Организация схемы обучения и учебного портала на шаблонах и готовых решениях Websoft HCM. Кейс АО «Московский индустриальный банк»

Сделать учебный портал современным, используя только коробочные шаблоны Websoft HCM, — абсолютно реально. Своим опытом в этом деле решил поделиться Московский индустриальный банк. В кейсе речь пойдёт о том, как в компании своими силами улучшили внешний вид и настройки учебного портала, как он эволюционировал благодаря развитию самой системы Websoft HCM.

Справка проекта

Компания-заказчик: АО «Московский индустриальный банк».

Идея: с помощью коробочной версии Websoft HCM (без кастомного программирования) улучшить учебный портал по целому ряду направлений.

Срок реализации: 3 года.

Представитель компании: Алина Сумарокова, руководитель группы дистанционного обучения.

Цитата проекта: «Я считаю, что изначально мы должны получать классное коробочное решение, которое можно собирать, как конструктор. Наша главная задача — администрировать, а не дорабатывать и кодить». 

Посмотреть вебинар

С чем столкнулись

В начале 2019 года в банке использовался базовый внешний вид учебного портала. Ресурс выполнял свой функционал: здесь можно было назначить обучение, пройти тестирование, перейти по ссылкам на прочие корпоративные порталы, которые реализованы на других платформах.  

Сформировался запрос от бизнеса относительно визуализации учебного портала: сделать его ярче, современнее, более эстетичным и динамичным, а главное — без материальных вложений, своими силами и на основе коробочных решений Websoft HCM. 

Вторая задача — построение адаптации сотрудников. 

Третья задача — создание каталогов и отчётности в сложной организационной структуре. 

Четвертая задача — создание Банка знаний без модуля Библиотека.

Пятая задача — оценка качества внутреннего сервиса (КВС) через опросы.

Как это работает

Задача 1. Настройки внешнего вида учебного портала на шаблонах

В 2020 году в банке начали настройку учебного портала на тех шаблонах, которые существовали до внедрения редактора страниц. 

Фон

На портале активная область — центральная, а поля вокруг нее в шаблонных вариантах заполнить невозможно. В банке решили добавить на фон изображение с фигурами (треугольники, круги и т.д.), каждая из которых соответствует определенной корпоративной ценности. Так внешний вид портала выглядит законченным, а не находящимся в разработке. 

Карточка заявки

В стандартной карточке заявки на дистанционный курс появляется поле Электронный курс. Нажимая на папку, можно выбрать дистанционный курс и назначить его самому себе или другому сотруднику. В банке с помощью описания объекта в шаблон добавили подсказку: как заполняется заявка, что означают коды. 

После подачи заявки появляется не стандартное короткое сообщение, а также картинка о том, что заявка принята, есть возможность подать другие заявки, инструкция, что делать дальше, где доступен назначенный курс. 

Вывод других картинок

В банке реализовали на учебном портале сочетание статичных картинок, описание объектов и разделов портала, прикрепленные элементы шаблона. Созданы аналоги кнопок — картинки, к которым прикреплена ссылка. В разделах портала создается новая карточка, в подразделе в описании добавляются все необходимые для вывода объекты. 

Далее:

• либо вся страница верстается, и добавляются картинки, к которым прикрепляются гиперссылки для записи на курсы от центра корпоративного обучения
• либо это полноценная страница, которая собирается в корпоративном формате и выводится как элемент шаблона

Календарь мероприятий

В банке сделали свою версию:

• Оставили верхнюю часть из описания раздела портала, то есть настроили шаблон. 
• Следующий элемент шаблона — это календарь мероприятий со всеми соответствующими настройками. 
• Описание раздела портала доступно по еще одной нижней кнопке. 

Таким образом, получается сверстанная страница из нескольких элементов: статичных, если это описание раздела портала, и динамических, если это элемент шаблона, который предоставляется в коробочном решении. 

Кроме этого, в календаре мероприятий настроили дополнительные фильтры: Календарь специалиста / Календарь руководителя. Разбивка происходит через стандартную настройку категории. 

