Планирование отпусков и Конструктор заявлений: кейс компании «Ростелеком»

 

Можно ли за год уйти от множества бумажных форм и довести электронный документооборот в HR до 90%? Можно — доказывает своим примером Ростелеком. Коллеги из компании рассказали, как перевели на электронный документооборот сотню видов заявлений и реализовали ежегодное планирование отпусков с помощью WebSoft HCM для ста тысяч человек. Сервисы Планирование отпусков и Конструктор заявлений в 2021 году прошли опытную эксплуатацию и с 2022 года внедрены в рабочие процессы компании по всей стране.

О компании

Ростелеком — крупнейший в России интегрированный провайдер цифровых услуг и решений. В компании работают более 130 тысяч сотрудников. Ростелеком включает более 200 дочерних компаний. Входит в топ-10 работодателей по версии Headhunter.

С чем столкнулись

В компании Ростелеком платформа Websoft HCM используется около 10 лет. Изначально на её базе был реализован онлайн-университет, в течение последних 5 лет происходит внедрение на портале HR-сервисов. Создана 3-я линия техподдержки и обновлена 2-я линия поддержки. Завершена классификация Websoft HCM как информационной системы персональных данных. И далее начали развивать HR-сервисы.

Развитие функционала HR-сервисов в компании охватывает:

• Заказ справок
• Кафетерий льгот и жилищная программа
• Оформление больничных листов
• Оформление сверхурочной работы и работы в праздничные и выходные дни
• Планирование ежегодного отпуска
• Конструктор заявлений

Размер компании и численность её сотрудников накладывают определенную специфику на реализуемые процессы, в том числе на разработку сервиса планирования отпусков и конструктора заявок.

Что нужно было учесть при реализации проекта:

• Особые требования к отказоустойчивости системы.
• Необходимость разработки простых интерфейсов для всех пользователей: от новичка до топ-менеджера.

• Сотруднику неважно, каким инструментом он пользуется, а важны скорость и качество решения своей задачи.
• Компании важно соблюдение законодательства — учет тонкостей и «подводных камней». Например, в оформлении отпусков есть отпуска за вредные условия труда, отпуска для ликвидаторов  чернобыльской аварии, отпуска по инвалидности и т.д.
• Компании важно сокращение затрат: любой простой персонала влечет экономическую потерю, поэтому все услуги должны оказываться быстро.

Как это работает

На главной странице портала представлен каталог услуг, перечень которых отображается в зависимости от роли пользователя в компании.

1. Сервис планирования отпусков

• Сотрудник составляет проект графика отпусков следующего года.
• Руководитель согласовывает предложенный сотрудником проект графика отпусков или отправляет его обратно на доработку, а после внесения изменений и итогового согласования отправляет HR-специалисту.
• HR-специалист согласовывает предложенный проект и загружает данные в кадровую систему.

 Процедура планирования отпусков начинается в ноябре и заканчивается до 15 декабря текущего года. Такой срок позволяет всем участникам процесса комфортно согласовать график отпусков и войти с ним в следующий год.

 

Что сотруднику доступно в интерфейсе:

• Указание отпускных дней, предусмотренных трудовым договором.
• Баланс неиспользованного отпуска на конец текущего года, если он накопился за предыдущие годы.
• Дополнительный отпуск, если он предусмотрен.
• Общая инструкция по планированию отпусков.
• Рекомендации от руководителя.
• Указание, есть ли пересечение планируемого отпуска с руководителем, с другими сотрудниками.

Сотрудник вносит отпускные дни в график и направляет его на согласование руководителю. Пока проект не ушёл на согласование вышестоящему руководству, отпуск может быть отозван. В дальнейшем сотрудник видит динамику, если он перенёс отпуск, на какие даты и какие даты еще свободны.

Таким образом, у сотрудника есть полная информация для начала планирования отпуска, актуальный статус по графику отпусков и по перенесению их дат.

Благодаря интеграции с кадровой системой данные ежеденевно автоматически обновляются.

Что руководителю доступно в интерфейсе:

• Кто из его сотрудников запланировал отпуск.
• Кто ещё этого не сделал.
• Возможность дополнительно оставить рекомендацию для всех своих сотрудников.
• Возможность настроить фильтр, если есть пересечение с отпуском коллег, руководителя.

Также в интерфейсе руководителя можно запланировать отпуск за подчинённого в связи с тем, что не у всех есть автоматизированное рабочее место или сотрудник находится в командировке. Но итоговое ознакомление и согласование обязательно происходит с сотрудником.

 Что HR-специалисту доступно в интерфейсе:

• Динамика отпусков по филиалу.
• Возможность направить уведомление с просьбой заполнить план-графики сотруднику и руководителю.
• Возможность под простую электронную подпись итогово ознакомить сотрудника с графиком отпусков и зафиксировать его согласие.

Особенности реализации:

• В компании больше 70 филиалов. Они могут завершать процедуру планирования неравномерно: кто-то раньше, кто-то позже. После определённого срока в системе можно отключать филиал от возможности планирования. Уведомление о сроках планирования рассылается изначально.
• Сотрудникам кадровой службы данные доступны в различных срезах. Выгрузки происходят в формате Excel-файлов.

2. Конструктор заявлений

Задачи:

• Перевести сотрудников на электронный документооборот в части более 100 HR-заявок с соблюдением требований законодательства.
• Предоставить инструмент для сотрудников техподдержки, который бы позволил им настраивать новые типы заявок для новых автоматизируемых заявлений и выстраивать для них маршрут процесса.
• Предоставить рядовому сотруднику интерфейс для удобного заполнения заявлений.

