От стажера до магистра: в компании «Четыре лапы» комплексно подошли к развитию сотрудников с помощью Websoft HCM

Оригинальный дизайн учебного портала, простые и понятные планы адаптации новичков, широкие возможности для профессионального развития сотрудников, актуальные подходы в реализации технических решений — кейс компании «Четыре лапы» объединил, кажется, все основные актуальные тренды корпоративного обучения. Здесь держат руку на пульсе и стремятся внедрить современные решения на базе Websoft HCM. О проделанной работе и свежих доработках рассказала заместитель руководителя отдела обучения и развития персонала Ирина Драница. 

Проект выполнен партнером Websoft — компанией Глобэкс АйТи.

Более 25 лет компания «Четыре лапы» заботится о полноценной жизни питомцев, чтобы их жизнь была здоровой, долгой, радостной и гармоничной. Долг компании — создавать лучшее предложение, поддерживая покупателей и их домашних любимцев. Открыто 400 магазинов по всей России. Все магазины имеют яркое оформление витрин, оснащены современным оборудованием. Благодаря удобной навигации по отделам, покупатель без труда найдет то, что нужно именно его питомцу из более чем 50 000 наименований товаров. Профессиональные ветеринарные врачи и консультанты помогут выбрать все необходимые товары для кормления и содержания любимца.

С чем столкнулись

В компании «Четыре лапы» более пяти лет реализуют дистанционное обучение на базе Websoft HCM, и все это время стараются сделать систему клиентоориентированной, то есть простой и понятной в использовании, доступной для сотрудников в любое время и с разных устройств. 

Еще одна задача — сделать систему современной, соответствующей всем актуальным представлениям об обучении сотрудников компании. 

Очередное обновление портала охватило два направления обучения: 

• Онбординг и адаптацию. Во время стажировки в компании обучают всему, чтобы претендент мог быстро и успешно стать частью команды. На каждую должность разработан план развития, который подсказывает, что и в какой последовательности необходимо изучить. 
• Профессиональное развитие сотрудников. Рост сотрудников компании продолжается постоянно. Они могут обучаться на тренингах, получать новые знания из электронных курсов, вебинаров, электронных книг. 

Инициаторы проекта одновременно решали три задачи: 

• Общее обновление системы.
• Разработка нового дизайна.
• Обновление учебных материалов.  

Масштаб проекта

Обучение в компании «Четыре лапы» охватывает сотрудников розничных магазинов, ветеринарных центров, колл-центра, офисов — это порядка 3 000 человек. 

«Фишки» портала

Направление деятельности компании нашло полное отражение в дизайне учебного портала. Здесь много изображений домашних питомцев и креативных дизайнерских решений, связанных с ними: 

• Аватарка в личном кабинете связана с полом сотрудника и включает изображение его любимца. Если у пользователя несколько домашних питомцев, то на картинке изображается первое животное из списка, указанного на корпоративном портале. 

• Горизонтальное развитие сотрудника тоже визуально отображается:

Все дизайнерские решения призваны одновременно и отразить корпоративных дух, и привлечь пользователей, и наглядно изобразить процессы развития, и в целом сделать систему дружелюбной и понятной. Подход оказался настолько близок, что даже на корпоративном портале начали использовать элементы дизайна учебного портала. Хотя очевидно, что обычно бывает наоборот: учебный портал разрабатывается в соответствии с общим  корпоративным брендбуком.

Как все работает?

Сквозная автоматизация

Новичок, попадающий в компанию, заводится в систему 1С и автоматически получает логин и пароль для входа на корпоративный портал. Далее человека ждет онбординг на учебном портале, для входа на который дополнительно ничего вводить не требуется.

Этапы профессионального развития

В компании есть сотрудники, работающие длительно (более 10-15 лет). Но средний срок работы 70% сотрудников розничных продаж составляет в среднем от года до двух. Исходя из этого, были разработаны планы развития сотрудников в соответствии с определенными этапами: 

• Ученик: до двух недель
• Стажер: адаптация 3 месяца
• Специалист, Эксперт и Магистр: этапы разбиты на 6 месяцев

Разработаны типовые планы под каждую должность. Новому сотруднику автоматически от даты приема на работу назначается определенный план. В зависимости от успешности прохождения каждого этапа и получения статуса «пройден / не пройден» открывается следующий. 

При желании, если сотрудник хочет вырасти по карьерной лестнице, он может ознакомиться с планом развития и назначить себе соответствующее обучение. Или не претендовать на дальнейший карьерный рост и остаться в занимаемой должности. 

