Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Непараллельная реальность: как в группе компаний Eqvanta объединили учебный и корпоративный порталы

Отключить старый портал и перевести его функционал на новый — задача сама по себе не тривиальная. Сделать это меньше чем за год силами всего троих штатных сотрудников — очевидно непросто. В группе компаний Eqvanta не только справились с поставленной задачей, а создали качественно новый ресурс, объединив учебный и корпоративный порталы на базе Websoft HCM. О масштабном проекте нам рассказали руководитель направления дистанционного обучения Максим Туктаров и руководитель учебного центра группы компаний Eqvanta Ксения Сазонова.



О КОМПАНИИ

Eqvanta — это группа компаний, работающих в сфере альтернативных финансов и финансовых технологий. Компанией движет желание улучшить повседневную жизнь миллионов людей по всей стране, открыв им доступ к заёмным денежным средствам. Для этого компания создает продукты и сервисы, использует инновационные решения, а также инвестирует в перспективные стартапы финансовой индустрии в сфере скоринга, кредитования, дистанционных сервисов и взыскания.


С ЧЕМ СТОЛКНУЛИСЬ

В Eqvanta использовали платформу Битрикс. На её базе был реализован портал, работа которого поддерживалась только подрядчиками и субподрядчиками. Внести изменения и правки при необходимости могли только они, так как внутри компании работу портала никто не поддерживал. 

Также в компании ощущали, что слишком ограниченно используют возможности HR-автоматизации, а тормозит её развитие во многом, опять же, платформа. 

Решение было таким — реализовать портал на базе Websoft HCM, объединив учебный и корпоративный порталы. При выборе системы в компании руководствовались следующими принципами:


  • В Websoft HCM много функционала для HR-автоматизации, что позволяет развернуть целую систему управления человеческим капиталом.

  • Ежеквартальные обновления Websoft HCM позволяют регулярно внедрять нововведения.

  • Возможность реализовать портал своими силами и в дальнейшем самостоятельно, не прибегая к помощи подрядчиков, поддерживать его работу.


МАСШТАБ ПРОЕКТА

Решением пользуется 1 500 человек в 117 городах России.


КАК ВНЕДРЯЛИ

Проект в компании реализовали своими силами. При внедрении сначала провели опрос директоров и руководителей. Каждый предложил, что он хотел бы видеть на портале. Затем все задачи рассматривали рабочей группой, их выполнение распределяли по кварталам, разрабатывали ТЗ силами сотрудника службы корпоративных коммуникаций, далее создавали макеты и прототипы в Figma, по макетам верстали новые шаблоны либо заменяли CSS в стандартных шаблонах.


КАК ЭТО РАБОТАЕТ

Главная страница портала




  1. Раздел с новостями. На главной странице представлены три последние новости, под каждой отображается количество просмотров, лайков и кнопка для добавления новости в избранное. Реализована функция «Рекомендуем почитать» для новостей, которые сотрудник ещё не прочитал. При их просматривании список сокращается вплоть до уведомления «Вы прочитали все новости».

  2. Раздел с видеоновостями. Здесь по умолчанию отображается последнее опубликованное видео, а также ссылка «Посмотреть все». Содержание видеоновостей включает категорию «Eqvantateam: из первых уст» — интервью с руководящим составом компании.  

  3. Раздел «Ближайшие мероприятия». Стандартный раздел, написанный в HTML.

  4. Раздел «День рождения». В слайдере прокручиваются сотрудники, родившиеся в этот день. Их можно поздравить с помощью кнопки «Отправить подарок», которая становится не активна, когда все подарки за день отправлены. ФИО сотрудников в этом разделе кликабельны — можно перейти в их профиль.

  5. Раздел «Конкурсы». Реализован через статьи, в которых описаны условия участия.

  6. Раздел «Живая лента». В ленту с помощью специального агента подтягиваются все новости компании, которые пользователи могут лайкать и комментировать. Также реализована удобная и понятная форма, в которой сотрудники могут написать своё собственное сообщение или задать вопрос, и этот пост также смогут лайкать и комментировать другие пользователи. Когда это происходит, автору поста приходит соответствующее уведомление на почту.




