Сделать учебный портал современным, используя только коробочные шаблоны Websoft HCM, — абсолютно реально. Своим опытом в этом деле решил поделиться Московский индустриальный банк. В кейсе речь пойдёт о том, как в компании своими силами улучшили внешний вид и настройки учебного портала, как он эволюционировал благодаря развитию самой системы Websoft HCM.
Справка проекта
Компания-заказчик: АО «Московский индустриальный банк».
Идея: с помощью коробочной версии Websoft HCM (без кастомного программирования) улучшить учебный портал по целому ряду направлений.
Срок реализации: 3 года.
Представитель компании: Алина Сумарокова, руководитель группы дистанционного обучения.
Цитата проекта: «Я считаю, что изначально мы должны получать классное коробочное решение, которое можно собирать, как конструктор. Наша главная задача — администрировать, а не дорабатывать и кодить».
Посмотреть вебинар
С чем столкнулись
В начале 2019 года в банке использовался базовый внешний вид учебного портала. Ресурс выполнял свой функционал: здесь можно было назначить обучение, пройти тестирование, перейти по ссылкам на прочие корпоративные порталы, которые реализованы на других платформах.
Сформировался запрос от бизнеса относительно визуализации учебного портала: сделать его ярче, современнее, более эстетичным и динамичным, а главное — без материальных вложений, своими силами и на основе коробочных решений Websoft HCM.
Вторая задача — построение адаптации сотрудников.
Третья задача — создание каталогов и отчётности в сложной организационной структуре.
Четвертая задача — создание Банка знаний без модуля Библиотека.
Пятая задача — оценка качества внутреннего сервиса (КВС) через опросы.
Как это работает
Задача 1. Настройки внешнего вида учебного портала на шаблонах
В 2020 году в банке начали настройку учебного портала на тех шаблонах, которые существовали до внедрения редактора страниц.
Фон
На портале активная область — центральная, а поля вокруг нее в шаблонных вариантах заполнить невозможно. В банке решили добавить на фон изображение с фигурами (треугольники, круги и т.д.), каждая из которых соответствует определенной корпоративной ценности. Так внешний вид портала выглядит законченным, а не находящимся в разработке.
Карточка заявки
В стандартной карточке заявки на дистанционный курс появляется поле Электронный курс. Нажимая на папку, можно выбрать дистанционный курс и назначить его самому себе или другому сотруднику. В банке с помощью описания объекта в шаблон добавили подсказку: как заполняется заявка, что означают коды.
После подачи заявки появляется не стандартное короткое сообщение, а также картинка о том, что заявка принята, есть возможность подать другие заявки, инструкция, что делать дальше, где доступен назначенный курс.
Вывод других картинок
В банке реализовали на учебном портале сочетание статичных картинок, описание объектов и разделов портала, прикрепленные элементы шаблона. Созданы аналоги кнопок — картинки, к которым прикреплена ссылка. В разделах портала создается новая карточка, в подразделе в описании добавляются все необходимые для вывода объекты.
Далее:
- либо вся страница верстается, и добавляются картинки, к которым прикрепляются гиперссылки для записи на курсы от центра корпоративного обучения
- либо это полноценная страница, которая собирается в корпоративном формате и выводится как элемент шаблона
Календарь мероприятий
В банке сделали свою версию:
- Оставили верхнюю часть из описания раздела портала, то есть настроили шаблон.
- Следующий элемент шаблона — это календарь мероприятий со всеми соответствующими настройками.
- Описание раздела портала доступно по еще одной нижней кнопке.
Таким образом, получается сверстанная страница из нескольких элементов: статичных, если это описание раздела портала, и динамических, если это элемент шаблона, который предоставляется в коробочном решении.
Кроме этого, в календаре мероприятий настроили дополнительные фильтры: Календарь специалиста / Календарь руководителя. Разбивка происходит через стандартную настройку категории.