Как идет процесс:

• Сотрудник подаёт заявку.
• После этого заявка проходит согласование. Этапы и маршрут согласования могут быть разными. 
• Затем заявка попадает к HR-специалисту, который ее проверяет и обрабатывает.
• После этого заявка закрывается.

Что сотруднику доступно в интерфейсе:

• Сотрудник может создать заявку через меню сайта или через каталог на главной странице.
• После этого сотрудник попадает на страницу создания заявления, где все они распределены по определённым блокам. Также есть возможность найти заявление через систему поиска по ключевым словам.
• У каждой заявки заполняются разные поля в зависимости от условий. Есть возможность прикрепить сканы необходимых документов.

Пользователь может распечатать заявку и подписать её, если этого требует законодательство. Если же нет кнопки «Распечатать», то есть кнопка «Отправить», после нажатия на которую будет сформировано заявление в формате PDF. 

Для согласования используется электронная подпись.

Печатная форма заполняется с теми же данными, что и электронная форма заявки. «Шапка» тоже формируется автоматически.

 

Заявку можно создать не только за себя, но и за коллегу из филиала. Для этого до формирования заявки нужно нажать соответствующий флажок и ввести фамилию коллеги. Тогда заявителем будет сам сотрудник, а подающий вместо него — инициатором заявки.

Есть отдельный раздел с историями заявок, где можно посмотреть свои заявки и заявки, оформленные за коллегу. 

Также есть вкладка с незавершёнными заявками, которые пользователь начал заполнять, но решил не отправлять. Такие заявки хранятся в качестве черновика, чтобы потом можно было продолжить их заполнение.

Что руководителю доступно в интерфейсе:

• Отдельный раздел для согласования заявления, где руководитель может выбрать заявку каждого сотрудника, открыть её и принять одно из решений.
• Информация о заявителе и об инициаторе заявке.
• Тип заявления и тип документооборота (согласование с руководителем).
• Информация по самой заявке с заполненными полями.
• Возможность скачать заявление и посмотреть его в формате PDF.
• Возможность оставить комментарий и посмотреть ранее оставленные комментарии.
• Возможность видеть статус заявки: активная, закрытая, отклонённая. В случае необходимости руководитель может перейти на вкладку архивных заявок и найти необходимую.

При согласовании руководителем заявка переходит на следующий этап документооборота. Руководитель может вернуть заявку на корректировку (заявителю будут снова доступны поля для редактирования) или отклонить ее (редактировать заявку заявитель уже не сможет).

Руководитель согласовывает каждую заявку отдельно, заявка может быть массовой (зависит от типа).

Кроме основных сведений, в заявке так же доступна вся история согласований.

С помощью специальных флажков очень удобно настроить маршруты, и заявка движется по определённому документообороту. Необходимые параметры можно с легкостью вносить и изменять.

Масштаб проекта

Кейс реализован во всей компании Ростелеком и нескольких дочерних компаниях. Масштаб проекта охватывает около 100 000 сотрудников, большое количество разных категорий пользователей, что само по себе сделало задачу внедрения нестандартной и интересной.

Этапы внедрения

• Аналитика и разработка заняли около полугода.
• С 2021 года началось развитие конструктора заявлений. Набор сервисов постепенно расширялся и сразу внедрялся в пользование широкой аудитории. Была придумана концепция, согласно которой пользователи сами заполняют поля заявок и подают их, при этом некоторые поля заполняются автоматически. В зависимости от законодательства выстраиваются этапы документооборота, которые необходимы для каждой заявки, и затем она направляется в кадровую службу.
• Для сервиса по планированию отпусков был реализован пилотный проект в нескольких филиалах на Дальнем Востоке и Урале (по объёму около 20% от всей компании). По его результатам изменили интерфейс, добавили информацию, необходимую для планирования отпусков, и увеличили мощности системы — это позволило в дальнейшем на всю страну масштабироваться без каких-либо сложностей.
• Важным этапом реализации проекта стало обучение сотрудников использованию новых сервисов, так как пользователи имеют цифровые навыки разного уровня. Для обучения использовались пошаговые разъяснения от техподдержки, классические инструкции, ответы на часто задаваемые вопросы, анимация работы системы.

Кто внедрял

Аналитик и разработчик, работающие в тандеме.

В результате

• С января 2022 года по февраль 2023 года количество заявлений на отпуск, оформленных на бумаге, уменьшилось почти в 8 раз. 
• За тот же период общее количество заявлений в электронном виде увеличилось более чем в 4 раза.
• Увеличили мощности системы в шесть раз с помощью серверов, что позволило ее эффективно и достаточно легко масштабировать. В пиковые моменты в системе одновременно работают 2-3 тысячи человек.
• Обучение (многоканальные способы обучения: 2 ЛТП, инструкции, часто задаваемые вопросы, встроенная анимация работы с системой). В результате количество обращений от сотрудников о работе сервисов уменьшается.
• Отладка бизнес-процессов. Отмечено упрощение коммуникационных линий между HR, пользователями и администраторами Websoft HCM и кадровой службой.

В основном востребованы заявления, связанные со следующими вопросами: оформление отпусков и дополнительных выходных дней; выплата, удержание и перечисление заработной платы; персональные данные; увольнение.

Планы и перспективы

• Доработка интеграции с учётной системой, чтобы меньше задействовать труд кадровых работников.
• Упрощение интерфейса для пользователей, чтобы меньше использовать третью линию техподдержки и дополнительную часть функционала перенести на вторую линию техподдержки.
• Улучшение решений, связанных с интеграцией с мобильным приложением RTLife и чат-ботом (заявление на отпуск уже можно оформить в мобильном приложении RTLife).
• Выведение максимального количества заявок в конструктор (сейчас >90%).