При переходе с одного этапа на другой обучение, пройденное сотрудником за полгода, перезасчитывается. То есть сотруднику при переходе на другой этап не нужно заново проходить курсы, тренинги, изученные ранее, и вновь подтверждать соответствующие знания. 

Обучение в Корпоративном университете 

В Корпоративном университете компании можно пройти профессиональные курсы, которые распределены по специализациям сотрудников:  

• Институт розницы — для продавцов
• Институт ветеринарных врачей — для специалистов с ветеринарным образованием
• Факультеты продавцов-консультантов — для менеджеров торгового зала, управляющих
• И другие 

Сотрудник может самостоятельно выбрать любой курс и записаться на него по согласованию заявки. 

Функционал страницы «Моя карьера» 

В качестве некоего связующего звена между планом развития сотрудника и разделом Корпоративного университета была создана страница «Моя карьера» для комплексного сопровождения сотрудника на его карьерном пути в компании.

Где учиться 

Портал доступен в десктопной, мобильной и планшетной версии. 

70 % сотрудников пользуется мобильной версией, поэтому при разработке отталкивались именно от нее. Для обучения непосредственно в магазинах имеются стационарные компьютеры и планшеты. 

Отчётность

Каждый руководитель магазина может контролировать степень прохождения курсов его сотрудниками по отношению к общей статистике. Отчеты выстраиваются в рейтинг, то есть руководитель наглядно видит позицию, на которой находится его магазин по обученности сотрудников. 

Здесь же отображаются факты непрохождения сотрудниками курсов и назначение повторного обучения. 

Показатели отчетности подтягиваются в KPI-систему и доступны не только руководителям магазинов, но и высшему руководству компании. 

Как создаются курсы

• Часть курсов создаются и обновляются собственными силами компании в CourseLab. 
• Кроме этого, значительное количество учебных материалов предоставляют поставщики и контрагенты. В соответствии с обратной связью в них могут быть внесены изменения и дополнения.

Знания в электронном формате

• На портале реализована большая библиотека электронных книг по уходу за животными, которые можно скачать и распечатать. 
• Также на портале хранятся записи вебинаров, которые проводят поставщики компании. У сотрудников всегда есть возможность обратиться к ним в удобное время и пересмотреть вновь, что очень востребовано. 

Отображение очного обучения на портале

На портал заведен календарь очных тренингов и реализована возможность записи на них.

Возможность брони для участия соответствует цветам: зеленый – есть места, красный – места закончились. 

В конце месяца сотрудники оповещаются о запланированных мероприятиях с помощью рассылки. 

В связи с пандемией достаточно большое количество учебных мероприятий переведено в онлайн-режим, и многие сотрудники считают, что такой формат удобнее очного. 

Большой спрос получила виртуальная комната для проведения вебинаров. 

Онлайн-тренинги по укоренившейся традиции проходят в Zoom. 

Интересные доработки 

• Доработан модуль оценки персонала для проведения исследований тайным покупателем. Проверку магазинов проводит контрагент, подключенный к системе, где реализована анкета для заполнения: этапы продаж, стандарты продаж и т.д.; здесь же крепится чек.  Решение было автоматизировано и интегрировано с 1С, так как результаты проверки связаны с системой мотивации. В конце каждого месяца на основании полученных данных, которые отображаются в 1С, бухгалтерия осуществляет премирование/депремирование сотрудников. В настоящее время данный модуль корректируется под  новую версию системы.
• Доработанный модуль оценки персонала используется также для полевого обучения управленцев на местах. Он доступен только руководителю, который в системе планирует обучение сотрудников. Здесь все автоматизировано: выгружаются отчёты, отправляются уведомления и т.д. 

Итоги и результаты 

1. Стандартизация обучения. Компания быстро развивается. Только в прошлом году было открыто более 100 магазинов в различных регионах. В территориально распределенной компании важно не только в принципе создать возможности для обучения, но и сделать его одинаково качественным для сотрудников всей сети. Благодаря автоматизации эти задачи решены.
2. Создание внутреннего кадрового резерва. Сотрудники могут зайти на портал, посмотреть, какие курсы необходимо пройти, чтобы при желании перейти на другую должность. Подход способствует развитию кадров как по вертикали, так и по горизонтали. 
3. Знания компании сохраняются в электронном формате. Курсы, электронные книги, записи занятий доступны сотрудникам на портале.