Как автоматизировали массовый подбор персонала в компаниях O'STIN и Funday
O'STIN и Funday — крупные компании, в розничных сетях которых суммарно работает более десяти тысяч сотрудников, поэтому бизнесу важно было автоматизировать процесс по массовому подбору персонала. Около года назад заказчики обратились к Sportmaster Lab за услугой по разработке и внедрению такой системы. Проект реализовывался командой, которая отвечает за развитие и поддержку HR-процессов.
Справка проекта
Компания: Sportmaster Lab — ИТ-компания, занимающаяся развитием технологических направлений, в том числе Websoft HCM и E-Staff, а также оказанием информационной поддержки группе компаний брендов Спортмастер, O'STIN и Funday.
Продуктовая команда отвечает за поддержку и развитие HR-процессов: автоматизацию подбора, адаптации, обучения, оценки компетенций сотрудников и кадровый резерв.
Идея: автоматизировать процессы массового подбора персонала розничных сетей O'STIN и Funday и максимально сократить сроки поиска и найма сотрудников.
Срок реализации: 1 год.
Представители компании Sportmaster Lab: Лидия Корчагина, руководитель группы систем управления персоналом; Анна Вегель, аналитик.
С чем столкнулись
Один из главных вызовов для HR в любой розничной компании – это массовый подбор персонала. Сложность заключалась в том, что отсутствовала прозрачная картина происходящего, не было единой платформы, в которой отображались бы все процессы, касающиеся подбора сотрудников. Взаимодействие между рекрутерами и директорами магазинов происходило по почте или в устном порядке, получаемые данные по заявкам были разрознены, обрабатывались вручную. Директора магазинов не видели, сколько резюме им было отправлено, и не всегда понимали, сколько вакансий у них в работе, были сложности со сбором отчетности.
Основные цели проекта
- Автоматизировать процессы массового подбора персонала.
- Значительно сократить сроки найма сотрудников.
- Максимально упростить взаимодействие между директорами магазинов и менеджерами по персоналу.
Как это работает
1) Управление планами подбора
Для консолидации планов подбора менеджеры по персоналу и группа учета расходов на персонал использовали excel-файл, в которой вносилась информация о ставках и штатном расписании магазинов. Необходимо было перенести эти данные на портал, чтобы они были наглядно представлены и стали доступны директорам магазинов.
Команда проекта разработала агент, который создает в модуле «Подбор персонала» новую карточку «Планы подбора». В нее вносятся данные согласно штатному расписанию: информация о типе вакансии — о должности, для которой действует конкретная ставка, о подразделении и о бюджетном периоде.
Когда в систему загружается информация о ставках, автоматически, исходя из текущей даты, определяется бюджетный период. В рознице используется два бюджетных периода: осень-зима и весна-лето. В начале каждого сезона вносятся данные о штатном расписании и впоследствии они каждый день автоматически обновляются.
В Excel-файл периодически могут вносится корректировки, например, когда планируется открытие нового магазина, увеличение или уменьшение штата. На следующий день все изменения автоматически отображаются в Websoft HCM, исходя из того, что было указано в файле.
Интерфейс портала простой и интуитивно понятный для пользователей: сотрудникам в соответствии с их ролями доступа доступна информация о каждом отдельном магазине, его названии, адресе, штатном расписании, должностях.
Иногда расхождение в количестве и размере ставок возможно даже в рамках небольшого периода, например, одного месяца. В то же время иногда известно, что какая-либо ставка будет не востребована в течение долгого срока и на это время можно просто ее заморозить.
Директор магазина может внести в систему эту информацию, указать требуемое количество ставок, оставить свой комментарий и сохранить эти данные. При необходимости можно настроить и согласование внесения этих корректировок.
Еще один вариант — рокировка ставок. Оценив нагрузку персонала в конкретном магазине, можно перераспределить некоторое количество ставок между одной группой должностей. Например, можно «перекинуть» 0,5 ставки с должности кладовщика на продавца-кассира, если один сотрудник на складе вполне справляется с объемом работ и принято решение увеличить число персонала на кассе или в примерочных. На кассе будет больше сотрудников, чем на складе. Если такое решение всех устраивает, то эти корректировки сохраняются.