Профиль сотрудника

Профиль сотрудника полностью кастомизирован на базе стандартного шаблона. 

Сотрудник может самостоятельно заполнить свой профиль: загрузить фотографию, указать контактные данные, ссылки на социальные сети. 



В профиле есть кнопка «Мои закладки», по которой сотруднику доступны ранее сохраненные им новости и заявки. В ближайшем будущем в закладки можно будет добавить и документы. 

В профиле отображается, если сотрудник находится в отпуске, в какие даты и кто является его заместителем на это время. 

Также в профиле реализован раздел мотивационной программы Eqvatoria с ачивками Карьера, Личность, Мои баллы, Мои кванты. 

Это программа (о ней подробнее ниже), в рамках которой сотрудникам за различные действия начисляются баллы. Ряд баллов начисляют специалисты службы корпоративных коммуникаций, остальные начисляются автоматически. Для этого реализован специальный агент в Websoft HCM и системное событие. В подразделе сотрудник видит свои баллы и валюту — кванты (баллы, умноженные на 10), на которые можно купить сувенирную продукцию в корпоративном магазине. 

Ниже в профиле реализован ещё один подраздел — Опыт, также с рядом ачивок:

  • Всегда на связи: если сотрудник указал, кроме обязательных, дополнительные контактные данные. 

  • Дружелюбный: если указал хотя бы одну социальную сеть.

  • Медийный: если загрузил свою фотографию.

  • Щедрый: если отправил коллегам за месяц 10 подарков (изображения зверей, персонажей и т.д.).  

  • Благодарный: если отправил коллегам 10 спасибо за месяц. 


Чтобы воспользоваться функциями «Отправить подарок» или «Сказать спасибо», необходимо перейти в профиль пользователя и нажать соответствующие кнопки. В форме «Сказать спасибо» можно написать сообщение коллеге, в форме «Отправить подарок» — выбрать картинку. При получении «спасибо» или «подарка» пользователю придёт соответствующее уведомление в чат-боте. После отправки 10 «спасибо» соответствующая кнопка становится для отправителя недоступной и снова активируется в следующем месяце.  



  • Приверженец бренда: ачивка назначается за первый заказ в корпоративном магазине.

  • Эрудированный: назначается за заказ книг. 

  • Инициативный: назначается за первую предложенную идею в «Банке идей».



Разделы портала

О нас: Бренды и история, Наш продукт, Награды, Миссия и ценности, Структура. В подразделе Награды реализован 3D-музей наград компании в разные годы, по которому можно виртуально перемещаться, читать о наградах или прослушивать о них аудио. 

Сотрудникам: Документы, Вопросы и ответы, Кадровый актив, Опросы, Материалы для тренингов, Нормативная база для тренинг-менеджера, Объявления. 



В разделе собрана вся информация, которая необходима сотрудникам для работы каждый день. Они не теряют времени при поиске необходимых документов, бланков, шаблонов, что снижает нагрузку на персонал и повышает эффективность работы. 

Обучение: Курсы, Тесты, Мероприятия, Быстро WiKi, Отчёты. 

Раздел включает всё необходимое, чтобы сотрудники компании могли обучаться и получать знания. Для обучения не нужно переходить из корпоративного портала на учебный портал, дополнительно вводить пароль — всё нужное доступно буквально по клику на соседние кнопки.  




Несколько слов об обучении в компании

В компании самостоятельно делают электронные курсы практически для всех категорий сотрудников:

  • Около 70% курсов создано для сотрудников, напрямую работающих с клиентами.

  • Есть курсы для руководителей на развитие управленческих навыков.

  • Есть курсы, которые реализуются точечно в определённом подразделении, например, обучение по IT-курсам проводится только в соответствующем департаменте. 

