Новости HRTech, интересные идеи о Digital HR в нашем канале в Telegram: https://t.me/WebsoftHR

Своим путем: составляем адаптивные учебные планы сотрудника

В Райффайзенбанке много внимания уделяют обучению сотрудников, в том числе обязательному. В соответствии с позицией и временем, которое человек отработал в должности, в банке составляют расписание и учебные планы, адаптированные под определенную роль сотрудника. Хотя система на базе WebTutor внедрена и используется уже давно, она потребовала некоторых доработок.

Справка проекта

Компания: Райффайзенбанк.
Идея: доработать учебный портал так, чтобы все учебные активности были доступны «по одному клику» и в соответствии с позицией пользователя.
Срок реализации: 3 этапа, в среднем по 3 месяца каждый.
Представитель компании: руководитель группы дистанционного обучения Эдуард Никитюк.

О компании

Райффайзенбанк работает в России с 1996 года и является одним из самых надежных российских банков, который создает финансовые решения для частных и корпоративных клиентов, резидентов и нерезидентов Российской Федерации. Принадлежит к международной банковской Группе Райффайзенбанк Интернешнл, входит в список 11 системно значимых банков России, второй в списке самых надежных банков по версии Forbes.

С чем столкнулись 

В Райффайзенбанке учебный портал работает на базе системы WebTutor. 3 года назад был взят стратегический курс на переход к адаптивному обучению. Банк определят адаптивное обучение как «процесс обучения с использованием специальных алгоритмов для построения индивидуальных учебных траекторий». Инициаторы проекта были готовы к стратегическому пересмотру подходов к корпоративному обучению, который означал внедрение микрообучения, построение карт знаний и дальнейший переход к адаптивному тестированию и формированию индивидуальных учебных траекторий.

В банке уверены, что адаптивное обучение сегодня – обязательная составляющая процесса обучения, важная как для сотрудника, так и для банка в целом. Сотрудники не будут пользоваться учебным порталом, если не получат быстрый и удобный доступ к нужным им знаниям. Без инструментов адаптивности, банк не сможет повысить эффективность и сократить время обучения, предложить сотрудникам персонализированный контент.

Для реализации адаптивного обучения, в банке используют WebTutor версии 3.2 (к слову, более широкие возможности для реализации адаптивности открывает новые версия системы). Обновлять систему в компании пока намеренно не спешат: применяя уже внедренные и хорошо знакомые разработчикам и пользователям механизмы, удается реализовать методику адаптивного обучения в соответствии с нуждами банка и запросами бизнеса.

Этапы работы

Автоматизация обучения в компании начиналась с создания расписаний для сотрудников массовых позиций (например, уровня специалиста в отделении). Для них был составлен график длительностью 8 недель для приобретения знаний и навыков работы с клиентами.

Каждая неделя такого расписания включает набор обучающих активностей:
  • очные тренинги и вебинары,
  • изучение процедур, 
  • электронные курсы, 
  • тестирование. 

Учебные активности для нового сотрудника запланированы по дням недели. Судя по обратной связи, это удобный для пользователей механизм прохождения обучения.

Интерфейс обучаемого - план по дням и неделям

Изначально расписание было создано только для начального обучения на массовых позициях. После первых месяцев работы сотрудника в компании возникал правомерный вопрос о продолжении обучения и развития. Логичным решением стал переход к планированию обучения для сотрудников после окончания испытательного срока и тех, кто работает в компании в течение длительного времени.

Были разработаны учебные планы (таблицы), где в строке по горизонтали указано время работы сотрудника в компании, а по вертикали – обучающие активности, которые он на этом этапе может проходить. Сотрудники видят эти планы на учебном портале. Все обязательные мероприятия выделяются звездочкой, прохождение остальных остается на усмотрение сотрудника.

Интерфейс учебного плана


Учебные активности на всех этапах не закрыты для обучаемых, но изучение "продвинутых" тем не рекомендовано до усвоения базовых знаний.

Таких учебных планов в Райффайзенбанке для различных ролей составлено порядка 40. Есть и типовой (универсальный) учебный план, который подходит всем.

Система автоматически назначает учебный план сотруднику на основе данных о его роли, в соответствии со штатным расписанием. При смене должности, сотрудник может самостоятельно выбрать другой учебный план. Если система не найдет пользователя в матрице зависимостей, то она назначит ему общий (универсальный) план обучения.



Учебные планы разработаны для разных категорий сотрудников: от специалистов до руководителей. Длительность каждого этапа обучения зависит от уровня должности.

Столбцов в плане (этапов обучения) может любое количество, а их длительность может быть произвольной и различной для разных видов учебных планов.

Проведя эксперименты и собрав положительную обратную связь от пользователей, инициаторы проекта получили множество пожеланий о том, чтобы сделать путь к учебным активностям проще.

