Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Автоматизация синхронного обучения. Что это такое и что можно автоматизировать?



Если раньше процентов 80 синхронного обучения реализовывались в учебном классе, то теперь значительная часть проводится в формате вебинаров. Но суть автоматизации от этого принципиально не меняется. Поэтому поговорим о синхронном обучении, которое может происходить в разных формах. 


Нужно учесть, что последнее время появляется нечто среднее между синхронным и асинхронным обучением, применяется та самая смешанная модель, по которой работают большинство долгосрочных онлайн-курсов. Часть материалов люди проходят самостоятельно, и при этом есть синхронные мероприятия. Здесь подходы к автоматизации будут отличаться, это тема для отдельного разговора. То, о чем я буду говорить в этой статье, это именно чистое синхронное обучение, которое происходит либо в формате тренингов, либо вебинаров. 



Если мы говорим про синхронное обучение, весь процесс можно разделить на следующие большие блоки.


  1. Долгосрочное планирование

  2. Формирование учебного плана

  3. Краткосрочное планирование: формирование групп

  4. Реализация, проведение мероприятий

  5. Аналитика, follow-up, обратная связь



1. Долгосрочное планирование


Есть компании, в которых его нет как системного процесса, и это нормально. В этом случае все обучение происходит что называется ad hoc, по требованию. Родилась потребность в обучении — произошел индивидуальный заказ. 


Тем не менее, долгосрочное планирование там, где оно применяется, позволяет сформировать как минимум проект бюджета, оценить затраты, заключить договоры с подрядчиками, отыграть тендеры. 


Какие есть подходы к долгосрочному планированию? 


Долгосрочное планирование может реализовываться несколькими способами. Я опишу три, и эти способы не являются взаимоисключающими, скорее, — комплементарными. 


  1. Сбор потребностей. С определенной периодичностью (раз в год, два раза в год) проводится так называемая заявочная компания. Руководителей подразделений, например, спрашивают, чему они хотят обучать своих сотрудников.  

Что можно автоматизировать?

  • Сбор заявок в электронной форме. Можно проводить в LMS (Learning Management System, или Система Дистанционного Обучения), можно в системе электронного документооборота. В LMS плюс в том, что можно завести каталог собственных или партнерских учебных программ, привязать программы к компетенциям, классифицировать. 

  • Согласования. Вариаций может быть много. Для каждого типа источников обучения (внутренний учебный центр, партнеры, внешние программы) можно настроить свои пути. 

  • Сравнения с предыдущими периодами.



  1. Автоматическое планирование — планирование на основе правил. Например, для определенных категорий специалистов, для определенных групп должностей и подразделений есть обязательные учебные программы, которые необходимо проходить с определенной периодичностью. 

Что можно автоматизировать?

Заявку на обучение формирует не человек, а система, автоматически. Этот процесс имеет много общего с планированием обучения сотрудников, проходящих адаптацию. Правила похожие.


  1. Третий вариант долгосрочного планирования — это индивидуальные планы развития. Мы развиваем определенные компетенции, и для этого создаем определенный план развития. В составе этого плана могут быть разные развивающие действия, и в том числе связанные с обучением. 

Что можно автоматизировать?

По итогам формирования ИПР возникает набор данных, понимание, что для тех или иных сотрудников, для которых был сформирован ИПР, должно быть запланировано обучение. 



2. Формирование учебного плана


Формирование графика мероприятий — история крайне “ручная”, экспертная. Нужно учитывать сезонность бизнеса, циклы приема и перемещения людей, графики отпусков, загрузку тренеров, загрузку аудиторий. Все это трудно автоматизировать, этим должны заниматься люди вручную.



3. Краткосрочное планирование: формирование групп


Что может быть хорошо автоматизировано, — так это формирование групп на мероприятия. Система может включить человека в группу на определенное мероприятие или предложить ему участие в этом мероприятии. Тут возможны самые разные варианты, все сильно зависит от специфики бизнеса, от типов мероприятий. Например, если это обязательное обучение, проходит раз в год и без него человек не будет допущен к производству, то запись происходит без согласований. Другая история: есть мероприятия, которые проходят регулярно каждый месяц, например, по навыкам переговоров. Для сотрудника главное сходить, неважно когда. Как можно настроить систему: 

  1. просто отправить письмо либо сотруднику, либо руководителю, они подтверждают, и сотрудник записывается на мероприятие. 

  2. автоматически генерируется заявка, сотруднику или руководителю приходит письмо с кнопками “согласовать” или “отклонить”. 


На этом этапе могут возникать самые интересные дополнительные задачи HR-автоматизации. 

  • Автоматизация листа ожиданий. Представим себе, что на тренинге или даже на вебинаре ограниченное число мест: 20. Первые 20 откликнувшихся счастливчиков попадут на мероприятие. А как быть с остальными? Что должна сделать система? Во многих корпоративных системах реализованы листы ожидания, и это вполне кейс для автоматизации. 

