Коробочное решение или кастомная разработка: как выбрать?

Многие компании при внедрении решения по автоматизации HR-процессов сталкиваются с необходимостью выбора между приобретением коробочного решения, предлагаемого вендором, и запуском проекта кастомной разработки.

Как этот выбор сделать и потом о нем не пожалеть? Иван Тушнолобов, руководитель проектов по автоматизации HR в компании Норбит, предложил алгоритм, который использует в работе с заказчиками.

Посмотреть запись 

«Коробка» и «Кастом»

Давайте для начала коротко посмотрим, что такое «коробка» и «кастом», какие у каждого подхода есть преимущества и какие недостатки.

«Коробка»

• Стандартная функциональность, которая поставляется на условиях «как есть», вносить изменения нельзя
• Преимущества: быстро и недорого
• Недостатки: ограниченная функциональность

Коробка коробке рознь. У разных вендоров содержание коробки и четкость, понятность границ ее функциональности отличаются. Если говорить про Websoft HCM, то границы коробки достаточно хорошо очерчены: легко объяснить, что входит в коробку, что не входит.

«Кастом»

• Функциональность, разработанная/доработанная по требования специфического бизнес-процесса заказчика
• Преимущества: учитываются особенности бизнес-процесса
• Недостатки: высокие трудозатраты на бизнес-анализ и внедрение

«Кастом» — это существенные, значительные доработки именно в методологии системы: не просто добавить кнопку или поле, а изменить что-то существенно в самом бизнес-процессе.

Например

Клиент хочет, чтобы сотрудник, который проходит адаптацию, имел возможность проставлять статусы выполненных задач из плана адаптации самостоятельно. Затем администратор или HR-менеджер будут проверять статусы, проставленные сотрудником. Выполнение этого условия требует не просто добавления кнопки. Нужно прописать роли, последовательности действий — это существенное изменение процесса, изначально заложенного в «коробку».

Алгоритм принятия решения

В основе принятия решения: анализ разрывов (gap-анализ) между инструментами, предлагаемыми вендором в коробочном решении, и методологией, которая заложена в бизнес-процесс компании.

Перед нами две основные задачи:

• Выявить разрывы и их величину. Что предлагают вендоры в коробке и какие ожидания и потребности есть у заказчика по доработкам?
• Качественно и подробно зафиксировать все разрывы.

Шаги алгоритма

1. Демонстрация системы. Она может проходить по-разному:

• Демонстрация может быть классической, когда исполнитель показывает функциональность заказчику, заказчик задает вопросы, обсуждается вся функциональность «коробки» и дальше принимается решение: понятна функциональность или непонятна.
• Второй вариант: вендор показывает некое заточенное под клиента демо. Этот вариант обычно более трудоемкий и требует подготовки и заказчика, и исполнителя: нужен предварительный запрос — что клиент хотел бы видеть в системе. По этому запросу заранее выполняется некая настройка параметров процедур.

2. Может ли заказчик оценить разрывы своими силами?

Если внутри компании есть компетенции, финансовые ресурсы, время и мы говорим «да», тогда заказчик самостоятельно проводит этот анализ и принимает решение, подходит ли коробочное решение.

Если заказчик понимает, что у него нет для этого внутренних ресурсов, тогда привлекается исполнитель, проводится полноценный бизнес-анализ в рамках предпроектного обследования. И после этого принимается решение: соответствует функциональность коробки потребностям компании или нет.

3. Есть ли отлаженный бизнес-процесс? 

Бывают ситуации, когда после проведения демонстрации вопрос «Как работает коробка и подходит ли она?» остается тем не менее для заказчика открытым.

Тогда нужно задать следующий вопрос: «Существует ли в компании отлаженный HR бизнес-процесс?»

Критерии отлаженного бизнес-процесса:

• Есть документация: в инструкциях, положениях, правилах описано, как работает система управления персоналом в конкретной компании
• То, что регламентировано, понятно и прозрачно всем: разные сотрудники отдельно друг от друга одинаково понимают и описывают процесс.

4. Если заказчик отвечает, что отлаженный бизнес-процесс существует, то без проведения бизнес-анализа здесь тоже не обойтись, только по его итогам можно будет принять решение, подходит коробка или нет.

5. Когда отлаженного бизнес-процесса нет, нужно начинать с разработки методологии. Это может сделать самостоятельно компания или вместе с партнером.

 

Как не нужно делать?

Кейс 1

Заказчик хочет разобраться в методологии коробки и обращается к вендору, например, с такой информацией:

«Верхнеуровневые» требования: идентификация лучших сотрудников и их поощрение, идентификация слабых сотрудников и автоматическое предложение по их развитию

Задача:

• Оценить, есть ли в «коробке» нужная для таких требований функциональность
• Оценить затраты на доработки

Какие недостатки у такой постановки задачи?

Для исполнителя:

• Отсутствует описание HR бизнес-процесса
• По короткому описанию невозможно провести анализ разрывов функциональности
• Высокие трудозатраты на анализ требований (в том числе к доработкам)
• Требования могут быть не финальными и постоянно уточняться

Для заказчика:

• Исполнитель не понимает того, чего хочет заказчик, даже после нескольких итераций уточнений
• Трудозатраты на подготовку требований (в первоначальном виде они не повлияют на решение)
• Неудовлетворенность от сотрудничества с исполнителем

Кейс 2

Заказчик приобретает «коробку», не разобравшись в ее методологии. Как это происходит? Заказчик думает, что в компании используются распространенные или классические инструменты того или иного процесса, и ожидает, что они должны быть представлены в «коробке». Но это не всегда так.

Недостатки подхода

Для исполнителя:

• Реализация проекта в условиях непонимания потребностей заказчика
• Риски претензий на качество выполненной работы
• Негативное влияние на репутацию исполнителя

Для заказчика:

• Высока вероятность получения функциональности, которая не соответствует HR бизнес-процессу
• Неэффективное использование средств на автоматизацию HR-процессов
• Необходимость привлечения дополнительных ресурсов на исправление ситуации

Какова ситуация на рынке с развитием коробочных решений?

С любыми видами оценки ситуация очень хорошая: в коробочном решении многие компании предлагают продукт, который чаще всего устраивает заказчиков практически полностью.

Противоположная ситуация с областью компенсаций.

Можно отметить коробочные решения в области обучения и адаптации, которые в значительной степени соответствуют потребностям клиентов.