Универсальные онлайн-дашборды. Кейс Carcade, группа Газпромбанк Лизинг

В компании CARCADE держат руку на пульсе благодаря универсальным онлайн-дашбордам.

HR приходится следить за самыми разными показателями о жизни сотрудников, и это может быть очень большой объем данных. Быстро просматривать сведения о каждом сотруднике и оперативно выявлять «болевые» точки помогают онлайн-дашборды. Как данный инструмент работает в компании CARCADE на базе системы WebSoft HCM — в нашем кейсе. 

Справка проекта

Компания: CARCADE предоставляет услуги лизинга легковых и коммерческих автомобилей для малого и среднего бизнеса. Компания работает в России с 1996 года. С 2020 года входит в ГК «Газпромбанк Лизинг». CARCADE — лидер среди компаний российского рынка лизинга легкового автотранспорта согласно данным «Эксперт РА» по итогам 2021 года. По масштабам — федеральная компания: имеет более 85-ти представительств от Калининграда до Владивостока и от Архангельска до Сочи, в штате 1300 сотрудников в 61 городе России. 

Представитель компании: начальник отдела обучения Департамента по работе с персоналом Екатерина Смирнова.

С чем столкнулись 

Ежедневно и ежечасно в компании происходят определённые события. В большой организации их очень много. В CARCADE — федеральной компании с большой сетью представительств — это огромный поток информации о работе персонала и о событиях в жизни сотрудников. Все эти данные аккумулирует HR. Для сотрудников подразделения, работающего с персоналом, принципиально важно быть на связи и получать сигналы о положении дел во всех областях бизнеса, во всех структурах, со всеми сотрудниками. Это позволяет HR-команде понимать, как надо действовать дальше, меняться и совершенствоваться. 

Чем больше разной информации попадает к подразделению HR, тем более полную картину оно может составить в такой непростой ситуации, как жизнь сотрудника на предприятии. В том числе речь идет о новых сотрудниках, более опытных коллегах, динамике показателей во времени. Таким образом объёмы данных, которые нужно обработать и проанализировать, увеличиваются. 

Опытным путем стало понятно, что оптимальный способ собрать ОС и информацию по ситуации — провести опрос. Это удобно: сформулировать вопросы, разместить их на портале, направить сотруднику ссылку (а еще лучше автоматически сгенерировать письмо и отправить нужному человеку) и получить от него все сведения после заполнения формы. 

При этом понятно, КАК собрать сведения: возможности системы позволяют гибко настроить форму опроса, оформить ее, автоматизировать использование. Но дальше начинается процесс работы с этими данными и их анализа, а это не базовая компетенция сотрудника HR-службы.

Здесь на помощь пришли онлайн-дашборды. Речь идет не о системах анализа данных, типа PowerBI или других подобных ресурсах для аналитики. Имеется в виду текущая операционная работа служб, напрямую работающих с персоналом и находящихся на связи с командой через портал, — формат опросов и рассылок. 

Как это работает

Разработанный инструмент формирует онлайн-дашборд по состоянию сотрудника на основании его ответов на опросы. 

Ключевая особенность опроса — в структуре вопросов. Их может быть много, при этом они разделены на блоки — на области или сферы корпоративной жизни. Например: Условия труда, Обучение, Общение с коллегами, Ваш руководитель, Задачи и проекты и т.д.

Какие сферы интересны HR и компании в целом, такие и записываются в карточке опроса в заголовке каждого вопроса. Структура вопроса выглядит следующим образом: «Название сферы: сам вопрос». Например, «Условия труда: Оцените организацию вашего рабочего места». Затем сферы (начальные слова в каждом заголовке опроса) выводятся в качестве индикаторов дашборда.

Собираем ОС грамотно — можно включить дублирующие и проверочные вопросы, которые позволяют убедиться, что человек действительно считает так, как ответил ранее. 