  • Рассылки о запланированных мероприятиях: люди на конкретную дату могут подать заявку, таким образом формируется список участников мероприятия.

  • Напоминания — люди забывают, это нормально. Посылать напоминания можно самому сотруднику, его руководителю, тренеру, сотруднику учебного центра.

  • Подтверждение участия или отказ от участия. Система автоматически запрашивает людей подтвердить участие. У такой автоматизации есть вполне практический смысл, потому что если на тренинге 20 человек, и несколько тренингов проходят одновременно, то ассистенту нужно позвонить сотням людей. Если половина из них нажали на кнопку “Подтвердить участие” или “Отказаться от участия”, то даже если придется звонить, нужно будет делать это в гораздо меньшем объеме. 

  • Дополнительные сервисные возможности: например, формирование, получение, согласование командировочных удостоверений, есть компании, которые позволяют это сделать прямо на учебном портале.



4. Реализация, проведение мероприятий


Что может быть на этом этапе полезно?

  1. Интеграция вашей LMS с вебинарной системой. Вы просто ведете план мероприятий, а вебинары создаются автоматически, люди записываются автоматически, переход людей в вебинар автоматический, сбор статистики о том, кто пришел, кто не пришел тоже автоматический. Вебинарных систем много. Мы в Websoft HCM  поддерживаем собственную встроенную вебинарную систему и интеграцию с Zoom, Teams, Webinar.ru. Многие крупные компании могут использовать одновременно 2-3 платформы для разных аудиторий. 


  1. Автоматическое формирование документов. Например, можно печатать бейджи руками, но если у вас есть готовая группа, то любая развитая LMS распечатает их одной кнопкой. Список группы для тренера, список на охрану или на получение талонов на питание, оценочные листы, шаблоны анкет обратной связи — все эти списки, печатные формы могут и должны формироваться из LMS.


  1. Digital-инструменты для очного учебного процесса. 

В продвинутых LMS, таких как Websoft HCM, есть digital-механизмы для мероприятий, которые проходят в очном режиме. Например, это может быть инструмент для проведения онлайн-опросов, или группового чата, или выполнения заданий в момент очного тренинга. Как это выглядит? Например, преподаватель просит участников написать в чате все идеи по какому-то вопросу. Все заходят на портал, открывают нужный инструмент и отвечают. 



5. Аналитика, follow-up, обратная связь


После того как мероприятие проведено, какие могут быть инструменты для автоматизации? 


  1. Обратная связь


  • Форма обратной связи. Их удобно завести в электронной форме, отправлять, например, на следующий день после тренинга, также можно настроить напоминания. 

  • Сбор обратной связи не от участников мероприятия, а от их руководителей. Важно понимать, насколько вложения были оправданы, насколько знания были применены на практике. В LMS, если она это позволяет, можно настроить, например, такой процесс: система посылает уведомление руководителю с необходимостью заполнения определенной опросной формы, в которой можно отметить, что сотрудник применил, что не применил. 


  1. Контроль знаний

LMS должна уметь, например, по настроенным правилам (на следующий день, через два дня, через неделю) назначать людям электронное тестирование и отправлять уведомления и напоминания.



  1. Сопровождающие процессы


  • Выдача сертификатов. Есть компании, в которых учебные центры выдают свои собственные сертификаты, ведут реестры, понимают, у кого и когда сертификаты истекают. Это точно задача для автоматизации. 

  • Ученические договоры. Это нужно, если в компании ведется база всех заключенных ученических договоров. 

  • Приказы на обучение. Проведение обучения часто регулируется приказами, для некоторых это основание для отрыва от производства.



  1. Полезные инструменты для руководителей 


  • История обучения сотрудников

  • План обучения сотрудников

  • Бюджет на обучение, остаток по бюджету, анализ затрат


  1. Аналитика


В процессе обучения мы собираем огромное количество полезных данных, которые позволяют анализировать, что мы запланировали, что реализовали, на что мы тратим деньги, как оценивают учебные программы, как выполняются индивидуальные планы развития. 


***

Как мы видим, автоматизация может быть полезна практически на всех этапах синхронного обучения, она делает обучение гораздо более эффективны, и при этом жизнь сотрудников учебного центра становится гораздо легче.


Хотите познакомиться с современными инструментами автоматизации HR-процессов? Узнать как автоматизировать подбор, адаптацию, обучение и оценку ваших сотрудников с помощью современной HCM системы?


Популярные сообщения из этого блога

Автоматизация процедуры оценки целей и компетенций в группе «ИЛИМ»

Репликация и сквозная авторизация: как это работает на примере Академии Ростеха

Подборка кейсов за полгода

Как сделать назначение обучения персональным: кейс Салым Петролеум

Придет ли интернет зависимость в родной е-learning?