Ранее, чтобы внести подобные изменения, директору магазина нужно было обращаться к рекрутеру. Сейчас он просто заходит на единый портал, где представлена информация о планах подбора, фактически занятых ставках, и в соответствии с этими данными самостоятельно принимает решения, не тратя лишнее время.
Другая ситуация: директор магазина понимает, что, например, на складе у него все в порядке, но технически есть «лишняя» ставка кладовщика, хотя она и не востребована. В таком случае есть возможность «заморозить» эту ставку и «разморозить», когда она действительно понадобится. Преимущество в том, что директору магазина не нужно никому звонить, объяснять что-либо и договариваться. В удобное ему время он может зайти на портал и внести необходимые изменения — инструмент для этого всегда под рукой.
Отчетность
При нажатии на кнопку «Экспорт в Excel» появляется выпадающий список отчетов, которые можно выгрузить. В интерфейсе системы есть календарь, в котором можно выбрать интересующие неделю, месяц и год и в соответствии с выбранной датой будет построена отчетность.
Первый отчет — это детализация по корректировкам. Он отображает всю имеющуюся информацию по внесенным корректировкам, будь то рокировки, заморозки и разморозки.
Второй отчет показывает среднее арифметическое по корректировкам за месяц, а также информацию о штатном расписании. Например, в течение месяца ситуация менялась и директору пришлось сначала ввести одну корректировку, а затем — вторую. В таком случае будет подсчитан средний показатель за месяц. При этом в отчете отображается штатное расписание, то есть сколько ставок было запланировано.
Третий отчет отражает среднее арифметическое по корректировкам и штатное расписание за период до полугода.
2) Сбор потребности от магазинов
После того как эксперты Sportmaster Lab реализовали возможность загрузки на портал штатного расписания, внесения корректировок, заморозок и разморозок, они перешли к следующему этапу — к подаче заявок на подбор. В числе прочего был разработан отдельный интерфейс на портале. Для этого также был использован модуль «Подбор персонала» (вакансии и заявки).
В данном разделе, как и в предыдущем, также указывается название магазина, его адрес, номер и представлена разбивка по должностям.
Кроме того на странице отображается факт, то есть количество ставок, которое числится в магазине, и план, то есть количество ставок, внесенное с учетом корректировок.
В соответствии с этими данными происходит автоматический расчет укомплектованности персонала магазина: можно посчитать, сходится ли фактическое количество ставок с плановым.
- Чтобы добавить новую вакансию, необходимо нажать на кнопку «Добавить вакансию». Директор магазина вносит данные о вакансии, на которую он бы хотел подать заявку.
- Из предлагаемых вариантов в выпадающем списке можно выбрать нужную должность, ставку, график работы, пол при необходимости, дату и причину открытия вакансии, статус ставки. Также можно внести комментарий, свои пожелания относительно графика работы, кандидата, рассматриваемого на данную вакансию.
- После нажатия на кнопку «Сохранить», в системе создается новая заявка на подбор. В верхней части страницы появляется индикатор движения заявки.
- На первом этапе можно редактировать заявку, либо при необходимости удалить ее.
- Если все поля заполнены верно, можно отправлять заявку на согласование вышестоящему руководителю, и индикатор движения заявки перейдет на следующий этап.
- Вышестоящий руководитель может ознакомиться, какие заявки были внесены, скорректировать их или вернуть директору магазина на изменение полей со своим комментарием. Если его все устраивает, то заявка согласовывается, и переходит далее менеджеру по персоналу, который может как согласовать заявку, так и вернуть ее директору магазина для внесения исправлений. В этом случае процесс согласования заявки запускается повторно.
- Все участники процесса согласования заявок получают соответствующие уведомления с прямой ссылкой для перехода, кликнув по которой, можно увидеть все необходимые данные. Если заявка долгое время остается без движения, вышестоящему руководителю или менеджеру по персоналу приходит повторное уведомление — эта функция также реализована в системе и успешно работает.
- После утверждения заявки менеджером по персоналу индикатор ее движения переходит на этап «Согласовано». В этот момент информация передается в E-Staff и создается новая вакансия, в которой указываются следующие данные: информация о структурном подразделении, название вакансии, дата открытия, основание появления, тип занятости, график работы, рекрутер, а также комментарий, если он был оставлен.
