Как выбрать систему HR-автоматизации? Сравниваем несравнимое.
Любое HR-подразделение рано или поздно встает перед задачей выбора HR-системы. Основная проблема, с которой придется столкнуться - невероятное разнообразие возможных вариантов.
Причина этого многообразия не столько в количестве продуктов, представленных на рынке, сколько в большом количестве вариаций и комбинаций продуктов, с помощью которых можно решать задачу HR-автоматизации.
HR-процессов множество, систем автоматизирующих эти процессы в той или иной комбинации еще больше. См. нашу статью про классификацию HR-систем.
Одна и та же задача может быть решена самыми разными способами:
- с помощью "самописного" решения на базе существующего корпоративного портала
- в рамках ERP системы компании
- используя интегрированную систему управления талантами
- с помощью узко-специализированного "облачного" сервиса
- ...
Довольно легко принимать решения, когда вы рассматриваете 2-3-4 идентичные системы. Вы составляете набор "фич", сценариев использования, сравниваете системы, расчитываете стоимость лицензий/внедрения/эксплуатации и принимаете решение.
А как сравнивать несравнимое? Например, модуль комплексной HCM системы устанавливаемой в компании VS легкий облачный сервис.
Для такого случая сложно предложить универсальное решение, но мы попробуем.
1) мы ищем решение под конкретную узкую задачу. Например, нужно решение чтобы выкладывать в сеть раздаточные материалы для участников тренинга
2) мы ищем продукт, полностью закрывающий целое направление. Например, автоматизируем основные бизнес-процессы корпоративного учебного центра (от планирования до анализа результатов)
3) мы хотим решение для комплексной автоматизации набора взаимосвязанных HR-процессов. Например, цикл управления талантами (подбор + обучение + оценка + развитие) или комплексная HRMS система (от кадрового учета до плана преемственности)
При движении от варианта 1 к варианту 3 возрастает отдача для компании. Но, также растет с стоимость, срок внедрения и ресурсы, которые требуются от HR-команды для успешного использования системы.
Назовем эти критичные требования showstoppers. Пример таких требований:
1. Возможен только "облачный" вариант системы (у компании нет и не будет своей инфраструктуры)
2. Возможно только размещение в закрытом сегменте сети (требования ИБ и законодательства)
3. Система должна поставляться в открытом коде и/или может дорабатываться заказчиком
4. Требования к локализации системы и поддержки системы на русском языке (или других языках)
5. Наличие лицензий и сертификатов (как правило требование законодательства и ИБ)
6. Возможности интеграции системы (наличие API, средства разработки, открытая структура данных)
7. Поддержка мобильных решений (работоспособность системы на мобильных устройствах, наличие мобильных приложений, ...)
8. ...
Чтобы оценить свои возможности, стоит честно ответить на вопросы:
- есть ли у нас человеческие ресурсы (будут ли?), способные внедрять/эксплуатировать/развивать продукт
- доросла ли наша компания до тех процессов, которые можно автоматизировать с помощью системы
- готовы ли мы менять/адаптировать наши бизнес-процессы под новую, диджитализированную реальность
Рассмотрим возможные составляющие затрат на систему:
- Стоимость лицензий на использование системы
- Стоимость системной инфораструктуры и ее администрирования (сервера, каналы связи, зарплата администраторов)
- Стоимость технической поддержки системы (обновление версий, исправление ошибок, консультирование специалистов)
- Затраты на прикладное администрирование (зарплаты администраторов)
- Стоимость внедрения и адаптации системы под нужды компании (своими силами или с привлечением подрядчика)
Для разных типов систем затраты могут складываться из разных составляющих.
Для полноценного выбора системы стоит посчитать стоимость владения системой (TCO) на 3 или 5 лет вперед с учетом всех перечисленных компонентов затрат.
Итак мы знаем:
1) уровень сложности (масштаб проекта)
2) ограничения (showstoppers)
3) свои возможности
Универсального алгоритма принятия решения не существует, но получив ответы на 3 вопроса выше, мы как минимум смогли существенно сузить наш выбор.
Например, наши ответы таковы:
1) автоматизируем 1 бизнес-процесс компании, глобальные цели HR-автоматизации перед нами не стоят
2) нам нужны минимальные (или нулевые) вложения в инфраструктуры, развивать и адаптировать систему мы не планируем
3) у нас минимальные ресурсы на освоение системы, отдельных специалистов для ее развития нет и не будет
Вывод для такой ситуации: нам нужно легкое облачное решение
Считаем TCO нескольких подобных решений на 3-5 лет, сравниваем функционал и принимаем решение
Альтернативный вариант:
1) на первом этапе автоматизируем 2 HR-процесса, но планируем автоматизировать еще 3 и увязать их в единое целое
2) по требованиям ИБ система должна быть защищена, так как содержит критические персональные данные. Мы хотим иметь возможность развивать и адаптировать систему под свои задачи не только силами вендора. Нам нужны гибкие механизмы интеграции с нашими корпоративными системами
3) мы готовы выделать внутренние ресурсы в ИТ и HR для реализации этого проекта в рамках инициативы по диджитализации компании
Вывод: нам нужна комплексная система (HCM/TMS), скорее всего не облачная, с возможностью развития и адаптации под наши процессы
Описанный нами подход к выбору системы - не волшебная "серебрянная пуля", решающая все проблемы. Но, это разумный алгоритм, позволяющий во-первых более четко сформулировать цели и ограничения, во-вторых сузить и облегчить выбор.
Удачи с выбором системы!
Причина этого многообразия не столько в количестве продуктов, представленных на рынке, сколько в большом количестве вариаций и комбинаций продуктов, с помощью которых можно решать задачу HR-автоматизации.