Фильтр может быть по любому признаку, например, если вы хотите мероприятия по определенному проекту выделить в отдельный календарь, вы создаете такую категорию и в нее добавляете те мероприятия, которые должны подтягиваться в конкретный календарь. Это один из вариантов решения задачи, если стандартный фильтр не работает.

Лаконичный дизайн

В 2021 году в банке начали использовать редактор страниц и перешли к более легкому и лаконичному дизайну портала: без множества мелких элементов и цветов. Как в лонгридах, блоки идут один за другим, то есть появилась динамика. Сейчас элементы включают электронные курсы, тесты, которые назначаются сотруднику в текущих задачах; можно менять внешний вид элементов (например, цвет кнопок) и саму информацию. Раньше для решения этих задач нужно было писать свой шаблон, а сейчас можно работать в редакторе страниц.

Отчетность

На учебном портале реализовали вывод статистики: появились информеры и виджеты, сколько курсов и тестов было пройдено конкретным сотрудником, всеми сотрудниками подразделения и т.д. 

Кроме того, реализован рейтинг сотрудников в обучении: чемпион в обучении, амбассадор обучения.  В старой версии без редактора страниц реализовать такой функционал было невозможно.

Банк знаний

Ещё одна страница, которую обновили на учебном портале банка, и теперь она также соответствует заявленным требованиям: легкость, лаконичность, современность, динамика. 

На странице дистанционного обучения и тестирования есть информер о показателях, которые обновляются по нажатию кнопки или чаще, в зависимости от автоматических настроек. Здесь не нужно прописывать шаблон, как раньше: на информер можно вывести любую информацию. Внешний вид также можно настраивать в соответствии со своими предпочтениями. 

Помощь в работе с учебным порталом

Здесь в редакторе страниц используется принцип аккордеона — вертикальная организация перечня вопросов на сером фоне.Такого раньше не было ни в одном из шаблонов. 

БиблиоКлуб

Сверстана специальная страница, на которой описано, что такое БиблиоКлуб, как в него вступить, доступны анонсы публикаций и возможность прочитать книги, динамически выводится количество сотрудников, состоящих в БиблиоКлубе. Раздел также собран с помощью редактора страниц. Чтобы избавиться от боковых полей, фоновую картинку, как и ранее, вставляли в стек — так она растягивается на всю ширину страницы портала.

Марафон курсов и тестов

Это еще один из новых разделов, собранных в редакторе страниц. Сюда динамически «подтягивается» верхняя часть с марафоном дистанционных курсов и марафоном диагностических тестов, а также количество успешно завершенных сотрудником курсов. Каждый месяц на странице публикуется новый курс и диагностический и психологический тест, подводятся итоги среди сотрудников, лучшим из которых вручаются сертификаты. 

Особенность раздела в том, что в нем соединены две разные версии: новая версия в верхней части, собранная в редакторе страниц, и старый шаблон с рекомендованным обучением в нижней части. 

Реализовано данное решение следующим образом: 

• Ряд элементов шаблона собирается автоматически в редакторе страниц в браузере. 
• Чтобы в нижнюю часть «подтянулся» старый элемент шаблона, переходим в административную панель, нажимаем на новую запись, создаем новый элемент шаблона Рекомендованное обучение и обозначаем позицию в самом конце. Таким образом, объединяются старый и новый редактор. 

Преимущество такого подхода — на страницу «подтягивается» все рекомендованное обучение, а не только назначенное, пройденное или находящееся в процессе. В данном случае не требуется назначать сотруднику курс или тест. Список курсов и тестов проекта отражается для каждого сотрудника со статусом, но при этом они не назначены в карточке сотрудника, пока сотрудник сам не начнет его проходить. Это значительно упрощает процесс администрирования и корректно отражает статистику.

Задача 2. Построение адаптации сотрудников 

Когда в банк приходит новый сотрудник, особенно на массовую должность, то его надо очень быстро обучить, передать информацию по продуктам и процессам. Необходимо назначить пул курсов и тестов, которые человек должен пройти за определенный период. В банке хотели найти решение максимально быстрое и простое, не требующее дополнительного программирования. На помощь вновь пришли коробочные решения Websoft HCM. 

