Кейс: цифровая трансформация HR-процессов на базе Websoft HCM в Счетной Палате РФ. На примере оценки компетенций персонала методом 360

Цифровые проекты в HR бывают разных масштабов. Одно дело, когда вы внедряете легкий «коробочный» HR-сервис. И совсем другое, если предстоит запустить HR-процессы в рамках новой системы на сотни пользователей или перевнедрить HCM-систему.

Наш партнер, компания GMCS делится опытом на примере «кусочка» проекта создания цифровой системы развития персонала на базе платформы WebSoft HCM для Счетной Палаты РФ.

• На что обратить внимание при внедрении digital-инструмента?
• Как перейти от «пилотного» к большому проекту без потерь?
• Как услышать пользователей и сделать действительно полезный инструмент, который был бы понятен и полезен и для HR-ов, и для персонала?

Источник: https://blog.hr-mnenie.com/gmcs

Цифровизация персонала активно проникает не только в коммерческие структуры, но и в госсектор. Одним из примеров трансформации подходов к управлению персоналом является проект GMCS по созданию цифровой платформы развития сотрудников на базе WebSoft HCM в Счетной палате Российской Федерации.

Счетная палата Российской Федерации — высший орган государственного аудита, созданный в соответствии с Конституцией Российской Федерации. Счетная палата развивает «чувство налогоплательщика» и качественно обеспечивает конституционное право граждан на участие в управлении делами государства.

Департамент по развитию человеческого капитала Счетной Палаты является центральным звеном в реализации современных подходов к управлению персоналом для формирования высококвалифицированной команды.

В компетенции Департамента — подбор кадров, адаптация новых сотрудников, работа с молодыми специалистами, обучение и развитие персонала, управление результативностью, развитие внутренних коммуникаций и организационной культуры.

Именно Департамент по развитию человеческого капитала стал главным внутренним заказчиком реализованного ИТ-проекта.

Цели и задачи проекта

Ключевая задача проекта заключалась в создании цифрового базиса как для управления HR-процессами, так и получения инструментов для мотивирования сотрудников на самостоятельное профессиональное развитие.

До этого в Счетной Палате HR-процессы были автоматизированы лишь частично. Например, данные о сотрудниках хранились разрозненно, что затрудняло анализ и эффективное планирование работы с персоналом. Соответственно, было важно выбрать цифровую платформу для реализации поставленных задач.

Рассматривали отечественные решения и выбрали WebSoft HCM как продукт, не уступающий по функциональным характеристикам западному софту в данной категории. Технологическая гибкость решения также стала преимуществом.

О проекте

Проект Счетная палата разделила на 3 основных этапа:

1. Пилотный проект на одной процедуре оценки
2. Автоматизация основных HR-процедур и адаптация под требования Заказчика
3. Модернизация системы

В рамках «пилотного» проекта была реализована процедура оценки компетенций методом 360.

Всего за 2 месяца в системе была настроена уникальная модель компетенций, проведена оценка персонала (более 700 сотрудников), сформированы отчеты и разработаны индивидуальные планы развития.

Открытая архитектура и встроенные инструменты разработки позволили быстро адаптировать платформу WebSoft HCM под потребности Счётной Палаты.

Одним из факторов успеха проекта стало активное взаимодействие специалистов заказчика и консультантов GMCS. Регулярные встречи и обсуждения позволили оперативно получать обратную связь и реагировать, внося соответствующие коррективы в реализацию проекта и само решение

Результаты

Перевод оценки компетенций в цифровой формат позволил:

• Сделать оценку компетенций прозрачной и понятной для сотрудников и руководителей
• Сократить трудозатраты на сбор и обработку заявок и оценочных форм
• Уменьшить бумажный документооборот, связанный с процедурами оценки

Необходимо отметить, что WebSoft HCM позволяет создать, внедрить и настроить модель компетенций с учетом необходимых параметров.

Можно автоматизировать систему измерения эффективности в соответствии с любым выбранным вами методом — оценка по компетенциям / оценка результатов деятельности по KPI / автоматизация управления по целям — МВО / обратная связь 360, 180.

При этом вы сможете легко координировать и отслеживать проведение оценки эффективности — система выполнит повторяющиеся операции, проведет согласования, напомнит участникам о задачах и событиях, сохранит все данные.

Убедившись, что WebSoft HCM в полной мере отвечает функциональным и технологическим требованиям, Счетная палата перешла к следующему этапу проекта — автоматизации процессов адаптации, обучения и развития персонала.

***

"Нам было важно не просто создать платформу для развития и обучения, но и мотивировать сотрудников самостоятельно планировать свое личностное и профессиональное развитие.

Оценка по компетенциям на платформе Websoft HCM позволяет сотрудникам определить слабые стороны, сформировать индивидуальный план развития, составить карту целей и согласовать её с руководителем, выбрать интересующие курсы.

Автоматизация процессов помогает собирать и анализировать данные и вносить необходимые корректировки в процессы управления персоналом".

— Мария Долголаптева, заместитель директора Департамента по развитию человеческого капитала Счётной палаты Российской Федерации

"Мы получили инструмент, которым пользуются все сотрудники Счётной палаты не только со своего рабочего места — пользователи могут проходить обучение на портале, который доступен извне.

Система в полной мере закрывает текущие потребности, а также обеспечит возможность развития функциональности в области управления кадрами и поддержания необходимых компетенций госслужащего".

— Михаил Петров, директор Департамента цифровой трансформации Счётной палаты РФ

"Реализованный проект является примером эффективной цифровой трансформации в госсекторе в области HR.

Открытая архитектура и встроенные инструменты разработки позволили быстро адаптировать платформу под потребности Счётной Палаты.

Всего за месяц мы настроили в системе уникальную модель компетенций, которая является основой для работы по нескольким HR-процессам".

— Галина Хруслова, руководитель дирекции HR-решений компании GMCS

Рекомендации по внедрению сложных цифровых HR-проектов

Новое, как правило, воспринимается тяжело, пусть это и несет положительные изменения. Чтобы оптимизировать процесс внедрения digital-инструмента рекомендуем разделить проект на части и двигаться спринтами.

Такой подход выбрала для себя и Счетная Палата. Чтобы снизить риски

и проверить гипотезы, было принято решение разделить внедрение системы на этапы.

1 этап. Пилотный проект

Это очень важный и ответственный этап — здесь проверяются гипотезы.

Тут еще можно ошибаться, а вот неверные действия на других этапах проекта могут сильно повлиять не только на сроки, но и на эффективность внедрения и качество реализованного digital-инструмента.

Прежде чем двигаться в большой проект, платформа WebSoft HCM была апробирована на одном процессе — оценке персонала.

На первом этапе мы рекомендуем использовать коробочный функционал выбранного модуля Websoft HCM, без значительных изменений. Это позволит сократить сроки внедрения решения, а также понять, какие доработки под специфику бизнес-процесса предприятия потребуется внести.

2 этап. Автоматизация основных HR-процессов и адаптация системы под требования заказчика.

3 этап. Модернизация digital-решения с учетом обратной связи от пользователей и внутренних бизнес-заказчиков. 

Вы почти у цели!

По нашему опыту, такой формат проекта позволяет наилучшим образом и безболезненно интегрировать HCM-платформу в процессы предприятия.