Таким образом команда Sportmaster Lab построила и внедрила базовый фундамент для массового подбора персонала, который уже успешно работает в рознице O'STIN и Funday.
По сути это некий электронный документооборот для подачи заявок на подбор. То, что раньше в HR делалось вручную, сейчас практически полностью автоматизировано.
Усилия рекрутеров в данном случае минимизированы фактически до нуля: все, что нужно сделать менеджеру по персоналу, — согласовать заявку или отправить ее на доработку. Директор магазина в любой момент может зайти на портал и увидеть ситуацию по своей заявке, получить отчетность.
Отчетность
Первый отчет — это список вакансий, в который выгружаются данные по всем заявкам, находящимся в работе в данный момент.
Второй отчет отображает заявки на подбор персонала на определенную дату. Также можно сравнить количество заявок на начало и конец месяца, провести анализ.
Третий отчет показывает согласованные, то есть принятые в работу менеджером по персоналу заявки на подбор сотрудников за определенный период.
Четвертый отчет — это измененные поля вакансий. В него выгружаются данные по измененным полям заявок на подбор персонала за определенный период. Например, сначала руководитель ввел ставку в размере 0,5, но затем узнал, что у него планируется разморозка или увеличение штата и внес изменение. Соответственно, эта информация отобразится в отчете. На портале можно посмотреть, какие данные заявки и какие поля были изменены.
Пятый отчет показывает уровень укомплектованности магазина: в него выгружается информация о штатном расписании, о занятых ставках, о заявках на подбор, обо всех произведенных заморозках и рокировках в разрезе должностей, магазинов, подразделений.
Укомплектованность — одна из важнейших метрик в подборе, и она подсчитывается автоматически. Данные по отчетам доступны директорам магазинов, вышестоящим руководителям и менеджерам по персоналу в соответствии с их ролями доступа.
3) Доска вакансий
Следующим этапом стала реализация проекта «Доска вакансий».
- Изначально заявки на подбор создаются директорами магазинов на портале, после чего они согласовываются с менеджерами по персоналу и уже попадают в E-staff в виде вакансий.
- Далее вакансия размещается на корпоративных карьерных сайтах — на данный момент налажена интеграция с https://job.fundayshop.com/ и http://job.ostin.com/.
- Кандидаты могут увидеть вакансию на указанных сайтах и заполнить небольшую анкету, которая будет автоматически передана в E-Staff в виде отклика. Отклики, а впоследствии и кандидаты, автоматически прикрепляются к опубликованной вакансии.
- Далее менеджеру по персоналу остается только посмотреть новых кандидатов и присвоить им какой-либо статус.
В интерфейсе доски вакансий отображаются название вакансии, подразделение и текущий статус — «На рассмотрении», «Интервью с HR», «Интервью с заказчиком», «Проверка СБ», «Оформление в отделе кадров», «Принят на работу», «Самоотказ» или «Отклонен».
Когда отклик получает статус «На рассмотрении», директору магазина приходит уведомление, что на определенную вакансию есть новый кандидат, а также ссылка, перейдя по которой, можно посмотреть карточку соискателя с личными данными и резюме.
Далее директор может выставить рейтинг для каждого кандидата и информация об этом будет сохранена и отображена на портале. После рассмотрения резюме он решает, одобрить кандидата и пригласить на собеседование в магазин или отклонить его. При необходимости можно внести комментарий.
Также директор магазина может перемещать карточки кандидатов по статусам — это аналог доски Jira. Например, после статуса «На рассмотрении», когда директор уже связался с кандидатом и пригласил его на собеседование, можно передвинуть карточку кандидата правее — в столбец «Интервью с заказчиком». Информация автоматически будет передана и зафиксирована в E-staff, что позволит и менеджерам по персоналу и вышестоящим руководителям в режиме реального времени отслеживать все изменения.
Иногда, пообщавшись с кандидатом, директор принимает решение предложить ему другую вакансию в рамках одного магазина. Например, есть две вакансии: продавец-кассир и кладовщик. Соответственно можно легко, буквально одним нажатием кнопки мыши, прикрепить кандидата к другой вакансии. Информация об этом будет отображена на портале и в E-Staff. И менеджеры по персоналу и вышестоящий руководитель и сам директор магазина увидят все необходимые данные.