Был создан дистанционный курс «Путеводитель новичка», который назначается автоматически, о чём каждому пользователю приходит соответствующее уведомление. 

Внутри курса создан персонаж, который рассказывает сотруднику, как долго будет длиться его адаптация, что она включает, что он должен сделать, какие курсы и тесты пройти. 

Также в «Путеводителе новичка» есть инструкция, согласно которой для прохождения адаптации сотруднику необходимо назначить себе план обучения (модуль Учебный центр). 

Далее непосредственно в модульной программе ему автоматически назначаются все курсы и тесты в определенном порядке, в конце— итоговый тест. 

Аналогичный принцип можно реализовать, чтобы План обучения новичку назначал его непосредственный руководитель или куратор, наставник. Для этого необходимо в роли сотрудника открыть такую возможность.

Как реализовано

Через пиктограмму «кисточка» происходит назначение для пользователей: для кого назначается курс, в какой период времени сотрудник должен быть принят на работу. Далее срабатывает агент: запускает назначение для пользователей в определенный период, в банке — раз в сутки. 

До этого создается модульная программа (раздел Учебный центр), где указывается, какие именно курсы и тесты должны быть назначены сотруднику. Здесь обязательно отмечается пункт «Указывать автоматически», иначе каждый курс и тест придётся назначать вручную. 

Инициаторы проекта делятся лайфхаком. 

Есть первый блок, второй блок тренажеры и завершение плана обучения. Каждому из этих разделов должен автоматически присваиваться статус «завершен», чтобы весь план обучения сотрудника был выполнен. В банке убрали эти разделы и оставили курсы и тесты по порядку. Можно просто настраивать: если пользователь прошёл первый блок, то открывается доступ ко второму блоку и так далее. 

Для того чтобы была возможность назначить план обучения по модульной программе самому себе, нужно зайти в раздел Безопасность, выбрать Типы руководителей, Текущего пользователя и, соответственно, опцию Назначить план обучения.

До того как в банке запустили такую процедуру, где сотрудник сам себе назначает план обучения, существовало массовое назначение курсов и тестов — по несколько каждую неделю. Минус такого подхода в отсутствии прозрачной статистики — на каком этапе адаптации находится сотрудник. Сейчас в банке реализован прозрачный учет адаптации.

Задача 3. Каталоги и отчетность в сложной организационной структуре 

Большинство компаний сталкивается с целым рядом проблем в связи со сложной организационной структурой:

• Нет прямой привязки карточка руководителя к карточке подчиненного  
• Кураторы/территориальные руководители не отражаются в кадровых программах (гибкое распределение)
• Нет простой коробочной настройки присвоения типовой должности
• Размещение руководителя в иерархии подразделений в карточке на уровень ниже, чем должен
• Хранение и распределения специфического функционала на бумажных носителях
• В одной карточке подразделения находятся сотрудники разных направлений бизнеса
• В одной карточке подразделения несколько руководителей
• и многое другое 

В связи с этим в банке решили выгружать всю статистику: по электронным курсам, тестам, видеоресурсам, опросам, другим разделам портала — по направлениям бизнеса. Например, один курс предназначен для корпоративного бизнеса, второй — для розницы, третий — для сотрудников всего банка. Код присваивается непосредственно в поле Код в карточке курса, теста и так далее. За счет такой комбинации в коде карточки строится вся статистика по общему банковскому направлению: настраиваемые отчеты, другие показатели. 

Почему не в категориях?

1. Они плохо «тянутся» в отчеты

2. В административной системе не видно общий список

3. Фильтры выполняют функцию категорий

Это позволяет достаточно быстро, однозначно и прозрачно понимать статистику и динамику от месяца к месяцу. 

Задача 4. Банк знаний без модуля Библиотека 

В банке не используется модуль Библиотека, однако есть возможность хранить файлы на основе Ресурсов базы. Для создания библиотеки использовались следующие категории. 