Фильтр может быть по любому признаку, например, если вы хотите мероприятия по определенному проекту выделить в отдельный календарь, вы создаете такую категорию и в нее добавляете те мероприятия, которые должны подтягиваться в конкретный календарь. Это один из вариантов решения задачи, если стандартный фильтр не работает.
Лаконичный дизайн
В 2021 году в банке начали использовать редактор страниц и перешли к более легкому и лаконичному дизайну портала: без множества мелких элементов и цветов. Как в лонгридах, блоки идут один за другим, то есть появилась динамика. Сейчас элементы включают электронные курсы, тесты, которые назначаются сотруднику в текущих задачах; можно менять внешний вид элементов (например, цвет кнопок) и саму информацию. Раньше для решения этих задач нужно было писать свой шаблон, а сейчас можно работать в редакторе страниц.
Отчетность
На учебном портале реализовали вывод статистики: появились информеры и виджеты, сколько курсов и тестов было пройдено конкретным сотрудником, всеми сотрудниками подразделения и т.д.
Кроме того, реализован рейтинг сотрудников в обучении: чемпион в обучении, амбассадор обучения. В старой версии без редактора страниц реализовать такой функционал было невозможно.
Банк знаний
Ещё одна страница, которую обновили на учебном портале банка, и теперь она также соответствует заявленным требованиям: легкость, лаконичность, современность, динамика.
На странице дистанционного обучения и тестирования есть информер о показателях, которые обновляются по нажатию кнопки или чаще, в зависимости от автоматических настроек. Здесь не нужно прописывать шаблон, как раньше: на информер можно вывести любую информацию. Внешний вид также можно настраивать в соответствии со своими предпочтениями.
Помощь в работе с учебным порталом
Здесь в редакторе страниц используется принцип аккордеона — вертикальная организация перечня вопросов на сером фоне.Такого раньше не было ни в одном из шаблонов.
БиблиоКлуб
Сверстана специальная страница, на которой описано, что такое БиблиоКлуб, как в него вступить, доступны анонсы публикаций и возможность прочитать книги, динамически выводится количество сотрудников, состоящих в БиблиоКлубе. Раздел также собран с помощью редактора страниц. Чтобы избавиться от боковых полей, фоновую картинку, как и ранее, вставляли в стек — так она растягивается на всю ширину страницы портала.
Марафон курсов и тестов
Это еще один из новых разделов, собранных в редакторе страниц. Сюда динамически «подтягивается» верхняя часть с марафоном дистанционных курсов и марафоном диагностических тестов, а также количество успешно завершенных сотрудником курсов. Каждый месяц на странице публикуется новый курс и диагностический и психологический тест, подводятся итоги среди сотрудников, лучшим из которых вручаются сертификаты.
Особенность раздела в том, что в нем соединены две разные версии: новая версия в верхней части, собранная в редакторе страниц, и старый шаблон с рекомендованным обучением в нижней части.
Реализовано данное решение следующим образом:
- Ряд элементов шаблона собирается автоматически в редакторе страниц в браузере.
- Чтобы в нижнюю часть «подтянулся» старый элемент шаблона, переходим в административную панель, нажимаем на новую запись, создаем новый элемент шаблона Рекомендованное обучение и обозначаем позицию в самом конце. Таким образом, объединяются старый и новый редактор.
Преимущество такого подхода — на страницу «подтягивается» все рекомендованное обучение, а не только назначенное, пройденное или находящееся в процессе. В данном случае не требуется назначать сотруднику курс или тест. Список курсов и тестов проекта отражается для каждого сотрудника со статусом, но при этом они не назначены в карточке сотрудника, пока сотрудник сам не начнет его проходить. Это значительно упрощает процесс администрирования и корректно отражает статистику.
Задача 2. Построение адаптации сотрудников
Когда в банк приходит новый сотрудник, особенно на массовую должность, то его надо очень быстро обучить, передать информацию по продуктам и процессам. Необходимо назначить пул курсов и тестов, которые человек должен пройти за определенный период. В банке хотели найти решение максимально быстрое и простое, не требующее дополнительного программирования. На помощь вновь пришли коробочные решения Websoft HCM.