При переносе карточки кандидата в статус «Принят на работу», когда соискатель прошел проверку службы безопасности и был направлен в отдел кадров для оформления, вакансия будет автоматически закрыта в E-Staff и на портале.
Карточки кандидатов на вакансии линейного руководителя (администратора и директора магазина) были несколько модифицированы. Была добавлена оценка по компетенциям и появились дополнительные вкладки — «Оценка HR» и «Оценка заказчика». Сначала соответствие кандидата модели компетенций проверяет менеджер по персоналу, а затем вышестоящий руководитель — директор магазина или ответственное лицо. После выставления оценок происходит автоматический расчет рейтинга: высчитывается среднее значение, которое выводится в карточку кандидата. Информация об этом также сохраняется на портале и в E-Staff.
Отчетность
В первом отчете отображаются данные по вакансиям за определенный период. Также в интерфейсе реализован календарь, где можно выбрать дату (неделя, месяц, год) или произвольно выгрузить данные за интересующий отрезок времени.
Второй отчет показывает данные по кандидатам за определенный период.
Указанные отчеты также доступны менеджерам по персоналу, вышестоящим руководителям, начальникам групп по работе с персоналом и директорам магазинов в соответствии с их ролями.
В интерфейсе системы есть отдельная кнопка «Архив». По умолчанию, когда пользователь заходит на портал, он видит все заявки, которые находятся на данный момент в работе. Но иногда возникает необходимость посмотреть уже закрытые вакансии и резюме соискателей, которые оставляли отклики. В «Архиве» можно ознакомиться со всеми такими вакансиями и кандидатами.
Масштаб
На данный момент сервис активно используется в розничных сетях O'STIN (>8500 сотрудников, >750 магазинов, >265 городов) и Funday (>2000 сотрудников, >185 магазинов, >115 городов).
Итоги и результаты
1) Все три блока системы — управление планами подбора, сбор потребности от магазина и доска вакансий — уже реализованы и полноценно используются в рознице.
2) Теперь после загрузки менеджером по персоналу резюме на доску вакансий ответственность переходит к директору магазина, что позволяет значительно сэкономить время и ресурсы. Он сам подает заявку, планирует процесс массового подбора персонала, контролирует его на всех этапах, общается с кандидатами.
Минимизация временных и финансовых затрат на поиск и найм сотрудников — то, что сейчас необходимо рознице.
3) Директор магазина, заходя на доску вакансий, в любой момент видит информацию по размещенным вакансиям и их статусу и может оценить, как продвигается поиск сотрудников — процесс стал полностью прозрачен. Все данные по вакансии, действия, совершенные с ней, фиксируются и сохраняются в системе.
4) Изменился и расширился функционал менеджера по персоналу. Теперь он не просто связующее звено между кандидатами и директором магазина, а аналитик, который получает информацию о возникающих проблемах, может сразу же на них отреагировать и решить их. Он сопровождает процесс благодаря удобной и доступной визуализации на портале и отчетности. Все это также позволило максимально сократить сроки подбора персонала.
Ближайшие планы и перспективы
На текущий момент вакансии, размещенные на внутренних job-сайтах компании, доступны каждому кандидату извне. Однако нужно увеличивать зону поиска, а для этого необходимо расширять воронку подбора.
Отклики с ресурсов: HeadHunter, Работа.ру, Зарплата.ру, SuperJob. будут тоже загружаться автоматически, что позволит получить больший охват кандидатов. Менеджер по персоналу может импортировать понравившиеся резюме с перечисленных сайтов в E-Staff, отобрать подходящих кандидатов, присвоить им определенный статус.
Все будет работать по стандартной схеме:
- Менеджер по персоналу просматривает резюме соискателей в E-Staff и может осуществлять назначения по вакансиям. Вся необходимая информация отображается на доске вакансий.
- Затем директор магазина назначает собеседование с кандидатом, оценивает его компетенции, отправляет его кандидатуру на рассмотрение службы безопасности и на оформление в отдел кадров.