Собираем ответы — вся информация в стандартном виде попадает в систему, хранится там, может быть выгружена в Excel и проанализирована. Но цель инициаторов проекта — сфокусироваться на том, что требует внимания прямо сейчас, в моменте, поэтому дальше начинается непосредственное формирование дашборда.

Сотруднику предлагается три варианта ответа на выбор по классической схеме «хорошо, нормально, плохо». Варианты ответов могут быть сформулированы по-разному и звучать для сотрудника жизненно и неформально. Главное, чтобы их было три и они представляли собой три градации. В итоге: сотрудник отвечает на много разных вопросов из разных сфер по принципу «оцените хорошо / нормально / плохо». 

У ответов есть вес: хорошо — это 100, нормально — 60, плохо — 30. В качестве показателей выступают средние арифметические значения всех ответов на вопросы внутри индикатора. Например, в сфере Оплата труда есть три разных вопроса. Сотрудник на первый отвечает «Все ок», на второй — «все ок», на третий — «нормально». Система считает внутри сферы с общим названием три вопроса, суммируются их веса: 100+100+60/3 = 86. Этот показатель и будет выведен в дашборде с заголовком Оплата труда. 

Весь дашборд выглядит как вывод всех индикаторов с показателями по всем сферам, которые заведены в вопросах. Плюс одна сводная общая плашка «Итого» с общим средним арифметическим. Для наглядности все индикаторы дополнительно окрашиваются в соответствии с уровнем выводимого показателя. От 100 до 70 — зеленым цветом, от 70 до 40 — оранжевым; все, что ниже, — красным.

Итого: сотрудник отвечает на много разных вопросов и делится объемной обратной связью, а рекрутер может оперативно отследить общее настроение по цветам индикаторов и дальше действовать в зависимости от ситуации: работать в общем режиме, вмешаться и индивидуально поработать с сотрудником или его руководителем, проверить условия труда. 

Интересные решения 

Гибкая система настроек информирования позволяет делиться сведениями не только с ответственным HR, но и с сотрудником, его руководителем при необходимости.

Формирование дашбордов автоматизировано. Опросы назначаются сотрудникам автоматически с помощью агентов сервера. Дается время на их прохождение, и каждый день система проверяет, какие опросы пройдены (в системе есть признак «Опрос завершен»). По ним в онлайн виде формируются дашборды с информацией за последние сутки, доступные каждый по своей уникальной ссылке, которая в отдельном письме по конкретному сотруднику отправляется получателю. По принципу: сотрудник Иванов прошел определенный опрос, дашборд доступен по ссылке. 

В опросе есть ряд настраиваемых параметров: 

• Формируется ли после опроса дашборд или это просто очередной опрос в системе.
• Кому из перечня ответственных HR должно отправиться уведомление о прохождении сотрудником опроса со ссылками на дашборд.
• Хочет ли HR поделиться информацией с самим сотрудником или с его руководителем.

Как внедряли 

Сам опрос и его отсылка сотруднику реализованы в рамках коробочного функционала системы WebSoft HCM.

Масштаб проекта 

Решение позволяет увидеть, как сотни сотрудников в разных концах страны проходят адаптацию или обучение. Дашборды помогают понять, куда направить усилия HR прямо сейчас. 

Итоги и результаты

1. У специалистов по обучению и адаптации есть открытая и прозрачная информация: они понимают, у кого из сотрудников все идет по плану, а где следует индивидуально подключиться и поучаствовать в решении ситуации.
2. Гибкая система настроек информирования позволяет делиться сведениями не только с ответственным HR, но и с сотрудником, с его руководителем при необходимости.
3. Руководители держат руку на пульсе благодаря лаконичным, автоматически приходящим, понятным и удобным дашбордам по своим сотрудникам. 
4. Руководители получают обратную связь от сотрудника и понимают тенденции в настроении, прохождении адаптации, процессе онбординга. 
5. Дашборд универсален и может быть составлен на основании любого опроса на портале.