Из отдела курсы «подтягиваются» электронные курсы, из отдела ресурсы — файлы и инструкции. 

Категории внутри библиотеки соответствуют направлениям бизнеса.

 

Нужно было придумать, как размещать на портале видео. Если у вас нет модуля Библиотека, то и удобного вывода видео у вас тоже нет. В банке для решения этой задачи на сервере создана специальная папка, где хранятся все видеоролики. Оттуда с помощью особого кода видео напрямую «подтягиваются» на портал.

В банке не рекомендуют размещать Описание в карточке Раздел портала, так как к ним не подкрепляется Социальная лента (лайки, комментарии); карточки Разделов портала уже используются для Категорий библиотеки. Для решения задачи создали каталог видеороликов. Каждый видеоролик выводится в Форум «Видео» – Статья форума.

Задача 5. Оценка качества внутреннего сервиса через опросы 

В банке пока не используется модуль Оценка. Но была поставлена задача — провести оценку качества внутреннего сервиса существующими способами. Было принято решение сделать это через опросы. 

С точки зрения пользователя процесс реализован следующим образом. 

• Сотруднику приходит письмо с просьбой пройти оценку и соответствующей ссылкой. 
• По ней пользователь переходит на страницу, где ему предлагается инструкция и список подразделений для их оценки по ряду индикаторов. 
• После выбора соответствующего подразделения открывается карточка опроса, где необходимо выставить оценку по определенным критериям. 

Каждый опрос называется так же, как подразделения. 

Оценка осуществляется по критериям Клиентоориентированность, Сроки, Уровень экспертизы, Прозрачность и простота бизнес-процессов. Также используются коды разделов. Например:

• 29. Оцените функции блока цифрового бизнеса 
• 29.1 Технологическая поддержка и развитие эквайринговых услуг
• 29.2 Развитие и сопровождение системы дистанционного банковского обслуживания для физических лиц 

Этот код нужен, чтобы далее в отчете было понятно, какая оценка и по какой функции относится к соответствующему подразделению.

Отчеты могут выгружаться в двух вариантах. Они прозрачны как для администраторов системы, так и для пользователей. Хотя инициаторы проекта отмечают и их сложность в итоговой обработке показателей оценки. 

Как и кто внедрял

Все изменения производились своими силами, отдельных разработчиков и верстальщиков в банке нет. Однако есть один штатный ИТ-специалист, который помогает с общей поддержкой работоспособности системы Websoft HCM.

В команде инициаторов проекта три человека, группа дистанционного обучения. Два эксперта в основном занимаются разработкой курсов, тестов, видеороликов и т.д. Они также умеют работать в редакторе страниц. Один человек осуществляет общий контроль работы и настройку учебного портала. В случае необходимости команда прибегает к помощи технической поддержки Websoft. 

Масштаб проекта

Учебным порталом пользуются более 3 000 сотрудников банка в 27 регионах России. 

Итоги и результаты

1. Выполнен запрос бизнеса: дизайн портала стал современнее и лаконичнее, в нем появилось больше динамики. Проект реализован собственными силами без дополнительных затрат. 
2. После первичных изменений получен положительный отклик от пользователей. Сбор обратной связи после дальнейших изменений находится в работе.  
3. Происходит прозрачный учет адаптации сотрудников. 
4. Отчетность соответствует действительности, каталоги реализованы по единому принципу.
5. Решена задача размещения на портале видео без модуля Библиотека.
6. Подразделения имеют возможность повысить уровень кросс-функционального взаимодействия благодаря реализованной оценке качества внутреннего сервиса. 

Планы и перспективы

1. В части дизайна портала. Часть страниц ещё находится в работе и их предстоит улучшить. Сейчас в банке активно занимаются личным кабинетом и выводом статистики. Также идет работа над тем, чтобы оптимизировать сам тип создания страниц: можно будет создавать одну страницу на основе другой.
2. В части адаптации сотрудников. Пока в банке вручную отслеживают тех, кто игнорирует указания в «Путеводителе новичка». В планах — полностью автоматизировать этот процесс.