Управление кадровым резервом на учебном портале (кейс компании М-видео)
По материалам конференции “Е-Практика”
На конференции “Е-Практика” Дмитрий Тяпкин рассказал о том, как происходит Управление кадровым резервом на учебном портале компании М-видео. И мы хотим поделиться с читателями нашего блога этим интересным опытом.
На данный момент, в компании М-видео учебный портал выполняет несколько функций:
- Организация дистанционного обучения сотрудников,
- Организация и учет очного обучения,
- Проведение оценки персонала,
- Целеполагание,
- Проведение аттестаций раз в полгода,
- Проведение опросов и конкурсов,
- Развитие кадрового резерва.
Автоматизация кадрового резерва в компании была проведена три года назад. Это решение было принято в связи с рядом проблем, которые нужно было разрешить, а именно:
- большие трудозатраты на сбор данных,
- ошибки в ФИО и других данных,
- потеря информации,
- неудобство ведения плана стажировки,
- несвоевременное назначение тестирования,
- отсутствие сводной отчетности.
К автоматизации кадрового резерва подошли серьезно и реализовали ее в несколько этапов:
- Аналитика
- Консолидация процессов
- Определение ролей участников
- Составление логики работы
- Написание ТЗ
- Разработка ПО
- Тестирование ПО
- Исправление ошибок
- Внедрение
- Обучение пользователей.
Так как в работе с кадровым резервом было задействовано много людей, проводился анализ и сбор мнений от участников процесса о том, что им будет важно видеть в этом модуле. Также потребовалось провести дополнительное обучение (вебинары и инструкции), т.к. модуль получился весьма внушительным.
В целом, роли участников этого процесса распределились таким образом:
- Менеджер по обучению и развитию: Вносит кандидатов, назначает оценку, вносит результаты оценки, зачисляет в резерв, контролирует прохождение программы, согласует назначение на должность.
- Наставник: Обучает стажера, вносит отзыв о стажере, проставляет результат по блоку стажировки.
- Руководитель: Выбирает наставников, назначает даты прохождения блоков, контролирует прохождение программы, добавляет блоки, переназначает тесты.
- Резервист: Проходит обучение, сдает тесты, вносит отзывы о наставниках
На данный момент модуль “Кадровый резерв” имеет достаточно обширный функционал:
- ведение базы данных по кандидатам в кадровый резерв,
- отбор кандидатов на дополнительную оценку (ДО),
- составление программ обучения резервистов,
- отслеживание прогресса по программам обучения,
- ведение базы данных по обученным резервистам и их статусу,
- уведомления для РТМ, наставников, резервистов и директоров,
- отчеты по различным метрикам кадрового резерва.
Интерфейс менеджера по обучению и руководителя
При автоматизации процесса работы с кадровым резервом не обошлись и без ошибок. Возможно, для коллег станет полезным этот опыт.
Например,
- возникла проблема большой нагрузки на менеджера по обучению и развитию по заполнению планов развития. Чтобы ее разрешить, эта функция была передана непосредственному руководителю сотрудников и директору магазина,
- изначально планировалось, что оценка будет проходить до стажировки. Но рабочий процесс внес свои коррективы, и сейчас оценка в некоторых случаях проводится после стажировки, техническую часть планируем дорабатывать,
- возникали и технические сложности, такие как внесение программы стажировки «задним числом». Эту проблему решили ограничением на проставление даты ранее, чем текущая дата,
- проблема совместимости при переходе с WebTutor 2.7 на WebTutor 3.2 была решена с помощью дополнительного агента,
- так как в WebTutor 2.7 нельзя было составить второй план стажировки, то перешли на новую версию системы.
Также следует учитывать взаимосвязь модуля “Кадровый резерв” с другими модулями системы WebTutor:
В таком большом функционале модуля всегда найдется процесс, который нужно совершенствовать. Например, сейчас идет доработка оценки, так как она не всегда проводится до стажировки и в ней «жестко привязан» оценивающий, что неудобно при перемещении сотрудников в другие подразделения.
Автоматизация кадрового резерва уже принесла свои выгоды. Это снижение трудозатрат на сбор данных, минимизация ошибок в данных сотрудников, отсутствие потери информации, своевременное назначение тестирования и полная отчетность по резервистам. И всему этому способствует удобный интерфейс ведения плана стажировки.
О полученных выгодах говорят и цифры проекта. По результатам использования модуля «Кадровый Резерв»:
- 681 план стажировки находится в работе,
- 1766 успешно завершенных планов стажировки,
- 325 назначений на новую должность в 2015 году по итогам успешного завершения программы стажировки.
