Зачем бизнесу HR-автоматизация? Часть 1
HR-автоматизация — обычно достаточно длительный, трудоемкий, затратный процесс, требующий много внимания. Нужно ли вообще внедрять автоматизацию? Нужно ли вкладывать силы и ресурсы, нужно ли про нее думать? Как она может повлиять на бизнес и как оценить это влияние?
Фокус на взаимодействии сотрудника с компанией
Люди — мотивированные, лояльные, компетентные — это ключевой фактор эффективности бизнеса. Людей нужно находить, обучать, адаптировать, оценивать, продвигать. Можно ли это делать без автоматизации, без диджитализации всех этих процессов, особенно, когда численность персонала компании превышает несколько сотен человек? Сомнительно.
В самом начале своего развития автоматизация была заточена в основном под кадровые процессы — учета, оценки, всего, что, связано с оплатой, вознаграждением и продвижением, то сейчас фокус сместился. Сегодня важно, чтобы автоматизация помогала получить счастливых сотрудников, сотрудников, удовлетворенных взаимодействием с организацией. По каким вопросам взаимодействуют сотрудники с организацией, если оставить за скобками их рабочие обязанности, по которым они общаются с коллегами и руководителями? Графики работы, бонусы, повышения или переводы, должностные обязанности, планирования, переносы, изменения, справки, документы — сотрудники очень часто общаются с HR. Люди привыкли взаимодействовать через приложения, через порталы, через современные интерфейсы. Вполне логично, что они ожидают, что и со своей компанией они будут взаимодействовать примерно таким же образом, и это взаимодействие будет прозрачным, удобным, быстрым.
Получается, что нужно, с одной стороны, эффективно организовать процессы самой HR-службы, а с другой стороны, создать удобные механизмы взаимодействия сотрудника и компании. И то, и другое невозможно без диджитал-решений.
Данные правят
Бизнес все более становится “data-driven” — управляемым данными. Опираться в принятии решений можно не только на данные по продажам, клиентам и CRM, но и по сотрудникам тоже. Какие данные по сотрудниками важны? Во-первых, те, которые касаются оперативной деятельности, но не только. Есть множество содержательных данных, которые можно извлечь из анализа за HR-процессов. Например: как человек проходил этап адаптации? Как адаптацию оценивают коллеги и руководители? Собрать такие данные без автоматизированных систем, без диджитал-инструментов невозможно.
Нет данных — нет возможности принимать решения. Возьмем какой-нибудь типичный кейс. Показатели текучки в компании достаточно высокие. Есть задача в течение года набирать и удерживать несколько сотен человек. Перед HR-руководителем встает вопрос — как это сделать? Для того чтобы ответить на этот вопрос, нужны цифры. Из каких источников к нам приходят люди? Какие источники работают? На каком этапе люди теряются? Какой процент людей переходит от одного этапа интервью к другому этапу? Сколько людей доходят до середины адаптации? Что они думают о своей новой работе? Какие сложности возникают с адаптацией с точки зрения руководителей? А с точки зрения наставников?
Без автоматизации решить нашу задачу подбора и удержания нельзя. Ее даже нельзя начать решать. Купить рекламу на ключевых ресурсах и запросить дополнительный бюджет — будет ли это правильно? А может, не надо? Может, люди к нам и так приходят на собеседование, но теряются на других этапах?
У нас был такой пример в реальной практике. В компании думали, что надо сделать новый карьерный сайт, надо вложиться в дополнительную рекламу, в продвижение бренда. Но по отчетам обнаружилось, что 20% кандидатов уходили, не дождавшись результатов проверки службой безопасности — она занимала до 5 дней. Люди за это время успевали принять другое предложение!
В итоге изменили в содержательном смысле бизнес-процесс, автоматизировали его, и период проверки сократился до одного дня. Результаты подбора возросли. И не факт, что таких показателей роста удалось бы достичь благодаря каким-либо другим, маркетинговым, средствам. Такое решение стало возможным только благодаря наличию цифр. Без них трудно было бы вообще заметить проблему.
Ускорение
Да, мы привыкли к тому, что все стало меняться очень стремительно. Бизнес-процессы меняются, технологии меняются, продукты меняются, филиалы открываются или закрываются. Быстрые процессы предполагают, что все, что раньше происходило в HR — обучение, адаптация, кадровые перемещения, должно сейчас происходить намного быстрее. Предположим, что компания решила выйти в новый регион, запустить новый формат, и для этого ей нужно принять и подготовить тысячу человек. Как это можно сделать без электронных инструментов? Да почти никак. Нам придется использовать электронные инструменты в HR, чтобы поддержать скорость развертывания бизнеса.
Оптимизация затрат
Далеко не везде и не всегда автоматизация дает прямое сокращение затрат, но есть целый ряд направлений HR-автоматизации, которые позволяют экономить. Автоматизация всего, что так или иначе связано с удаленной деятельностью: электронное обучение, перевод процессов, например, обратной связи, из бумаги в электронную форму, — существенно сокращает трудозатраты, сокращает время, сокращает командировки, сокращает косты.
Корпоративная культура
Не все измеряется деньгами. Как оценить, дает ли прямую экономию автоматизация процесса карьерного планирования? Однако для сотрудника сам факт, что он может зайти на корпоративный HR-портал, увидеть свои варианты карьерных маршрутов, заполнить удобную форму, может оказаться ценным и сформировать лояльность компании. Это внесет свой вклад в уменьшение текучки, в показатели удержания сотрудников. Да, влияние одного процесса на все эти результаты сложно вычленить и оценить, но компания, которая хочет отвечать современным требованиям и хочет заботиться о своих сотрудниках, должна думать о тех составляющих, из которых складываются отношение сотрудника, его вовлеченность, доверие и мотивация.