  • Есть курсы для всех категорий сотрудников, например, по рабочим технологиям и кадровым вопросам: как использовать Outlook или Excel, где и как скачать нужные бланки для оформления больничных, отпусков и т.д. Среди общеразвивающих курсов — курс с лайфхаками для простого изучения английского языка. 



В основном сотрудники проходят курсы по собственному желанию и в соответствии с личными потребностями развиваться. Но есть и обязательное обучение. Например, многомодульный вводный курс для новых сотрудников. Он реализован с элементами геймификации: герой должен добраться из провинции в столицу, проходя различные тренажёры и изучая инструкции, положения, нормативные и локальные нормативные акты компании. 

В обязательном порядке проводится инструктирование сотрудников в рамках ПОД\ФТ, охраны труда, пожарной безопасности. Сейчас обучение проводится с помощью курсов, но в дальнейшем планируется реализация через Wiki для оперативной и более простой актуализации информации.

Реализовано множественное автоназначение базовых курсов для разных должностей. Преимущественно это набор курсов, которые назначаются сотруднику на следующий день после трудоустройства. Автоматизация реализована через агента. Происходит выборка определённых должностей (например, всем руководителям назначается курс по правильному проведению совещаний) либо подразделений (например, новым сотрудникам IT-департамента назначаются курсы, обязательные только для них). 


Реализованы прозрачные отчёты по обученности сотрудников, в том числе по обязательному обучению, где отображаются их статусы о завершении обучения, а также специфические статусы (например, декрет). Журнал можно экспортировать в Excel и предъявлять при проверках. 




Еще о разделах портала

Библиотека со следующими категориями

  • «Тренинги» с перечнем мероприятий и возможностью подать на них заявку. Реализовано стандартными шаблонами.  

  • «Вебинары» с видеозаписями. Реализовано через фреймы, на портал видео попадают с внутреннего диска, для чего нужна либо корпоративная сеть, либо VPN.

  • «Книги» — стандартный раздел Websoft HCM, но сами книги распределены по разным категориям.


Есть идея! 

Раздел с формой «Предложить идею!», в которой сотрудники могут опубликовать свою инициативу. Есть возможность лайкать и комментировать каждую запись. Опубликованные идеи специалисты службы корпоративных коммуникаций передают в те подразделения, где они могут быть реализованы. Если это происходит, автору инициативы начисляются баллы в мотивационной программе. С технической точки зрения форма реализована через стандартный, но немного видоизменённый шаблон Websoft HCM. 



Заявки: Мои заявки, Подбор персонала, Внешнее обучение. Более 300 заявок реализовано в Service Desk: они приходят на почту Service Desk, откуда их забирает Итилиум благодаря специально настроенным полям в заявках, их темам и т.д. Создан кастомный подраздел Запрос документов: сотрудник с помощью специальной формы должен подтвердить, что не нашёл документы в офисе или в системе, после чего запрос клиентских документов из архива направляется в головной офис. В форме Анонимное обращение любой сотрудник, не опасаясь идентификации системой, может сообщить департаменту безопасности, если кто-то из коллег нарушает нормы поведения, регламент работы и т.д. 

Также по отдельной кнопке на странице доступна форма обращения «Опишите Вашу проблему», если на портале обнаружена ошибка. Обращение напрямую приходит администратору, способному эту проблему устранить.




Магазин. Раздел, в котором за игровую валюту или реальные деньги можно оформить покупку сувенирной продукции компании. Раздел был написан «с нуля», реализована возможность добавить товар в избранное, добавить в корзину, оформить заказ и т.д. 



Обращение клиентов. Раздел с заявками от клиентов, которые поступают в Итилиум. Реализован стандартными формами заявок. 

Мотивационная программа: программа, направленная на развитие корпоративной культуры, достижение стратегических целей группы компаний, создание мотивирующей экосистемы. 

