей было подружить две базы:

1. HR-база (1С), где собраны управленка, данные, история должности и все, что мы должны знать про человека, про его место в компании. Но там нет доступов, нет почты, нет логина.
2. База ИТ (AD), где как раз все это хранится: почты, доступы, логины.

У сотрудников склада нет учетки, поэтому решили сделать два входа. Один – авторизация по AD, второй —  по мобильному телефону и паролю. 

Грабли, с которыми здесь столкнулись:

• Ошибки и разница в данных

        - Управленку надо править — интеграции не прощают ошибок

        - Разные данные в AD и в 1С

        - е-ё, Наталья-Наталия

Совет: найдите ключ для интеграции

Мы в качестве такого ключа выбрали код физлица.

Итак, у нас появился единый ключ, у нас появилась связка двух систем и появилась процедура, по которой сотрудник попадает на портал. Теперь все изменения мы ведем только в 1С. 

Дизайн. Как будет выглядеть портал, цвета, картинки и стиль

Что нужно решить?

• Цвета. Лучше взять корпоративный стиль и под него все подстраивать.
• Логотип – корпоративный или собственный?
• Как будут выглядеть разные элементы: шаблоны карточек, категорий, кнопок?
• Как будут выглядеть уведомления?

Грабли, с которыми здесь столкнулись:

• Пока «ищешь себя» – получается зоопарк стилей
• Шаблоны в Canva – сложно оплатить, через впн висит
• Дизайнеры загружены, приоритет низкий, делаем свои картинки

Лайфхак. Я сделала в меру приемлемо, потом показала нашим дизайнерам. Как только они увидели результат, который их не очень устраивал и они поняли, что можно и нужно поправить, они пообещали помочь доделать или переделать.

Советы: 

• Унифицируйте и структурируйте
• Начните с названия и логотипа
• Создайте единое место хранения. Пусть это будет единая папка со всеми прописанными доступами
• Придумайте код названия: сделайте примерно одинаковые названия у картинок, чтобы было понятно, для чего они – тест, курс, новость
• Шаблоны, шаблоны, шаблоны — создавайте и используйте шаблоны

Контент: за чем пойдут люди

Какие вопросы здесь возникают?

• Курсы. Слайдовые или лонгриды, линейные или сложные? На чем?
• Тесты – какие нужны? Проверки знаний, затравки к теме, обучающие с обратной связью? Откуда брать вопросы?
• Книги и статьи. Дайджесты, обзоры, ссылки на «читать онлайн» – они полезны для сотрудников?
• База знаний: актуальные статьи, инструкции. Кто будет за этим следить?

Что сделали в первую очередь

1. Реестр – какие курсы есть. Поставила им галочку – «живые» они или нет.
2. На складе очень серьезные требования: есть обязательные обучения, есть аттестации на должность. Но — вся настроенная система обучения была «на бумажке». Поэтому мы разделили сферы: курсы оставили для офиса, а для склада делаем тесты и базу знаний. За последний год мы сделали достаточно много – больше трех тысяч тестовых вопросов, на все возможные виды деятельности и на все программное обеспечение.

Грабли здесь:

• Даже если есть пакет курсов, его надо постоянно пересматривать и обновлять.
• Давайте переведем все в видео! Нет.
• Каждый может создавать курсы – нет.

Совет: решить, кто будет делать курсы и как. 

Лучше, чтобы это был постоянный сотрудник внутри компании.

• Эксперты
• Тренеры
• Руководители
• Подрядчики-фрилансеры
• Внутренний специалист

Автоматизации

Не нужно автоматизировать то, что не прописано и не пройдено в ручном режиме. 

• Сначала лучше пересмотреть весь процесс. 
• Проверить все необходимые документы и подписи на предмет актуальности и целесообразности. 
• Посмотреть, что в процессе важно и нельзя потерять, а что можно улучшить. 
• Только после того как вычистили весь процесс (пусть это адаптация, или прием человека на работу, или получение какого-то доступа), можно делать автоматизацию.

Грабли:

• Половинчатая автоматизация – «на время» (это останется надолго или навсегда)
• Автоматизировать бардак
• «Мы же купили программу, теперь все заработает само»

Совет: действовать пошагово и не торопиться, не стремиться запустить процессы, которые еще не готовы, не определены, не прописаны. 

По этой ссылке все места, где человек может споткнуться на портале, когда заходит в первый раз: что ему будет непонятно, где возникнут сложности или вопросы.

Идеальная команда и пожелания к каждой роли

Босс-инициатор

• Влияние
• Время
• Вовлеченность

ИТ-специалист

• Желание
• Время
• Компетентность

Контент-мейкер

• Полное погружение
• Навыки разработчика-универсала

HR и тренеры

• Цифровые навыки
• Готовность к изменениям

Грабли:

• Рассчитывать на людей, которых выделяют помочь (они не в команде)
• Не проверить цифровые компетенции команды
• Концепция HR-zero нравится не всем и не всегда

Совет: приготовьтесь искать, дружить и разбираться

Как привлечь людей на портал

В нашем случае не было большой рассылки. Мы намеренно ее не делали, а открывали доступ поэтапно: сначала для HR, потом для нескольких подразделений и затем уже для все большего количества сотрудников. Теперь, когда разобрались с основными вопросами, обращениями и багами, уже есть задача приглашать больше людей.

Лайфхаки:

• Использовать внутренний канал коммуникации
• Встроиться в те процессы, к которым люди уже обращаются
• Сделать ссылку в подписи
• Рекламировать внутри компании (например, тв-экраны)
• Искать подходящие поводы для упоминаний
• Отправлять руководству ежемесячные отчеты с благодарностью

Что в результате

• Разворот: июль – ноябрь 2023
• Чистая коробка
• Выверена управленка (1С)
• Мероприятия, начальное обучение, тесты, новости
• Закрыт устаревший портал
• Интеграция с 1С, доступ через AD
• Обучены админы
• 14 обновленных/новых курсов