В первой версии интерфейса требовалось войти в раздел учебных планов по клику со стартовой страницы портала, выбрать активность, активировать электронный курс. При этом пользователи часто затруднялись с выбором подходящих именно для них мероприятий.

Главная страница портала до переработки


Проанализировав обратную связь, процесс доступа к контенту  решили упростить и уменьшить количество действий (кликов) пользователей.

Как это работает 

Задача инициаторов проекта состояла в том, чтобы доставить весь контент сотруднику на первую страницу учебного портала, которая разделена на две части. Верхняя часть включает мероприятия обязательного обучения, нижняя – рекомендуемого. Пройдя обязательное обучение, пользователь по своему усмотрению может перейти к другим активностям, воспользовавшись расписанием и учебными планами.

Новая главная страница учебного портала

Система определяет позицию сотрудника в штатном расписании и, следуя ей, назначает обязательные именно для этого пользователя мероприятия. Если учебная активность не пройдена, будет появляться напоминание до тех пор, пока сотрудник не завершит обучение.

При записи сотрудника на мероприятия по выбору, они становятся обязательными для прохождения. Это, во-первых, увеличивает активность изучения материалов, а во-вторых, формирует ответственность человека при их выборе. Чтобы отказаться от участия в ранее запланированном обязательном обучении, необходимо лично обращаться в отдел обучения и развития.

Сейчас инициаторы проекта работают над реализацией функции, позволяющей пользователю отказаться от участия в мероприятии за пять и более дней до его проведения. Также ведется работа над процессом тегирования учебных активностей и возможностью сотрудников подписываться на теги для дальнейшего удобного поиска и рекомендации коллегам материалов на определенную тему.

Интерфейс портала доработан таким образом, что каждая карточка контента доступна с первой страницы и по ней сразу можно перейти к соответствующей учебной активности: один клик – и можно обучаться!

Масштаб проекта

Система охватывает около 10 000 пользователей, 1000 посетителей портала в день. Всего они проходят более 240 000 электронных курсов в год. С учетом очных мероприятий и вебинаров общее число учебных активностей за год достигает 280 000.

Полезные советы

Эксперты Райффайзенбанка отмечают, что процесс создания системы адаптивного обучения  требует существенных усилий - необходимо проводить исследования и эксперименты, модифицировать систему по итогам анализа результатов работы.  Этот процесс требует существенных временных затрат и перехода к новой философии обучения сотрудников.

Тем не менее, длительность разработки отдельных решений не должна превышать трех месяцев. Если не уложиться в этот срок, то результаты могут попросту устареть и стать невостребованными (исключение составляют масштабные проекты).

Внедрение адаптивного обучения требует существенных человеческих ресурсов. Но, если в вашей компании есть разработчик и методолог, то уже можно пробовать.

Важно обратить внимание на то, какие проекты в компании уже реализованы, и не дублировать разработки коллег. Возможно, они уже создали полезные базы знаний, систематизировали процедуры. Этот опыт необходимо использовать.

Важно базироваться на обратной связи от сотрудников. Это убережет от создания решений, которые кажутся эффективными и нужными только разработчикам, но не пользователям. Команда проекта в банке стремится строить свою работу опираясь на отзывы пользователей, которые они могут оставлять, нажав на кнопку «Обратная связь» на главной странице портала.

Результаты 

В результате внедрения решения увеличился процент прохождения обязательных курсов. Это связано с тем, что они стали более заметными на главной странице. Заметнее стали и те учебные мероприятия, которые пользователи ранее просто не находили. Система стала более удобной, о чем свидетельствует доля положительных откликов сотрудников.

Плюсом от внедрения решения стала также возможность анализировать данные. Отойдя от стандартных решений WebTutor, в банке нередко создают собственные структуры данных для обработки результатов обучения, особенно в тех случаях, когда не нужно использовать SCORM-совместимый учебный контент. Это позволяет глубже анализировать результаты обучения, использовать подходы DataScience. Разработанная архитектура хранения аналитических данных очень удобна для построения аналитики в банке.

Планы и перспективы 

В Райффайзенбанке планируют развивать систему адаптивного обучения, собирая и используя данные о пользователе: его позиции в компании, стаже, времени, которое он готов потратить на обучение, результатах, возрасте и т.д. Кроме этого, будет развиваться система рекомендаций для сотрудника, основанная на аналогичных учебных активностях,  пройденных его коллегами.

В целом инициаторы проекта отмечают, что, внедряя адаптивное обучение, они выбрали для себя сложный путь. Но для них это не просто модный тренд, а полноценная философия обучения и развития сотрудников компании.

Популярные сообщения из этого блога

Как выбрать систему HR-автоматизации? Сравниваем несравнимое.

Опыт внедрения WebTutor в ПАО «Транснефть»

Классификация HR-систем

Как выбрать систему автоматизации рекрутмента (ATS)?