В форме «Мероприятия» сотрудник может предложить идею мероприятия: оказать помощь детскому дому, питомнику для животных, провести субботник и т.д., для чего на сервере создается заявка. По итогам проведения мероприятия и предоставления отчёта сотруднику начисляются баллы, и здесь же в разделе отображаются рейтинги. Можно предложить идею проведения мероприятия и в режиме онлайн: в формате челленджей и активностей в социальных сетях.  



Поиск: стандартный поиск немного переделан — теперь в нём отображается список найденных сотрудников во время ввода ФИО в строку поиска. Даже при неправильной раскладке поиск тоже будет выполнен.


ЧТО ЕЩЕ АВТОМАТИЗИРОВАНО

Авторассылка сотрудникам документов: с помощью агента сотруднику при трудоустройстве приходит перечень документов, с которыми он должен ознакомиться.

Автоматизированный сбор обратной связи при увольнении сотрудника: при открытии формы «Подать заявление на увольнение» сотруднику предлагается пройти опрос о причинах увольнения и дальнейших профессиональных планах. Результаты доступны руководителю и кадровым специалистам для аналитики. 

Проведение ассессмент-центров через плеер оценки: в административной панели заводится форма под должность сотрудника, который будет проходить оценку. Каждый член комиссии в этой форме проставляет оценки компетенции, пишет комментарии и т.д. Общий результат по сотруднику, проходящему оценку, сводится в Excel. 

«Мы ещё очень много всего планируем автоматизировать, и это, пожалуй, главная особенность корпоративного портала на базе Websoft HCM. Платформа позволяет это сделать», — отмечают в компании.



ИТОГИ И РЕЗУЛЬТАТЫ

  • Больше не требуется нанимать подрядчиков для доработок и правок на портале, все работы выполняются внутренними сотрудниками компании.

  • Доработки и правки вносятся оперативно. Если они несложные, то исправления выполняются в день обнаружения ошибки.

  • Корпоративный портал и учебный портал теперь — единое целое, что позволяет сотрудникам не только обучаться, не входя на отдельный сайт и не держа в памяти другой пароль, но и использовать данные об обучении в корпоративных мероприятиях.

  • Современный дизайн портала и адаптивная вёрстка — одна из отличительных черт нового портала. На старом портале дизайну не уделялось внимание, т.к. пришлось бы снова обращаться к подрядчикам, а это бывает долго и дорого.

  • Многие функции, которые раньше были доступны только на корпоративном портале, теперь есть внутри всей системы. К примеру, если сотрудник собирается в отпуск, то теперь он получает сообщение от чат-бота в Telegram с напоминанием указать в профиле своего заместителя на время своего отсутствия. 

  • Портал адаптирован к мобильной версии и доступен сотрудникам со смартфона в любое время в любом месте. Пользоваться ресурсом можно не только на работе, но и с домашнего ПК и со смартфона.  

  • Больше возможностей за те же деньги: в компании перешли к полноценному использованию модулей, которые были закуплены ранее, но широко не применялись.



ПЛАНЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ

  • Дальнейшее развитие адаптивного дизайна портала.

  • Активное развитие чат-бота поддержки на портале и HR-чат-ботов в Telegram и Viber, которые умеют напоминать сотрудникам о дне рождении коллег, поздравляют с днём рождения, показывают информацию о графике и остатке отпуска, могут найти контакты офисов или самих сотрудников.

  • Автоматизация кадрового актива.

  • Возможность учитывать на портале OKR и KPI.

  • Возможность реализовать треки обучения по должностям.

  • Внедрение мобильного приложения. 

  • Интеграция с E-Staff и реализация на портале актуального раздела с вакансиями.

Хотите познакомиться с современными инструментами автоматизации HR-процессов? Узнать как автоматизировать подбор, адаптацию, обучение и оценку ваших сотрудников с помощью современной HCM системы?


Популярные сообщения из этого блога

Репликация и сквозная авторизация: как это работает на примере Академии Ростеха

Подборка кейсов за полгода

Закон 7 рукопожатий и мгновенный обмен сообщениями

Вы перестали пить коньяк по утрам, отвечайте ― да или нет?

Карьерные порталы в Websoft HCM