Был создан дистанционный курс «Путеводитель новичка», который назначается автоматически, о чём каждому пользователю приходит соответствующее уведомление.
Внутри курса создан персонаж, который рассказывает сотруднику, как долго будет длиться его адаптация, что она включает, что он должен сделать, какие курсы и тесты пройти.
Также в «Путеводителе новичка» есть инструкция, согласно которой для прохождения адаптации сотруднику необходимо назначить себе план обучения (модуль Учебный центр).
Далее непосредственно в модульной программе ему автоматически назначаются все курсы и тесты в определенном порядке, в конце— итоговый тест.
Аналогичный принцип можно реализовать, чтобы План обучения новичку назначал его непосредственный руководитель или куратор, наставник. Для этого необходимо в роли сотрудника открыть такую возможность.
Как реализовано
Через пиктограмму «кисточка» происходит назначение для пользователей: для кого назначается курс, в какой период времени сотрудник должен быть принят на работу. Далее срабатывает агент: запускает назначение для пользователей в определенный период, в банке — раз в сутки.
До этого создается модульная программа (раздел Учебный центр), где указывается, какие именно курсы и тесты должны быть назначены сотруднику. Здесь обязательно отмечается пункт «Указывать автоматически», иначе каждый курс и тест придётся назначать вручную.
Инициаторы проекта делятся лайфхаком.
Есть первый блок, второй блок тренажеры и завершение плана обучения. Каждому из этих разделов должен автоматически присваиваться статус «завершен», чтобы весь план обучения сотрудника был выполнен. В банке убрали эти разделы и оставили курсы и тесты по порядку. Можно просто настраивать: если пользователь прошёл первый блок, то открывается доступ ко второму блоку и так далее.
Для того чтобы была возможность назначить план обучения по модульной программе самому себе, нужно зайти в раздел Безопасность, выбрать Типы руководителей, Текущего пользователя и, соответственно, опцию Назначить план обучения.
До того как в банке запустили такую процедуру, где сотрудник сам себе назначает план обучения, существовало массовое назначение курсов и тестов — по несколько каждую неделю. Минус такого подхода в отсутствии прозрачной статистики — на каком этапе адаптации находится сотрудник. Сейчас в банке реализован прозрачный учет адаптации.
Задача 3. Каталоги и отчетность в сложной организационной структуре
Большинство компаний сталкивается с целым рядом проблем в связи со сложной организационной структурой:
- Нет прямой привязки карточка руководителя к карточке подчиненного
- Кураторы/территориальные руководители не отражаются в кадровых программах (гибкое распределение)
- Нет простой коробочной настройки присвоения типовой должности
- Размещение руководителя в иерархии подразделений в карточке на уровень ниже, чем должен
- Хранение и распределения специфического функционала на бумажных носителях
- В одной карточке подразделения находятся сотрудники разных направлений бизнеса
- В одной карточке подразделения несколько руководителей
- и многое другое
В связи с этим в банке решили выгружать всю статистику: по электронным курсам, тестам, видеоресурсам, опросам, другим разделам портала — по направлениям бизнеса. Например, один курс предназначен для корпоративного бизнеса, второй — для розницы, третий — для сотрудников всего банка. Код присваивается непосредственно в поле Код в карточке курса, теста и так далее. За счет такой комбинации в коде карточки строится вся статистика по общему банковскому направлению: настраиваемые отчеты, другие показатели.
Почему не в категориях?
1. Они плохо «тянутся» в отчеты
2. В административной системе не видно общий список
3. Фильтры выполняют функцию категорий
Это позволяет достаточно быстро, однозначно и прозрачно понимать статистику и динамику от месяца к месяцу.
Задача 4. Банк знаний без модуля Библиотека
В банке не используется модуль Библиотека, однако есть возможность хранить файлы на основе Ресурсов базы. Для создания библиотеки использовались следующие категории.
