Как повысить процент оформленных сотрудников: бесшовный путь кандидата в мультибрендовой компании Inventive Retail Group

Недавно вместе с нашими коллегами провели вебинар о том, как сделать рекрутмент более эффективным.

Представляем вам кейс компании Inventive Retail Group.

Спикеры:

- Максим Кузнецов, HRBP Inventive Retail Group

- Юлия Игнатова, менеджер по продукту E-Staff

- Константин Куница, исполнительный директор HR Messenger

Посмотреть вебинар

Inventive Retail Group – это 7 брендов, которые работают на разных бизнес-моделях: 

• Restore, Samsung, Xiaomi, Hiker, Street beat, Uno de 50, Мир Кубиков. 

• В компании работает более 3000 сотрудников.

• Магазины представлены более чем в 30 российских городах.

Запрос на hr-автоматизацию возник еще в 2020-ом году по нескольким причинам:

1. До 70% кандидатов не отвечают на звонки
2. Рекрутеры, которые общались с кандидатами, после первичного контакта не обрабатывают недозвоны
3. «Срок жизни» кандидата в рознице стал очень коротким – если не взять «обработать» кандидата в первые несколько часов после отклика, то, скорее всего, конкуренты уже его пригласили
4. Низкая конверсия проведенных интервью с подходящими кандидатами – они могли по стечению обстоятельств не ответить на звонок или им было неудобно взаимодействовать с hr-специалистом.

Важные особенности:

Пересекающийся трафик. 30% кандидатов откликаются в несколько брендов компании.

Различный HHI. Бренды сильно отличаются по трафику соискателей.

Разные критерии отбора. Например, в Restore: и Samsung попадают только опытные продавцы, а  Мир Кубиков может стать для кандидата первым местом работы.

Решение — чат-бот и ATS-система! Какие задачи ставим?

Главная задача — это автоматизация HR-процессов. Однако без внедрения персонализированной истории и визуального контента автоматизация будет работать хуже. Поэтому, если функционал чат-бота позволяет транслировать ценности компании и коммуницировать с соискателями через имидж бренда, то надо этим пользоваться.

Основные критерии при выборе провайдера

• Интеграции (API, работные сайты, CRM). Здесь важно, чтобы была механика этих интеграций, потому что у hr-мессенджера достаточно большой спектр ATS-систем, с которыми возможны двусторонние интеграции, открытый API и много возможностей по индивидуальным настройкам. Коробочные решения, которых было очень много на этапе выбора подрядчика и тестирования, не подходили.

• Гибкость (управление сценариями в руках команды HR). В ходе работы стало понятно, что невозможно отдать «в одни руки» все бренды, чтобы далее формировать сценарии, которые будут актуальны для конкретного бренда.

• UX (простота и удобство интерфейса). Очень важно, чтобы новый сотрудник смог легко разобраться в механике, понять, как настраивать разные интеграции и управлять чат-ботом.

• Аналитика и дашборды (визуализация воронки подбора). Ключевой запрос – сбор данных для дальнейшей трансляции бизнесу, брендам и направлениям. Вдобавок нужно, чтобы менеджер каждого направления смог при необходимости сформировать отчет, выгрузить его, проанализировать дашборд вместе с коллегами из других подразделений и построить аналитику.

• Персонализация (решения с опорой на проблематики брендов).

• Клиентоориентированность (поддержка и сопровождение до и после запуска).

Путь сотрудника (EJM) до автоматизации

У компании было много сайтов-агрегаторов с вакансиями и джоб-бордов внутри компании, но отклики приходили HR-менеджерам направлений в несистематизированном порядке. Компания пыталась автоматизировать процесс самостоятельно с помощью Excel-таблиц и других инструментов, но организованной работы с кандидатами не было.

После автоматизации

У компании есть чат-бот, который распределяет кандидатов в боты соответствующих брендов: в каждом из 7 брендов отдельные сценарии по рекрутменту, которые всегда можно перенастроить для повышения их эффективности. Соответственно, есть множество пользовательских статусов, основные – «Подходящие кандидаты» и «Кандидаты, которые не прошли отбор по определенным критериям». Статусы можно настроить вручную по разным критериям, например, возраст и опыт, после чего кандидаты загружаются в ATS-систему и дальше рекрутер работает через E-Staff. 

В данный момент время рекрутера экономится благодаря тому, что всю работу HR-специалиста можно увести из HeadHunter напрямую в ATS-систему. 

