Сервисы самообслуживания Websoft HCM: управление льготами, КЭДО, заказ справок и документов, планирование рабочего времени и отпусков
Сервисы самообслуживания позволяют сотрудникам самостоятельно, просто и быстро, получить ответы на вопросы, связанные с HR-процессами. Взаимодействие с HR происходит при этом внутри Websoft HCM, без обращения во внешние системы: сотрудник отправляет заявку, а HR видит ее у себя в личном кабинете, обрабатывает и отвечает.
Подробнее поговорим о таких сервисах самообслуживания:
- Заказ справок
- Кафетерий льгот
- Планирование рабочего графика и отпусков
- КЭДО
Заказ справок
Среди всех сервисов у нас есть «Документы и справки»:
Здесь реализовано несколько типов заявок:
- Заявка на получение справки 2-НДФЛ
- Заявка на получение копии трудовой книжки
- Заявка на получение справки «С места работы»
- Заявка на получение справки «О неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком»
- Заявка на получение справки «О неполучении единовременного пособия при рождении ребенка»
У каждой заявки своя специфика: процесс и форма отличаются. В коробочном решении Websoft HCM все заявки уже заранее настроены, они появляются сразу, как только вы разворачиваете систему либо обновляете до текущего релиза, сотрудники могут сразу пользоваться этим сервисом.
Если вам понадобится взаимодействие с внешней кадровой системой – варианта два:
- взять наш API и сделать интеграцию
- в ближайшем будущем появится коннектор с кадровыми системами, мы отдельно анонсируем, когда его можно будет использовать
Возможности интеграции с 1С ЗУП:
- Синхронизация Типов документов между Websoft HCM и 1С
- Массовая отправка документов из 1С на подписание в Websoft HCM
- Обмен информацией о статусе подписания документа
Кафетерий льгот
Это тоже сервис самообслуживания, сотрудники могут сами, внутри системы, без лишних обращений, выбрать, как воспользоваться теми льготами, которые им предоставляет компания.
Страница кафетерия льгот сделана по принципу интернет-магазина:
- Сотрудник заходит, видит, что ему предлагает компания, выбирает (кладет в корзину) необходимые опции и оформляет заказ. Каждая позиция в заказе трансформируется в заявку и «улетает» в HR, к ответственным за распределение льгот.
- Заявка видна в личном кабинете сотрудника и в личном кабинете HR-специалиста.
- Если требуется, сотрудник может приложить к заявке необходимые документы.
- Заявка отправляется на согласование по настроенному workflow.
- После завершения согласования сотрудник увидит на вкладке «Льготы» те льготы, которыми он располагает на настоящий момент.
Можно также добавить элемент геймификации – сотрудник может заработать определенные баллы на портале, а затем потратить их в кафетерии льгот.
Есть ряд дополнительных настроек для администратора, например, можно выбрать, разрешить ли сотруднику оформлять определенную льготу дважды, можно ограничить сумму на определенный тип льгот.
Планирование рабочего графика
Перейдя в личный кабинет на вкладку «Работа», сотрудник увидит свой рабочий график. Этот график он может составить самостоятельно – с дальнейшим согласованием.
В справочник здесь можно вносить и очное присутствие, и заочное, декретные отпуска, командировки, стажировки – любые типы присутствия или отсутствия.
Руководитель может посмотреть графики по своей команде.
Планирование отпусков
Сотрудник может запланировать и согласовать свой отпуск. Система покажет остаток дней отпуска и запланированные отпуска.
- Можно оформить и заявку на отпуск за свой счет, и на любой вид отсутствия.
- Все заявки идут на согласование руководителю.
- После того как заявки согласованы, формируется график отпусков, который видит руководитель.
- Остатки дней отпуска учитываются.
- Если у вас информация по остаткам подтягивается, например, из 1С, то можно настроить интеграцию – с помощью API.
КЭДО
Какие возможности кадрового документооборота есть в Websoft HCM?
- Генерация УНЭП для всех сотрудников бесплатно в любом количестве
- Работа с УКЭП для руководителей и HR-специалистов (необходимо приобретать отдельно, но можно использовать для подписания документов в Websoft HCM)
- Подписание любых видов документов на HR-портале
- Работа на мобильном телефоне
- Интеграция с системами учета
- Поддержка работы с машиночитаемыми доверенностями
*Инициатором выпуска УНЭП всегда является сотрудник, и для начала использования сервиса он должен дать согласие на использование КЭДО.
IDM — это обязательный компонент для КЭДО, именно он позволяет безопасно хранить электронные ключи.
Функции IDM:
• Хранение и управление объектами:
- Аккаунты (пользователей/приложений)
- Группы аккаунтов
- Роли
• API для управления и доступа к объектами безопасности
• Идентификация, аутентификация и авторизация (поддержка OAuth2)
• Ведение журналов безопасности
HR-боты
Как еще сотрудники могут взаимодействовать с HR-командой?
Недавно рассказывали о новом инструменте – Websoft Workspace. С помощью этого инструмента мы создали «Умного HR-бота». Теперь сотрудник может на естественном языке задать вопрос, и бот даст нужную информацию. Если бот не справится, подключится человек.
На какие вопросы бот сейчас умеет реагировать?
Мини-боты
Это боты, которые сами приходят к сотруднику – с уведомлениями и напоминаниями:
В системе Websoft HCM удобно работать и сотрудникам, и HR-специалистам. Сотрудники могут самостоятельно и без лишних усилий получить нужные справки, оформить льготы, согласовать отпуска, подписать документы, а HR-специалисты видят все заявки в своем личном кабинете и могут оперативно обрабатывать даже большие массивы информации.
