Переходим от классической СДО к системе управления знаниями
Продолжаем публиковать кейсы по материалам конференции “Е-Практика”. В этот раз делимся опытом компании Спортмастер (спикер конференции Виктор Мордвинов).
Новостью о том, что управление знаниями - это современный тренд, опытного специалиста e-learning уже не удивишь. Поэтому не будем рассказывать о том, как это классно и когда это нужно. Рассмотрим сразу практический кейс компании, в которой успешно произошел переход от СДО к системе управления знаниями.
Когда возникает потребность в системе управления знаниями?
Представьте себе компанию, в которой достаточно долго развивается направление электронного обучения. Есть классическая СДО, настроенный корпоративный портал, статистика, курсы, тесты, книги, вебинары. Бизнес-подразделения компании постоянно генерируют запросы на обучение своих сотрудников. В ответ на эти запросы разрабатываются все новые электронные курсы и постоянно обновляются существующие материалы. Учебного контента в СДО становится очень много. С одной стороны, это замечательно, когда в компании есть такая большая база знаний. С другой стороны, важно, чтобы СДО не превратилась в тяжелую неповоротливую систему с огромной массой электронного контента и проблемами в быстрой доставке знаний. Ведь ключевой момент электронного обучения в том чтобы предоставить качественные и оперативные знания: “нужную информацию в нужное время и в нужное место”.
В подобной ситуации оказалась компания Спортмастер, в которой произошел переход от классической СДО в виде генерации и накопления нового контента к системе управления знаниями. Вся система построена из модулей WebTutor. Проанализировав основные бизнес-процессы, компания перешла к методике формирования точечных знаний и навыков, которая легла в основу систему управления знаниями.
Система управления знаниями - это своеобразная траектория обучения для каждого сотрудника. Для того, чтобы сделать ее удобной и эффективной, важно понимать, какие форматы наиболее подходящие для конкретной задачи и для конкретной компании. И дополнить приоритетный формат другими учебными ресурсами. Например, в Спортмастере сделали акцент на вебинарах, которые проводят с помощью “Виртуального класса”. И также соединили формализованное и неформализованное знание в одном модуле: т.е. используют не только электронную книгу, например, а вебинар (онлайн-лекция + онлайн-консультация); не только электронный курс, а обучающий видеофильм длиной примерно 10-15 минут. Когда соединяется и то, и другое, получается достаточно эффективно. На выбор сотруднику дается несколько ресурсов. Использование фильмов показало высокую эффективность. В компании снимают обучающее видео самостоятельно с использованием в качестве «актеров» их же сотрудников – это, во-первых, экономит ресурсы, во-вторых, выглядит более реально и понятно, чем «глянцевый» рекламный ролик.
Методика формирования точечных знаний и навыков как основа системы управления знаниями.
ШАГ 1. Выделить ключевые бизнес-процессы.
ШАГ 2. В бизнес-процессах выделить важнейшие модули.
ШАГ 3. Провести анализ бизнес-процессов по этапам.
ШАГ 4. На основе анализа сформировать тематики обучающих мероприятий (например, темы вебинаров и рабочих тренингов на месяц).
ШАГ 5. Получить матрицу наполнения знаниями.
Как сделать систему управления знаниями удобной?
Обучение должно подстраиваться под конкретного сотрудника и его индивидуальные особенности:
- кому-то удобнее прослушать вебинар,
- кому-то - посмотреть видео-фильм,
- кому-то - пройти традиционный курс,
а иногда необходимо все это сразу.
Для того, чтобы грамотно разработать обучающие материалы, понадобится помощь линейных руководителей в формировании учебных модулей и подборе оптимальных форматов учебных ресурсов.
Например, в компании Спортмастер приняли такое соотношение форматов учебных ресурсов в системе управления знаниями:
- 45% - вебинары,
- 30% - электронные курсы,
- 20% - электронные книги,
- 5% - видеофильмы.
Как эффективно сочетать форматы учебных мероприятий в системе управления знаниями?
Практические советы по реализации комплексной системы вебинаров в WebTutor.
Преимущества вебинаров:
- экономично и эффективно (при грамотном подходе),
- позволяют охватить большую целевую аудиторию,
- участники могут сразу задать вопросы и получить обратную связь.
Технические рекомендации:
- рекомендуемая мощность сервера виртуального класса (кол-во ядер CPU – 8, объем памяти RAM – 32 Гб, размер дискового пространства – 300 Гб),
- рекомендуемая мощность сервера баз данных (кол-во ядер CPU – 8, объем памяти RAM – 32 Гб, размер дискового пространства – 500 Гб),
- рекомендуемая пропускная способность каналов – не менее 1 Мбит/с.
Организационные рекомендации:
- планируйте расписание вебинаров заблаговременно,
- распределяйте время проведения вебинаров (одновременно не более 2-3 вебинаров),
- ограничивайте максимальное количество участников (одновременно не более 500 человек),
- оптимизируйте продолжительность каждого вебинара (от 30 до 60 минут, максимально – 1,5 часа),
- сокращайте до минимума использование видеоканала при максимальном количестве участников.