Из отдела курсы «подтягиваются» электронные курсы, из отдела ресурсы — файлы и инструкции.
Категории внутри библиотеки соответствуют направлениям бизнеса.
Нужно было придумать, как размещать на портале видео. Если у вас нет модуля Библиотека, то и удобного вывода видео у вас тоже нет. В банке для решения этой задачи на сервере создана специальная папка, где хранятся все видеоролики. Оттуда с помощью особого кода видео напрямую «подтягиваются» на портал.
В банке не рекомендуют размещать Описание в карточке Раздел портала, так как к ним не подкрепляется Социальная лента (лайки, комментарии); карточки Разделов портала уже используются для Категорий библиотеки. Для решения задачи создали каталог видеороликов. Каждый видеоролик выводится в Форум «Видео» – Статья форума.
Задача 5. Оценка качества внутреннего сервиса через опросы
В банке пока не используется модуль Оценка. Но была поставлена задача — провести оценку качества внутреннего сервиса существующими способами. Было принято решение сделать это через опросы.
С точки зрения пользователя процесс реализован следующим образом.
- Сотруднику приходит письмо с просьбой пройти оценку и соответствующей ссылкой.
- По ней пользователь переходит на страницу, где ему предлагается инструкция и список подразделений для их оценки по ряду индикаторов.
- После выбора соответствующего подразделения открывается карточка опроса, где необходимо выставить оценку по определенным критериям.
Каждый опрос называется так же, как подразделения.
Оценка осуществляется по критериям Клиентоориентированность, Сроки, Уровень экспертизы, Прозрачность и простота бизнес-процессов. Также используются коды разделов. Например:
- 29. Оцените функции блока цифрового бизнеса
- 29.1 Технологическая поддержка и развитие эквайринговых услуг
- 29.2 Развитие и сопровождение системы дистанционного банковского обслуживания для физических лиц
Этот код нужен, чтобы далее в отчете было понятно, какая оценка и по какой функции относится к соответствующему подразделению.
Отчеты могут выгружаться в двух вариантах. Они прозрачны как для администраторов системы, так и для пользователей. Хотя инициаторы проекта отмечают и их сложность в итоговой обработке показателей оценки.
Как и кто внедрял
Все изменения производились своими силами, отдельных разработчиков и верстальщиков в банке нет. Однако есть один штатный ИТ-специалист, который помогает с общей поддержкой работоспособности системы Websoft HCM.
В команде инициаторов проекта три человека, группа дистанционного обучения. Два эксперта в основном занимаются разработкой курсов, тестов, видеороликов и т.д. Они также умеют работать в редакторе страниц. Один человек осуществляет общий контроль работы и настройку учебного портала. В случае необходимости команда прибегает к помощи технической поддержки Websoft.
Масштаб проекта
Учебным порталом пользуются более 3 000 сотрудников банка в 27 регионах России.
Итоги и результаты
- Выполнен запрос бизнеса: дизайн портала стал современнее и лаконичнее, в нем появилось больше динамики. Проект реализован собственными силами без дополнительных затрат.
- После первичных изменений получен положительный отклик от пользователей. Сбор обратной связи после дальнейших изменений находится в работе.
- Происходит прозрачный учет адаптации сотрудников.
- Отчетность соответствует действительности, каталоги реализованы по единому принципу.
- Решена задача размещения на портале видео без модуля Библиотека.
- Подразделения имеют возможность повысить уровень кросс-функционального взаимодействия благодаря реализованной оценке качества внутреннего сервиса.
Планы и перспективы
- В части дизайна портала. Часть страниц ещё находится в работе и их предстоит улучшить. Сейчас в банке активно занимаются личным кабинетом и выводом статистики. Также идет работа над тем, чтобы оптимизировать сам тип создания страниц: можно будет создавать одну страницу на основе другой.
- В части адаптации сотрудников. Пока в банке вручную отслеживают тех, кто игнорирует указания в «Путеводителе новичка». В планах — полностью автоматизировать этот процесс.