HR-процессов множество, систем автоматизирующих эти процессы в той или иной комбинации еще больше. См. нашу статью про классификацию HR-систем.
Одна и та же задача может быть решена самыми разными способами:
- с помощью "самописного" решения на базе существующего корпоративного портала
- в рамках ERP системы компании
- используя интегрированную систему управления талантами
- с помощью узко-специализированного "облачного" сервиса
- ...
Довольно легко принимать решения, когда вы рассматриваете 2-3-4 идентичные системы. Вы составляете набор "фич", сценариев использования, сравниваете системы, расчитываете стоимость лицензий/внедрения/эксплуатации и принимаете решение.
А как сравнивать несравнимое? Например, модуль комплексной HCM системы устанавливаемой в компании VS легкий облачный сервис.
Для такого случая сложно предложить универсальное решение, но мы попробуем.
Для начала предлагаем ответить на первый вопрос: задачу какого масштаба вы решаете?
Есть 3 варианта:1) мы ищем решение под конкретную узкую задачу. Например, нужно решение чтобы выкладывать в сеть раздаточные материалы для участников тренинга
2) мы ищем продукт, полностью закрывающий целое направление. Например, автоматизируем основные бизнес-процессы корпоративного учебного центра (от планирования до анализа результатов)
3) мы хотим решение для комплексной автоматизации набора взаимосвязанных HR-процессов. Например, цикл управления талантами (подбор + обучение + оценка + развитие) или комплексная HRMS система (от кадрового учета до плана преемственности)
При движении от варианта 1 к варианту 3 возрастает отдача для компании. Но, также растет с стоимость, срок внедрения и ресурсы, которые требуются от HR-команды для успешного использования системы.
Определяем критичные ограничения
Не все системы эквивалентны в своих возможностях и отвечают критичным для клиента требованиям.
1. Возможен только "облачный" вариант системы (у компании нет и не будет своей инфраструктуры)
2. Возможно только размещение в закрытом сегменте сети (требования ИБ и законодательства)
3. Система должна поставляться в открытом коде и/или может дорабатываться заказчиком
4. Требования к локализации системы и поддержки системы на русском языке (или других языках)
5. Наличие лицензий и сертификатов (как правило требование законодательства и ИБ)
6. Возможности интеграции системы (наличие API, средства разработки, открытая структура данных)
7. Поддержка мобильных решений (работоспособность системы на мобильных устройствах, наличие мобильных приложений, ...)
8. ...
Понимаем свои реальные возможности
К сожалению, не всегда наши желания совпадают с нашими возможностями. Зачастую, это приводит к тому, что компания на словах хочет комплексное, интегрированное решение, но не готова выделять ресурсы на его освоение.
Чтобы оценить свои возможности, стоит честно ответить на вопросы:
- есть ли у нас человеческие ресурсы (будут ли?), способные внедрять/эксплуатировать/развивать продукт
- доросла ли наша компания до тех процессов, которые можно автоматизировать с помощью системы
- готовы ли мы менять/адаптировать наши бизнес-процессы под новую, диджитализированную реальность
Считаем затраты
Поскольку мы говорим о продуктах различного масштаба и сложности, то сравнение затрат не всегда очевидным.Рассмотрим возможные составляющие затрат на систему:
- Стоимость лицензий на использование системы
- Стоимость системной инфораструктуры и ее администрирования (сервера, каналы связи, зарплата администраторов)
- Стоимость технической поддержки системы (обновление версий, исправление ошибок, консультирование специалистов)
- Затраты на прикладное администрирование (зарплаты администраторов)
- Стоимость внедрения и адаптации системы под нужды компании (своими силами или с привлечением подрядчика)
Для разных типов систем затраты могут складываться из разных составляющих.
Для полноценного выбора системы стоит посчитать стоимость владения системой (TCO) на 3 или 5 лет вперед с учетом всех перечисленных компонентов затрат.
Принимаем решение
Получив ответы на наши вопросы, можно приступать к принятию решения.Итак мы знаем:
1) уровень сложности (масштаб проекта)
2) ограничения (showstoppers)
3) свои возможности
Универсального алгоритма принятия решения не существует, но получив ответы на 3 вопроса выше, мы как минимум смогли существенно сузить наш выбор.
Например, наши ответы таковы:
1) автоматизируем 1 бизнес-процесс компании, глобальные цели HR-автоматизации перед нами не стоят
2) нам нужны минимальные (или нулевые) вложения в инфраструктуры, развивать и адаптировать систему мы не планируем
3) у нас минимальные ресурсы на освоение системы, отдельных специалистов для ее развития нет и не будет
Вывод для такой ситуации: нам нужно легкое облачное решение
Считаем TCO нескольких подобных решений на 3-5 лет, сравниваем функционал и принимаем решение
Альтернативный вариант:
1) на первом этапе автоматизируем 2 HR-процесса, но планируем автоматизировать еще 3 и увязать их в единое целое
2) по требованиям ИБ система должна быть защищена, так как содержит критические персональные данные. Мы хотим иметь возможность развивать и адаптировать систему под свои задачи не только силами вендора. Нам нужны гибкие механизмы интеграции с нашими корпоративными системами
3) мы готовы выделать внутренние ресурсы в ИТ и HR для реализации этого проекта в рамках инициативы по диджитализации компании
Вывод: нам нужна комплексная система (HCM/TMS), скорее всего не облачная, с возможностью развития и адаптации под наши процессы
Описанный нами подход к выбору системы - не волшебная "серебрянная пуля", решающая все проблемы. Но, это разумный алгоритм, позволяющий во-первых более четко сформулировать цели и ограничения, во-вторых сузить и облегчить выбор.
Удачи с выбором системы!