Конечно, есть возможность «дожать кандидата»: в E-Staff можно проставить пользовательский статус «Недозвон», с которого чат-бот самостоятельно заберет кандидата, отправит ему повторно СМС и уже после этого повысится конверсия тех, кто изначально не попадал в «воронку».

Особенности внедрения чат-бота и ATS-системы

• Анализ воронки бренда и разработка собственного сценария. Компании важно было понимать, сколько на входе «теплых» соискателей в определенном бренде, сколько из них готовы общаться с рекрутером, сколько кандидатов пойдет на собеседование. Высокотрафиковые бренды, которые давно на рынке и уже обзавелись собственной фанбазой, может иметь более длинный сценарий относительно критериев отбора, где будет много разных вопросов. В то время как бренды, которые только начинают свой путь и менее популярны среди соискателей ограничатся несколькими вопросами. Основная задача бота – прорекламировать, «утеплить» кандидата и назначить ему собеседование.

• Наполнение и сценарии ботов в руках у HR-менеджеров. Гибкость провайдера помогла компании наполнить сценарий для каждого бренда в зависимости от стратегии, внутрикоммуникационной политики и желания менеджеров.

• Вся работа с кандидатами сосредоточена внутри ATS. На данный момент это работает у брендов с высоким трафиком соискателей.

• Развернутая карточка кандидата и возможность передать его в другой бренд. Функционирует прямой парсинг с HeadHunter, при этом есть ссылка на страницу этого соискателя, а также возможно посмотреть карточку с любого устройства. В E-Staff менеджер может посмотреть переписку с кандидатом, чтобы понять, насколько он подходит в тот или иной бренд и направление, чтобы уже сделать выбор или передать кандидата в другой бренд.

  
  
  
  
  
  

Чат-бот работает на конкретный бренд и на всю компанию

Бот помогает узнать у кандидата предпочтения по бренду, а также продемонстрировать портфель Inventive retail group. Вдобавок помимо обработки «теплых» откликов компания использует «холодные» рассылки, которые направлены на рекламу не только отдельного бренда, но и всей компании, где у кандидата есть возможность выбрать, какое направление его больше интересует. Таким образом, трафиковые бренды повышают узнаваемость менее популярных или транслируют идею о том, что Inventive Retail Group – это группа компаний, в которой можно развиваться в разных направлениях.

Если соискатель не проходит по критериям в более требовательные к опыту бренды, рекрутер делится им с другими брендами. В таком случае, кандидат попадает на сайт или посадочную страницу соответствующего альтернативного бренда, где дальше он перенаправляется на бота, который проводит превалидацию.

С помощью бота можно транслировать идеи через ролики, тем самым повышая лояльность и конверсию. Важно, чтобы бот был наполнен контентом, который на входе давал бы кандидатам представление о том, в какой среде и культуре ему предстоит работать.

После автоматизации по части направлений работа поменялась кардинально. Например, сейчас компания решает ситуацию найма в Москве, где низкий трафик соискателей из-за высокой конкуренции, следующим образом: команда привлекает hr-сотрудников и рекрутера, которые после обработки и дополнительного «утепления» кандидата передают карточку респондента заказчику.

В регионах с высоким трафиком соискателей, где конкуренция менее высокая, уже можно обойтись без участия hr-специалиста, т.е. чат-бот берет на себя эти функции. Как результат, сроки подбора уменьшились, а сами заказчики отмечают удобство.

Нынешняя воронка не сильно изменилась: нагрузка по-прежнему высокая, большое кол-во вакансий в нашем направлении и просмотры. Однако появился дополнительный этап – это те люди, которые прошли чат-бота до конца. Видно, что практически вдвое мы снизили количество направленных кандидатов, и конверсия оформленных сотрудников выросла на 21%.

Что еще важно учесть

1. Интерактивность чат-бота (кнопки, gif, анимация). Это дало преимущество в «холодных» рассылках, потому что сейчас при дефиците кандидатов на рынке труда очень важно вовлекать в компанию соискателей с самого начала.

2. Поддержка изменений, агенты изменений внутри компании. Очень важно понимать при любой автоматизации, кто со стороны заказчика и как внутри команды будет валидироваться этот процесс.

3. Обучение для заказчиков, фокус-группы, которые будут включены в технические аспекты внедрения разных решений.

4. С первого раза может не получиться.

Результаты автоматизации

• Чат-бот обрабатывает 96% тёплого трафика всех брендов.

• Благодаря кастомизированной интеграции с E-Staff рекрутеры на 40% сократили время работы с откликами.

• Бесшовный путь кандидата «чат-бот – рекрутмент – адаптация».

• Аналитика в руках HR каждого бренда.